Raadsvoorstel Voortgang Informatiebeleidsplan 2018-2021 stand van zaken 1-1-2021
Tekst van het document
INFORMATIEBELEIDSPLAN 2018-2021 Gemeente Hulst
januari 2021
Voortgang Informatiebeleidsplan 2018-2021 Gemeente Hulst
Versiedatum : 6 januari 2021 Versie : 1.0 Auteur : H. Dahlmans Documentnaam : Voortgang informatiebeleidsplan 2018-2021 stand van zaken 1-1-2021.docx
Telengy Management & Advies
INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding ............................................................................................................. 3 Aanleiding en doelstelling ............................................................................................. 3 Waarom informatiebeleid ............................................................................................. 3 Urgentie en noodzaak .................................................................................................. 3
2 Stand van zaken projecten projectenplan 2020 ........................................................... 4 Evaluatie van projectenplan 2020 .................................................................................. 6
3 Projecten 2021 .................................................................................................... 8 4 Middelen ............................................................................................................. 9 Bijlage 1: Projectenboek 2021
Pag.
2
1 INLEIDING Aanleiding en doelstelling De gemeenteraad van de gemeente Hulst heeft in februari 2018 het Informatiebeleidsplan 20182021, inclusief het projectenboek voor 2018, vastgesteld en de bijbehorende middelen voor de realisatie van die projecten beschikbaar gesteld. In 2018 is gestart met de realisatie van de projecten uit het projectenboek. Begin 2019 zijn deze projecten geëvalueerd en is een nieuw projectenplan voor 2019 vastgesteld. Dat is ook gebeurd in 2020. Nu bestaat de behoefte om de resultaten van het projectenplan 2020 te evalueren en de uit te voeren projecten voor 2021 te definiëren. In die evaluatie wordt ook meegenomen de begin 2020 nog niet gestarte of afgeronde projecten uit de afgelopen jaren, die niet zijn opgenomen in het projectenboek 2020.
Waarom informatiebeleid Informatie is een van de voornaamste bedrijfsmiddelen van de gemeentelijke organisatie, want de gemeente is een informatie verwerkend bedrijf en groeit naar een informatie gestuurde organisatie. Toegankelijke en betrouwbare informatie is essentieel voor het goed kunnen besturen: een gemeente die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar en servicegericht is, die transparant en proactief verantwoording aflegt aan klanten en gemeenteraad en die met minimale middelen maximale resultaten behaalt. Toegankelijke, betrouwbare en integere informatie is een belangrijke voorwaarde voor een goede dienstverlening. Het toegankelijk maken van informatie kost tijd en vraagt om middelen en is daarmee kostbaar. De gewenste informatievoorziening is ondersteunend aan de ambitie van de gemeente om een flexibele, schaalbare, modulaire, toekomstgerichte, betrouwbare en wendbare overheid te zijn.
Urgentie en noodzaak De urgentie om uitvoering te geven aan het Informatiebeleidsplan 2018-2021 is gebaseerd op de uitdagingen die de afgelopen jaren maar ook dit jaar op de gemeente Hulst afkomen, zoals o.a. de nieuwe Omgevingswet, Digitale Agenda 2024 (opvolger van Digitale Agenda 2020) en Het Nieuwe Werken. Tevens is er behoefte aan inzicht in de ontwikkelsporen, bijbehorende middelen (budgetten en capaciteit) en de doorontwikkeling van de beheerorganisatie, op maat en schaal passend bij de gemeente Hulst.
Pag.
