1.1 Managementletter 2022

Managementletter 2022 Gemeente IJsselstein 18 januari 2023

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente IJsselstein Postbus 26 3400 AA IJSSELSTEIN

Dordrecht, 18 januari 2023 Ref.: 2357/WdV/ED/AH

Betreft: Managementletter 2022

Geachte directie en college,

Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening 2022 van de gemeente IJsselstein (hierna: IJsselstein) hebben wij een tussentijdse controle uitgevoerd. Deze tussentijdse controle richt zich hoofdzakelijk op het inventariseren en analyseren van risico’s van afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening. Deze risicoanalyse vormt de basis voor de controlewerkzaamheden die wij in het voorjaar van 2023 zullen uitvoeren op de jaarrekening 2022. In deze managementletter rapporteren wij de bevindingen van onze werkzaamheden, voornamelijk op het gebied van uw administratieve organisatie en interne beheersing, deels ook in de context van actuele ontwikkelingen. De belangrijkste risico’s en aandachtspunten zijn samengevat in hoofdstuk 1 van de managementletter. In deze samenvatting zijn ook de verwijzingen opgenomen naar de paragrafen waarin de betreffende bevindingen en aanbevelingen verder zijn uitgewerkt. In hoofdstuk 8 sluiten wij onze managementletter af. Deze managementletter is uitsluitend bedoeld om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen. De belangrijkste bevindingen hebben wij op 20 december 2022 afgestemd met uw organisatie. Onze managementletter lichten wij graag nader toe in de Auditcommissie van 13 februari a.s. Externe toezichthoudende instanties kunnen u vragen om een afschrift van onze rapportages.

Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding.

Uiteraard zijn wij graag bereid tot een nadere toelichting en afstemming over onze aanbevelingen. Hoogachtend,

W.P. (Wayne) de Vries RA

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 3

INHOUDSOPGAVE 1.

Gemeente IJsselstein in beeld ..........................................................................................................5

2.

Algemeen .......................................................................................................................................10 2.1.

3.

4.

5.

Inleiding ..................................................................................................................................10

Ontwikkelingen in de sector...........................................................................................................11 3.1.

Houdbaarheid gemeentefinanciën ..........................................................................................11

3.2.

SiSa-regelingen .......................................................................................................................12

3.3.

Inzet gemeente ten behoeve van Oekraïense vluchtelingen en asielzoekers............................ 12

3.4.

Rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023 ..........................................................................13

3.5.

Verplichte rapportering door accountant over fraude en continuïteit ..................................... 15

Financieel beheer en risicomanagement ........................................................................................16 4.1.

Resultaatsontwikkeling en financieel toezicht .........................................................................16

4.2.

Risicomanagement..................................................................................................................17

4.3.

Frauderisicoanalyse ................................................................................................................ 18

Administratieve processen .............................................................................................................19 5.1.

Verbijzonderde interne controle .............................................................................................19

5.2.

Procesbeschrijvingen ..............................................................................................................21

5.3.

Normen- en toetsingskader.....................................................................................................22

5.4.

Bevindingen administratieve processen ..................................................................................22

5.5.

Grondexploitatie .....................................................................................................................26

5.6.

Btw en Vpb .............................................................................................................................26

6.

ICT-management en informatiebeveiliging ....................................................................................27

7.

Vooruitblik externe verantwoording 2022 .....................................................................................28

8.

Slot .................................................................................................................................................28

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 4

1. Gemeente IJsselstein in beeld In onderstaand schema geven wij – vanuit onze controleopdracht en natuurlijke adviesfunctie – een overzicht van onze tussentijdse evaluatie van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen. De genoemde onderwerpen komen in de managementletter nader aan de orde. Geen noemenswaardige bevindingen

Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een verhoogd risico/verhoogde impact

Geen tekortkomingen, wel relevante bevindingen en/of aandachtspunten

Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een hoog risico/grote impact

Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een beperkt risico/beperkte impact

Onderwerp

Bevindingen en signalering 2022

§

2022

FINANCIEEL BEHEER, RISICOMANAGEMENT

Resultaatontwikkeling en financieel toezicht

Managementletter 2022

De financiële resultaten over 2022 van IJsselstein vertonen een negatief beeld. Tegenover een begroot resultaat van € 1,6 miljoen positief ligt de meest actuele resultaatprognose voor 2022 op een bedrag van € 4,6 miljoen positief. Een belangrijke oorzaak is de forse stijging van de algemene uitkering vanuit de circulaires.

4.1

De bestuursrapportages omvatten een financiële en een beleidsmatige rapportage, voorzien van tekstuele toelichting per programma. Hierin worden per ambitie en per doel de beoogde effecten en de voorgenomen acties/plannen benoemd.

Gemeente IJsselstein

Pagina 5

2021

Onderwerp

Bevindingen en signalering 2022

§

2022

2021

De begroting 2023-2026 laat tot 2025 een structureel sluitend beeld zien. In 2026 is een fors negatief resultaat begroot. Uit de vastgestelde begroting 2023-2026 blijkt dat is rekening gehouden met een jaarlijkse prijsindexatie van 3%. Begroting

Risicobeheersings- en controlesysteem (inclusief fraudebeheersing)

Rechtmatigheidsverantwoording en prioriteit voor (financiële) beheersing

Managementletter 2022

Er zijn momenteel grote kostenstijgingen door markt- en prijsontwikkelingen. Vooralsnog zorgt de stijgende algemene uitkering door de accres bijstelling (gemeentefonds krimpt of groeit mee met de rijksuitgaven) voor voldoende dekking. Er is sprake van grote onzekerheid over de hoogte van de algemene uitkering vanaf het boekjaar 2026 doordat het Rijk vanaf 2026 forse bezuinigingen inrekent op het gemeentefonds.

Het evalueren van risico’s en beheersingsmaatregelen heeft de aandacht van IJsselstein. IJsselstein beschikt op dit moment nog niet over een geformaliseerde frauderisicoanalyse waarin alle risico’s en maatregelen zijn opgenomen.

3.1

4.2 4.3

Wij zien mogelijkheden voor de verdere (door)ontwikkeling van de processen rondom risicoen frauderisicobeheersing.

Door uw organisatie wordt actief geacteerd op de komst van de rechtmatigheidsverantwoording die met ingang van 2023 van toepassing is. IJsselstein heeft nog diverse actiepunten staan om volledig klaar te zijn voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij trekken hier samen met u in op.

Gemeente IJsselstein

3.4

n.v.t.

Pagina 6

Onderwerp

Bevindingen en signalering 2022

§

2022

2021

Als gemeente doet IJsselstein veel voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Onder andere door de realisatie van gemeentelijke en particuliere opvangplekken, maar ook in de vorm van een crisisnoodopvang. Opvangcrisis Oekraïne/ Regeling ontheemden Oekraïne

Afgesproken is dat gemeenten, GGD’en en Veiligheidsregio’s gecompenseerd worden voor de gemaakte kosten. Omdat dit nieuwe wet- en regelgeving, kaders, afspraken en richtlijnen zijn, is dit een aandachtspunt voor IJsselstein. Ondanks dat uw organisatie actief acteert op registratie, interne controle en (financiële) verantwoording volgens de (voorlopige) instructies van het Rijk, signaleren wij aandachtspunten.

3.3

N.v.t.

