Voortgang Informatiebeleidsplan 2024-2028 - stand van zaken 1-1-2025 - incl. Projectenboek 2025

INFORMATIEBELEIDSPLAN 2024-2028 Gemeente Hulst

maart 2025

Voortgang Informatiebeleidsplan 2024-2028 Gemeente Hulst

Versiedatum : 21 maart 2024 Versie : 1.2 Auteur : H. Dahlmans Documentnaam : Voortgang informatiebeleidsplan 2024-2028 stand van zaken 1-1-2025.docx

INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding ............................................................................................................. 3 Aanleiding en doelstelling ............................................................................................. 3 Waarom informatiebeleid ............................................................................................. 3 Urgentie en noodzaak .................................................................................................. 3

2 Stand van zaken projecten projectenplan 2024, 1-1-2025 ............................................. 4 Terugblik op uitvoering projecten in 2024........................................................................ 5

3 Projecten 2025 .................................................................................................... 6 4 Middelen ........................................................................................................... 10

Pag.

2

1 INLEIDING Aanleiding en doelstelling De gemeenteraad van de gemeente Hulst heeft op 22 maart 2024 het Informatiebeleidsplan 20242028, inclusief het projectenboek voor 2024, vastgesteld en de bijbehorende middelen voor de realisatie van die projecten beschikbaar gesteld. Nu bestaat de behoefte om de resultaten van het Projectenboek 2024 te evalueren en de uit te voeren projecten voor 2025 te definiëren.

Waarom informatiebeleid Informatie is een van de voornaamste bedrijfsmiddelen van de gemeentelijke organisatie, want de gemeente is een informatie verwerkend bedrijf en groeit naar een informatie gestuurde organisatie. Toegankelijke en betrouwbare informatie is essentieel voor het goed kunnen besturen: een gemeente die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar en servicegericht is, die transparant en proactief verantwoording aflegt aan klanten en gemeenteraad en die met minimale middelen maximale resultaten behaalt. Toegankelijke, betrouwbare en integere informatie is een belangrijke voorwaarde voor een goede dienstverlening. Het toegankelijk maken van informatie kost tijd en vraagt om middelen en is daarmee kostbaar. De gewenste informatievoorziening is ondersteunend aan de ambitie van de gemeente om een flexibele, schaalbare, modulaire, toekomstgerichte, betrouwbare en wendbare overheid te zijn.

Urgentie en noodzaak De urgentie om uitvoering te geven aan het Informatiebeleidsplan 2024-2028 is gebaseerd op de uitdagingen die de afgelopen jaren maar ook dit jaar op de gemeente Hulst afkomen, zoals maatschappelijke ontwikkelingen (o.a. informatiemaatschappij, transparantie, inclusie), wet- en regelgeving (o.a. Wet open overheid, Wet modernisering elektronische bestuurlijk verkeer) en technologische ontwikkelingen (o.a. kunstmatige intelligentie, Microsoft365, moderne werkplek). Tevens is er behoefte aan inzicht in de ontwikkelsporen, bijbehorende middelen (budgetten en capaciteit) en de doorontwikkeling van de beheerorganisatie, op maat en schaal passend bij de gemeente Hulst.

Pag.

3

2 STAND VAN ZAKEN PROJECTEN PROJECTENPLAN 2024, 1-1-2025 Projectenplan 2024 Begroot

Realisatie

Restant

Projecten uitgevoerd en afgerond 1.1 1.3 1.6 1.15 3.1 3.2 5.1 5.2 O.3 Nieuw

Koppeling Suite4SociaalDomein - Djuma Koppeling Key2Financiën – Djuma Koppeling Centric Begraven – Djuma Implementatie e-Diensten Burgerzaken Gap-analyse NIS2 Risicoanalyse op tekortkomingen (NIS2) Uitrol AutoCAD werkplekken Aanschaf nieuwe digitale werkplekinrichting Mobiele werkplekken medewerkers garage bij gemeentewerken Presentatieopstellingen vier vergaderruimten

Afgerond Afgerond Afgerond Afgerond Afgerond Afgerond Afgerond Afgerond Afgerond Afgerond

€0 € 18.870 -€ 18.870 €0 € 9.520 -€ 9.520 € 5.000 € 14.250 -€ 9.250 € 35.000 € 51.723 -€ 16.723 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 € 26.380 -€ 26.380 Ten laste van vervangingsbudget hardware € 2.500 € 9.696 -€ 7.196 €0

