Verslag 18-03-2024 BC ZV ZVL

Aan: leden begeleidingscommissie CVV

Bijlage 2a.

Van: Albert van der Vlugt, (technisch) voorzitter en secretaris. Betreft: verslag/afspraken d.d. 18 maart 2024 Aanwezig: Stefan Bosman (SB,Sluis), Karin Guiljam (KG,GVZ), Simone de Rijcke (SR, Terneuzen), Agnes de Vries (AV Terneuzen), Rudi Simpelaar (RS, Terneuzen), Alexander Praet (AP, Hulst), Evert de Moor (EM, Hulst), Aron van Westen (AW, CVV), Albert van der Vlugt (JV, CVV). Aanwezig voor behandeling punt 8 agenda: Henry van der Pluym (HP, Terneuzen) Afwezig (zk): Martin Dieleman (MD, Sluis).

1.

Opening/agenda. JV opent vergadering om 10.00 uur en heet deelnemers welkom. Voor de behandeling van agendapunt 8 schuift HP vanuit Terneuzen aan gezien kennis voortraject binnen RMS. Zelfde uitnodiging is ook gedaan aan Sluis en Hulst. JV geeft aan dat reden aanwezigheid AW aan einde vergadering wordt aangegeven met nog één andere belangrijke mededeling. Tot slot geeft SB door dat MD wegens overige werkzaamheden niet aanwezig kan zijn. Door de aanzienlijke hoeveelheid aan stukken en belangrijkheid van de gewenste uitwisseling gedachten t.a.v. agendapunt 8 stelt JV volgende voor:  Eerste uur voor behandeling agendapunten 2 t/m 7 en 9 waarbij vz eerst de kern van het agendapunt aangeeft;  Tweede uur voor behandeling agendapunt 8 Vergadering akkoord met dit voorstel. Vervolgens wordt de agenda door de vergadering vastgesteld.

2a.

Verslag begeleidingscommissie 9 november 2023 Ten aanzien van de openstaande actiepunten deelt JV het volgende mede:  Contact opnemen MD: Niet meer nodig  Ontsluiting data: Gezien gestelde bij agendapunt 8; inrichting Data-analyse-functie op structurele basis zijn verkennende activiteiten hiervoor gestaakt. Vergadering snapt en onderschrijft dit.  Meerijden BC-leden: Meerderdeel BC-leden heeft hier gehoor aan gegeven en weerslag hiervan zal worden toegevoegd aan het onderhavige verslag van de Begeleidingscommissie.  Invoegen extra bijeenkomsten Begeleidingscommissie: Insteek hiervoor was de stukken, geagendeerd onder punt 8, te bespreken. Deze stukken werden pas 8 maart 2024 vrijgegeven waardoor tijd tekort was voor inplannen bijeenkomsten. Vandaar nu ter bespreking. Het verslag wordt vervolgens vastgesteld.

3a.

Vanuit Gemeentelijke Vervoerscentrale KG dankt de Gemeenten voor hun medewerking bij de, tijdelijke, procedure omtrent indicaties Jeugdzorg. Hierdoor is de problematiek aangaande de benodigde capaciteit weer beheersbaar geworden.

4.

Contractverlenging Citax Kern (JV):  Evaluatie plaatsgevonden 28/11/23 en 29/02/2024 met oog op verlenging  Uitkomst positief  Punt van zorg financiële positie Citax (waren al eerdere signalen)  Signaal ook: Overeenkomst voor Citax nu wel verlieslatend. Moet echter wel in samenhang worden gezien met overeenkomst Regiotaxi waarin marges wel afdoende zijn. Signaal echter wel duidelijk dat nieuwe aanbesteding waarschijnlijk zal leiden tot hogere prijs.  Voorstel aan DB: Verlengen met, hands-on, volgen financiële positie Citax.  Voor het overige aandacht gevraagd voor tijdslijnen evaluatie/aanbesteding vervoersovereenkomsten tweede helft 2024 Op enkele tekstuele aanpassingen na (die door JV worden verwerkt) geen inhoudelijke opmerkingen. Vergadering adviseert het DB akkoord te gaan met het voorstel.

5.

Rechtmatigheidsverantwoording Kern (JV):  Aanleiding: Accountantsverslag 2022 waarin aangegeven  Rechtmatigheidsverantwoording niet langer standaard onderdeel accountantscontrole. Advies accountant hier:  Verordening financieel beleid, - beleid en organisatie (ex artikel 212 Gemeentewet) aan te passen; hierin wordt verantwoordingsgrens DB vastgelegd;  Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (ex artikel 213 Gemeentewet) aan te passen; hierin wordt de controle op de verantwoordingsgrens geregeld  En het normenkader (set regelgeving die van toepassing is) ieder jaar door het AB te laten vaststellen. In voorstel zijn aangepaste verordeningen en normenkader terug te vinden die in zeer nauwe samenwerking met de accountant zijn opgesteld. Hierbij wordt voorgesteld de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid op 1% te stellen. De vergadering adviseert het DB akkoord te gaan met het voorstel.

6.