ADMINISTRATIEVE PROCESSEN

Verbijzonderde interne controle

IJsselstein verricht verbijzonderde interne controle (VIC) voor de belangrijkste processen van de gemeente. De VIC wordt door de gemeente hoofzakelijk gegevensgericht en achteraf uitgevoerd. Dit jaar heeft IJsselstein een start gemaakt met het procesgericht toetsen van het betaalproces. Wij zien dat de kwaliteit van de VIC dit jaar verder is toegenomen. Deze positieve ontwikkeling is ook van belang voor de komst van de rechtmatigheidsverantwoording.

Inkopen en aanbestedingen (incl. betalingsverkeer)

IJsselstein stelt tussentijds een spendanalyse op om te toetsen of de aanbestedingsregels juist worden toegepast. Dat is positief. Van een aantal contracten heeft IJsselstein nog geen uitsluitsel omtrent de (aanbestedings)rechtmatigheid. Mogelijk leidt onze controle tot onrechtmatigheden.

Personeels- en salarisadministratie

De beheersingsmaatregelen zijn op hoofdlijnen in orde.

Belastingen en heffingen

De beheersingsmaatregelen zijn op hoofdlijnen in orde.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

5.1

5.4.1

Pagina 7

Onderwerp

Bevindingen en signalering 2022

Huren en pachten

IJsselstein voert volledigheidsanalyses uit op de huuren pachtopbrengsten, maar deze zijn nog niet afgerond.

5.4.4

Grondexploitatie

Tussentijds geen bijzonderheden te rapporteren in het kader van het administratieve proces. De waardering van het onderhanden werk in de balans is een (regulier) aandachtspunt in het jaarrekeningproces en de controle van de jaarrekening.

5.5

Sociaal Domein

Geen bijzonderheden te rapporteren in het kader van het administratieve proces. De beheersing van de PGB’s is een blijvend aandachtspunt.

5.4.2

Subsidieverstrekkingen

Geen bijzonderheden te rapporteren in het kader van het administratieve proces.

Gemeentelijke bijdragen

Geen bijzonderheden te rapporteren in het kader van het administratieve proces.

Memoriaalboekingen

Het proces is in positieve zin gewijzigd, echter zijn nog niet alle aanbevelingen uit eerdere jaren volledig opgevolgd.

5.4.6

Parkeeropbrengsten

Met de overgang in 2022 van de parkeerdiensten naar een nieuwe partij heeft IJsselstein de interne beheersingsmaatregelen verbeterd. IJsselstein ontvangt per jaareinde aanvullende informatie over de getroffen beheersingsmaatregelen binnen het uitbestede parkeerproces door middel van assurance-rapportages.

5.4.5

Leges omgevingsvergunningen

De uitvoering van de taken door OdrU leidt nog steeds tot aanvullende aandachtspunten. IJsselstein en OdrU maken nadere verantwoordings- en rapporteringsafspraken.

5.4.3

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

§

2022

Pagina 8

2021

IT-BEHEERSING Inzichtelijkheid ICT-landschap, risico’s en beheersmaatregelen

Wij signaleren mogelijkheden tot verdere doorontwikkeling na de transitie van het ICT-beheer van IJsselstein naar de gemeente Gouda (ICTovereenkomst Gouwe-IJssel).

Strategische ITbeheersingsmaatregelen

Wij doen aanbevelingen om de borging van betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving te verbeteren.

Operationele ITbeheersingsmaatregelen

IJsselstein voldoet voor een groot deel aan de vereisten uit de BIO.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

6

Pagina 9

2. Algemeen 2.1 .

Inleidin g Wij hebben conform uw opdracht, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2022, de interim-controle voor IJsselstein uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Deze controle heeft als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2022 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen opgenomen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De bij deze interim-controle door ons uitgevoerde werkzaamheden betreffen hoofdzakelijk: 1. het kennis nemen van de algemene in- en externe ontwikkelingen en de managementinformatie als basis voor onze risicoanalyse (hoofdstuk 3); 2. het controleren van (eventuele wijzigingen in) de opzet en implementatie van de relevante interne beheersingsmaatregelen rond: o

bestuur en toezicht, waaronder frauderisicobeheersing (hoofdstuk 4);

o

de administratieve processen, inclusief het uitvoeren van detailcontroles (hoofdstuk 5);

3. Automatisering (hoofdstuk 6); 4. Vooruitblik externe verantwoording 2022 (hoofdstuk 7). In deze managementletter maken wij onderscheid in adviespunten ter verbetering van de interne beheersing en actiepunten voor de jaarrekening. Van de actiepunten is het noodzakelijk dat deze voor aanvang van de jaarrekeningcontrole 2022 zijn opgevolgd door IJsselstein. De interim-controle van IJsselstein is door Verstegen zowel bij u in IJsselstein als op afstand uitgevoerd. De samenwerking is goed en prettig verlopen, evenals het controleproces in de interactie tussen IJsselstein en Verstegen. Wij verwachten een prettig en voorspoedig verloop van de controle van de jaarrekening 2022, binnen de deadlines van uw bestuurlijke planning.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 10

3. Ontwikkelingen in de sector 3.1. 3.1 .1.

Houdbaarheid gemeentefinanciën Fina ncië le pos itie Het boekjaar 2021 was voor gemeenten in financieel opzicht een positief jaar. Het landelijke beeld is dat deze positieve resultaten het gevolg zijn van incidentele meevallers door corona-compensatie en compensatie voor de kosten van de jeugdzorg. Gemeente IJsselstein heeft over de afgelopen twee jaren wisselende resultaten behaald, met een nadelig resultaat van € 644.000 in 2020 en een voordelig resultaat van € 4,5 miljoen in 2021. Het landelijk beeld voor de begroting 2022 is wisselend. 208 gemeenten ramen een tekort, terwijl 132 gemeenten een overschot verwachten. Per saldo verwachten de gemeenten een tekort van € 1 miljard. Gemeente IJsselstein hoort bij de 132 gemeenten die een overschot begroten voor 2022. Uit de tussentijdse rapportages van 2022, inclusief de Q3 Rapportage 2022, blijkt een verwacht resultaat over 2022 van € 4,6 miljoen positief ten opzichte van een primair geraamd resultaat van € 1,6 miljoen positief. Dit voordeel is in belangrijke mate verklaarbaar door de forse stijging vanuit de circulaires voor de algemene uitkering.

3.1 .2.

Meerjarenbegrot in g Het landelijke beeld is dat de ontwikkeling van de algemene uitkering tot en met 2025 zal zorgen voor een solide financiële positie van gemeenten. Voor 2026 wordt echter een forse daling van de algemene uitkering voorzien waardoor de VNG het heeft over het ‘financiële ravijnjaar 2026’. De VNG is stevig aan het lobbyen om ook voor 2026 en verder een hogere algemene uitkering te realiseren voor de gemeenten. Gemeente IJsselstein heeft voor de jaren 2023-2025 een sluitende begroting gepresenteerd. Dit is met name te danken aan de positieve ontwikkeling van het gemeentefonds. Voor het begrotingsjaar 2026 is uw gemeente uitgegaan van een daling van de algemene uitkering. Het begrotingssaldo voor 2026 is fors negatief, volgens de huidige inschattingen is dat voor IJsselstein een nadelig saldo van € 3,5 miljoen. Voor de lasten is rekening gehouden met verhoging als gevolg van indexatie. Uit de vastgestelde begroting 2023-2026 blijkt dat is rekening gehouden met een jaarlijkse prijsindexatie van 3%. Gezien de landelijke ontwikkelingen als het gaat om kostenstijgingen en (hoge) inflatie, bestaat het risico dat dit uitgangspunt beperkt houdbaar is, met mogelijke gevolgen voor de haalbaarheid van deze meerjarenraming.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 11

3.2.

