Raadsvoorstel wijzigen werkwijze raad (734655)

Raadsvoorstel

Zaaknummer: 734655 Portefeuillehouder(s):

Burgemeester I.M.M. Jense-van Haarst

Aan:

De raad van de gemeente Hulst

Onderwerp Voorstel werkgroep bestuurlijke vernieuwing aanpassingen werkwijze raad Samenvatting De werkgroep bestuurlijke vernieuwing heeft de wijzigingen in de werkwijze van de raad doorgevoerd in 2023 besproken op basis van een evaluatie. Algemene conclusie is dat het eind 2022 gestelde doel, het versterken van een onderling vertrouwen tussen raad en college, niet langer de hoogste prioriteit kent. De verhoudingen zijn de afgelopen jaren aanzienlijk verbeterd en de werkgroep doet een voorstel voor het herdefiniëren van de doelen van bestuurlijke vernieuwing. De werkgroep constateert verder dat een aantal wijzigingen doorgevoerd in 2023 hebben geleid tot het beoogde effect. Voor andere wijzigingen geldt dat ze niet hebben opgeleverd wat ervan werd verwacht. De werkgroep stelt daarom voor een aantal wijzigingen terug te draaien en enkele nieuwe wijzigingen door te voeren. De voorgestelde wijzigingen in de werkwijze hebben invloed op het voor 2025 vast te stellen vergaderschema. De werkgroep stelt derhalve voor het bijgesloten vergaderschema vast te stellen. Besluit De raad van de gemeente Hulst wordt gevraagd: 1. De in 2024 toegevoegde 8e vergadercyclus te laten vervallen en in 2025 te werken met 7 reguliere vergadercycli; 2.

Het presidium eens per vergadercyclus (in beslotenheid) bijeen te laten komen in de week tussen de commissievergaderingen en de raadsvergadering (zoals voorheen); 3. De commissie Middelen te behouden en de agendacommissie op te dragen de P&C-stukken, belastingen & leges, de gemeenschappelijke regeling Sabewa en eventueel besluiten met verregaande financiële consequenties te agenderen voor deze commissie; 4. De mogelijkheid te behouden om stukken zo nodig in twee commissies te bespreken; 5. De huidige informatieavonden te behouden en deze waar mogelijk uit te breiden, evenals de mogelijkheid voor werkbezoeken; 6. De samenstelling van de agendacommissie te wijzigen, waarbij:  Alleen de voorzitter van de raad en de commissies zitting hebben in de agendacommissie;  De commissie in het openbaar (tenzij) vergadert;  Het takenpakket sec gericht is op het opstellen van de agenda en het ondersteunen van de voorzitters; 7. Het werken met startnotities en het opstellen van een termijnagenda als één van de eerste opdrachten mee te geven aan een nieuwe griffier en nieuwe gemeentesecretaris. 8. Het bijgevoegde vergaderschema 2025, waarin bovenstaande wijzigingen zijn verwerkt, vast te stellen; 9.

De doelstellingen voor de werkgroep bestuurlijke vernieuwing te wijzigen naar:  Efficiënter vergaderen en besluiten  Meer in contact met de samenleving  op belangrijke dossiers wordt de raad eerder in positie gebracht Argumenten

Pagina 1 van 5

Aantal vergadercycli De gedachte achter het toevoegen van een achtste vergadercyclus was dat meer vergadercycli tot een lagere vergaderdruk zou leiden. Deze lijkt echter niet afgenomen (integendeel) en er blijft sprake van grote pieken en dalen als het gaat om hoe vol de agenda staat.

Pagina 2 van 5

Agendacommissie De werkgroep is van mening dat de agendacommissie not niet functioneert zoals was voorzien. Er wordt meer gedaan en besproken, dan sec het vaststellen van de agenda’s. Omvang en samenstelling leiden er verder toe dat deze besprekingen erg lang duren en rommelig verlopen. Presidium Het is nog niet helemaal duidelijk wat de taak is van het presidium. Duidelijk is wel dat zaken als de werkwijze, evaluatie van vergaderingen en (klachten over) informatievoorziening in dat presidium thuishoren. Commissie Middelen Er is niet uitgevoerd wat is afgesproken en vooraf niet goed nagedacht over hoe om te gaan met behandeling van stukken in meerdere commissies. Dit kan gewoon, als daarbij de afspraak is dat als in één van de commissies een stuk wordt doorgezet als ‘bespreekstuk voor de raad’, de raad het als bespreekpunt krijgt voorgelegd. Informatieavonden en werkbezoeken Deze zijn zeer goed bevallen. De werkgroep zou hier graag meer ruimte voor maken, waarbij actiever wordt gekeken naar de behoefte van de raad als het gaat om de invulling. Startnotities Het belang van deze verandering is groot. Dat het er nog niet van gekomen is, heeft onder meer te maken met het gegeven dat het moeilijk is, met het huidige instrumentarium, tot een dergelijke werkwijze te komen.

Vaak is niet helder wat er op de raad afkomt, waardoor het moeilijk is de strategische dossiers op tijd te herkennen. Werken met een startnotitie vergt meer tijd voor het nadenken en formuleren van het te volgen proces. Daarvoor is een termijnagenda een noodzakelijk instrument. Vergaderschema In het voorliggend vergaderschema zijn alle bovenstaande wijzigingen reeds opgenomen. Instemmen met de betreffende wijzigingen betekent impliciet instemmen met het vergaderschema 2025. Doelstellingen De werkgroep constateert dat het eerder geformuleerde doel minder relevant is geworden en dat de samenwerking tussen raad en college de afgelopen jaren aanzienlijk is verbeterd. Verder is de werkgroep van mening dat het versterken van deze samenwerking niet per definitie ook leidt tot bestuurlijke vernieuwing. Ze heeft daarom een drietal doelen geformuleerd, waarmee ze graag verder aan de slag gaat. Kaders Het voorstel heeft betrekking op de werkwijze van de raad. Stemt de raad in met het voorstel, dan zal dat moeten worden verwerkt in: 1. Het Reglement van Orde van de Gemeenteraad 2. De Verordening op de commissies Financieel Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Het terugbrengen van het aantal vergadercycli kan leiden tot een minieme besparing. Daar staat tegenover dat de commissie Middelen waarschijnlijk wat vaker bijeen gaat komen.

Pagina 3 van 5

Pagina 4 van 5

Aanpak Voorgesteld wordt de wijzigingen in de werkwijze direct toe te passen en de griffier opdracht te geven deze te verwerken in de betreffende verordeningen. Deze worden vervolgens ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Communicatie/participatie Het betreft een interne regeling, zonder direct maatschappelijke consequenties. Participatie is niet van toepassing. Communicatie vindt plaats via de reguliere kanalen en publicaties. Er wordt geen extra inspanning geleverd ten aanzien van de communicatie. Termijn Voorgesteld wordt de wijzigingen in de werkwijze direct toe te passen en de griffier opdracht te geven deze te verwerken in de betreffende verordeningen. Deze worden voor het einde van het jaar ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Uitkomst Uiteindelijk zal het voorliggend voorstel leiden tot een aangepaste werkwijze van de raad en aangepaste verordeningen die aan de raad worden voorgelegd. Risico Er is een risico dat de voorgestelde wijzigingen niet (direct) tot het gewenste resultaat leiden. De werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing zal uiterlijk over een jaar de wijzigingen opnieuw evalueren. Het presidium van de gemeenteraad van Hulst, De Griffier, De Burgemeester,

Bijlage(n): Verslag bijeenkomst Werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing Vergaderschema 2025

Pagina 5 van 5