SamenvattingBVVnacie

Bestuurlijke Vernieuwing 2023-2026 Aanleiding en doelstelling van de SOK BV De aanleiding voor de SOK BV was de raadsvergadering in augustus 2022 n.a.v. het bezoek van Minister Van der Wal en hoe er werd omgegaan met de rol en de vertegenwoordiging van de gemeenteraad bij dat bezoek. Volgens de gemeenteraad en werkgroep zit het probleem evenwel dieper en meerverspreid. In de eerste bijeenkomst van de SOK BV op 25 oktober 2022 werden de doelstellingen van de werkgroep geformuleerd samen met een aantal vaststellingen en problemen (inclusief problemen) en mogelijke oplossingen. Op het einde van deze zogenaamde brainstormsessie werd geconcludeerd dat we wel weten waar de zere plekken zitten (symptomen).

Het is belangrijk een juiste diagnose te stellen en goed behandelplan te vinden wat helend (lees beter en naar ieders tevredenheid) kan werken Er liggen heel veel processen en afspraken vast (deze worden dan ook nog eens door elke actor op zijn eigen manier uitgelegd en ingevuld) maar ook vele liggen niet vast of worden ad hoc ingevuld aan de hand van eigen of soms gedeelde ongeschreven regels De doelstelling is om het onderling vertrouwen tussen gemeenteraad en college te versterken om de ambities uit Samen op Koers 2026 gezamenlijk te verwezenlijken door het respecteren van elkaars rollen en waardigheid, door een efficiënte en effectieve besluitvorming en door een goede uitwisseling van informatie. De SOK BV Hulst is daarbij een hulpmiddel voor de spelers in het Hulsterse democratische speelveld en tevens een oproep en aanzet tot constructieve samenwerking. De verhoudingen komen best tot hun recht bij een houding van gelijkwaardigheid, gericht op samenwerking. Dan kan de spanning die nu eenmaal hoort bij besturen beheersbaar worden. Die spanning wordt alleen maar versterkt wanneer er weinig of zelfs geen overleg en afstemming plaatsvindt tussen de verschillende actoren. Binnen het complexe duale spel is het daarom goed om (voor iedereen) duidelijke afspraken te hebben over onderlinge afstemming en gemeenschappelijke spelregels.

Daardoor kunnen processen inzichtelijker en derhalve ook efficiënter worden. Belangrijk is dat de gemeenteraad zijn eigen regie heeft en zijn eigen agenda bepaalt. Na deze brainstormsessie werden vier inhoudelijke sessies gehouden. Daar werd gesproken over rolvastheid, raadsinstrumenten, informatie, burgers en normen en waarden.

1

1/ Rolvastheid/ Vergaderstructuur “Open politieke cultuur en rolvastheid is enkel mogelijk in een duidelijke en transparante structuur” Tijdens de eerste inhoudelijke bijeenkomst op 19 november 2022 werd voorgesteld om het commissiesysteem te behouden. Dit is immers de ideale manier om fractieleden mee te laten draaien, te betrekken en ervaring te laten opdoen. Daarbij werd ook aangegeven om de vier raadscommissies te behouden, waarbij Middelen enkel nog de P&C-stukken zal behandelen; voorjaarsnota, jaarrekening, najaarsnota en begroting. Voor alle andere stukken is de inhoud leidend. De rol van het presidium wordt gewijzigd. Zij gaan zich enkel op praktische en procedurele zaken richten (o.a. via terugkijken -vooruit kijken). De vergaderfrequentie van het presidium wordt teruggebracht naar vier keer per jaar of indien nodig en gewenst. Het presidium zal niet meer (voorlopig) agenderen. Daartoe wordt een agendacommissie ingesteld. Deze zal voor de raadscommissies de raadsvoorstellen en andere bespreekpunten agenderen per commissie of doorschuiven naar een volgende cyclus. Alle commissievoorzitters zullen in deze commissie zetelen en een vertegenwoordiger van elke fractie die geen commissievoorzitter heeft (voor kleine fracties mag die een commissielid zijn).

