Raadsvoorstel - Voortgang Informatiebeleidsplan 2024-208 - stand van zaken per 1-1-2025 - incl. Projectenboel 2025

Raadsvoorstel

Zaaknummer: 826620 Portefeuillehouder(s):

Wethouder D.K.E. Steijaert

Aan:

De raad van de gemeente Hulst

Onderwerp Voortgang Informatiebeleidsplan 2024-2028 - stand van zaken per 1-1-2025 - incl. Projectenboek 2025, Samenvatting Middels bijgevoegde documenten wordt uw gemeenteraad geïnformeerd over de resultaten en de voortgang van het Projectenboek 2024. Dit projectenboek is een uitvloeisel van het Informatiebeleidsplan 2024-2028. Daarnaast wordt met dit raadsvoorstel inzicht gegeven in de voorliggende projecten voor 2025. Tot slot wordt uw gemeenteraad gevraagd in te stemmen met het beschikbaar stellen van de benodigde middelen. 1. Besluit Wij adviseren u akkoord te gaan met het "Voortgang Informatiebeleidsplan 2024-2028 stand van zaken per 1-1-2025 incl. "Projectenboek 2025". Wij vragen u tevens de benodigde middelen beschikbaar te stellen voor uitvoering van het Projectenboek 2025. 2. Argumenten De gemeenteraad van de gemeente Hulst heeft op 22 maart 2024 het Informatiebeleidsplan 2024-2028, inclusief het projectenboek voor 2024, vastgesteld en de bijbehorende middelen voor de realisatie van die projecten beschikbaar gesteld. Nu bestaat de behoefte om de resultaten en de voortgang van het Projectenboek 2024 te evalueren, de uit te voeren projecten voor 2025 te definiëren en de bijbehorende middelen voor 2025 beschikbaar te stellen. 3.

Kaders Informatie is een van de voornaamste bedrijfsmiddelen van de gemeentelijke organisatie, want de gemeente is een informatie verwerkend bedrijf en groeit naar een informatie gestuurde organisatie. Toegankelijke en betrouwbare informatie is essentieel voor het goed kunnen besturen: een gemeente die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar en servicegericht is, die transparant en proactief verantwoording aflegt aan klanten en gemeenteraad en die met minimale middelen maximale resultaten behaalt. Toegankelijke, betrouwbare en integere informatie is een belangrijke voorwaarde voor een goede dienstverlening. Het toegankelijk maken van informatie kost tijd en vraagt om middelen en is daarmee kostbaar. De gewenste informatievoorziening is ondersteunend aan de ambitie van de gemeente om een flexibele, schaalbare, modulaire, toekomstgerichte, betrouwbare en wendbare overheid te zijn. 4. Financieel Het projectenplan 2025, inclusief nog af te ronden en uit te voeren projecten uit 2024, vraagt in totaal een bijstelling van de lasten van circa 530.000 euro. Dit bestaat uit circa 396.000 euro incidentele en 134.000 euro structurele lasten. De incidentele lasten hebben invloed op de begroting 2025. De structurele lasten zullen pas ingaan in 2026. Afhankelijk van zowel interne als externe capaciteit is het onzeker of alle (incidentele) uitgaven nog plaatsvinden in 2025.

Indien onderdelen later dan in 2025 worden uitgevoerd, wordt voorgesteld deze middelen over te hevelen naar het desbetreffende begrotingsjaar. In 2025 vindt dekking plaats vanuit de stelpost nader te concretiseren beleidsvoornemens. Daarnaast vindt een onttrekking uit de algemene reserve van 150.000 euro plaats. In de algemene reserve was nog een claim opgenomen van ditzelfde bedrag. Pagina 1 van 4

In 2026 zullen de financiële consequenties worden meegenomen in de primaire begroting. Deze zijn daar vooralsnog niet volledig voorzien.

Pagina 2 van 4

5. Aanpak Het huidige informatiebeleidsplan heeft een looptijd van 4 jaar (2024 t/m 2028), elk jaar wordt een projectenboek opgesteld. Deze werkwijze heeft tot gevolg dat projectmatig uitvoering gegeven wordt aan het beleid. Anderzijds biedt deze aanpak de mogelijkheid om jaarlijks de voortgang te evalueren en – waar nodig – bij te sturen middels projecten. 6. Communicatie/participatie Voor communicatie wordt gebruik gemaakt van de bekende (interne) communicatiemiddelen en andere mogelijkheden om collega’s te informeren en te betrekken. 7. Termijn Het informatiebeleidsplan heeft een looptijd van 2024 tot en met 2028. Het projectenboek heeft een looptijd van 1 jaar (01/01 – 31/12). Eind 2025/begin 2026 zal de voortgang van het Projectenboek 2026 weer geëvalueerd worden. Op datzelfde moment zal ook het Projectenboek 2027 ter goedkeuring – en uitvoering - aangeboden worden. 8. Uitkomst Uit de evaluatie kwamen de volgende bevindingen: De volgende werkzaamheden hebben in 2024 veel capaciteit gevraagd van de medewerkers van het team Informatievoorziening en Automatisering (ICT): - Aanbesteding nieuwe hardware ICT-werkplekken; - Uitrol nieuwe hardware ICT-werkplekken; - Afvoeren oude hardware ICT-werkplekken; - Inrichting nieuwe ICT-werkplek. Deze werkzaamheden zijn onderdeel van project 5.2: ‘Aanschaf nieuwe digitale werkplekinrichting’ en project 5.3: ‘Pilot moderne werkplek’.

Daarnaast is er door een extern bureau een nulmeting uitgevoerd voor de projecten: - 1.5: Opschonen Corsa - 1.16: Digitalisering P&O dossiers - 4.1: Opschonen netwerkschijven - 4.2: Opschonen mailboxen - 4.3: Uitfaseren netwerkschijven Dit heeft geleid tot een aantal aanbevelingen voor deze projecten. 9. Risico De urgentie om uitvoering te geven aan het Informatiebeleidsplan 2024-2028 is gebaseerd op de uitdagingen die de afgelopen jaren maar ook dit jaar weer op de gemeente Hulst afkomen, zoals maatschappelijke ontwikkelingen (o.a. informatiemaatschappij, transparantie, inclusie), wet- en regelgeving (o.a. Wet open overheid, Wet modernisering elektronische bestuurlijk verkeer) en technologische ontwikkelingen (o.a. kunstmatige intelligentie (AI), Microsoft365, moderne werkplek). Tevens is er behoefte aan inzicht in de ontwikkelsporen, bijbehorende middelen (budgetten en capaciteit) en de doorontwikkeling van de beheerorganisatie, op maat en schaal passend bij de gemeente Hulst. Burgemeester en wethouders van Hulst, De Secretaris, De Burgemeester,

Bijlage(n): Bijlage 1: Voortgang Informatiebeleidsplan 2024-2028 - stand van zaken per 1-1-2025 incl. Projectenboek 2025

Pagina 3 van 4

Bijlage 2: Informatiebeleidsplan 2024-2028 Bijlage 3: Begrotingswijziging 2025-08

Pagina 4 van 4