1.1 Omgaan met kunstmatige intelligentie (AI)

Omgaan met kunstmatige intelligentie (AI) Beleid voor gebruik van AI Gemeente IJsselstein

Versiebeheer

2

Versie

Datum

Auteur

Status

Aard van de wijziging

0.8

Nov 25

Erik Lückers

Concept

Concept

0.9

Dec 25

Erik Lückers

Concept

tekstueel

1.0

Jan 25

Erik Lückers

Definitief

Laatste wijzigingen

Bestuurlijke samenvatting

Kunstmatige intelligentie speelt een steeds grotere rol in de samenleving en raakt ook het werk van de gemeente. AI biedt kansen om medewerkers te ondersteunen, processen te verbeteren en de dienstverlening aan inwoners te versterken. Tegelijkertijd brengt het gebruik van AI-risico’s met zich mee, zoals vragen over privacy, transparantie en zorgvuldige besluitvorming. In 2024 heeft de rekenkamer onderzoek gedaan naar het gebruik van algoritmen binnen de gemeentelijke organisatie. Dit onderzoek liet zien dat duidelijke kaders en meer bewustzijn nodig zijn. De gemeente kiest er daarom voor om AI niet te verbieden, maar verantwoord en gecontroleerd toe te passen. Dit AI-beleid geeft richting aan hoe de gemeente omgaat met AI en algoritmen. Het beleid beschrijft de visie, uitgangspunten, verantwoordelijkheden en werkwijze voor het gebruik van AI binnen de organisatie. Daarbij staat de menselijke maat centraal. AI ondersteunt medewerkers, maar vervangt geen menselijk oordeel. Besluiten met gevolgen voor inwoners blijven altijd onder menselijke verantwoordelijkheid. Het beleid sluit aan bij landelijke wet- en regelgeving en bij de kaders van de VNG. Transparantie richting inwoners is geborgd via het Algoritmeregister. De organisatie kiest voor een lichte en praktische governance, passend bij de omvang en digitale volwassenheid van de gemeente.

De opzet van dit beleid is bewust toekomstgericht. De kern blijft stabiel, terwijl de uitvoering kan meegroeien met technologische ontwikkelingen, veranderende wetgeving en toenemende ervaring binnen de organisatie. Met dit AI-beleid legt de gemeente een zorgvuldig fundament voor het verantwoord inzetten van AI, met oog voor publieke waarden, vertrouwen en menselijke maat.

3

Inhoudsopgave Aanleiding en doel ...................................................................................................................................................5 Visie en publieke waarden .......................................................................................................................................5 Wat verstaan we onder AI? .....................................................................................................................................6 Wettelijk en normatief kader ..................................................................................................................................6 Keuze voor Copilot ...................................................................................................................................................7 Werkwijze voor inzet AI ...........................................................................................................................................7 Praktische toepassing ..............................................................................................................................................8 Algoritmeregister en transparantie .........................................................................................................................8 Data en informatiebeheer

.......................................................................................................................................9 Inkoop en samenwerking met leveranciers .............................................................................................................9 Leren en ontwikkelen ............................................................................................................................................10 Evaluatie en doorontwikkeling ..............................................................................................................................10

4

Aanleiding en doel Kunstmatige intelligentie wordt steeds vaker gebruikt in de samenleving en ook binnen overheidsorganisaties. Ook de gemeente krijgt hiermee te maken. AI kan medewerkers ondersteunen, processen slimmer maken en de dienstverlening aan inwoners verbeteren. Tegelijkertijd brengt het gebruik van AI-risico’s met zich mee, zoals vragen over privacy, transparantie en zorgvuldige besluitvorming. In 2024 heeft de rekenkamer onderzoek gedaan naar het gebruik van algoritmen binnen de gemeentelijke organisatie. Uit dit onderzoek blijkt dat het bewustzijn over AI en algoritmen beperkt is en dat duidelijke kaders ontbreken. De gemeente kiest er daarom voor om AI niet te verbieden, maar verantwoord en gecontroleerd toe te passen. Dit AI-beleid geeft richting aan hoe de gemeente omgaat met AI en algoritmen. Het beschrijft de uitgangspunten, verantwoordelijkheden en werkwijze voor het gebruik van AI binnen de organisatie. Het beleid helpt bestuur, management en medewerkers om weloverwogen keuzes te maken. Het doel van dit beleid is: Het verantwoord inzetten van AI binnen de gemeente Het vergroten van bewustzijn en handelingsperspectief voor medewerkers Het borgen van transparantie en verantwoording richting inwoners en bestuur Dit AI-beleid sluit aan bij landelijke wet- en regelgeving en bij de kaders van de VNG. De opzet is bewust eenvoudig en toekomstgericht.