3
2 STAND VAN ZAKEN PROJECTEN PROJECTENPLAN 2020 Nr
Project
Status
Begroot
Realisatie
Restant
Projecten uit 2018 Projecten gestart, maar nog niet afgerond Contractmanagement
Gestart
€0
€0
€0
Afgerond
€0
€0
€0
Afgerond Afgerond Afgerond
€ 24.000 € 9.200 €0
€ 23.278 € 15.260
€ 722 - € 6.060
Gestart Gestart Gestart Gestart Gestart Gestart Gestart Gestart Gestart Gestart
€0 €0 €0 € 65.000 €0 €0 € 8.800 €0 €0 €0
€0
€0
€ 5.000
€ 60.000
€ 750
€ 8.050
Doorlopend Doorlopend Doorlopend
€ 130.000 € 101.757 € 37.500
€0 €0 €0
€ 130.000 € 101.757 € 37.500
Nog niet gestart Nog niet gestart Nog niet gestart Nog niet gestart Nog niet gestart Nog niet gestart Nog niet gestart Nog niet gestart Nog niet gestart Nog niet gestart
€0 €0 € 10.500 € 35.000 €0 €0 €0 € 20.000 €0 €0
Nog niet gestart Nog niet gestart
€0 € 3.500
Projectenplan 2020 Projecten uitgevoerd en afgerond 1 6 9 20
Implementatie Outsourcing ICTinfrastructuur Adoptieprogramma Office365 Implementatie digitale handtekening Wkpb-registratie in BRK (Beter Kenbaar)
Projecten gestart, maar nog niet afgerond 3 4 5 7 12 13 15 19 21 25
Professionaliseren applicatiebeheer Professionaliseren Servicedesk Opzetten demand management Implementatie DSO Eigenaarschap (digitaal) dossier Visie op digitaal werken Opschonen netwerkschijven Vervanging printers Digitale toegankelijkheid Wet Elektronische publicaties
Doorlopende projecten 27 28 29
Actueel houden applicaties Koppelen applicaties Uitbreiden verbindingen
Projecten nog niet gestart 2 8 10 11 14 16 17 18 22 23 24 26
Introductie gegevensmanagement Koppeling zaaksysteem met MOOR Pilot recordmanagement Uitfaseren registratie in Corsa Verbeteren digitale vaardigheden Beheer van mailboxen Visie op informatiebeheer Sociaal intranet Wet Open Overheid Wet modernisering elektronisch berichtenverkeer Wet Digitale Overheid TV-/Publicatieschermen – optimaliseren / vernieuwen
Pag.
4
Nieuwe projecten uitgevoerd in 2020 Projecten uitgevoerd en afgerond Telefonie-overeenkomst vervangen Camera toezicht gemeentelijke gebouwen & uitbreiding in openbare ruimte Vervanging 45 GSM-toestellen buitendienstmedewerkers Aanpassen vergaderruimten op digitaal werken
Totale uitgaven
Gestart Afgerond
€0 €0
€ 01 € 02
€0 €0
Afgerond
€0
€ 03
€0
€ 64.000
€0
€ 64.000
Gestart
€ 44.288
1
Aanbesteding afgerond, implementatie dient nog plaats te vinden. Implementatie (2021) wordt bekostigd vanuit aanbestedingsvoordeel. 2 Op grond van prioritering binnen lopende exploitatie opgevangen. 3 Is bekostigd vanuit regulier vervangingsbudget
Pag.
5
Evaluatie van projectenplan 2020 In het vorige hoofdstuk is aangegeven welke projecten er in 2020 zijn uitgevoerd en welke projecten zijn doorgeschoven in de planning. In de stuurgroep heeft op basis van de realisatie in 2020 een evaluatie plaats gevonden. Uit die evaluatie kwamen de volgende bevindingen: De meeste werkzaamheden in 2020 werden gedomineerd door twee ontwikkelingen: - Implementatieproject Outsourcing ICT-infrastructuur dat in 2019 was opgestart; - Covid-19 beperkingen. Project ‘Implementatie Outsourcing ICT-infrastructuur’ - Het project ‘Implementatie Outsourcing ICT-infrastructuur’ heeft ten opzichte van de originele planning vertraging opgeleverd. Deels werd dat veroorzaakt door Covid-19 beperkingen (ondersteuning op locatie, vervangen netwerkcomponenten), deels door het aanpassen van prioriteiten (versneld beschikbaar stellen van MS-Teams) en deels door het niet beschikbaar zijn van documentatie. Dat heeft ook van het projectteam aanzienlijk meer inspanning gevraagd dan initieel gepland. - Het gedwongen remote werken (thuiswerken) werkte voor een heleboel projectactiviteiten prima, maar op de momenten dat nieuwe functionaliteit wordt uitgerold, met de kans op verstoringen is dat toch lastige werkwijze. Dat bleek ook tijdens het implementatietraject.
