1.3 Verbeterplan archief IJsselstein KPI 2022

Verbeterplan archief IJsselstein KPI 2022 “Overzicht en aanpak aandachtspunten archief en informatiebeheer n.a.v. de KPI rapportage 2022”

Aanpak aandachtspunten De gemeente heeft op 24 maart 2023 de rapportage KPI’s archief en informatiebeheer gemeente IJsselstein 2022 ontvangen. De rapportage is opgesteld door het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Rijnstreek en Lopikerwaard. Dit in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. In de rapportage zijn diverse aandachtspunten benoemd waarop een kwalitatieve verbeteractie wenselijk en/of noodzakelijk is. In dit verbeterplan is per norm aangegeven wat het advies van het RHC is, welke actie(s) zijn ondernomen of welke wij van plan zijn om te nemen en wanneer de uitvoering gaat plaatsvinden. Met dit verbeterplan willen we ervoor zorgen dat er een verbetering komt van de gesignaleerde aandachtspunten. De verschillende aandachtspunten worden opgepakt via diverse projecten in de gemeentelijke organisatie of binnen het cluster Informatie.

Aandachtspunten KPI rapportage 2022 Norm Advies RHC Actie/reactie

Planning

Norm Advies RHC Actie/reactie

Planning Norm Advies RHC

Actie/reactie Planning Norm Advies RHC

Actie/reactie

Planning

Norm Advies RHC

Actie/reactie

Planning

Norm Advies RHC

Actie/reactie Planning

2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer Zorg dat er in 2023 de vernietiging van archief in Mozard kan worden. Het project voor de uitfasering van het zaaksysteem Mozard is in de testfase voor de migratie naar een e-depot. De vernietigingsachterstand in Mozard wordt hierdoor weggewerkt. Q3-2023 – Q1-2024

3.3 E-depot Zorg dat er in 2023 gebruik kan worden gemaakt van het e-depot voor in ieder geval de uitplaatsing van digitale informatie uit Mozard (zie ook 2.2) Het project voor de uitfasering van het zaaksysteem Mozard is in de testfase voor de migratie naar een e-depot. De vernietigingsachterstand in Mozard wordt hierdoor weggewerkt. In het project uitfasering zaaksysteem Mozard wordt naar de mogelijkheden gekeken voor een aansluiting op het pre-depot. Q3-2023 – Q1-2024 4.1 Kwaliteitssysteem Archiefbeheer a) Zorg dat het opzetten van een kwaliteitssysteem in 2023 gerealiseerd kan worden conform het verbeterplan KPI 2021. b) Draag er ook zorg voor dat de audit op het zaaksysteem jaarlijks opgepakt wordt. a) Het opzetten van een kwaliteitssysteem is opgenomen in planning. b) Het uitvoeren van een jaarlijkse audit is opgenomen in de planning. Q4-2023 – Q3-2024 5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal Bepaal conform het projectenoverzicht uit 2021 Zorg dat er een bewaarstrategie wordt gemaakt ook voor (te bewaren) informatie in andere applicaties dan het DMS van de gemeente waarbij duidelijk is hoeveel te bewaren informatie in deze applicaties zit. Op basis van het overzicht met alle (vak)applicaties waarin archiefwaardige informatie is opgeslagen zal een begin worden gemaakt met het aanpassen van de bewaarstrategie. Deze actie is opgenomen in de planning. Q3-2023 – Q1-2024

5.9 Opslagformaten Ga in 2023 conform het verbeterplan KPI 2021 aan de slag met het eigenaarschap van de videonotulen en de opslag hiervan in overleg met het RHC De videotulen worden momenteel opgeslagen bij de leverancier. Na afronding van de implementatie van het zaaksysteem zal onderzocht worden naar de mogelijkheden van het archiveren van videotulen in Notubiz en het contractueel vastleggen van het eigenaarschap. Dit wordt opgenomen in de planning Q4-2023 – Q2-2024

6.4 Vernietiging en verklaringen Ga in 2023 conform het verbeterplan KPI 2021 aan de slag met het eigenaarschap van de videotulen en de opslag hiervan in overleg met het RHC. (zie 5.9 en 3.1) Zie reactie bij KPI 5.9. Q4-2023 – Q2-2024

Verwachte planning start oppakken verbeteracties Q3-2023

Norm 2.2 Norm 3.3 Norm 4.1 Norm 5.1 Norm 5.9 Norm 6.4

Q4-2023

Q1-2024

Q2-2024

Q3-2024

Q4-2024