SiSa-regelingen In de afgelopen jaren is het aantal SiSa-regelingen fors toegenomen. Voor gemeente IJsselstein waren dit in 2021 21 regelingen. Ter vergelijking, in 2020 waren dat 11 regelingen. Uit de Concept invulwijzer over 2022 van het Rijk blijkt dat er landelijk gezien opnieuw meer nieuwe regelingen (23) bij zijn gekomen, dan dat er regelingen zijn vervallen (6). Onder andere de kosten voor opvang van vluchtelingen uit Oekraïne en de verstrekking van leefgelden aan deze vluchtelingen moet via een SiSa-regeling door gemeenten worden verantwoord in de komende jaarrekening. Dit vraagt tijd en aandacht van uw organisatie. Het correct invullen van de voorgeschreven indicatoren voor deze regelingen én de juiste verantwoording van de doeluitkeringen in de jaarrekening is een tijdrovend en complex proces voor gemeenten. Het is van belang om tijdig te starten met de voorbereiding van uw (verbijzonderde) interne controles en vastleggingen en het verzamelen van brondocumentatie voor alle regelingen. Als onduidelijk is wat ingevuld moet worden en/of vastgelegd moet worden, adviseren wij u tijdig afstemming te zoeken met de Rijksoverheid en/of het controleteam van Verstegen. Gezien de hoeveelheid regelingen voor IJsselstein en het unieke karakter per regeling, geven wij u in overweging de SiSa-verantwoordingen vanuit de gemeente centraal te coördineren.

3.3.

Inzet ge meente ten beho eve va n Oek raïen se vluchtel ingen en a sielzoek er s Na de corona-epidemie is het vervolgens de vluchtelingencrisis die het belang van goed werkende overheidsdiensten benadrukt en toont hoe belangrijk de rol en het werk van veiligheidsregio’s, GGD’en en gemeenten zijn. Het kabinet heeft de Nederlandse gemeenten opdracht gegeven om samen met de veiligheidsregio’s en GGD’en grootschalige (crisis)(nood)opvang van vluchtelingen uit Oekraïne, integraal te organiseren. IJsselstein heeft hier gehoor aan gegeven door middel van het organiseren van crisisnoodopvang, gemeentelijke opvang, maar ook particuliere opvang door burgers in de gemeente. Deze nieuwe taken leiden in 2022 voor IJsselstein tot extra lasten. De totale lasten tot en met oktober 2022 zijn € 445.000 en zullen naar verwachting uitkomen op ca. € 520.000 over heel 2022. De lasten zijn onder te verdelen in drie categorieën; bestedingen gemeentelijke opvangplekken, bestedingen woon- en leefgelden en uitvoeringskosten. Afgesproken is dat gemeenten onder voorwaarden gecompenseerd worden voor de gemaakte kosten.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 12

Gelet op het voorgaande is het van belang om in ieder geval: Aanvullende kosten nauwkeurig te registreren en te monitoren. Dit geldt voor directe gevolgkosten en voor de indirecte gevolgkosten. De vergoedingen te bepalen en deze te verwerken in de jaarrekening 2022. Rekening te houden met de verschillende declaratiestromen die gelden voor de inspanningen met betrekking tot deze groep en zorgen dat deze juist verwerkt worden ter voorbereiding van de jaarrekening inclusief SiSa-bijlage 2022. Vast te stellen of er gebruik gemaakt is van aanbestedingen waarbij via de uitzonderingsbepaling ‘dwingende spoed’ afgezien is van Europese aanbesteding. Indien dit het geval is dan is het van belang de juiste toepassing hiervan juridisch te onderbouwen. Wij begrepen dat dit minder van toepassing is op IJsselstein omdat IJsselstein tot en met oktober 2022 een beperkt aantal opdrachten heeft verleend met beperkte financiële omvang.

3.4.

Rechtmatigheid sverantwoording vanaf 2023 Op 27 september 2022 is de Wet versterking decentrale rekenkamers aangenomen door de Eerste Kamer. In deze wet is geregeld dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college onderdeel wordt van de jaarrekening. De rechtmatigheidsverklaring moet vanaf de jaarrekening 2023 worden opgenomen in de jaarrekening van iedere gemeente en gemeenschappelijke regeling. Het college van IJsselstein is vanaf 2023 zelf verantwoordelijk voor het in de jaarrekening van de gemeente afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid. Het betreft de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur en de rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Boekjaar 2022 is derhalve het laatste jaar waarover gemeenten en gemeenschappelijke regelingen van de accountant een controleverklaring bij de jaarrekening ontvangen met zowel een getrouwheidsoordeel als een rechtmatigheidsoordeel. De wetswijziging onderstreept de aanspreekbaarheid van het college op rechtmatigheid. Daarnaast wil de overheid het gesprek over de rechtmatigheid verplaatsen richting de raad. Op die manier kan de raad haar controlerende rol beter invullen is de verwachting en is de accountant (weer) alleen verantwoordelijk voor de getrouwheidstoetsing.

In onze managementletter 2021 en in ons accountantsverslag 2021 hebben wij u uitgebreid geïnformeerd over de rechtmatigheidsverantwoording.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 13

Voor een goede voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording is het volgende van belang: actualiseren van de controleverordening (ex art. 213 Gw); actualiseren van het controleprotocol (ex art. 213 Gw); bepalen van de verantwoordingsgrens en rapportagegrens rechtmatigheid. De verantwoordingsgrens mag maximaal 3% bedragen van de verantwoorde lasten inclusief reservemutaties; actualiseren van het normen- en toetsingskader; actualiseren van het intern controleplan. De ambitie van IJsselstein is om de financiële verordening elke vier jaar te actualiseren. De meest recente versie dateert van begin 2019. Met de financiële verordening hangen ook enkele andere verordeningen samen, zoals de nota reserves en voorzieningen die uit 2007 stamt en volgens interne afspraken ook elke vier jaar geactualiseerd zouden moeten worden. IJsselstein heeft het normen- en toetsingskader voor 2022 geactualiseerd. Dit normenkader is hoofdzakelijk ingestoken als een toetsingskader (de artikelen en passages in de wet- en regelgeving die relevant zijn voor de processen met een materiële financiële impact). Verder heeft IJsselstein een actueel intern controleplan. Voor 2023 is het van belang dat de controleverordening en het controleprotocol worden geactualiseerd.

Wij hebben begrepen dat deze documenten gereed zijn en in december 2022 aangeboden zijn aan de raad met een beoogde ingangsdatum van 1 januari 2023. In deze documentatie besluit de gemeenteraad wat de verantwoordingsgrens en rapportagetolerantie rechtmatigheid wordt voor IJsselstein. Voor de rechtmatigheidsgrens kan worden aangesloten bij de getrouwheidsgrens van 1% op basis van de lasten, maar mag gekozen worden voor een grens van maximaal 3% van de totale lasten. Van belang is ook om hierbij uw intern controleplan te betrekken en te actualiseren. Wij herhalen onze toelichting over de Kadernota rechtmatigheid 2022 die de commissie BBV heeft gepubliceerd. In deze kadernota zijn stellige uitspraken (deze moeten gevolgd worden) en aanbevelingen (opvolging is aanbevolen) opgenomen. Een tweetal stellige uitspraken willen wij nogmaals onder uw aandacht brengen:

Managementletter 2022

1.

