verslag cie middelen 25 januari 2024

Verslag Commissievergadering Middelen d.d. 25 JANUARI 2024 Aanwezig: J. Alvarez (GHH), F.J.C Smits (PvdA), P. van de Kerkhove (CDA), P. Erpelinck (D66), E. Naessens (VVD), J. van Eck (HP), M. Segers (ABGH), J. Prins (ABGH), T. Willaert (fractie Willaert), D. Steijaert (wethouder), M. Marin (afdelingshoofd), J Scheele (controller), A. Praet (beleidsambtenaar), J. Roelands (plv. voorzitter), D. Van Bunder (raadsgriffier). Afwezig: C. de Kraker (VVD) M. Eckhardt (fractie Eckhardt) , P. de Bruijn (FvD) 1.

Opening De voorzitter opent de vergadering en meldt de afwezigen.

2.

Mededelingen Wethouder Steijaert zegt dat er, gisteren, een presentatie is gegeven op het Reynaertcollege aan de raad. De commissie/raad kan een hand-out van de presentatie tegemoet zien (RIS). Hij zegt dat het hoger beroep omtrent ‘Precariorechten’ heeft plaatsgevonden voor het hof van Den Bosch. Deze zaak draait om een tweetal punten. Allereerst de vraag in hoeverre het beroep van de gemeente rondom de aanslag 2016 die afwijkt van de onherroepelijke uitspraak rondom de aanslag 2015. Het tweede punt behelst de omvang van de gedoogplicht. Zaken waaronder leidingen, die de gemeente moet gedoen, mogen niet worden belast met precariobelasting. Hij verwacht binnen zes weken een uitspraak. De heer van Eck vraagt of de afwijzing van 2015 financiële gevolgen heeft. Wethouder Steijaert zegt dat 2015 afgewikkeld is. De aanslagen zijn terugbetaald. Het gaat nu om 2016 en verder. Het gaat over een totaalbedrag van drie miljoen euro. Dit bedrag staat in een reserve, mocht de uitspraak negatief uitpakken. De heer van Eck vraagt naar het bedrag over het jaar 2015. Wethouder Steijaert antwoordt dat het om een bedrag gaat van circa € 550.000,--. De voorzitter concludeert dat er verder geen mededelingen meer zijn.

3.

Vaststelling agenda De heer Smits merkt op dat er geen raadsvoorstellen op de agenda staan. Hij meent dat afgesproken is dat presentaties niet langer in een commissie gehouden zouden worden. De voorzitter zegt dat de agendacommissie besluit of de commissievergadering doorgaat. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

4.

Verslag van de vergadering van 7 december 2023 Er zijn geen tekstuele wijzigingen binnengekomen. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

5.

Spreekrecht burgers

Er zijn geen insprekers. 6.

Nieuws van de gemeenschappelijke regelingen/verbonden partijen Er is geen nieuws te melden.

7.

Raadsvoorstellen voor de raadsvergadering van 8 februari 2024 Er zijn geen raadsvoorstellen.

8.

Toelichting door de Accountant op het controleplan begrotingsjaar 2023 en overige ontwikkelingen De voorzitter geeft het woord aan de accountants van Deloitte. De heer van Vugt zegt dat het wettelijk geregeld is dat de accountant eenmaal per jaar met de opdrachtgever rond de tafel zit. De presentatie zal als bijlage aan het verslag toegevoegd worden. De heer Schmelzer verduidelijkt het boekjaar 2023 aan de hand van sheets. De heer van Vugt geeft de wijzigingen door betreffende de rechtsmatigheidsverantwoording. Hij zegt dat de accountant, naast de cijfers, de beweringen van het college in de rechtmatigheidsverklaring nakijkt. De Gemeente toetst de rechtmatigheid. Heeft het college gehandeld binnen de wettelijke kaders? De accountant toetst de getrouwheid waarbij dus wordt beoordeeld of de beweringen van het college van B&W juist zijn. De heer Willaert vraagt of de accountants leidraden aan het college kunnen geven over de meest efficiënt mogelijke werkwijze. De heer Erpelinck vraagt of de accountant ook de voorgeschreven functiescheiding of de protocollen controleren. Hij vraagt een verduidelijking over de genoemde drie procent. De heer van Eck vraagt hoe de controle van de accountants gaat plaatsvinden gezien de hoeveelheid wetten en regels.

