1.1 Verbeterplan KPI 2024

Verbeterplan archief- en informatiebeheer IJsselstein KPI 2024 Op 22 maart 2024 heeft de gemeente het rapport KPI’s archief- en informatiebeheer 2023 ontvangen van het Regionaal Historisch Centrum (RHC). Dat betekent dat de gemeente als archiefzorgdrager verantwoording af kan leggen aan de gemeenteraad op basis van artikel 30 Archiefwet 1995. Aandachtspunten In voorgaande jaren heeft de gemeente de nodige voortgang gemaakt in de verbetering van het archief- en informatiebeheer. In het verslag jaar 2023 is de voortgang gestokt en zijn een aantal actiepunten uit het verbeterplan 2023 niet afgerond. Er is veel tijd gaan zitten in de vorming van het cluster Informatie en de migratie van Mozard naar het pre-depot. Hierdoor zijn een aantal verbeterpunten blijven liggen. Wet- en regelgeving Door nieuwe wet- en regelgeving komt er meer druk te liggen op het archief- en informatiebeheer en dit raakt alle medewerkers binnen de gemeente zoals de Wet Open Overheid, Wet Digitale Overheid en regelgeving rondom e-mailbewaring. Dit vraagt training en bewustwording van iedereen.

Aandachtspunten KPI rapportage 2023 Norm Advies RHC Reactie Actie Planning

Norm Advies RHC Reactie Actie

Planning Norm Advies RHC Reactie Actie Planning

Norm Advies RHC

Reactie Actie

Planning

2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer Streef er naar in Q3 2024 de uitplaatsing van informatie van Mozard naar het pre-depot van DiVault af te ronden, waarna de vernietiging daarin kan plaats vinden. Helaas heeft het traject met uitplaatsing van Mozard naar het pre-depot vertraging opgelopen door personele mutaties. De Bestuurlijke Besluitvorming staat in het pre-depot, maar voor de zaakdossiers worden de testen nog uitgevoerd. Q2-2024 – Q4-2024

3.3 E-depot Pak, na de migratie van informatie uit Mozard naar het pre-depot het wegwerken van de digitale vernietigingsachterstand in de loop van 2024/2025 nu echt op! Na de migratie naar het pre-depot moet de vernietigingsachterstand opgepakt worden voordat de informatie uitgeplaatst kan worden naar het e-depot. Doordat het gebruik van Mozard in de periode van 2013-2019 niet altijd consistent is geweest is er een achterstand ontstaan in de vernietiging van zaken en documenten. In het pre-depot kunnen er nog herstelwerkzaamheden en vernietiging uitgevoerd worden. Dit gaat om een grote hoeveelheid informatie. De herstelwerkzaamheden worden eerst in kaart gebracht zodat er een plan van aanpak opgesteld kan worden voor de uitvoering. Q4-2024 – Q3-2025 4.1 Kwaliteitssysteem Archiefbeheer Zorg dat het kwaliteitssysteem bijgewerkt wordt inclusief de inrichting van het periodiek controleplan. Voer daarnaast een (externe) audit uit op het huidige zaaksysteem Als gevolg van personele mutaties is het nog niet gelukt het kwaliteitssysteem te realiseren. Wel wordt periodiek de kwaliteit van de geregistreerde zaken/dossiers in het zaaksysteem gecontroleerd. Start met het opzetten van een kwaliteitszorgsysteem voor alle applicaties die archiefwaardig zijn. Het kwaliteitshandboek updaten en een audit uit laten voeren op het zaaksysteem. Q4-2024 – Q4-2025

5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal Neem in het te vernieuwen Documentair Informatieplan dat in 2025 moet worden herschreven de vereiste bewaarstrategie t.b.v. de informatiehuishouding op. Blijf betrokken bij de aanschaf van nieuwe softwarepakketten en stel daarin eisen aan archief- en vernietigingsopties. Het Documentair Informatieplan wordt gemaakt ook voor (te bewaren) informatie in andere applicaties dan het zaaksysteem waarbij duidelijk is hoeveel te bewaren informatie in deze applicaties zit. Medio 2024 wordt de i-Navigator aangeschaft Deze stelt ons in staat om de duurzaamheid van informatiebestanden te bewaken, elektronisch informatiemanagement te ondersteunen, het AVG verwerkingsregister op te stellen en te beheren en zaakgerichte informatieordening vorm te geven. Het goed ordenen en overzicht houden op analoge en digitale informatie is een doorlopende actie. Q2-2024 – Q4-2025

Norm Advies RHC Reactie

Actie Planning

Norm Advies RHC

Reactie Actie

Planning

5.9 Opslagformaten Regel een goede opslag voor de videotulen. Neem bij het onderzoek naar vervanging van het huidige Raads Informatie Systeem (RIS) ook de optie van uitplaatsing van de informatie uit NotuBiz naar het pre-depot mee. In 2025 moet het RIS aanbesteed worden. De videotulen worden momenteel opgeslagen bij de leverancier. Na afronding van de implementatie van het zaaksysteem zal onderzocht worden naar de mogelijkheden van het archiveren van videotulen in Notubiz en het contractueel vastleggen van het eigenaarschap. Dit wordt opgenomen in de planning. Om informatie uit het huidige RIS over te kunnen dragen moet een aparte module bij de leverancier worden aangeschaft. Dit wordt in de aanbesteding meegenomen omdat de gemeente IJsselstein eigenaar is van alle data. Q1-2025 – Q4-2025

6.4 Vernietiging en verklaringen Het zaaksysteem is nog niet zo lang geleden ingevoerd en lijk het nog niet logisch dat er vernietigd behoeft te worden. Op termijn moet dit wel mogelijk zijn om op termijn herstelacties te voorkomen. In punt 2.2 en 3.3 word nader ingegaan op vernietiging van informatie uit Mozard. In het huidige zaaksysteem is het nog niet mogelijk om te vernietigen zonder dat er een specifieke module aangeschaft wordt. In de gebruikersgroep van Djuma wordt er aangedrongen op snel handelen. De jaarlijkse vernietiging uit My-Lex (waar de zaken vanuit Corsa in staan) vindt jaarlijks plaats. Vernietiging uit Mozard is mogelijk wanneer dit is uitgeplaatst naar het pre-depot. Voor de vernietiging uit Djuma wordt vanuit de gebruikersgroep waar aan deelgenomen wordt aangedrongen om met een update van het zaaksysteem te komen om vernietiging mogelijk te maken zonder dat er een extra module aangeschaft hoeft te worden. Q4-2024 – Q2-2025

Verwachte planning start oppakken verbeteracties Q22024 Norm 2.2 Norm 3.3 Norm 4.1 Norm 5,1 Norm 5.9 Norm 6.4

Q32024

Q42024

Q12025

Q22025

Q32025

Q42025