Voorwaarden die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q. het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

2.

Het college en de raad leggen in de financiële verordening vast op welke wijze wordt omgegaan met begrotingsonrechtmatigheden. Hieruit moet blijken hoe afwijkingen geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door de raad.

Gemeente IJsselstein

Pagina 14

De eerste stellige uitspraak heeft als uitwerking dat rechtmatigheidsfouten die impact hebben op het getrouwe beeld van de jaarrekening, meegenomen worden in het accountantsoordeel en niet in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij kan worden gedacht aan het niet naleven van voorwaarden met betrekking tot recht, hoogte, duur, termijnen, normbedragen, doelgroep en grondslag. Het niet naleven van deze voorwaarden heeft direct invloed op het getrouwe beeld van deze posten in de jaarrekening. Voor deze voorwaarden blijft dan ook de materialiteit voor getrouwheid (1% van de lasten plus dotatie aan de reserves) van toepassing en niet de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens rechtmatigheid. Ten aanzien van de tweede stellige uitspraak is door de commissie BBV toegelicht dat zodra de raad de verantwoording en de jaarstukken vaststelt, ook wordt ingestemd met alle begrotingsonrechtmatigheden. Voor deze werkwijze kan worden gekozen, waardoor geen aparte begrotingswijzigingen worden voorgelegd aan de raad. De algemene lijn is dat ook begrotingsonrechtmatigheden die binnen de beleidskaders van de raad passen, in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar niet worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.

Uitgangspunt is en blijft dat begrotingswijzigingen in het boekjaar zelf nog door de raad moeten worden vastgesteld. Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld, zijn bestedingen afwijkend van het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Uitgangspunt is dus dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is. Dat verandert derhalve niet. Het is van belang dat het college en de raad goede afspraken maken over de begrotingskaders en hoe om te gaan met begrotingswijzigingen.

3.5.

Verplichte rapportering door accountant over fraude en continuït eit Accountants zijn vanaf controlejaar 2022 verplicht om bij wettelijke controleopdrachten in hun controleverklaring te rapporteren over hun werkzaamheden op het gebied van fraude en continuïteit. De rapportage van de accountant over fraude en continuïteit is in de basis geënt op de verantwoording van frauderisicobeheersingsmaatregelen en de toelichting op de continuïteitsverwachtingen in het bestuursverslag. Uiteraard dient de inhoud van het bestuursverslag ook op deze thema’s proportioneel te zijn en een juiste en volledige voorstelling van zaken te geven. De controle van een gemeente is een wettelijke controle. Wij adviseren om tijdig maatregelen te treffen voor effectieve frauderisicobeheersingsmaatregelen en de uitvoering daarvan en rapportage daarover. Meer informatie hierover is te vinden in de NBA-Brochure Verplichte rapportage over fraude en continuïteit in de controleverklaring bij de jaarrekening; wat betekent dit voor u als klant.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 15

De continuïteitsveronderstelling vraagt vanzelfsprekend wel de aandacht van uw organisatie, gezien de aard van een gemeente tegelijkertijd ook minder een aandachtspunt. Gemeenten hebben als overheidsorganisatie een goede toegang tot de kapitaalsmarkt en een faillissement van een gemeente lijkt nauwelijks voorstelbaar. In hoofdstuk 4.3. gaan wij nader in op de frauderisicoanalyse.

4. Financieel beheer en risicoma nagement 4.1.

Resultaatsontwikkeling en financieel toezicht IJsselstein heeft door middel van tussentijdse financiële rapportages inzicht in de realisatie ten opzichte van de begroting. Wij hebben kennisgenomen van de ‘Q3 Rapportage 2022’. Uit deze cijfers blijkt een geprognotiseerd begrotingsresultaat van circa € 4,6 miljoen positief ten opzichte van een begroot resultaat van € 1,6 miljoen positief. In het geprognosticeerde resultaat zijn incidentele posten begrepen en ook is sprake van enkele onzekere factoren. Belangrijke verschillen zijn onder meer: Zowel hogere als lagere lasten in het kader van het sociaal domein, een lastenverhoging op de onderdelen Jeugdzorg € 400.000 en Wmo € 440.000, wat wordt opgegeven door naar verwachting lagere lasten vanuit de bijstandsuitkeringen € 745.000. Lagere baten per saldo uit straatparkeren van afgerond € 500.000, wat voor een deel gecompenseerd wordt met lagere (beheer)lasten ter hoogte van € 150.000 doordat IJsselstein is overgegaan op een nieuwe exploitant voor de parkeertaken. Zowel hogere baten als hogere lasten in het kader van de mei- en septembercirculaires. Per saldo wordt een voordeel verwacht ter hoogte van € 424.000. Naast de financiële rapportage, bevatten de bestuursrapportages tevens een beleidsmatige rapportage. Hierin worden per beleidsdoel de beoogde effecten en de voorgenomen acties/plannen benoemd.

In de vorm van een stoplichtenrapportage wordt vervolgens de status per beleidsdoel weergegeven. Wij herhalen de genoemde verbetermogelijkheid vanuit onze voorgaande managementletter om de beleidsdoelen met een ‘rode’ of ‘oranje’ status (prestatie niet gerealiseerd/prestatie loopt achter) nader toe te lichten met de oorzaken van de achterblijvende prestatie en de eventuele vervolgstappen die hierop ondernomen zullen worden.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 16

Wij merken op dat rapportages ten aanzien van de financiële voortgang (de kwartaalrapportages) en de formele besluiten voor begrotingswijzigingen gescheiden worden opgesteld en dat financiële uitkomsten en ramingen onderling kunnen afwijken. Het risico bestaat dat een besluit tot begrotingswijziging en begrotingsmutaties niet is gebaseerd op een en dezelfde financiële verwachtingen. Dit is zichtbaar in het verslagjaar 2021, waarbij het daadwerkelijke resultaat voor reservemutaties ca. € 9,0 miljoen afweek ten opzichte van het resultaat in de begroting na wijzigingen over 2021. Om deze reden adviseren wij om te onderzoeken of genoemde rapportages op elkaar kunnen worden afgestemd dan wel samengevoegd kunnen worden. Wellicht ten overvloede merken wij op dat wij de bestuursrapportages hebben gebruikt om een indruk te krijgen van de financiële gang van zaken en de kwaliteit van de managementinformatie. Wij hebben de bestuursrapportages niet gecontroleerd.

4.2.

Risicomanagement In de begroting (2023) en de jaarrekening (2021) wordt op uniforme wijze inzicht gegeven in de onderkende risico’s van IJsselstein. Risico’s en kansen en financiële gevolgen zijn vermeld en gekwantificeerd en per risico is benoemd welke beheersmaatregelen (kunnen) worden getroffen. IJsselstein geeft hiermee invulling aan risicomanagement. De risico’s zijn tevens voorzien van een terugblik op het voorafgaande jaar en een verwachting voor het hierop volgende jaar. Dit is positief. IJsselstein heeft opvolging gegeven aan de aanbevelingen die wij in onze eerdere rapportages hebben gedaan ten aanzien van risicomanagement. Zo is het proces van totstandkoming van de risicoparagraaf beschreven. De primaire verantwoordelijkheid over het toezicht op risicomanagement is belegd bij de concerncontroller en een groot aantal medewerkers is actief betrokken bij de totstandkoming van deze risicoparagraaf. IJsselstein beschikt nog niet over een specifiek overkoepelend risicobeheersingssysteem, waarmee de belangrijkste risico’s periodiek worden geïnventariseerd, geadresseerd, geëvalueerd en besproken met het college en de gemeenteraad. IJsselstein heeft ons de voorbereidingen en eerste ontwikkelingen voor een centraal risicomanagementsysteem getoond.