€ 31.129

-€ 31.129

Gestart Gestart Gestart Gestart Gestart

€0 € 60.000 € 8.000 €0 €0

€ 4.700 €0 €0 €0 € 32.000

-€ 4.700 € 60.000 € 8.000 €0 -€ 32.000

Gestart Gestart Gestart

€ 21.000 €0 €0

€0 €0 €0

€ 21.000 €0 €0

Gestart Gestart Gestart Gestart

€ 25.000 € 25.000 €0 €0

€0 €0 €0 €0

€ 25.000 € 25.000 €0 €0

Gestart

€ 60.000

€ 33.191

€ 26.809

Gestart Gestart Gestart Gestart

€0 € 20.000 €0 €0

€0 € 17.840 € 6.500 €0

€0 € 2.160 -€ 6.500 €0

Gestart

€0

€ 2.597

-€ 2.597

€0

€0

248.700

77.800

Projecten gestart, maar nog niet afgerond 1.2 1.5 1.7 1.12 1.13 1.16 1.9 2.1 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.7 5.3 5.4 O.4 Nieuw

Koppeling Key2Subsidies Opschonen Corsa Aanschaf en inrichten archiefmodule MOOR Optimalisatie inrichting processen Djuma Vergroten digitale vaardigheden medewerkers Digitalisering P&O dossiers Verbeteren Bestuurlijk Besluitvormingstraject Opstellen plan van aanpak datagedreven werken 2024 Opschonen netwerkschijven Opschonen mailboxen Uitfaseren netwerkschijven Nieuwe structuur voor samenwerking in MSTeams Verdergaande verSaaSing van het applicatielandschap Uitfaseren gemigreerde applicaties Pilot moderne werkplek Uitrol moderne werkplek Implementatie Wet modernisering elektronische bestuurlijk verkeer (Wmebv) Conversie Centric Key2Eigendommen naar VBS Online (Metafoor)

Projecten nog niet gestart 1.8 1.10 1.11 1.14 2.2 2.3 2.4 4.6 5.5 O.1 O.2 O.5 O.6

Aanschaf en inrichten archiefmodule Motion Informatiebeheer in vakarchieven Adoptie digitaal zaakgericht werken Verbeteren digitaal werken en vergroten digitaal bewustzijn en dienstverlening buitendienstmedewerker Uitvoeren plan van aanpak datagedreven werken 2024 Businesscase intern datamagazijn (ODS) Datagedreven werken – spelregels en uitgangspunten Organiseren beheer Microsoft365 Adoptie en scholing medewerkers Ondersteuning verbouwing gemeentewinkel Ondersteuning verbouwing gemeentewerken

Nog niet gestart Nog niet gestart Nog niet gestart Nog niet gestart

€ 10.000 €0 € 25.000 €0

Nog niet gestart

€0

Nog niet gestart Nog niet gestart

€ 15.000 €0

Nog niet gestart Nog niet gestart Nog niet gestart Nog niet gestart

€0 € 15.000 €0 €0

Implementatie Wet open overheid (Woo) Implementatie Besluit Digitale Toegankelijkheid (BDTO)

Nog niet gestart Nog niet gestart

€0 0

Geparkeerd

€0

Projecten geparkeerd 1.4

Uitrol PIP / MijnOverheid.nl

Totaal 326.500

Pag.

4

Terugblik op uitvoering projecten in 2024 In het vorige hoofdstuk is aangegeven welke projecten er in 2024 zijn uitgevoerd en welke projecten zijn doorgeschoven in de planning. In de stuurgroep heeft op basis van de realisatie in 2024 een evaluatie plaats gevonden. Uit die evaluatie kwamen de volgende bevindingen: De volgende werkzaamheden hebben in 2024 veel capaciteit gevraagd van de medewerkers van het team Informatievoorziening en Automatisering: - Aanbesteding nieuwe hardware ICT-werkplekken; - Uitrol nieuwe hardware ICT-werkplekken; - Afvoeren oude hardware ICT-werkplekken; - Inrichting nieuwe ICT-werkplek. Deze werkzaamheden zijn onderdeel van project 5.2: ‘Aanschaf nieuwe digitale werkplekinrichting’ en project 5.3: ‘Pilot moderne werkplek’. Daarnaast is er door een extern bureau een nulmeting uitgevoerd voor de projecten: - 1.5: Opschonen Corsa - 1.16: Digitalisering P&O dossiers - 4.1: Opschonen netwerkschijven - 4.2: Opschonen mailboxen - 4.3: Uitfaseren netwerkschijven Dit heeft geleid tot een aantal aanbevelingen voor deze projecten.

