Raadsvoorstel - Voortgang Informatiebeleidsplan 2024-2028 - stand van zaken per 1-1-2026 - incl. Projectenboek 2026

Raadsvoorstel

Zaaknummer: 964000 Portefeuillehouder(s):

Wethouder D.K.E. Steijaert

Aan:

De raad van de gemeente Hulst

Onderwerp Voortgang Informatiebeleidsplan 2024-2028 - Stand van zaken per 1-1-2026, incl. Projectenboek 2026 Samenvatting Middels bijgevoegde documenten wordt uw gemeenteraad geïnformeerd over de resultaten en de voortgang van het Projectenboek 2025. Dit projectenboek is een uitvloeisel van het Informatiebeleidsplan 2024-2028. Daarnaast wordt met dit raadsvoorstel inzicht gegeven in de voorliggende projecten voor 2026. Tot slot wordt uw gemeenteraad gevraagd in te stemmen met het beschikbaar stellen van de benodigde middelen. Besluit Wij adviseren u akkoord te gaan met het "Voortgang Informatiebeleidsplan 2024-2028 Stand van zaken per 1-1-2026, incl. Projectenboek 2026". Wij vragen u tevens de benodigde middelen beschikbaar te stellen voor uitvoering van het Projectenboek 2026. Argumenten De gemeenteraad van de gemeente Hulst heeft op 22 maart 2024 het Informatiebeleidsplan 2024-2028, inclusief het projectenboek voor 2024, vastgesteld en de bijbehorende middelen voor de realisatie van die projecten beschikbaar gesteld. Begin 2025 zijn de resultaten van die projecten geëvalueerd en is een nieuw voorstel voor projecten in 2025 aan de gemeenteraad voorgelegd middels het Projectenboek 2025. Nu bestaat de behoefte om de resultaten van het Projectenboek 2025 te evalueren en de uit te voeren projecten voor 2026 te definiëren.

Kaders Informatie is een van de voornaamste bedrijfsmiddelen van de gemeentelijke organisatie, want de gemeente is een informatie verwerkend bedrijf en groeit naar een informatie gestuurde organisatie. Toegankelijke en betrouwbare informatie is essentieel voor het goed kunnen besturen: een gemeente die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar en servicegericht is, die transparant en proactief verantwoording aflegt aan klanten en gemeenteraad en die met minimale middelen maximale resultaten behaalt. Toegankelijke, betrouwbare en integere informatie is een belangrijke voorwaarde voor een goede dienstverlening. Het toegankelijk maken van informatie kost tijd en vraagt om middelen en is daarmee kostbaar. De gewenste informatievoorziening is ondersteunend aan de ambitie van de gemeente om een flexibele, schaalbare, modulaire, toekomstgerichte, betrouwbare en wendbare overheid te zijn. Financieel Uit de evaluatie van de projecten voor 2025 blijkt dat er een restantbudget is van circa € 266.000. Dit overschot is vooral het gevolg van het doorschuiven van projecten naar 2026. Het restantbudget vormt daarmee een onderdeel van het jaarrekeningsaldo van 2025. Voor de uitvoering van de projecten in 2026 is incidenteel een budget van circa € 307.000 nodig, inclusief de doorgeschoven projecten uit 2025.

Daarnaast leiden deze projecten tot aanvullende structurele lasten van circa € 128.000. Hiermee is al rekening gehouden in de begroting. Naar verwachting zullen de meeste structurele lasten pas in de loop van 2026, of later, ingaan. Pagina 1 van 3