In deze eerste opzet zien wij dat voor alle bedrijfsvoeringsonderdelen de relevante risico’s geïdentificeerd zijn, tezamen met de interne beheersingsmaatregelen die IJsselstein gaat treffen of getroffen heeft om de risico’s af te dekken. Dit is een positieve ontwikkeling. Wij adviseren om dit model verder uit te werken en in te bedden in de P&C cyclus van IJsselstein, zodat het college en de gemeenteraad periodiek meegenomen worden in de belangrijkste risico’s en interne beheersingsmaatregelen om de geïdentificeerde risico’s af te dekken.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 17

4.3 .

Fraud eri sicoan aly se De gemeenteraad van IJsselstein heeft de verantwoordelijkheid om toezicht te houden op de fraudebeheersing door het college. Dit gegeven maakt het voor het college noodzakelijk om een toereikende frauderisicoanalyse op te stellen en periodiek te actualiseren. IJsselstein kent op dit moment nog geen geformaliseerde frauderisicoanalyse. In onze eerdere managementletters hebben wij een aanbeveling gedaan om een frauderisicoanalyse op te stellen en te formaliseren. IJsselstein heeft risico's en beheersingsmaatregelen toegevoegd aan de controleprogramma’s. Het college heeft de controleprogramma’s vastgesteld. Gelet op de controlerende en toezichthoudende rol van de gemeenteraad is het eveneens aan te bevelen om de frauderisicoanalyse periodiek te agenderen in de gemeenteraad of Auditcommissie. In paragraaf 3.5 rapporteerden wij dat wij over 2022 (verplicht) rapporteren over frauderisicoanalyse en fraudebeheersing in onze controleverklaring bij de jaarrekening van IJsselstein vanaf 2022. Voor het opstellen van de frauderisicoanalyse geven wij de volgende aandachtspunten mee die wij signaleren bij andere gemeenten: De frauderisicoanalyses van gemeenten beperken zich vaak tot het aspect ‘gelegenheid’ van de fraudedriehoek en specifiek op het onderdeel hard controls.

Om inzicht te krijgen in de ‘soft controls’ en ook in de onderdelen druk en rationalisatie van de fraudedriehoek is het van belang om ook de organisatiecultuur onderdeel van de analyse te maken. Hoe zorgt de organisatie voor een cultuur van openheid en integriteit waarbij eventuele misstanden bespreekbaar zijn en ook besproken worden? De analyses worden veelal ingestoken op de kans van optreden en financiële impact voor risico’s met economische gevolgen. Gezien de maatschappelijke rol van IJsselstein is het ook aan te bevelen om de maatschappelijke risico’s te identificeren en verder uit te werken conform het kans maal impact model. In de analyses wordt vaak geen onderscheid gemaakt tussen bruto risico’s (de kans en impact voor het treffen van interne beheersingsmaatregelen) en het netto risico’s (het resterend risico na het treffen van de interne beheersmaatregelen). Voor dit restrisico is het van belang om overeenstemming te bereiken met het governance orgaan (gemeenteraad) of de restrisico’s acceptabel zijn of middels beheersmaatregelen verder afgedekt moeten worden. Het periodiek testen van de onderkende beheersingsmaatregelen om vast te stellen dat deze maatregelen geïmplementeerd zijn en effectief werken vindt regelmatig plaats.

Wij stellen voor een fraude-stappenplan op te stellen met hierin de stappen die genomen moeten worden als een fraude zich onverhoopt toch voordoet binnen IJsselstein. Hoe borgt IJsselstein dat er bij vermoedens van fraude snel en adequaat onderzoek wordt verricht, data wordt veilig gesteld en, indien daadwerkelijk sprake is van fraude, de juiste acties worden ondernomen?

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 18

Een algemeen verbeterpunt is om naast de frauderisicoanalyse een overkoepelend misbruik en oneigenlijk gebruik beleid (M&O beleid) te ontwikkelen. M&O beleid gaat veelal verder dan de definitie van fraude door ook aandacht te besteden aan situaties waar de letter van de wet feitelijk wordt nageleefd, maar niet het doel van de wet. Hierbij is dan sprake van oneigenlijk gebruik. Het is van belang dat IJsselstein de risico’s voor oneigenlijk gebruik identificeert en kwantificeert, zodat vastgesteld kan worden of passende beheersmaatregelen aanwezig zijn om dit risico af te kunnen dekken.

5. Administratieve processen 5.1.

Verbijzonderde interne controle IJsselstein heeft de ambitie om het financieel beheer én het zelfcontrolerend vermogen verder te versterken. IJsselstein verricht verbijzonderde interne controle (hierna: VIC) voor de belangrijkste financiële processen. Deze verbijzonderde interne controle is voor uw organisatie van belang omdat de VIC inzicht geeft in de kwaliteit van de belangrijkste processen en de naleving van de rechtmatigheidseisen waaraan IJsselstein moet voldoen. Wij hebben de interne beheersing van die processen gecontroleerd die van materieel belang zijn voor de jaarrekening en de controle van de jaarrekening van IJsselstein. De volgende processen hebben wij getoetst tijdens deze interimcontrole: Inkopen (investeringen) en aanbestedingen (incl. betalingsverkeer) Personeels- en salarisadministratie Subsidieverstrekkingen Gemeentelijke bijdragen Uitgaven Jeugdzorg en Wmo Grondexploitatie Huren en pachten Belastingen en heffingen Leges omgevingsvergunningen Planning & control, waaronder de P&C rapportages en memoriaalboekingen

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 19

De controlewerkzaamheden zijn in nauw overleg met het controleteam voorbereid door uw kwaliteitsmedewerker AO/IC. Hierbij heeft de gemeente zorggedragen voor actuele procesbeschrijvingen en zijn de geselecteerde detailwaarnemingen als eerste beoordeeld door de kwaliteitsmedewerker AO/IC en waar nodig zijn bevindingen eerst door uw gemeente nader onderzocht. De kwaliteit van de ontvangen verbijzonderde interne controle voldoet. Wij kunnen bij onze controlewerkzaamheden goed gebruik maken van deze voorbereide werkzaamheden. De samenwerking met uw organisatie rondom de VIC verloopt constructief en prettig. De gemaakte afspraken vanuit eerdere jaren zijn door uw kwaliteitsmedewerker AO/IC zelfstandig doorgezet. Dit betreffen afspraken over de reikwijdte van de verbijzonderde interne controles, de omvang en selecties van posten en de werkprogramma’s. Naar aanleiding van de interim-controle zijn enkele van onze vragen nog openstaand en dienen bescheiden en onderbouwingen nog te worden aangeleverd aan het controleteam. Met uw Kwaliteitsmedewerker AO/IC is afgesproken dat deze vragen op korte termijn zullen worden beantwoord en de gevraagde informatie op korte termijn aan ons wordt aangeleverd.