Pag.

5

3 PROJECTEN 2025 Voor de definitie van nieuwe projecten in het Projectenplan 2025 komt de focus te liggen op de volgende zes sporen: 1. Digitaal zaakgericht werken. Verdere uitrol van het digitaal zaakgericht werken. 2. Datagedreven werken. 3. Informatieveiligheid en Privacy. Voldoen aan de eisen vanuit de BIO 2.0 en de AVG; 4. IT-sourcing en Cloud. 5. Moderne werkplek. 6. Overig: Ondersteuning van de gehele informatievoorziening. Spoor 1: Digitaal zaakgericht werken 1.1 Koppeling Key2Subsidies 1.2

Opschonen Corsa

1.3

Aanschaf en inrichten archiefmodule MOOR

1.4

Verbeteren Bestuurlijk Besluitvormingstraject

1.5

Optimalisatie inrichting processen Djuma

1.6

Vergroten digitale vaardigheden medewerkers

1.7

Digitalisering P&O dossiers

1.8

Inrichten archiefmodule Motion

1.9

Informatiebeheer in de vakarchieven

1.10

Verbeteren digitaal werken en vergroten digitaal bewustzijn en dienstverlening buitendienstmedewerkers

1.11

eDienst Huwelijk en Partnerschap (Burgerzaken)

Met de koppeling tussen de vakapplicatie Key2Subsidies en Djuma realiseren we een digitaal zaakgerichte opslag van de documenten Corsa is het oude postregistratiesysteem en zal na opschoning en het zekerstellen van archiefwaardige documenten worden gesaneerd Met de aanschaf en inrichting van een vakarchief van de vakapplicatie MOOR (kabels en leidingen) realiseren we een digitaal zaakgerichte opslag van de documenten De inrichting van het bestuurlijk besluitvormingstraject (ambtelijk) behoeft vernieuwing. Na de initiële inrichting van Djuma in 2023 wordt met alle procesbeheerders die inrichting geëvalueerd en desgewenst verbeterd Een moderne, veilige informatievoorziening verlangt digibewuste medewerkers. Met het vergroten van de digitale vaardigheden willen we bereiken dat hun vaardigheden beter aansluiten op de uitgangspunten en randvoorwaarden van digitaal werken bij de gemeente Hulst. De P&O dossiers zijn op dit moment nog analoog en moeten worden gedigitaliseerd Met de aanschaf en inrichting van een vakarchief van de vakapplicatie Motion (HRM) realiseren we een digitaal zaakgerichte opslag van de documenten Naast het informatiebeheer in Djuma moet ook, door de komst van vakarchieven, het informatiebeheer worden ingeregeld voor die vakarchieven Digitalisering neemt een steeds grotere rol in bij de werkzaamheden van de buitendienst.

Dat vraagt kennis en vaardigheden bij de buitendienstmedewerkers om een goede betrouwbare dienstverlening te kunnen leveren.

Gestart in 2024

Met dit loket kunnen burgers online afspraken plannen en beheren. Het digitale huwelijksdossier wordt geautomatiseerd gekoppeld met

Nieuw

Gestart in 2024 Gestart in 2024 Gestart in 2024 Gestart in 2024 Gestart in 2024

Gestart in 2024 Nieuw Nieuw Nieuw

Pag.

6

1.12

Module Raadplegen derden (Burgerzaken)

1.13

Module Inzicht (Burgerzaken)

Spoor 2: Datagedreven werken 2.1 Opstellen plan van aanpak datagedreven werken 2.2

Aanschaf en inrichting gegevensmagazijn

2.3

Uitvoeren plan van aanpak datagedreven werken

2.4

Beleid geo-informatie

Spoor 3: Informatieveiligheid en Privacy 3.1 Microsoft365-security uitbreiding t.b.v. BIO 2.0 3.2

Uitvoeren pentest

3.3

Architectuurplaat

Spoor 4: IT-sourcing en Cloud 4.1 Opschonen netwerkschijven

Burgerzaken. Reserveringen worden geautomatiseerd geagendeerd met de trouwlocatie en de BABS. Met deze module wordt toegang verleend voor het raadplegen van gegevens van inwoners aan o.a. de afdelingen binnen Hulst. Deze module vervangt huidige functionaliteit in Key2Burgerzaken. Met deze module kunnen binnen het digitale proces ‘doorgeven verhuizing’ binnen en naar de gemeente de reguliere verhuizingen sneller, nauwkeuriger en automatisch verwerkt.