Naast het opmaken van de agenda’s voor de commissies zullen zij zich ook buigen over de agendering en planning van overige bijeenkomsten (zoals beeldvormende, werkbezoeken en andere bijeenkomsten). Deze beeldvormende bijeenkomsten zijn informatieve bijeenkomsten over ontwikkelingen, dossiers en GR’en. Zij worden zo veel mogelijk voorafgaand (en niet tijdens) de raadscommissies gehouden, zodat de fracties geen essentiële informatie krijgen nadat ze er overleg over gehad hebben en dus nog eens terug moeten naar hun fractie. Veelal betreft het informatie. Belangrijke of ingrijpende voorstellen kunnen op voorhand door het college besproken worden met de raadsleden, zodat de raadsleden richting kunnen aangeven inzake het voorliggende onderwerp. Ook kunnen deze bijeenkomsten aangewend worden om in contact te komen met de inwoners over een bepaalde onderwerpen (zie verder Hoofdstuk 3B). Bovenstaande wijzigingen gaan samen met een extra vergadercyclus (van 7 naar 8 per jaar). Er wordt een cyclus toegevoegd voorafgaand de meivakantie. Ook de beeldvormende bijeenkomsten worden ingepast in het nieuwe vergadermodel. Zij worden standaard ingepland de dinsdag na het verzenden van de agenda’s en voor de fractievergaderingen. Ook de avonden na het presidium (4x per jaar) worden vrijgehouden voor informatiebijeenkomsten.

Het concept van werkvergadering voor de begroting wordt behouden, Dat functioneert naar tevredenheid van de werkgroep. Wel wordt de raadscommissie Middelen beter en meer betrokken bij dit proces. De werkvergaderingen zullen openbaar zijn. Een aparte begrotingsraad wordt omwille van het voortraject met inbreng van de fracties voor of tijdens de werkvergadering niet nodig geacht. Indien het toch wenselijk is om een aparte begrotingsraad te houden dan wordt dat aangegeven door de agendacommissie of het presidium. Ook het reeds lang aangekondigde maar door Corona nooit plaatsgevonden seizoensoverleg (voorheen bekend als stamppot) wordt uitgeprobeerd. Belangrijke ontwikkelingen worden door het college halfjaarlijks gedeeld met de fractievoorzitters (of gemeenteraad).

2

Acties Rolvastheid / vergaderstructuur; 1. Vaststelling vergaderschema’s 2023 (is reeds gebeurd) en 2024. Deze schema’s zijn inclusief agendacommissie, werkvergadering begroting en beeldvormende / informatieve vergadering 2. Reglement van Orde, Verordening Ambtelijke Bijstand en de Verordening Raadscommissies worden aangepast zodat agendacommissie en beeldvormende/informatieve bijeenkomsten wordt ingevoerd, rol presidium wordt gewijzigd en bevoegdheden raadscommissies conform worden gemaakt. 3. Ook zal het RVO aangepast aan de nieuwe wettelijke regels inzake geheimhouding.

2. Informatievoorziening “Doe wat je zegt, zeg wat je doet” Tijdens de tweede bijeenkomst op 9 januari 2023 werd gesproken over de informatievoorziening. Een raadslid kan informatie opvragen bij het College van B&W (Handvest Informatievoorziening) en bij de griffie (Verordening Ambtelijke Bijstand). Daarnaast kan het College ook actief informatie verstrekken aan de Gemeenteraad. De overweging om wel of niet actief te informeren ligt bij het college aan de hand van de criteria in het handvest. Het Handvest en Verordening ambtelijke bijstand zijn een prima basis om mee te werken. Beiden behoeven geen aanpassing. Het probleem zit hem veeleer in de uitvoering en handhaving. Elkeen interpreteert ze op zijn manier. Goede afspraken over de uitvoering zijn essentieel. Daarom wordt informatievoorziening een vast agendapunt in het presidium. Zij kijken toe op de naleving van (het Handvest) informatievoorziening en toetsen het Handvest indien nodig op verfijning en verduidelijking. De invoering van twaalf beeldvormende/informatieve bijeenkomsten per jaar (zie 1)) zullen de actieve en passieve informatievoorziening aanvullen en mogelijk reduceren. De informatie die tijdens die bijeenkomsten verstrekt wordt, zal in de meeste gevallen volstaan om een goed beeld te kunnen vormen van het probleem/ onderwerp/ ontwikkelingen.