De heer Smits vraagt of de gemeente protocollen krijgt hoe zij de rechtmatigheid van handelen kunnen bevestigen en hoe zij de documenten moeten aanleveren. De heer Prins vraagt naar de vervolgstappen van de accountants wanneer zij geen getrouw beeld kunnen schetsen van de rechtmatigheid die door het college is afgelegd. De heer van Vugt zegt de organisatie natuurlijk te helpen met de rechtmatigheid. Er zijn hiervoor protocollen. Getracht wordt alles zo praktisch mogelijk te houden. Doordat de werkzaamheden anders zijn, zullen de kosten niet lager uitvallen. De gemeente zal zelf voor hogere kosten komen te staan door de aanlevering van de onderbouwing en de documentatie. Er wordt straks gekeken of de cijfers kloppen en of de rechtsmatigheidsverantwoording klopt. Over de drie procent zegt hij dat wanneer het totaalbedrag verbonden aan rechtmatigheidsfouten boven de drie procent van de totale gemeentelijke begroting uitkomt dan zal het college in de rechtmatigheidsverantwoording opschrijven dat fouten zijn geconstateerd en hiervoor een verklaring geven. De norm van drie procent is door de raad vastgesteld. Iedere fout van € 50.000,-- of meer, komt in de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’. Hij zegt dat in het ‘Normenkader’ de financiële wetten genoemd staan, die onder de rechtsmatigheidsverantwoording vallen. Dat normenkader wordt ook door de raad vastgesteld.

Fouten mogen, binnen een bepaalde tolerantie, gemaakt worden. De rechtmatigheidsverantwoording is voor de gemeente nieuw naast de interne controles die jaarlijks worden uitgevoerd. De

2

praktijk zal leren hoe de gemeente dit het best kan invullen en wat de gevolgen zijn. Er worden tools aangereikt om de rechtsmatigheidsverantwoording zo eenvoudig mogelijk af te leggen. Wanneer de accountants het rechtmatig handelen betwist met het college dan kunnen of de accountants het mis hebben of het college. Ook is het mogelijk dat de accountants en het college het, onderling, oneens zijn. Bij het laatst voorbeeld komt er een afkeurende controleverklaring. De jaarrekening mag dan niet goedgekeurd worden. De raad moet dan ook direct op de hoogte gebracht worden. De heer Smits begrijpt uit de woorden van de heer van Vugt dat het college niet rechtsmatig gehandeld heeft wanneer de fouten boven de drie miljoen euro uitkomen. Valt het totaal van de fouten onder de drie miljoen euro dan heeft het college rechtsmatig gehandeld. Hij vraagt of zijn veronderstelling juist is. Hypothetisch zou het college 60 fouten van +/- €50.000,- kunnen maken. De heer van Vugt geeft hierop een bevestigend antwoord. De heer Prins vraagt wanneer het slechtste scenario zich voordoet of er naast een politiek probleem ook een ambtelijk en juridisch probleem is wat via administratieve rechtspraak kan worden beslecht. De heer Willaert begrijpt dat de commissie Middelen een belangrijkere rol gaat krijgen.

Hij zegt dat zowel het college, het ambtelijk apparaat als de raad en de commissie een verantwoordelijkheid hebben. Hij vraagt naar de procesgang van commissie naar raad en naar college. De heer van Eck vraagt of iedere onrechtmatigheid genoteerd wordt. De heer van Vugt geeft hierop een bevestigend antwoord. Op de vraag van de heer Prins zegt hij dat een afgekeurde controleverklaring geen juridische gevolgen heeft. Er is wel sprake van negatieve media-aandacht. De provincie zal er ook kennis van nemen, maar zij zal er geen consequenties aan verbinden. Hij zegt dat wanneer de rechtsmatigheidsfouten bestaan uit aanbestedingsfouten dan loopt de gemeente een risico. Hij zegt over het proces dat Deloitte de bevindingen meedeelt met betrekking tot de controlewerkzaamheden op de rechtsmatigheidsverantwoording. Dat gebeurt bij het controlerapport en dat is de basis die de commissie kan meenemen naar de gemeenteraad. De heer Willaert begrijpt uit de woorden van de heer van Vugt dat er een intensievere interactie zal zijn tussen de accountants en de commissie. Wethouder Steijaert zegt dat de gemeente al enige jaren te maken heeft met de rechtsmatigheid via de accountantscontrole. Hij vraagt aan de heer van Vugt of hij de commissie kan geruststellen betreffende de rechtsmatigheidsfouten. De heer van Vugt geeft hierop en bevestigend antwoord.