Nieuw Nieuw

Op basis van de reeds geïnventariseerde informatie bij de teamleiders wordt een plan van aanpak opgesteld voor 2025 Voor het datagedreven werken moet er een gegevensmagazijn worden aangeschaft en ingericht, waarop de analyses en rapportages kunnen worden gebouwd. Op basis van de resultaten van project 2.1 worden de daarin benoemde acties uitgevoerd en geëvalueerd. Het toekomstig beleid van de geo-informatie binnen de gemeente Hulst is aan vernieuwing toe. Op basis van dit beleid kan ook de uitvoering worden uitgewerkt naar (beheer)functies, processen, techniek, informatiestromen, etc.

Gestart in 2024

Op basis van de aangescherpte eisen in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid versie 2.0 moet aanvullende security functionaliteit worden aangeschaft. Met behulp van een pentest wordt onze omgeving ‘aangevallen’ om te onderzoeken waar zich mogelijke kwetsbaarheden in de beveiliging van de omgeving voordoen. Met een architectuurplaat is helder welke informatiesystemen in Hulst worden gebruikt en hoe de verschillende informatiesystemen met elkaar zijn verbonden. Dat geldt voor de in gebruik zijnde applicaties, de verbindingen met landelijke voorzieningen en de onderliggende servers en services.

Nieuw

De informatie op de netwerkschijven is ongestructureerd en voldoet niet aan wet- en regelgeving. Die informatie gaan we opschonen en de archiefwaardige informatie wordt duurzaam bewaard en toegankelijk gemaakt.

Gestart in 2024

Nieuw Nieuw Nieuw

Nieuw Nieuw

Pag.

7

4.2

Uitfaseren gemigreerde applicaties

4.3

Geo-informatie extern plaatsen en beschikbaar maken

Spoor 5: Moderne werkplek 5.1 Pilot moderne werkplek Microsoft

5.2

Uitrol moderne werkplek Microsoft

5.3

Nieuwe structuur MS-Teams

5.4

Beheer Microsoft365

5.5

Adoptie en scholing medewerkers

Spoor 6: Overig 6.1 Implementatie Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) 6.2 6.3 6.4

Ondersteuning verbouwing Gemeentewinkel Ondersteuning verbouwing Gemeentewerken Implementatie Wet open overheid (Woo)

6.5

Implementatie Besluit Digitale Toegankelijkheid (BDTO)

6.6

Aanbesteding nieuwe kopieer-/printapparatuur

Applicaties die van on-premise verSaaSt zijn en waar de oude versie nog actief is kunnen uitgefaseerd worden (Key2Betalen, Key2Vergunningen, Key2Begraven, Key2Parkeren en Key2Eigendommen) Voor het raadplegen van de thematische geografische kaartlagen door de buitendienstmedewerkers en burgers moet deze informatie buiten het netwerk van de gemeente Hulst beschikbaar zijn.

Gestart in 2024

Op basis van de resultaten van de Proof of Concept (PoC) en op basis van een representatieve selectie van applicaties wordt een pilot uitgevoerd van de Moderne werkplek van Microsoft met de nieuwe laptops. Op basis van de resultaten van de project 5.1 wordt organisatiebreed de Moderne werkplek uitgerold op de nieuwe laptops. Als vervanging van de netwerkschijven gaan we een nieuwe (samenwerk)structuur introduceren in MS-Teams Door het verdergaande gebruik van Microsoft365 moet ook het functioneel beheer van deze omgeving worden opgepakt. Met de adoptie van het digitaal zaakgericht werken willen we bereiken dat alle medewerkers werken volgens de uitgangspunten en randvoorwaarden van het digitaal zaakgericht werken

Gestart in 2024

De Wmebv gaat over spelregels waarop de overheid digitaal moet communiceren naar burgers en bedrijven. Ingangsdatum van deze wet is 1-1-2026

Gestart in 2024

Op basis van de impactanalyse is een plan van aanpak opgesteld voor de implementatie van de Woo. Overheden zijn verantwoordelijk voor een goede toegankelijkheid voor al haar websites en apps en voor voor websites en apps van derden die namens de gemeente digitale diensten aanbieden of communiceren met burgers en bedrijven. Het contract met de huidige leverancier van de kopieer/printapparatuur loopt in 2025 af en daarvoor moet een nieuw aanbestedingstraject worden doorlopen om te komen tot een nieuw contract.