Bevindingen verbijzonderde interne controle Onze focus tijdens onze interim-controle ligt vooral op de vraag of IJsselstein: alle processen en posten in beeld heeft die kunnen leiden tot een materiële afwijking in de jaarrekening van de gemeente; per proces en per post alle relevante risico’s heeft benoemd die kunnen leiden tot een materiële afwijking in de jaarrekening van de gemeente; voor alle onderkende relevante risico’s een maatregel van interne beheersing benoemt ter afdekking van deze risico’s; werkprogramma’s opstelt voor de interne controle per proces en per post die van voldoende kwaliteit is om materiële afwijkingen in de jaarrekening te kunnen signaleren; de verbijzonderde interne controle per proces en per post zichtbaar uitvoert in aansluiting met het werkprogramma; de verbijzonderde interne controle toereikend vastlegt en documenteert (achteraf toetsbaar en “reperformbaar”); naar aanleiding van de verbijzonderde interne controle de juiste, relevante en volledige bevindingen en afwijkingen opmerkt en adequaat documenteert; op basis van de geconstateerde bevindingen en afwijkingen de juiste conclusies trekt; evalueert wat het effect is van de bevindingen en de afwijkingen, evalueert of voldoende werkzaamheden zijn uitgevoerd door de gemeente en evalueert welke aanvullende werkzaamheden voorafgaand aan het opstellen van de jaarrekening nodig zijn door de gemeente.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 20

Onze detailbevindingen per proces hebben wij besproken met de gemeente. Wij volstaan met het rapporteren op hoofdlijnen van de belangrijkste bevindingen en/of aandachtspunten: Er wordt wel getoetst, maar niet altijd zichtbaar gemaakt dat – bijvoorbeeld door een werkprogramma – alle geïdentificeerde risico’s daadwerkelijk ondervangen worden met de VIC werkzaamheden. Deze noodzakelijke ontwikkeling is bekend binnen de organisatie. Bij de rapportage aan het einde van het jaar zal gebruik gemaakt worden van werkprogramma’s. Voor onze eindejaarscontrole zullen wij daarvan gebruik maken. De verwachting is dat richting het jaar van de rechtmatigheidsverantwoording deze ontwikkeling door IJsselstein gerealiseerd zal worden. IJsselstein heeft de belangrijkste risico’s en beheersingsmaatregelen beschreven. De belangrijkste frauderisico’s zijn echter nog niet beschreven. Hierdoor worden deze risico’s nog niet een-op-een vertaald naar de VIC werkzaamheden. Ook in de procesbeschrijvingen (en beheersingsmaatregelen) zijn de frauderisico’s veelal nog niet opgenomen. Voor een nadere toelichting op de frauderisicoanalyse zie paragraaf 4.3. Wij adviseren u om deze twee bevindingen en aandachtpunten te betrekken in de verbijzonderde interne controle voor de komende perioden.

Het biedt u tevens de mogelijkheid de opvolging van aanbevelingen structureel te monitoren en om een verdere structurele kwaliteitsimpuls te realiseren. Dit draagt bij aan het steeds verder ontwikkelen van de verbijzonderde interne controle en het zelf signaleren en corrigeren van afwijkingen. Tot slot merken wij het volgende op. De verbijzonderde interne controle wordt veelal uitgevoerd door één medewerker voor alle processen. Wij signaleren dat uw gemeente hierdoor kwetsbaar is. Om een kwalitatief goede verbijzonderde interne controle in continuïteit uit te voeren adviseren wij u, waar mogelijk, maatregelen te treffen. Tot slot melden wij dat de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden door IJsselstein hoofdzakelijk gegevensgericht en achteraf uitgevoerd worden. Het is de ambitie van IJsselstein dat een aantal processen op termijn procesgericht gecontroleerd kan worden en dat de accountant vervolgens zogenaamde systeemgerichte controles kan uitvoeren. Dit jaar is hiervoor een start gemaakt met het betalingsproces.

5.2 .

Procesbes chrijv ing en Het inrichten en beschrijven van de administratieve organisatie door middel van procesbeschrijvingen is een belangrijke waarborg voor een goede procesbeheersing.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 21

In onze voorgaande managementletters hebben wij geadviseerd om deze procesbeschrijvingen, waar nodig, te actualiseren. Wij gaven in overweging om hierbij per processtap ten minste de ‘5W-vragen’ te beantwoorden. Uw gemeente heeft opvolging gegeven aan deze aanbeveling door procesbeschrijvingen conform de 5W-vragen op te stellen. De volgende stap is om de specifieke interne beheersingsmaatregelen te onderkennen die van belang zijn om risico’s op afwijkingen van materieel belang af te dekken. Vervolgens kan de effectieve werking van deze beheersingsmaatregelen getoetst worden ter vervanging van de huidige opzet waarin de uitkomsten gegevensgericht en achteraf getoetst worden. Deze stap is noodzakelijk omdat IJsselstein processen binnen de VIC systeemgericht wil gaan toetsen. Wij benadrukken dat wij met onze aanbeveling niet bedoelen het opstellen van een handboek AO/IB.

5.3.

Normen- en toet singskader Het controleprotocol voor de accountantscontrole is door de raad op 10 maart 2016 vastgesteld. Onderdeel van dit controleprotocol is het normenkader rechtmatigheid. Dit is voorlopig vastgesteld door het college. Wij adviseren om voor de start van de controle van de jaarrekening het definitieve normen- en toetsingskader vast te stellen voor het verslagjaar 2022.

5.4. 5.4 .1.

Bevindingen administratieve processen Ink open en aan beste din gen (inc lus ief bet a li ngsv erke er) Het inkoop- en aanbestedingsproces is binnen IJsselstein decentraal belegd. De verantwoordelijkheid voor het op een rechtmatige wijze verrichten van inkopen en aanbestedingen ligt bij de budgetverantwoordelijken per afdeling. Door middel van een zogeheten spendanalyse op de crediteuren is door de Kwaliteitsmedewerker AO/IC tussentijds getoetst of opdrachten met een opdrachtwaarde boven de EU-aanbestedingsgrens conform de EUaanbestedingsregels zijn aanbesteed. Deze spendanalyse (tot en met juli 2022) is aan ons voorgelegd. Hieruit heeft IJsselstein de voorlopige conclusie getrokken dat een viertal inkopen (mogelijk) niet conform de EU-aanbestedingsregels is aanbesteed. De geschatte omvang hiervan blijft vooralsnog binnen de goedkeuringsmarges voor de jaarrekening en heeft daarmee (nog) geen gevolgen voor de strekking van de controleverklaring. Daarnaast is er nog een aantal dossiers waar (nog) geen uitsluitsel over de aanbestedingsrechtmatigheid beschikbaar is. Wij vragen u de spendanalyse bij te werken met de volledige crediteurenadministratie tot en met 2022 en uw conclusies en rechtmatigheidsoordeel op crediteurenniveau toe te voegen.

