1.2 Handreiking Rechtmatigheidsverantwoording - Raadsleden

DE RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING BIJ DE JAARREKENING Handreiking voor raadsleden Exilo Boylestraat 40a2 6718XM Ede www.exilo.nl

Deze handreiking is bedoeld om u bij de behandeling van de jaarrekening te ondersteunen ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording: de verantwoording van het college van B&W waarin zij rapporteren in hoeverre zij conform uw budgetrecht en wet- en regelgeving hebben gehandeld en of zij een adequaat beleid hebben gevoerd om misbruik van overheidsgeld te voorkomen.

WAT IS UW ROL EN VERANTWOORDELIJKHEID? Kaders vaststellen ten aanzien van de: o Verantwoordingsgrens: Boven welke grens moeten bevindingen worden gemeld? o Rapporteringsgrens: vanaf welk bedrag moeten individuele fouten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering?

Regels voor begroting: o Wanneer zijn te hoge uitgaven acceptabel? o Wanneer moeten afwijkingen in uitgaven en inkomsten worden gemeld?

Jaarlijks normenkader vaststellen: een lijst van wetten en regels waar het college zich aan moet houden.

Controleren: u controleert of het college zich aan de wetten en de begroting heeft gehouden. De accountant controleert of het college dit juist heeft beschreven.

Evalueren: welke kaders wilt u volgend jaar aanpassen? Kan dit via de financiële verordening?

INHOUD

PROCES

ORGANISATIE

Voorbeeldvragen over de inhoud die u aan het college kunt stellen:

Voorbeeldvragen over het proces die u aan het college kunt stellen:

Vragen over de gerapporteerde bevindingen: • Hoe zijn deze bevindingen ontstaan? • Welke problemen in de processen komen hierdoor naar boven? • Zijn het incidenten of ligt er een structureel probleem?

• Wanneer waren de bevindingen bekend? o Gedurende het jaar: hoe is het college en de raad tussentijds geïnformeerd? o Aan het einde van het jaar: hoe zorgen we ervoor dat toekomstige bevindingen op tijd aan de raad worden gemeld?

Voorbeeldvragen over de organisatie van de rechtmatigheidsverantwoording die u aan het college kunt stellen:

Vragen over het oplossen van de bevindingen: • Welke acties zijn al ondernomen om de omvang zoveel mogelijk te beperken? • Wat gaat het college doen om deze fouten in de toekomst te voorkomen? • Bij misbruik en oneigenlijk gebruik kunt u vragen hoe het college kwetsbare burgers beschermt tegen onbewust misbruik van regelingen. Vragen over de context: • Zijn deze bevindingen nieuw of waren ze er vorig jaar ook al? Zo ja, waarom is er toen geen actie ondernomen? • Komen dit soort bevindingen ook in andere gemeenten voor of zijn ze specifiek voor onze gemeente?

• Zijn alle bevindingen door de gemeente zelf ontdekt of door de accountant? • Zijn er door de accountant aanpassingen gedaan in de rechtmatigheids-verantwoording? Zo ja, welke? En hoe zorgt het college ervoor dat dit volgend jaar goed wordt gecontroleerd? • Heeft het college naar aanleiding van de rechtmatigheidsverantwoording behoefte om de kaders die door de raad zijn opgesteld te evalueren? • Wat zijn de gevolgen van de gerapporteerde onrechtmatigheden? Denk aan het beleid, de burgers en het toezicht door de provincie.

• Wie is er binnen de gemeente betrokken bij de rechtmatigheids-verantwoording? Zijn dit alleen de financiële experts of ook anderen? De rechtmatigheidsverantwoording heeft namelijk ten doel om de processen van de gemeente te verbeteren. Hoe heeft het college dit geborgd? • Hoe wordt rechtmatigheid binnen de gemeente geborgd? Gebeurt dit door achteraf steekproeven te doen, of is rechtmatigheid al opgenomen in de processen? Past dit bij de doelen van het college? Voorbeeldvragen die u aan de accountant kunt stellen: • Hoe vindt u dat de gemeente de rechtmatigheidsverantwoording heeft georganiseerd? • Heeft u, op basis van uw ervaring met andere gemeenten, nog advies voor onze gemeente?

© Exilo B.V.