De kern van het beleid blijft stabiel, terwijl de uitvoering kan meegroeien met nieuwe technologische, juridische en organisatorische ontwikkelingen.

Visie en publieke waarden De gemeente ziet kunstmatige intelligentie als een hulpmiddel om maatschappelijke waarde te creëren. AI is geen doel op zich, maar een middel om medewerkers te ondersteunen en de dienstverlening aan inwoners te verbeteren. Technologie moet de mens dienen, niet andersom. Bij de inzet van AI staat de menselijke maat centraal. AI kan helpen bij het analyseren van informatie en het voorbereiden van werk, maar neemt geen verantwoordelijkheid over van mensen. Besluiten die gevolgen hebben voor inwoners worden altijd door een medewerker genomen of gecontroleerd. De gemeente hanteert bij het gebruik van AI de volgende publieke waarden: Mens centraal AI ondersteunt medewerkers, maar vervangt geen menselijk oordeel. De verantwoordelijkheid voor besluiten blijft altijd bij mensen. Transparantie De gemeente is open over waar en hoe AI wordt ingezet. Inwoners moeten kunnen begrijpen wanneer AI een rol speelt in dienstverlening of besluitvorming. Betrouwbaarheid en zorgvuldigheid AI-toepassingen moeten veilig en betrouwbaar zijn. De gemeente let op kwaliteit van data, werking van algoritmen en mogelijke fouten of vooroordelen. Gelijke behandeling AI mag niet leiden tot discriminatie of ongelijke behandeling. De gemeente is alert op mogelijke bias (eerlijke behandeling) en neemt maatregelen om dit te voorkomen.

Toekomstbestendigheid De gemeente wil stap voor stap groeien in het verantwoord gebruik van AI. Daarbij is aandacht voor kennisontwikkeling, digitale vaardigheden en het beperken van afhankelijkheid van leveranciers.

5

Deze waarden vormen het uitgangspunt voor alle huidige en toekomstige toepassingen van AI binnen de gemeente. Ze geven richting aan keuzes, toetsing en besluitvorming en zorgen ervoor dat AI past bij de rol van de gemeente als betrouwbare en transparante overheid.

Wat verstaan we onder AI? Kunstmatige intelligentie, vaak afgekort als AI, is software die taken uitvoert op basis van data, regels en patronen. AI kan informatie analyseren, teksten samenvatten, patronen herkennen of voorstellen doen. AI kan niet zelfstandig denken of verantwoordelijkheid nemen. Binnen de gemeente kan AI op verschillende manieren worden ingezet. Om hierover duidelijke afspraken te maken, maken we onderscheid tussen drie vormen van gebruik: Ondersteunende AI AI helpt medewerkers bij hun werk, bijvoorbeeld door het samenvatten van teksten, het zoeken in documenten of het voorbereiden van rapportages. De medewerker bepaalt zelf wat hij of zij met deze informatie doet. Besluit voorbereidende AI AI kan helpen bij het voorbereiden van besluiten, bijvoorbeeld door analyses of voorspellingen te maken. De uiteindelijke afweging en beslissing wordt altijd door een medewerker gemaakt. Besluitvormende algoritmen In sommige gevallen kan een algoritme automatisch een besluit nemen. Dit betreft besluiten met mogelijke gevolgen voor inwoners. Voor deze toepassingen gelden extra strenge eisen en waarborgen. De gemeente is terughoudend met het gebruik van besluitvormende algoritmen. Als deze worden ingezet, is altijd sprake van menselijk toezicht en duidelijke verantwoording.

Door dit onderscheid te maken, blijft voor iedereen helder wat AI wel en niet mag doen binnen de gemeente.