Bij het opstellen van de primaire begroting voor 2026 is reeds rekening gehouden met het Projectenboek 2026, zowel voor incidentele als structurele lasten. Dit betekent dat er op het taakveld overhead, binnen het programma algemene dekkingsmiddelen, al extra middelen zijn opgenomen, vooral structureel. Daarom is het voldoende om een bedrag van € 150.000 van het restantbudget uit 2025 door te schuiven naar 2026. Dit zal plaatsvinden via een onttrekking uit de algemene reserve Aanpak Het huidige informatiebeleidsplan heeft een looptijd van 4 jaar (2024 t/m 2028), elk jaar wordt een projectenboek opgesteld. Deze werkwijze heeft tot gevolg dat projectmatig uitvoering gegeven wordt aan het beleid. Anderzijds biedt deze aanpak de mogelijkheid om jaarlijks de voortgang te evalueren en – waar nodig – bij te sturen middels projecten. Tijdens de informatiebijeenkomst d.d. 9 december 2025 hebben we de leden van de gemeenteraad geïnformeerd over recente Nederlandse en Europese wet- en regelgeving, die de komende jaren een groot effect gaan hebben op de inrichting van de gemeentelijke informatievoorziening. Recente discussies rond de afhankelijkheid van gemeenten voor hun digitale informatievoorziening van Big Tech bedrijven (de digitale soevereiniteit) versterken de noodzaak om collectief als overheid een aantal vernieuwingen door te voeren (collectiviteitsvoorstellen van de VNG).

Daarom wordt het huidige informatiebeleidsplan met een doorlooptijd tot 2028 vroegtijdig vernieuwd. Het actualiseren van het informatiebeleidsplan is ook opgenomen als project in het Projectenboek 2026 en zal ter vaststelling aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Communicatie/participatie Voor communicatie wordt gebruik gemaakt van de bekende (interne) communicatiemiddelen en andere mogelijkheden om collega’s te informeren en te betrekken. Termijn Het informatiebeleidsplan heeft een looptijd van 2024 tot en met 2028. Het projectenboek heeft een looptijd van 1 jaar (01/01 – 31/12). Zoals eerder vermeld zal het huidige informatiebeleidsplan vroegtijdig, in 2026, worden vernieuwd. Het nieuwe informatiebeleidsplan zal inclusief een bijbehorend Projectenboek 2027 ter vaststelling aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Uitkomst Uit de evaluatie kwamen de volgende bevindingen: In de voortgangsrapportage informatiebeleidsplan 2024-2028 is aangegeven welke projecten er in 2025 zijn uitgevoerd en welke projecten zijn doorgeschoven in de planning. De projecten die zijn doorgeschoven in de planning hebben vooral te maken met een tekort aan personele capaciteit. Inmiddels is, vooral bij team Digitale Informatiebeheer (DIB), de formatie weer op het gewenste niveau en kunnen deze projecten in 2026 worden opgepakt en zijn ook terug te vinden op de projectenkalender van 2026.

Ook een aantal wisselingen in de formatie hebben ervoor gezorgd dat de governance van de gemeentelijke informatievoorziening hernieuwd moest worden georganiseerd. Helaas heeft het project ‘Aanschaf archiefmodule MOOR’, een gezamenlijk traject van Zeeuwse gemeenten, niet geleid tot een bevredigende oplossing. De leverancier kon niet voldoen aan de gestelde eisen.

Pagina 2 van 3

Risico De urgentie om uitvoering te geven aan het Informatiebeleidsplan 2024-2028 is gebaseerd op de uitdagingen die de afgelopen jaren maar ook dit jaar weer op de gemeente Hulst afkomen, zoals maatschappelijke ontwikkelingen (o.a. informatiemaatschappij, transparantie, inclusie), wet- en regelgeving (o.a. Wet open overheid, Wet modernisering elektronische bestuurlijk verkeer) en technologische ontwikkelingen (o.a. kunstmatige intelligentie (AI), Microsoft365, moderne werkplek). Tevens is er behoefte aan inzicht in de ontwikkelsporen, bijbehorende middelen (budgetten en capaciteit) en de doorontwikkeling van de beheerorganisatie, op maat en schaal passend bij de gemeente Hulst. Burgemeester en wethouders van Hulst, De Secretaris, De Burgemeester,

Bijlage(n): Bijlage 1: Voortgang Informatiebeleidsplan 2024-2028 - Stand van zaken per 1-1-2026, incl. Projectenboek 2026; Bijlage 2: Informatiebeleidsplan 2024-2028.

Pagina 3 van 3