Wij hebben afgesproken dat aan de hand van de voorbereiding, toelichting en onderbouwing door IJsselstein wij vervolgens bij de jaarrekeningcontrole per aanbesteding zullen toetsen of wij ons kunnen vinden in de conclusies die uw gemeente heeft getrokken.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 22

Adviespunt: In eerdere managementletters hebben wij de overweging meegegeven om na te gaan of het mogelijk is om het advies of de begeleiding van IBMN als vereiste stap in te bedden in het aanbestedingsproces indien de geraamde opdrachtwaarde de Europese drempelbedragen overstijgt. Wij hebben begrepen dat het proces gewijzigd is en dat de inkoopstrategie bij inkopen boven de € 30.000 beoordeeld worden door het inkoopbureau. Interne inkoopregels IJsselstein heeft in het normenkader opgenomen dat door de gemeente en door de accountant de naleving getoetst moet worden van de interne eigen aanbestedingsrichtlijnen, als onderdeel van het “Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente IJsselstein 2020”. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid valt binnen het normenkader voor de financiële rechtmatigheid. De accountant rapporteert in het rapport van bevindingen over het toepassen van de gemeentelijke regelgeving omtrent inkopen en aanbesteden. De VIC heeft hierop getoetst en geconstateerd dat bij één factuur mogelijk niet in lijn met het inkoopbeleid is aanbesteed. Op dit moment beantwoord IJsselstein nog enkele vragen over de deelwaarnemingen op het inkoopproces. Eventuele aanvullende bevindingen rapporteren wij in ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2022. 5.4 .2.

Persoonsgeb onden budgette n (PGB ’s) Het is mogelijk de Jeugdzorg of Wmo niet in natura, maar via een zogenaamd persoonsgebonden budget (PGB) aan te vragen. De uitvoering van de PGB’s verloopt via de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Dit geldt ook voor de controle op de rechtmatigheid. De gemeente heeft hier geen invloed op. De accountant van de SVB heeft in voorgaande jaren geen goedkeurende controleverklaring verstrekt bij de PGB-verantwoording van de SVB. Onzeker is of het voor 2022 wel lukt om tot een goedkeurend oordeel te komen. De SVB voert geen controles uit op de prestatielevering. Dit zorgt ervoor dat bij een goedkeurende controleverklaring voor de SVB, gemeenten zelf nog moeten aantonen dat de prestaties zijn geleverd voor de verstrekte PGB’s. Uw gemeente heeft vorig jaar geen werkzaamheden verricht om de prestatielevering van de verstrekte PGB’s te controleren en aan te tonen. Voor 2022 verwachten wij dat de prestatielevering voor de PGB’s wederom onzeker zal zijn.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 23

5.4 .3.

Lege s om gevingsv erg unn ingen Het verstrekken van omgevingsvergunningen en het opstellen van bijbehorende legesbrieven heeft uw gemeente uitbesteed aan de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Regio Utrecht (OdrU). In eerdere managementletters hebben wij gerapporteerd dat geen nadere verantwoordings- en rapporteringsafspraken zijn gemaakt tussen OdrU en IJsselstein omtrent de door OdrU verstrekte omgevingsvergunningen en dat uw gemeente geen beheersmaatregelen heeft getroffen om de volledigheid van de leges uit omgevingsvergunningen zelf vast te stellen en te waarborgen. Hierin hebben zich ontwikkelingen voorgedaan, echter hebben deze ontwikkelingen onvoldoende resultaat opgeleverd. Actiepunt: In lijn met eerdere jaren hebben wij voor het huidige boekjaar met uw gemeente afgesproken dat intern een aansluiting wordt gelegd tussen SquitXO en Key2Financiën en dat de door ons geselecteerde bouwdossiers door uw gemeente bij OdrU worden opgevraagd en hierop interne controlewerkzaamheden worden uitgevoerd door de gemeente ten behoeve van de jaarrekeningcontrole. Dit om te voorkomen dat afwijkingen kunnen leiden tot fouten en/of onzekerheden ten aanzien van rechtmatigheid en getrouwheid. Bij de verbijzonderde interne controle over het eerste half jaar 2022 zijn fouten geconstateerd binnen dit proces.

Het is van belang dat de fouten uitgezocht worden en indien mogelijk worden hersteld. Adviespunt: Gezien het feit dat er geen ontwikkelingen zijn geweest in de rapporterings- en (tussentijdse) verantwoordingsafspraken met OdrU, adviseren wij u wederom om hierover in gesprek te treden en te blijven met OdrU.

5.4.4.

Huur- en pacht opb rengste n IJsselstein realiseert baten uit de verhuur en verpachting van gemeentelijk bezit. Gedurende onze interim-controle is gebleken dat de volledigheidsanalyse van de huur- en pachtopbrengsten voor het eerste halfjaar 2022 nog niet uitgevoerd dan wel afgerond is. De reden hiervoor is dat de brondata om de analyse te toetsen niet beschikbaar waren ten tijde van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden. Actiepunt: Wij hebben uw gemeente verzocht om deze volledigheidsanalyse op de huur- en pachtopbrengsten ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole af te ronden. Hierbij dient het vastgoed dat, volgens de Landelijke Voorziening Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), in gemeentelijk eigendom is, als startpunt genomen te worden. Van hier uit dient onderzocht te worden welke objecten wel en niet verhuurd worden. Van de verhuurde objecten is het van belang dat IJsselstein vaststelt dat alle gesloten contracten leiden tot een volledige opbrengstverantwoording in de financiële administratie.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 24

5.4 .5.

Parke eropbre n gste n De taken en processen die gerelateerd zijn aan het parkeerbeleid van IJsselstein zijn vanaf 1 januari 2022 overgeheveld naar P1 On Street BV (hierna: P1). In eerdere jaren hebben wij gerapporteerd dat IJsselstein en wij met de financiële verantwoordingen van uw voorgaande exploitant onvoldoende zekerheid gaven over de volledigheid van de door IJsselstein verantwoorde parkeeropbrengsten. Met P1 is afgesproken dat P1 jaarlijks financiële verantwoording aflegt aan IJsselstein over de opbrengsten uit straatparkeren, parkeergarages, parkeervergunningen en naheffingsaanslagen middels een gecontroleerde jaarverantwoording, voor het eerst over verslagjaar 2022. Hiermee stelt P1 vast dat de parkeerbaten juist zijn. De volledigheid van de parkeerbaten stelt IJsselstein vanaf 2022 vast door middel van (assurance)rapportages omtrent de getroffen beheersingsmaatregelen die toezien op het parkeerproces. Wij hebben de model assurance rapportages ontvangen en op hoofdlijnen beoordeeld. Voor het uitbestede proces parkeervergunningen hebben wij en de gemeente nog geen inzicht kunnen verkrijgen in de (te toetsen) beheersingsmaatregelen bij P1.

Actiepunt: Het is van belang dat IJsselstein de uitkomsten van deze accountantsproducten toetst om vast te stellen of de opzet, implementatie en werking van de getroffen beheersingsmaatregelen van het uitbestede parkeerproces voldoende is om de volledigheid van de parkeeropbrengsten zelfstandig vast te kunnen stellen.

5.4 .6.

Memoria alb oekin gen Binnen het proces van het administratief verwerken van memoriaalboekingen in de financiële administratie bestaat functiescheiding tussen het opstellen, het controleren en het verwerken van memoriaalboekingen. Het goedkeuren van de definitieve doorboeking van memoriaalboekingen gebeurt door de financieel consulent. Wanneer de aanvraag voor een memoriaalboeking bij de budgetbeheerder afkomstig is hebben wij vastgesteld dat de uiteindelijke memoriaalboeking niet altijd zichtbaar gecontroleerd wordt door de budgethouder. Wij adviseren IJsselstein om voor de autorisatie van correcties via memoriaalboekingen dezelfde grenzen te hanteren die in de budgethoudersregeling voor verplichtingen genoemd worden:

Daarnaast constateerden wij in voorgaande jaren dat correcties via memoriaalboekingen tussen kostenplaatsen en budgetten niet separaat geautoriseerd en goedgekeurd werden door de budgethouders.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 25

Vanaf 2022 is dit advies opgevolgd. De medewerker financieel beheer stuurt periodiek een correctielijst ter accordering aan de budgetbeheerders. Op deze wijze is er altijd functiescheiding en een zichtbare accordering op de correcties aanwezig. Voor deze correctielijst geven wij eveneens het hierboven genoemde advies om de goedkeuringsgrenzen van de budgethoudersregeling te hanteren. Als laatste herhalen wij ons advies om de volgende onderdelen toe te voegen aan het model voor memoriaalboekingen: uniek identificatiekenmerk (documentnummer); reden voor de boeking; welke documentatie ter onderbouwing dient per onderdeel; wie het model heeft opgesteld inclusief datumnotering; wie akkoord heeft gegeven op de boeking.