Het rechtsmatigheidsoordeel tot 2022 was gebaseerd op één procent van de totale lasten. Hij heeft altijd een controleverklaring kunnen afgeven. De gemeente zat altijd ruimschoots onder de één procent. De gemeente heeft de processen goed onder controle. De voorzitter stelt voor met de presentatie verder te gaan. De heer Schmelzer meldt de aandachtsgebieden betreffende de jaarrekening 2023. Tevens geeft hij het tijdspad aan. De heer van Eck zegt dat de raad ook kan vragen bepaalde controles uit te voeren. Hij zou een onderzoek willen over de privatisering van sportclubs. Hij vraagt of hij dit aan de accountants mag aanleveren. Indien dit het geval is, vraagt hij naar de deadline. De heer Erpelinck vraagt of de accountants ook andere gemeenten controleren. De heer Willaert wacht het eerste rapport af. De heer Alvarez vraagt of de nieuwe werkwijze invloed heeft op het aantal Fte’s binnen de afdeling Financiën?

3

De heer Prins vraagt hoeveel mensen van Deloitte betrokken zijn bij de controle van de gemeente Hulst. De heer Smits zegt dat op 1 mei 2022 de wet Open Overheid van kracht is. Hij zou graag de voortgang willen zien van alle deelgebieden betreffende de nieuwe wet. De heer Schmelzer begrijpt van de heer van Eck dat hij een onderzoek wil aanleveren. Dat is mogelijk, echter zal er gekeken worden of het binnen de controle past. Als het binnen de controle past, kan de controle mei 2024 van start gaan. Hij zegt dat Deloitte meerdere gemeenten controleert. Inhoudelijk kan hij over andere gemeenten niets meedelen. De heer van Vugt voegt toe dat Deloitte landelijk zestig gemeenten controleert. De heer Schmelzer zegt dat de nieuwe werkwijze wijzigingen in de interne organisatie tot gevolg heeft. Een belangrijk punt hierin is de documentatie. Dit is een ontwikkelproces. Hij weet niet of er sprake is van extra medewerkers. De controle door Deloitte wordt door ongeveer zes á zeven medewerkers uitgevoerd. De heer van Vugt zegt dat de Wet Open Overheid meegenomen kan worden in een controle. In de jaarrekening zit een verplichte openbaarheidsparagraaf. De paragrafen in de jaarrekening worden getoetst aan de wettelijke eisen. Wethouder Steijaert zegt dat het aantal medewerkers, tot op heden, ongewijzigd is. Of er uitbreiding komt in de toekomst, wordt bezien.

De voorzitter stelt voor vragen, controleverzoeken en aandachtspunten, schriftelijk voor de raadsvergadering van 8 februari 2024, in te dienen bij de griffier. Hij zal de punten bij de accountants neerleggen. Indien controleverzoeken niet binnen de controle passen, zal dat aangegeven worden. De voorzitter bedankt de heren van Deloitte voor hun bijdrage en hij sluit het agendapunt af. De vergadering wordt geschorst en heropend. 9.