Wettelijk en normatief kader Bij het gebruik van kunstmatige intelligentie houdt de gemeente zich aan de geldende wet- en regelgeving. AI verandert niets aan bestaande verantwoordelijkheden. Ook bij digitale toepassingen blijft de gemeente verantwoordelijk voor zorgvuldige, rechtmatige en uitlegbare besluitvorming. De belangrijkste wettelijke kaders zijn: De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) De Algemene wet bestuursrecht (Awb) De Archiefwet Wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging De Europese AI-verordening (AI Act) Deze wetgeving stelt eisen aan het gebruik van data, de bescherming van persoonsgegevens en de manier waarop besluiten tot stand komen. Dit geldt ook als AI wordt ingezet ter ondersteuning of voorbereiding. Naast wetgeving hanteert de gemeente normatieve uitgangspunten. Dit zijn afspraken over hoe wij als overheid willen omgaan met technologie. Daarbij gaat het onder andere om: Zorgvuldigheid en proportionaliteit Uitlegbaarheid van processen en besluiten Bescherming van privacy en digitale rechten Transparantie richting inwoners

6

Bij AI-toepassingen met meer risico, zoals systemen die invloed hebben op besluiten over inwoners, doet de gemeente extra controles. Er wordt gekeken naar privacy met een speciale privacytoets (DPIA) en naar de mogelijke risico’s en gevolgen. De gemeente maakt ook een ethische afweging. Dit betekent dat er wordt gekeken of de inzet van AI eerlijk is, rekening houdt met de samenleving, en of er geen ongewenste effecten ontstaan. Zo controleert de gemeente of AI past bij belangrijke waarden zoals zorgvuldigheid, openheid en het beschermen van digitale rechten. Zo blijft het vertrouwen van inwoners behouden en wordt het publieke belang niet vergeten. De gemeente streeft ernaar uitsluitend AI-toepassingen te gebruiken die binnen deze kaders passen. Daarbij wordt extra aandacht besteed aan het voorkomen van ongewenste situaties, zoals ongeoorloofde profilering, social scoring of besluitvorming die niet transparant is. Waar mogelijk worden maatregelen genomen om dergelijke risico’s te beperken, ook bij inzet van AI door derde partijen.

Keuze voor Copilot Er zijn verschillende generatieve AI-tools die makkelijk te gebruiken zijn, zoals ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini etc. Deze tools helpen mensen bij het schrijven van teksten, beantwoorden van vragen en ondersteunen bij dagelijkse taken. Na een pilot hebben wij als gemeente gekozen voor Copilot. Dit betekent dat medewerkers binnen de gemeente alleen Copilot mogen gebruiken. Copilot is veilig, duidelijk in gebruik en past goed binnen onze digitale omgeving. Zo zorgen we samen voor betrouwbare en verantwoorde inzet van AI.

Werkwijze voor inzet AI De gemeente hanteert een vaste werkwijze voor het inzetten van nieuwe AI-toepassingen. Deze werkwijze zorgt ervoor dat kansen worden benut, terwijl risico’s tijdig in beeld komen en beheerst worden. De werkwijze helpt om gecontroleerd en verantwoord ervaring op te doen met AI. De werkwijze bestaat uit de volgende stappen:

Initiatief

Een idee voor het gebruik van AI ontstaat binnen een team of proces. Hierbij wordt het doel van de toepassing duidelijk beschreven. Dit leg je vast in een aanvraag naar de iCommissie.

Eerste beoordeling

Er wordt beoordeeld of het initiatief past binnen dit AI-beleid en of er mogelijk risico’s zijn op het gebied van privacy, transparantie of besluitvorming. Vervolgens wordt er gekeken wat de mogelijkheden binnen huidige landschap is, voordat er gezocht wordt naar nieuwe tooling.

Verdere verkenning

Samen met een adviseur of consulent zal er gekeken worden naar de mogelijkheden in de markt en een voorstel uitgewerkt worden voor de iCommissie

Toetsing

Indien nodig worden aanvullende toetsen uitgevoerd, zoals een DPIA of een inhoudelijke risicoinschatting. Betrokken rollen worden hierbij tijdig aangehaakt.

Besluitvorming

Op basis van de toetsing wordt besloten of de AI-toepassing wordt ingezet, aangepast of niet wordt gebruikt.

Inzet en beheer

Na besluitvorming wordt de AI-toepassing ingericht en beheerd binnen de bestaande processen.