Ook een externe kan een toelichting komen geven en er kunnen ook raadsvoorstellen toegelicht worden die de volgende keer op de agenda komen of die op de planning staan. Deze bijeenkomsten zullen naargelang vertrouwelijkheid van de gegeven informatie besloten of openbaar zijn. Indien openbaar zullen zij ook de mogelijkheid bieden voor inwoners om input of meningen te geven, mogelijk op locatie. De bijeenkomsten zijn technisch en informatief en niet politiek. Politieke discussies vinden plaats in de commissie- en raadsvergaderingen. Deze bijeenkomsten willen evenwel niet zeggen dat portefeuillehouders via raadsinformatiebrieven (op het RIS of LIS) en tijdens commissie- of raadsvergaderingen de raadsleden blijven informeren. Inzake gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen is een goede informatieverstrekking eveneens belangrijk voor de werkzaamheden van de raadsleden. Dat gebeurt door (regionale) informatiemarkten, nieuwsbrieven van de GR en webinars (die je later eventueel ook kan terugkijken). Daarnaast is er binnen Zeeland ook een nieuwe werkwijze met name voor de financiële stukken van de GR’en en staat tijdens de commissievergaderingen het agendapunt Nieuws van de gemeenschappelijke Regelingen altijd op de agenda. En door de

3

nieuwe wet GR is er nu ook de mogelijkheid om adviescommissies met raadsleden te hebben binnen een GR. Een laatste stroom van informatie zijn de brieven en nieuwsbrieven van inwoners, organisaties aan de gemeenteraad. Deze komen bij de raadsleden via de Ingekomen stukken of worden op het RIS geplaatst. En als het voorgaande niet voldoende is voor een raadslid dan kan er altijd een vraag aan (het ambtelijk apparaat worden gesteld inzake informatie) of aan het college via het instrument schriftelijke vragen. Het gaat niet altijd om het verkrijgen van informatie maar ook over hoe de informatie bij de raadsleden terechtkomt. Met name de raadsvoorstellen kunnen meer op hoofdlijnen (niet in detail) worden opgesteld. Daarnaast moet een raadsvoorstel zelfstandig leesbaar zijn in heldere en leesbare taal. Een raadsvoorstel is maximaal 2 kantjes en bevat een korte samenvatting van 100 woorden. Een andere opzet van moties /raadsvoorstel nieuwe stijl zal bekeken worden. De BAKFACTUR (zie bijlage) is een basis maar andere varianten zijn ook mogelijk, als het maar kort en helder is, Ook de vergaderagenda’s moeten duidelijk en begrijpbaar zijn, niet alleen voor raadsleden maar ook voor inwoners. Raadsleden en voorzitters houden zich aan agenda van de vergadering. Er wordt nu (te)veel over wat er niet op de agenda of in de stukken staat gepraat.

Wil je zaken bespreken die niet op de agenda staan, dan zijn daar voldoende instrumenten voor (zie verder hoofdstuk 3A). Mensen maar ook raadsleden moeten begrijpen wat er beslist wordt en hoe dat beslist wordt. De besluitvorming moet duidelijk zijn en die moet ook kort en helder gecommuniceerd worden. De voorzitters zullen een training volgen om de vergaderlijnen beter te volgen. Acties informatievoorziening 1. Vast agendapunt ‘informatievoorziening’ op agenda presidium 2. Inplannen 12 informatiebijeenkomsten in het vergaderschema (is gebeurd voor 2023), vergaderschema 2024 vaststellen in september 2023 3. Het handvest wordt nog eens tegen het licht gehouden en mogelijk aangevuld indien er nog zaken niet duidelijk vastgelegd zijn. 4. Een nieuwe template voor raadsvoorstellen en moties wordt in samenwerking met de organisatie uitgewerkt (BAKFACTUR) 5. Training voor raads- en commissievoorzitters (29 augustus) 6. Adviescommissies in de Gemeenschappelijke Regelingen (overwegen per GR)

3A. Effectiviteit van besluitvorming en gebruik van instrumenten; “Gebruik het juiste instrument ! Afhankelijk van wat je wil bereiken kies je het instrument dat het gewenste resultaat oplevert.”