Presentatie en bespreking SABEWA Zeeland De heer van den Dobbelsteen (directeur SABEWA Zeeland) geeft een presentatie over de werking van SABEWA. De presentatie zal als bijlage aan de agenda worden toegevoegd. De heer Naessens ziet dat de proceskostenvergoeding in 2023 gestegen is naar € 770.000,--. Hij vraagt of dit komt door te hoge WOZ-waarden aan te rekenen. Hij begrijpt dat SABEWA met gegevens werkt van tien jaar geleden. De heer Prins vraagt waarom de toeristenbelasting en de precariorechten niet via SABEWA verlopen. Tevens vraagt hij of het mogelijk is om het aantal deelnemers te vergroten. De heer van Eck vraagt of SABEWA veel informatieverzoeken o.g.v. WOO binnenkrijgt. Indien dit het geval is, wil hij weten wie deze verzoeken indienen. De heer Erpelinck begrijpt dat SABEWA een grote achterstand heeft in automatisering. Hij vraagt of zijn veronderstelling juist is. De heer Willaert vraagt naar de verhouding in vergelijking met het aantal belastingen die door SABEWA geïnd worden. Hij meent dat er prioriteit gegeven moet worden aan de invulling van het benodigde personeel. Hij vraagt of de heer van den Dobbelsteen zijn mening deelt. Tevens vraagt hij of de waarderingskamer uitstel kan geven. Hij heeft nog veel vragen. Hij zal de hand-out afwachten en dan schriftelijke vragen indienen.

De heer van den Dobbelsteen zegt dat het gegronde percentage in de laatste jaren is afgenomen. De kwaliteit van de herwaardering is niet slechter geworden. Door de toename van het aantal bezwaren neemt ook de proceskostenvergoeding toe. Hij zegt dat tachtig procent van de verzoeken ongegrond verklaard word en

4

twintig procent gegrond. Hij bevestigt dat SABEWA met de gegevens van tien jaar geleden werkt. Vanaf die gegevens worden de wijzigingen doorgevoerd. De basisadministratie wordt dus bijgehouden. Hij zou graag een rechtstreekse koppeling op de landelijke voorziening WOZ willen en daarop een open aanbesteding doen. Hij zou graag het aantal deelnemers vergroten. Eerst zal geïnvesteerd moeten worden in het oplossen van de huidige knelpunten. Daarnaast zal de organisatie gemoderniseerd moeten worden. Het is zaak om aantrekkelijk te zijn voor nieuwe deelnemers. Hij verwacht in 2025 op orde te zijn met de basisorganisatie. Dit conform zijn eerder gedeelde toekomstvisie 20232027. Over de WOO-verzoeken zegt hij dat deze, naast overheden, ook van burgers komen. Hij beaamt dat er met oude IT wordt gewerkt. Hij zegt dat de afrekening met deelnemers via een verdeelsleutel gebeurt. Hij vindt dat het aanwerven van personeel voorrang heeft. Voor de versterking van de organisatie heeft hij om een budget gevraagd. Het is niet eenvoudig om aan kwalitatief en juist geschoold personeel te komen. Hij zegt dat de waarderingskamer de kwaliteit toetst. Wanneer de kwaliteit met twee sterren wordt aangegeven dan geeft dit aan dat de kwaliteit eigenlijk onvoldoende is. Het gevolg is dat er meer klachten, bezwaren en dus meer interventies en kosten komen.

De uitvoering is in de wet omschreven en aan een deadline gekoppeld. Hij zegt dat de raad altijd welkom is bij SABEWA. Wethouder Steijaert zegt dat de gemeente Hulst de reclame-, toeristen-, parkeeren precariobelasting zelf heft. De gemeente heeft de expertise in huis om de belastingen op te leggen. Hij zegt dat het om relatief kleine volumes gaat. Bovendien is het overzichtelijk om het zelf te doen. Uitbesteding vraagt meer kosten. Ook procesmatig is uitbesteding aan een derde partij in sommige gevallen soms lastig. Wanneer het in de toekomst anders wordt dan zal er met SABEWA contact worden opgenomen. De heer Willaert vraagt naar de gevolgen wanneer SABEWA, volgens de waarderingskamer, niet op orde is. Nogmaals adviseert hij het juiste personeel aan te werven in plaats van met ingehuurde mensen te werken. De sturing moet, binnen de organisatie, aanwezig zijn. Over de opmerking ‘eerst de basis in orde en dan investeren in nieuwe deelnemers’ zegt hij dat hij voor de huidige gemeenten dan een voordeel verwacht. De heer van den Dobbelsteen zegt dat het negatieve gevolgen heeft wanneer de waarderingskamer negatief oordeelt. Hoe lager de waarde hoe meer aandacht van de waarderingskamer in controles en andere zaken. Ook geeft dit geen vertrouwen in de organisatie van de burgers.