Het zogenaamd ‘floor walking’ (begeleiding op de werkvloer) is er dan niet bij en de intake en analyse van storingen is op afstand lastiger dan op locatie. - Normaal gesproken zouden de medewerkers een uitgebreide instructie krijgen van de nieuwe omgeving en de bijbehorende functionaliteit. Klassikaal op kantoor. Dat kon echter niet en daarom is er gekozen voor een Digitale Roadshow via MS-Teams. Vooraf was er wel enige scepsis of dat wel effectief genoeg zou zijn. Dit bleek uiteindelijk een prima oplossing en de medewerkers hebben het werken met de nieuwe omgeving verrassend goed opgepakt. De applicatiebeheerders en key-users hebben daar als eerste lijns ondersteuners ook aan bijgedragen. - Het vertrek van een van de beide systeem-/netwerkbeheerders heeft ertoe geleid dat versneld het beheer van de oude ICT-omgeving overgedragen werd aan een externe partij. Covid-19 - Vanwege Covid-19 werd thuiswerken in toenemende mate de norm. Faciliteiten waren beschikbaar, maar niet elke medewerker gebruikte of kon gebruik maken van de thuiswerkfaciliteiten. Dat vroeg om veel ondersteuning aan gebruikers, instructies en wijzigingen op de beschikbaar gestelde hardware. - Voor thuiswerken hadden de medewerkers geen mogelijkheden voor video vergaderen.
Deze moesten versneld beschikbaar worden gesteld aan de medewerkers, inclusief het daarop aanpassen van de hardware en het instrueren van gebruikers. Geleidelijk aan is het digitaal vergaderen een geaccepteerd overlegmiddel geworden. Daarnaast: - De 45 GSM-toestellen van de buitendiensmedewerkers moesten in 2020 reeds worden vervangen. Naast de financiële impact is dit een arbeidsintensief traject voor de Servicedesk ICT. Voor de komende jaren is het van belang om elk jaar een deel van de mobiele devices (telefoons, laptops, tablets) te vervangen. Om dat de komende jaren beheersbaar te laten verlopen wordt in 2021 beleid en een vervangingscyclus voor de mobiele devices opgesteld. - Applicatieleveranciers bieden hun applicaties steeds vaker aan als een dienst, waarbij de leverancier continu zorgt voor een up to date, goed beschikbare applicatie. Dat betekent dat de gemeente Hulst nieuw beleid moet bepalen met betrekking tot de gewenste dienstverlening en de eigen rol betreffende het beheer van de informatie die wordt bewaard in en wordt gecreëerd met die applicatie. - Financiën: de projecten waaraan in 2020 uitvoering is gegeven dan wel welke in 2020 zijn afgerond, zijn binnen het daarvoor beschikbare totaalbudget gebleven.
De outsourcing ICTinfrastructuur is daarnaast binnen het budget gebleven dat bij separaat besluit beschikbaar was gesteld ten aanzien van aanbesteding en implementatie. De lessen die we voor 2020 in de evaluatie over 2018 en 2019 hadden geleerd blijven van toepassing op 2021: Pag.
6
-
Meer focus op een paar speerpunten (thema’s) en meer evenwicht tussen kleine en grote projecten; Meer aandacht voor het meenemen van de organisatie in het hoe en waarom van de ontwikkelingen en de veranderingen die dat te weeg brengt in het dagelijks werk; Alleen techniek toepassen die leveranciers aantoonbaar succesvol bij een andere gemeente al hebben geïmplementeerd (alleen proven technology toepassen); Afspraken over te verwachten resultaten zakelijker vastleggen richting externe partijen; Strakker sturen op de afgesproken resultaten (SMART); Investeren in het vergroten van de digivaardigheid van de medewerkers; Versnellen van de uitrol van het digitaal zaakgericht werken.
In algemene zin kan worden gesteld dat technisch succesvolle vernieuwingen bijdragen aan het optimaal functioneren van de bedrijfsvoering en dienstverlening. Dit laat onverlet dat uiteindelijk de organisatie dient te werken met de beschikbare applicaties en functionaliteiten. Aandacht voor borging in de organisatie blijft dan ook één van de belangrijkste prioriteiten in 2021.