4

Tijdens de derde inhoudelijke bijeenkomst op 13 maart 2023 werd gesproken over de raadsinstrumenten die de raad tot zijn beschikking heeft. Raadsleden en fracties kunnen diverse soorten instrumenten inzetten. De afhandeling en het eventuele gevolg / gewicht ervan is afhankelijk van het soort instrument. De grondslagen voor deze instrumenten zijn terug te vinden in de Gemeentewet, waarna lokale verankering plaats vindt in o.a. het Reglement van orde, de Verordening op de raadscommissies en de Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning. Zie in bijlage het overzicht van de instrumenten. Voor de meeste van deze instrumenten en vragen zijn op het RIS standaarddocumenten voorhanden. Omwille van de uniformiteit wordt gevraagd om zoveel mogelijk gebruik te maken van deze standaarddocumenten. Verder werd de wens uitgesproken om te komen tot een volwaardige (lees met voldoende budget) Zeeuws-Vlaamse Rekenkamer. Daarover wordt overleg gepleegd en dit komt op korte termijn naar de Raad. Fractieondersteuning wordt door de werkgroep omwille van de administratieve rompslomp/afhandeling en eeuwige discussie over wat wel en niet kan of mag, niet als iets essentieel gezien. Het rendement ervan wordt in vraag gesteld. Als de overige acties van de SOK worden overgenomen is volgens de werkgroep fractieondersteuning geen prioriteit.

Er wordt voorkeur gegeven aan raadsbrede activiteiten (bvb. trainingen en bijeenkomsten) ipv. per fractie. Als er een aanbod is of een behoefte wordt dit geagendeerd voor het presidium Acties m.b.t. de raadsinstrumenten 1. Het Reglement van Orde, Verordening Ambtelijk Bijstand (VAB) en Verordening Raadscommissies worden zoals reeds aangegeven in hoofdstuk 1 n.a.v de wijzigingen afgesproken in de SOK voorgelegd aan de Gemeenteraad ter besluitvorming en vastleggen. Inzake de instrumenten worden deze bekeken of er bepalingen in de verordeningen moeten worden geactualiseerd of gewijzigd. 2. Van Rekenkamercommissie naar Zeeuws-Vlaamse Rekenkamer 3. Raadsbrede trainingen; social media, financiën etc i.p.v. per fractie

3b/ Burgerparticipatie “Praat met de inwoners, en niet over de inwoners” Inzake burgerparticipatie stonden twee vragen centraal. In eerste instantie: Hoe communiceren we als Raad. Hoe komen we naar buiten als gemeenteraad van Hulst: Wat doet de raad? Wat heeft de raad besloten?? En ten tweede hoe betrekken we de inwoners van Hulst meer met de werking van de raad en de besluitvorming. De werkgroep stelt voor om het spreekrecht te behouden in de raadscommissies en niet in de gemeenteraadsvergadering. Het wordt in die mate verruimd dat in tegenstelling tot in de huidige praktijk ook over bestemmingsplannen mag worden ingesproken. Als er veel aanvragen voor inspreken zijn, dan zal niet tijdens de commissie Ruimte gebeuren, maar in een aparte sessie voorafgaand aan de raadscommissie Ruimte. Ook zal bij de beeldvormende vergaderingen of bijeenkomsten op locatie tijd en ruimte gemaakt worden voor inbreng van de

5

inwoners. Dat kan inspreken zijn of nog iets ruimer door met hen in gesprek te gaan. Mensen die plankenkoorts hebben mogen schriftelijk hun punt maken. In de bijgaande Notitie Raad van de Burger wordt ook aangegeven hoe de gemeenteraad gaat proberen om inwoners/burgers te bereiken / drempel verlagen/ mee in gesprek te gaan. Daarbij worden ook de ervaringen van het Impactteam meegenomen. Voorgesteld wordt om werkbezoeken in te plannen. De raad kan bij bepaalde ontwikkelingen zelf een werkbezoek inplannen (ontsluiting Groote Kreek) of het college kan de raad uitnodigen (Rapide). Dorps- en wijkraden wordt niet als het meest ideale kanaal gezien, maar worden uiteraard mede uitgenodigd. Plannen of besluiten met een ingrijpend karakter of politieke gevoeligheid worden in een zeer vroeg stadium ingeleid met een procedurevoorstel (Plan van Aanpak) waarin de momenten dat inwoners en raad hun inbreng kunnen hebben, worden weergegeven. De raad en inwoners worden op die manier betrokken voor de pap gestort is. Dit kan via of in de informatiebijeenkomsten (Voorbeeld: PVA Accommodatiebeleid) Daarnaast zijn er nog de participatie m.b.t. de Omgevingswet en het participatiebeleid van de Gemeente Hulst in het algemeen. Last but not least: Gebruik als raadslid je eigen netwerk om zaken op te halen uit de Ulsterse Samenleving.