Registratie in het algoritme register 7

Na in gebruik name van het toepassing of algoritme dient deze geregistreerd te worden in het algoritme register. (Algoritmeregister en transparantie)

Monitoring en evaluatie

Het gebruik en de effecten van AI worden periodiek geëvalueerd. Indien nodig worden maatregelen genomen of wordt de toepassing aangepast.

Praktische toepassing De gemeente heeft duidelijke regels voor het gebruik van AI. Zo weet iedereen wat wel en niet mag. Met deze praktische regels werken medewerkers veilig, verantwoord en open met AI. Daarnaast zal de gemeente zorgdragen dat haar medewerkers AI-digitaal vaardig zijn. Hieronder staan de belangrijkste afspraken voor het gebruik van AI:

1. Deel nooit privacygevoelige informatie Voeg nooit persoonsgegevens van jezelf, collega’s of inwoners toe. Deel geen bedrijfsprocessen of IT-architectuur. Deel nooit persoonlijke situaties (“Ik heb moeite met een collega. Hoe ga ik daarmee om”). Voer alleen teksten in die openbare informatie bevatten. Dus geen (delen van) vertrouwelijke documenten of informatie. Upload niet zomaar bijlagen zonder eerst te controleren of dit privacygevoelige informatie bevat.

2. Achterhaal de bron Als je informatie van een AI-tool gebruikt, probeer dan te achterhalen waar die informatie vandaan komt. Als je dat weet, moet je dat vermelden. Soms heeft informatie die je van een AI-tool krijgt speciale regels of voorwaarden waaraan je moet voldoen. Kijk goed of er licenties of gebruiksregels zijn en houd je daaraan.

3. Blijf zelf de expert Een taalmodel zoals Microsoft CoPilot is geen expert in jouw vakgebied of over jouw organisatie. Jij bent dat wel! Zie het programma als (schrijf)hulpmiddel ter ondersteuning. Maar besef dat je altijd zelf verantwoordelijk blijft voor het resultaat.

4. Dubbelcheck de antwoorden De kwaliteit van een antwoord is belangrijker dan de kwantiteit of snelheid. Elk taalmodel maakt fouten. Bijvoorbeeld feitelijke onjuistheden, vooroordelen en exclusie. Wees je hier bewust van. Gebruik en vermeld je bronnen. Een taalmodel is géén betrouwbare bron. Het verzint soms bronnen of gebruikt ‘nepnieuws’

Algoritmeregister en transparantie De gemeente hecht grote waarde aan transparantie over het gebruik van AI en algoritmen. Inwoners moeten kunnen weten of en hoe algoritmen een rol spelen in gemeentelijke processen of besluitvorming. Daarom houdt de gemeente een Algoritmeregister bij. In dit register worden algoritmen opgenomen die invloed hebben op dienstverlening of besluiten richting inwoners. Het Algoritmeregister geeft inzicht in: 8

Het doel van het algoritme Het type toepassing De mogelijke impact op inwoners De verantwoordelijke afdeling Het Algoritmeregister is openbaar en draagt bij aan vertrouwen, controleerbaarheid en verantwoording. Het register wordt actueel gehouden als onderdeel van het reguliere werk. Niet alle vormen van AI worden geregistreerd. Ondersteunende toepassingen zonder impact op inwoners vallen buiten het register. De gemeente volgt hierbij de landelijke richtlijnen en kaders van de VNG. Door het Algoritmeregister structureel te gebruiken, maakt de gemeente inzichtelijk hoe zij AI inzet en hoe publieke waarden worden geborgd. Het vullen van het Algoritmeregister gebeurt zorgvuldig en volgens vaste procedures. De privacy officer van de gemeente zijn verantwoordelijk voor het verzamelen en registreren van relevante algoritmen. Zij werken samen met de betrokken teams om te inventariseren welke algoritmen invloed hebben op de dienstverlening of besluitvorming richting inwoners. Privacy officers beoordelen per algoritme of deze aan de criteria voldoet om opgenomen te worden in het register. Daarbij letten ze op het doel, de toepassing, de impact en de verantwoordelijke teams. Door deze centrale rol waarborgen zij dat het register actueel blijft en voldoet aan de eisen rondom transparantie en verantwoord gebruik van AI.