Hij onderschrijft nogmaals de woorden van de heer Willaert betreffende het aanwerven van het juiste personeel. De voorzitter zegt dat er op 15 mei 2024 een regionale bijeenkomst over de gemeenschappelijke regelingen gepland staat. Dus betreft de begrotingen van de Gemeenschappelijke Regelingen. Hij bedankt de heer van den Dobbelsteen voor zijn bijdrage en sluit het agendapunt af. 10.

Ingekomen stukken De voorzitter overloopt de ingekomen stukken. A05 – Liquiditeitspositie 4e kwartaal De heer Willaert verzoekt bij het vierde kwartaal de overige kwartalen erbij te zetten. Wethouder Steijaert zegt dat wanneer het mogelijk is dat hij dat zal doen. Elk kwartaal wordt een overzicht verstrekt aan de Raad.

5

B02 – Herstel gemeentelijke Financiën De heer van Eck zegt benieuwd te zijn naar de mening van het college. Hij vraagt of de documenten een keer terug kunnen komen. Wethouder Steijaert vraagt of de heer van Eck spreekt over het rapport ‘Gemeenten in de knel’. De voorzitter stelt voor dat de heer van Eck schriftelijk vragen via de griffier indient in de vorm van een agendanotitie. Zo kan het op de agenda geplaatst worden van een volgende vergadering. B03 Financieel toezicht begroting 2024 De heer Willaert zegt dat de provincie de ZEH-dividenden als incidenteel dekkingsmiddel wil inzetten voor de ravijnjaren. Hij vindt dat dit niet kan. Hij vraagt naar de mening van de wethouder. Wethouder Steijaert zegt dat wanneer het om het superdividend gaat dat dit niet structureel ingezet kan worden. Als het om een jaarlijks uitgekeerd dividend gaat dan wordt de mogelijkheid geboden om het structureel in te zetten. De heer Smits meent dat de nummering van de ingekomen stukken soms niet kloppen. De voorzitter stelt voor met de griffier contact op te nemen. Hij sluit het agendapunt af. 11.

Agendavoorstellen voor de volgende vergadering van de raadscommissie De heer van Eck wenst de brief van 23 oktober 2023, gemeenschapshuis Graauw en het antwoord van het college op 5 december 2023 te agenderen. De voorzitter zegt dat het onderwerp in de commissie Samenleving thuishoort. Deelname Stedin

12.

Rondvraag De heer Erpelinck vraagt naar de stand van zaken betreffende Stedin. Wethouder Steijaert zegt dat er deze week een voorlichtingsbijeenkomst is geweest. Het voorstel is om vanuit de provincie en nagenoeg alle gemeenten deel te nemen. Binnenkort is een voorstel te verwachten. Daarin staat dat de gemeente Hulst positief tegenover het aandeelhouderschap staat. Voor 1 april 2024 moet de deelname bevestigd zijn. De heer Erpelinck vraagt naar de grootte van het bedrag. Wethouder Steijaert zegt dat het voor Zeeland om een totaal van tien miljoen euro gaat. De provincie is bereid om vijftig procent voor haar rekening te nemen. Voor de gemeente Hulst zou het bedrag op € 300.000,-- komen. De heer Willaert verwacht een hele goede onderbouwing. Wethouder Steijaert benadrukt dat er geen koppeling is met het ZEH-dividend. Bij Stedin gaat het om andere, maar nagenoeg geen risico’s. Het rendement bedraagt circa 1,5 procent. Op langere termijn zijn hogere rendementen te behalen. De voorzitter sluit het agendapunt af.

6

11.

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 22.10 uur

Aldus vastgesteld door de commissie Middelen d.d. 7 maart 2024 De raadsgriffier,

De raadsvoorzitter,

ACTIEPUNTEN/TOEZEGGINGEN RAADSCOMMISSIE MIDDELEN Beroep Precario Zitting hof Den Bosch = 19 januari 2024 – wachten 24/2/22 op uitspraak

7