Dat is nog altijd de belangrijkste bron om informatie uit de gemeenschap op te halen. Ook van belang voor de burger is begrijpbare voorstellen zodat zij zonder alle bijlagen te moeten lezen weten wat er voorgesteld wordt (zie hoofdstuk 2) Acties burgerparticipatie 1. Geleidelijk aan de ideeën/voorstellen in Raad van de Burger in voeren Eerste actie; beginnen met vrijblijvende bijeenkomsten op locatie met inbreng inwoners 2. Spreekrecht uitbreiden (ook voor bestemmingsplannen) 3. Procedurevoorstellen (PVA) voor besluiten met ingrijpend karakter en langdurig proces

4.Omgangsvormen, binnen en buiten de raad ‘Spreek met elkaar en niet over elkaar’ Op 17 april 2023 werd binnen de werkgroep gesproken over Normen en Waarden. Het was een zeer open gesprek, wat voor herhaling vatbaar werd genoemd in een voltallige setting van de gemeenteraad Tijdens raads- en commissievergaderingen is met een goede start reeds het halve werk gedaan. Een goede voorbereiding door voorzitter en leden draagt bij aan een goede en gestructureerde vergadering. Blijf bij het onderwerp/voorstel. Aanverwante zaken of zelfs niet aanverwante zaken erbij betrekken leidt tot verwarring en onduidelijkheid en in sommige gevallen zelfs tot irritatie. Een aantal clichés worden herhaald: spreek altijd via de voorzitter, respecteer de voorzitter en je collega’s. Blijf daarbij bij de feiten en wordt niet persoonlijk. Bij beraadslaging en besluiten is inhoud leidend, niet een persoonlijk verleden. Net zoals in het voetbal mag het tijdens de vergadering hard gaan (op feiten wel te

6

verstaan), na de vergadering moet je dat kunnen achter laten en samen een pint drinken. Buiten de officiële vergaderingen (na de vergaderingen of bij privé-gelegenheden in het openbaar) wordt erkend dat raadsleden een voorbeeldfunctie hebben. Wel is gedrag buiten de vergaderingen (en ook op social media) een eigen verantwoordelijkheid. Wees je wel bewust van beeldvorming. Stoor je je als raadslid aan het gedrag van een ander, praat er over MET elkaar en praat niet OVER elkaar. Dat laatste voedt alleen maar wat je aankaart en dikt het meestal zelfs aan. Je kan dat doen binnen de fractie maar ook fractie-overstijgend moet dat kunnen. De werkgroep geeft wel aan dat fysiek de grens is. Is er sprake van handtastelijkheden, dan is er een neutrale vertrouwenspersoon voor grensoverschrijdend gedrag. Inzake integriteit geldt hetzelfde principe; praat MET elkaar, niet OVER Elkaar. Doe niet aan stemmingmakerij. Bij integriteitsexcessen is de burgemeester aanspreekpunt (zie het protocol ter zake). Om de bewustwording wat betreft integriteit te verbeteren en te vergroten wordt jaarlijks een raadssessie en eenmalig een heisessie (enkel met de raad) georganiseerd. Blijf in emails en chats onderling en met het gemeentehuis correct. Denk eerst tien seconden na of nog beter slaap er een nachtje over vooraleer in een impuls een boze email of chat met minder fraaie woorden te versturen.