5.5 .

Gron dexploitat i e IJsselstein kent 1 actieve grondexploitatie, namelijk grondexploitatie Binnenstad. De grondexploitatie kent een looptijd tot en met 2025. De grondexploitatieberekeningen worden eenmaal per jaar geactualiseerd. Actualisatie vindt plaats voorafgaand aan het opstellen van de jaarrekening. Op basis van nog op te stellen actualisaties toetsen wij een juiste (actuele en reële) waardering van de grondexploitaties en dus het onderhandenwerk per ultimo 2021 van IJsselstein. Wij toetsen de uitgangspunten en de onderbouwing van de ramingen. Dit om een oordeel te geven over het proces van totstandkoming van een kwalitatieve en betrouwbare grondexploitatieberekening en dat de uitgangspunten en onderbouwingen zijn gebaseerd op gedegen onderzoek door en namens IJsselstein. Voor onze toets bij de jaarrekeningcontrole zullen wij gebruik maken van door IJsselstein nog aan te leveren informatie, documentatie, analyses en position papers. Onze bevindingen zullen wij rapporteren in ons accountantsverslag. Onze werkzaamheden staan gepland voor begin volgend jaar, nadat de raad de grondexploitatieberekeningen heeft vastgesteld. Over onze werkzaamheden en bevindingen zullen wij rapporteren in ons accountantsverslag bij de jaarrekening.

5.6 .

B tw en Vp b Wij hebben vernomen dat er in 2022 een boekenonderzoek plaats heeft gevonden door de Belastingdienst over meerdere boekjaren tot en met 2021. Hieruit komen enkele bijzonderheden. Na afronding van het boekenonderzoek ontvangen wij graag de uitkomsten. Wij herhalen het belang om periodiek de btw-labeling extern te laten toetsen.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 26

In 2022 is de voorlopige Vpb-aanslag over 2022 ontvangen. De hoogte van deze aanslagen ligt in lijn met de hoogte van de Vpb-last in eerdere jaren. Volgens de organisatie hebben er zich geen verdere ontwikkelingen voorgedaan rondom de Vpb. Wij zullen over eventuele ontwikkelingen ten tijde van de jaarrekeningcontrole rapporteren in ons accountantsverslag.

6. ICT-management en informatiebeveilig ing IJsselstein heeft het technisch beheer van de IT-infrastructuur en het databasebeheer ondergebracht bij de gemeente Gouda. Een uitzondering hierop betreft de servers die gebruikt worden ten behoeve van zaaksysteem Mozard. Deze infrastructuur is bewust achtergebleven bij de gemeente IJsselstein. Daarnaast is IJsselstein (nog steeds) verantwoordelijk voor het functioneel beheer van de applicaties die uw gemeente gebruikt. Om inzicht te krijgen in het ICT-landschap van IJsselstein hebben wij informatie opgevraagd over: het netwerk, de besturingssystemen en dataverbindingen en de beveiligingsmaatregelen voor inbreuk vanuit en van buiten de organisatie; de in gebruik zijnde hardware en de daarbij behorende fysieke en logische (toegangs)beveiliging; de positionering en inrichting van de ICT-organisatie, het systeembeheer en de procedures voor het implementeren van systeemwijzigingen (changemanagement); back-upprocedures en uitwijkmogelijkheden; de belangrijkste applicaties, gegevensopslag en -uitwisseling, het applicatiebeheer en de logische toegangsbeveiliging. Deze informatie vormt een belangrijke basis voor het inzicht in de opzet van het ICT-management binnen IJsselstein en het onderkennen van eventuele risico’s voor de betrouwbaarheid, continuïteit en beveiliging van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

IJsselstein maakt gebruik van de gemeente Gouda als dienstverlener voor de IT inrichting en beheer. Dit betekent dat Gouda de ICT-infrastructuur, zoals servers, netwerken, het platform en het technisch beheer van de applicaties verzorgt en onderhoudt. De continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking is hierdoor in sterke mate afhankelijk van de gemeente Gouda.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 27

Baseline informatiebeveiliging Overheid In onze voorgaande managementletter concludeerden wij dat niet alle BIOmaatregelen werden getoetst door de IT-auditor. Omdat het onderzoeksobject alleen op de ICT inrichting vanuit de overeenkomst met Gouda is gericht, is voorgaand jaar niet getoetst of het algehele informatiebeveiligingsbeleid en de organisatorische inrichting van IJsselstein aan de BIO-maatregelen voldoen. Daarnaast rapporteerden wij dat op enkele onderdelen de ICT-inrichting nog niet voldeed aan de BIO-maatregelen. Wij hebben de opvolging van onze aandachtspunten in de vorige managementletter nog niet vast kunnen stellen, Enerzijds doordat er (nog) geen IT-audit rapportage over de ICT inrichting GouweIJssel 2022 beschikbaar is en anderzijds doordat wij geen informatie hebben ontvangen omtrent het eigen informatie(beveiligings)beleid. Om bovenstaande reden kunnen wij op basis onze interim-controle nog geen uitspraken doen over de betrouwbaarheid, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid van de automatiseringsomgeving en over de eventuele risico’s en beheersing daarvan door IJsselstein. Deze nog te ontvangen informatie betrekken wij bij onze controlewerkzaamheden.

Eventuele tekortkomingen voor onze controleopdracht voor de jaarstukken als het gaat over de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking van IJsselstein rapporteren wij in ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2022.

7. Vooruitblik externe verantwoording 2022 U streeft ernaar de jaarstukken begin mei 2023 aan te bieden voor controle. Van belang is dat er bij de start van de jaarrekeningcontrole een complete set van jaarstukken met onderliggend jaarrekeningdossier aanwezig is. Aan de organisatie verstrekken wij een lijst van op te leveren stukken ten behoeve van het opsteldossier van IJsselstein. Bij de interim-controle hebben wij de verbijzonderde interne controle over het eerste halfjaar 2022 beoordeeld. Wij hebben met uw organisatie afgesproken om meerdere contactmomenten in te plannen de komende periode om het derde en het vierde kwartaal van 2022 te controleren. IJsselstein en wij hebben dan extra aandacht voor de financiële stroom als gevolg van Oekraïne.

8. Slot Wij vertrouwen erop u met deze managementletter een goed beeld te hebben gegeven van onze bevindingen en aanbevelingen bij de controle van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen. Wij adviseren om de in dit verslag opgenomen bevindingen en aanbevelingen te evalueren en op te nemen in een actieplan. Desgewenst kunnen de verantwoordelijke functionarissen altijd contact met ons opnemen om nader van gedachten te wisselen. Wij zijn uiteraard graag bereid om een en ander nader toe te lichten.

Managementletter 2022

Gemeente IJsselstein

Pagina 28