Nieuw

Gestart in 2024 Gestart in 2024 Nieuw Nieuw

Nieuw Nieuw Nieuw Nieuw

Nieuw

Pag.

8

6.7 6.8

Ondersteuning nieuwbouw steunpunt Gemeentewerken Kloosterzande Klinkende Taal

6.9

Vernieuwing gemeentelijke website

Nieuw Klinkende Taal helpt de schrijver om zijn tekst in B1 te schrijven. De schrijver ziet met één druk op de knop welke alinea’s, zinnen en woorden lastig zijn voor de lezer. Ook krijgt de schrijver suggesties. De huidige website voldoet niet aan alle eisen ten aanzien van digitale toegankelijkheid. Daarnaast is er behoefte aan eenvoudiger contentbeheer.

Nieuw Nieuw

Pag.

9

4 MIDDELEN Spoor 1: Digitaal zaakgericht werken 1.1 Koppeling Key2Subsidies 1.2 Opschonen Corsa (deel 2025) 1.3 Aanschaf en inrichten archiefmodule MOOR 1.4 Verbeteren Bestuurlijk Besluitvormingstraject 1.5 Optimalisatie inrichting processen Djuma 1.6 Vergroten digitale vaardigheden medewerkers 1.7 Digitalisering P&O dossiers 1.8 Inrichten archiefmodule BCS-Motion 1.9 Informatiebeheer in de vakarchieven 1.10 Verbeteren digitaal werken en vergroten digitaal bewustzijn en dienstverlening buitendienstmedewerkers 1.11 eDienst Huwelijk en Partnerschap (Burgerzaken) 1.12 Module Raadplegen derden (Burgerzaken) 1.13 Module Inzicht (Burgerzaken) Spoor 2: Datagedreven werken 2.1 Opstellen plan van aanpak datagedreven werken 2.2 Aanschaf en inrichting gegevensmagazijn 2.3 Uitvoeren plan van aanpak datagedreven werken 2.4 Beleid geo-informatie Spoor 3: Informatieveiligheid en Privacy 3.1 Microsoft365-security uitbreiding t.b.v. BIO 2.0 3.2 Uitvoeren pentest 3.3 Architectuurplaat Spoor 4: IT-sourcing en Cloud 4.1 Opschonen netwerkschijven 4.2 Uitfaseren gemigreerde applicaties 4.3 Geo-informatie extern plaatsen en beschikbaar maken 4.4 Onderzoek (en migratie) Key2DDS naar de cloud Spoor 5: Moderne werkplek 5.1 Pilot moderne werkplek Microsoft 5.2 Uitrol moderne werkplek Microsoft

Hardware

Software

Opleiding

Implementatie € 1.500 € 30.000 € 2.500

Structureel

Interne uren 20 uren 500 uren (DIV)

€ 10.000 40 uren 800 uren

€ 30.000 € 15.000

200 uren 200 uren 150 uren 40 uren

€ 18.000 € 35.000 € 3.000 € 6.100

€ 5.460 € 3.500 € 2.184

20 uren 20 uren 20 uren

€ 10.000

€ 10.000

80 uren 1.200 uren structureel 200 uren

€ 15.000 € 10.000 € 15.000 € 5.000

€ 10.000

€ 60.000 € 2.000

€ 25.000 € 10.000

16 uur per medewerker € 9.000

€ 10.000 € 10.000

€ 40.000 € 45.000

80 uur per tester

Pag. 10

5.3 Nieuwe structuur MS-Teams 5.4 Beheer Microsoft365 5.5 Adoptie en scholing medewerkers Spoor 6: Overig 6.1 Implementatie Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) 6.2 Ondersteuning verbouwing Gemeentewinkel 6.3 Ondersteuning verbouwing Gemeentewerken 6.4 Implementatie Wet open overheid (Woo) 6.5 Implementatie Besluit Digitale Toegankelijkheid (BDTO) 6.6 Aanbesteding nieuwe kopieer-/printapparatuur 6.7 Ondersteuning nieuwbouw steunpunt Gemeentewerken Kloosterzande 6.8 Klinkende Taal De kosten zijn reeds beschikbaar gesteld in een B&W besluit en zijn daarom niet meegenomen in de totaaltelling. 6.9 Vernieuwing gemeentelijke website Totaal investeringen 2025

80 per key-user 600 uren structureel

€ 7.000

€ 18.000

€ 10.000

€ 40.000

(€ 1.000)

(€ 15.900)

€ 50.000

€ 25.000

€ 328.100

€ 134.144

200 uren

280 uur per medewerker

Pag. 11