Wees er ook van bewust dat de zender van de email meestal maar de boodschapper is. Acties Normen en Waarden 1. Gemaakte vergaderafspraken van de voorzitters (nogmaals) herhalen 2. Heisessie met de gemeenteraad over normen & waarden (inclusief integriteit) 3. Eventueel een cultuurenquête (zoals tweede kamer) ; wat vind je fijn/niet fijn?? 4. Inzake integriteit ; 1X per jaar een raadssessie organiseren

Griffier/ griffie Als datgene wat hierboven omschreven is en de raad wil dit (goed en kwaliteistsvol) ingevoerd hebben zal dat impact hebben op de Griffie. Op dit moment worden de lopende zaken (organisatie commissie, raads en overige bijeenkomst) gedaan. Maar het kan beter en meer, o.a. ook inzake informatievoorziening en optimalisering RIS. Extra zaken kunnen op dit moment enkel ad hoc maar niet structureel. Actie Griffie; 1/ De werkgeverscommissie buigt zich over invulling griffie.

Conclusies (#10) en acties (#20) Belangrijkste veranderingen 1. Nieuwe vergadercyclus met 1 cyclus meer 2. Agendacommissie

7

3. Beeldvorming, inclusief burger 4. Andere rol presidium 5. Bevestiging en verduidelijken afspraken informatievoorziening 6. Raad van de burger 7. Aanscherping raadsinstrumenten 8. Opleiding Raad (niet via fractieondersteuning) 9. Rekenkamer Zeeuws-Vlaanderen 10. Afspraken waarden en normen Het streven is om de eerste fase van invoering na de zomervakantie 2023 te starten. Het presidium bewaakt de genoemde acties (#20) en uitvoering ervan. ROLVASTHEID; 1. Vaststelling vergaderschema’s 2023 (is reeds gebeurd) en 2024. Deze schema’s zijn inclusief agendacommissie, werkvergadering begroting en beeldvormende / informatieve vergadering 2. Reglement van Orde, Verordening Ambtelijke Bijstand en de Verordening Raadscommissies worden aangepast zodat agendacommissie en beeldvormende/informatieve bijeenkomsten wordt ingevoerd, rol presidium wordt gewijzigd en bevoegdheden raadscommissies conform worden gemaakt. 3. Ook zal het RVO aangepast aan de nieuwe wettelijke regels inzake geheimhouding. INFORMATIEVOORZIENING 4. Vast agendapunt ‘informatievoorziening’ op agenda presidium 5. Inplannen informatiebijeenkomsten in het vergaderschema (is gebeurd voor 2023), vergaderschema 2024 vaststellen in september 2023 6. Het handvest wordt nog eens tegen het licht gehouden en mogelijk aangevuld indien er nog zaken niet duidelijk vastgelegd zijn. 7.

Een nieuwe template voor raadsvoorstellen en moties wordt in samenwerking met de organisatie uitgewerkt (BAKFACTUR) 8. Training voor raads- en commissievoorzitters (29 augustus) 9. Adviescommissies in de Gemeenschappelijke Regelingen (overwegen per GR) INSTRUMENTEN 10. Het Reglement van Orde, Verordening Ambtelijk Bijstand (VAB) en Verordening Raadscommissies worden zoals reeds aangegeven in hoofdstuk 1 n.a.v de wijzigingen afgesproken in de SOK voorgelegd aan de Gemeenteraad ter besluitvorming en vastleggen. Inzake de instrumenten worden deze bekeken of er bepalingen in de verordeningen moeten worden geactualiseerd of gewijzigd. 11. Van Rekenkamercommissie naar Zeeuws-Vlaamse Rekenkamer 12. Raadsbrede trainingen; social media, financiën etc i.p.v. per fractie

8

BURGERPARTICIPATIE 13. Geleidelijk aan de ideeën/voorstellen in Raad van de Burger in voeren Eerste actie; beginnen met vrijblijvende bijeenkomsten op locatie met inbreng inwoners 14. Spreekrecht uitbreiden (ook voor bestemmingsplannen) 15. Procedurevoorstellen (PVA) voor besluiten met ingrijpend karakter en langdurig proces NORMEN EN WAARDEN 16. Gemaakte vergaderafspraken van de voorzitters (nogmaals) herhalen 17. Heisessie met de gemeenteraad over normen & waarden (inclusief integriteit) 18. Eventueel een cultuurenquête (zoals tweede kamer) ; wat vind je fijn/niet fijn?? 19. Inzake integriteit ; 1X per jaar een raadssessie organiseren GRIFFIE 20. Werkgeverscommissie buigt zich over invulling griffie.

Bijlagen; 1/ verslagen van de vijf SOK BV Bijeenkomsten 2/ BAKFACTUR 3/ Raad van de Burger

9