Financiën Conceptbegroting 2025 Kern (JV):  WMO-/Jeugdzorgvervoer gebaseerd op ontwikkeling 4e kwartaal 2023  LLV-ontwikkeling maand januari 2024 teruggerekend naar schooldagen 2025  Vervoerskosten en eigen bijdrage WMO-pashouders geïndexeerd met verwachte NEA-index van 4% voor 2025  Overige kosten VZG-indexatie 3,9% Bijzonderheden:  Kosten Westerscheldetunnel per 01-01-2025 er uit  Voor kosten begeleiding aanbesteding LLV € 25.000 begroot  Voor het nieuwe contract LLV, per 01-08-2025, uitgegaan van een prijsstijging van 15%  In 2025 is uitgegaan van een lager renteniveau dan in 2023. Totaalniveau:  + ca. € 0,2 mio in vergelijking met raming 2024  + ca. € 0,6 mio in vergelijking met realisatie 2023 (vooral effect 2x indexatie) De vergadering inhoudelijk akkoord met de opgestelde concept begroting 2025 en stelt deze voorlopig vast. Procesmatig 2 opmerkingen: EM vraagt om, in de aanbiedingsbrief richting de raden, voor alle drie de gemeenten deze bovenstaande opsomming van uitgangspunten

voor de begroting 2025 mee te nemen. Dit na voorlopige vaststelling in het AB van 11 april aanstaande (actie). Verder geeft RS aan dat bij de aanbieding bepaalde nieuwe formats/procedures moeten worden gevolgd. Hierover hebben RS en secretaris deze week contact (actie). Concept jaarrekening 2023 Kern (JV):  De kosten CVV ZVL 2023 onderschrijden de (gewijzigde) begroting met ca € 0,2 mio middels  Lagere kosten binnen het programma Leerlingenvervoer als gevolg van minder kinderen met een indicatie voor taxivervoer bij start van het schooljaar 2023/2024,  Lagere kosten overhead door meevallende rentebaten,  Een toename van de vervoersvraag WMO-gerechtigden (grotendeels inhaaleffect Corona),  Een (niet te voorziene) scherpe daling van het aantal indicaties Jeugdzorgvervoer en  Een (ongewenste) stijging van de vervoerskosten per klantkilometer waarvoor een nadere analyse wordt gevraagd met voorstellen ter verbetering. Ten aanzien van de accountantscontrole: Accountant nu bezig met controle; JV ontvangt 27/3 mondelinge terugkoppeling bevindingen; het accountantsverslag wordt 3 april aanstaande aangeleverd. De vergadering heeft geen op-/aanmerkingen en stelt de concept jaarrekening 2023 vast en adviseert het DB het voorstel voor een nadere analyse van de vervoerskosten per klantkilometer te volgen. 7.

Voorstel aanpassing GR CVV Kern (JV):  Wijzigingen in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr) per 1 juli 2022 en consequenties hiervan aangegeven  Inhoudelijk getoetst bij voorzitter juridische werkgroep VZG  Werkgroep en Provincie onderschrijven “uitstel” conformatie aan Wgr voor GR CVV met oog op mogelijk toekomstige ontwikkelingen gezien  Lange doorlooptijden aanpassing GR en de mogelijke inrichtingskeuzes Geen op-/aanmerkingen van de vergadering. BC is akkoord met voorstel.

8.

Intentieovereenkomst Governance De vergadering wisselt ca. 1 uur van gedachten over dit onderwerp en komt tot de volgende, unanieme, conclusie: De BC adviseert het DB positief over de intentieovereenkomst CVV onder voorwaarde dat: 

over aantal uitgangspunten genoemd in de Toelichting nader overleg plaatsvindt en/of wordt toegezegd dat onze gedachten binnen een bepaalde termijn worden opgenomen (denk hierbij bijvoorbeeld aan de stemverhoudingen, fixatie kosten);



het CVV, minimaal, een medebepalende stem heeft in de transitie, de procesgang naar de nieuwe Governance; dit moet ook bestuurlijk worden vormgegeven en geborgd. De transitie bepaalt namelijk in hoge mate de concrete invulling waar het nu juist aan veel duidelijkheid ontbreekt;



minimaal, het behoud van het huidige dienstverleningsniveau t.a.v. het doelgroepenvervoer in Zeeuws Vlaanderen wordt geborgd/toegezegd.

Uitgangspunt hierbij is dat de door de Begeleidingscommissie beoordeelde documenten niet, op essentiële punten, afwijken van de uiteindelijke documenten zoals deze worden aangeboden ter behandeling in de OZO van 28 maart 2024. Ook de uitkomst van laatstgenoemde overleg zal nog een bepalende factor zijn.

Vandaar: Indien hier ruimte voor is, verdient het de voorkeur van de Begeleidingscommissie, alvorens in te stemmen, de definitieve stukken af te wachten en de eerdergenoemde randvoorwaarden op ambtelijk niveau te (laten) bespreken tussen de CVV-gemeenten en de Provincie. Tot slot wordt bij de bespreking van dit onderwerp nog aangegeven dat de uiteindelijke omvang van de bus concessie aanzienlijke invloed kan hebben de vraag naar de Flextaxi (capaciteit) waardoor er wellicht weer een nieuwe situatie ontstaat. HP geeft aan dat hij dit zal meenemen binnen de RMS-overleggen. 9.

Conceptagenda DB-CVV 28 maart 2024 De agenda wordt zonder aanvulling akkoord bevonden.

10.

Rondvraag/overig en sluiting JV deelt mede dat hij, wegens familiaire omstandigheden, zijn dienstverband per 1 mei beëindigd. Dit verklaart de aanwezigheid van Aron van Westen; hij is/wordt de nieuwe secretaris CVV. Verder emigreert Agnes, binnenkort, met haar gezin naar St. Maarten. Naar verwachting zal zij nog tot rond medio mei beschikbaar zijn. De vergadering wenst haar veel succes/plezier bij deze grote stap.

Niets meer aan de orde zijnde sluit JV de vergadering om 12.00 uur.

Bijlage:

Beknopte beschrijving ervaringen BC-leden tijdens dagdeel mee in regiotaxi (volgt)