Data en informatiebeheer Verantwoord gebruik van kunstmatige intelligentie is alleen mogelijk als de onderliggende data en informatie op orde zijn. De gemeente ziet data en informatiebeheer daarom als een randvoorwaarde voor de inzet van AI. Bij het gebruik van AI wordt aandacht besteed aan: De kwaliteit en betrouwbaarheid van data De herkomst en actualiteit van gegevens Juiste opslag, archivering en vindbaarheid Beveiliging van informatie De gemeente gebruikt alleen data die past bij het doel van de AI-toepassing. Gegevens worden niet langer bewaard of breder gebruikt dan noodzakelijk. Dit voorkomt fouten, misverstanden en ongewenste effecten. Daarnaast is het belangrijk dat het gebruik van AI navolgbaar blijft. Daarom wordt vastgelegd welke data en algoritmen zijn gebruikt en hoe deze zijn toegepast. Dit ondersteunt transparantie, toezicht en verantwoording. Door zorgvuldig om te gaan met data en informatie blijft de inzet van AI betrouwbaar en uitlegbaar voor zowel medewerkers als inwoners.

Inkoop en samenwerking met leveranciers De gemeente werkt bij de inzet van AI regelmatig samen met externe leveranciers. Bij de inkoop en het gebruik van AI-oplossingen stelt de gemeente duidelijke eisen om grip te houden op werking, risico’s en verantwoordelijkheden. Bij samenwerking met leveranciers gelden de volgende uitgangspunten: De werking en inzet van AI is zo transparant mogelijk 9

Afspraken over gebruik en eigenaarschap van data zijn duidelijk vastgelegd De gemeente behoudt inzicht in de werking en toepassing van algoritmen Er is aandacht voor informatiebeveiliging en privacy De gemeente kan stoppen of overstappen zonder onredelijke belemmeringen Leveranciers moeten kunnen uitleggen hoe hun AI-oplossingen werken en welke keuzes daarin zijn gemaakt. AI-oplossingen die niet uitlegbaar of controleerbaar zijn, worden niet ingezet. Door deze uitgangspunten te hanteren, voorkomt de gemeente ongewenste afhankelijkheid van leveranciers en blijft zij verantwoordelijk voor haar publieke taak.

Leren en ontwikkelen De inzet van kunstmatige intelligentie vraagt om nieuwe kennis en vaardigheden. De gemeente vindt het belangrijk dat medewerkers begrijpen wat AI is, wat het kan en waar de grenzen liggen. AI-geletterdheid is daarom een belangrijk onderdeel van verantwoord AI-gebruik. De gemeente kiest voor een praktische en stapsgewijze aanpak. Medewerkers krijgen ruimte om ervaring op te doen met AI, te leren van elkaar en vragen te stellen. Daarbij ligt de nadruk op bewustwording, zorgvuldig gebruik en het herkennen van risico’s. Leren en ontwikkelen richt zich onder andere op: Basiskennis over AI en algoritmen Inzicht in kansen en risico’s Verantwoord omgaan met data en informatie Het blijven toepassen van menselijk oordeel De gemeente stimuleert een lerende cultuur waarin experimenteren mogelijk is, zolang dit gebeurt binnen de kaders van dit beleid. Zo groeit de organisatie mee met technologische ontwikkelingen, zonder de publieke waarden uit het oog te verliezen.

Evaluatie en doorontwikkeling De ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie gaan snel. Wetgeving, technologie en maatschappelijke verwachtingen veranderen. Daarom wordt dit AI-beleid van de gemeente periodiek geëvalueerd. Bij de evaluatie wordt onder andere gekeken naar: Ervaringen met het gebruik van AI binnen de organisatie Naleving van de uitgangspunten en werkwijze Ontwikkelingen in wet- en regelgeving Signalen van inwoners, medewerkers en toezichthouders Op basis van deze evaluatie kan het beleid worden aangepast. De kern van het beleid blijft daarbij zoveel mogelijk gelijk. Aanpassingen richten zich vooral op de uitvoering, werkwijze en praktische uitwerking. Door regelmatig te evalueren en bij te stellen, blijft de gemeente verantwoord omgaan met AI en kan zij gecontroleerd meegroeien met nieuwe ontwikkelingen.

10