Pag.
7
3 PROJECTEN 2021 Voor de definitie van nieuwe projecten in het Projectenplan 2021 komt de focus te liggen op de volgende vier thema’s: 1. Outsourcing ICT-infrastructuur. De huidige ICT-infrastructuur moet worden vervangen (is technische en financieel afgeschreven). 2. Informatievoorziening Omgevingswet. Het geschikt maken van de huidige informatie in het ruimtelijk domein voor het nieuwe Digitaal Stelsel Omgevingswet. 3. Digitaal zaakgericht werken. Verdere uitrol van het digitaal zaakgericht werken. 4. Verbeteren Informatiehuishouding. Het reduceren van dubbele opslag van informatie en het verbeteren van de digitale archiefvorming (Aansluiten op programma Duurzaam Toegankelijk op Orde).
Thema 1: Outsourcing ICT-infrastructuur 1 Transitie Hulst voor Elkaar 2 Introductie gegevensmanagement 3 Professionaliseren applicatiebeheer 4 Professionaliseren Servicedesk 5 Opzetten Demand management 6 Implementatie SIEM/SOC 7 Inrichten LoginPI 8 Vervangen oude servers Thema 2: Informatievoorziening Omgevingswet 9 Implementatie Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) 10 Koppeling DSO met zaaksysteem 11 Digitale handhaving Thema 3: Digitaal zaakgericht werken 12 Koppeling zaaksysteem met MOOR 13 Organisatiebrede uitrol zaakgericht werken 14 Pilot recordmanagement 15 Visie op digitaal werken 16 Verbeteren digitale vaardigheden 17 Digitaal samenwerken (MS-Teams) 18 Digitalisering afdeling Samenleving Thema 4: Verbeteren Informatiehuishouding 19 Opschonen netwerkschijven 20 Beheer van mailboxen 21 Visie op Informatiebeheer Overig 22 Sociaal intranet 23 Vervanging printers 24 Informatiebeleidsplan 2022-2025 25 Digitale toegankelijkheid 26 TV-/publicatieschermen – optimaliseren/vernieuwen 27 Wet Elektronische publicaties (Wep) 28 Onderzoek extern beschikbaar stellen kaartmateriaal 29 Vervangen iWriter (sjablonensysteem) 30 Contractmanagement 33 Methodiek in vervangen mobiele devices Wet Digitale Overheid (WDO) Wet modernisering elektronisch berichtenverkeer Continu 100 Actueel houden applicaties 101 Koppelingen applicaties 102 Uitbreiden verbindingen 103 Vervangen mobiele devices
Nieuw Project uit 2019 Gestart in 2020 Gestart in 2020 Gestart in 2020 Nieuw Nieuw Nieuw Gestart in 2020 Nieuw Nieuw Project uit 2019 Nieuw Project uit 2020 Gestart in 2020 Project uit 2020 Nieuw Nieuw Gestart in 2020 Project uit 2020 Project uit 2020 Gestart in 2019 Gestart in 2020 Nieuw Gestart in 2020 Project uit 2020 Project uit 2020 Nieuw Nieuw Gestart in 2018 Nieuw Project uit 2020 Project uit 2020 2018-2021 2018-2021 2018-2021 Nieuw
Pag.
8
4 MIDDELEN Thema 1: Vervanging ICT-infrastructuur 1 Transitie Hulst voor Elkaar
Hardware Software Opleiding Implementatie Structureel Passend binnen huidige begroting (traject outsourcing ICTinfra) €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0 €0
Interne uren 420 8 per gebruiker 84 60 16 per AB/key-user 116 100 per SD-medewerker 60 30 30 16 8 per AB/Key-user
2 3
Introductie gegevensmanagement Professionaliseren applicatiebeheer
4
Professionaliseren Servicedesk ICT (SD)
€0
€0
€0
€0
€0
5 6 7 8
Opzetten Demand management Implementatie SIEM/SOC Inrichten LoginPI Vervangen oude servers
€0 €0 €0 €0
€0 €0 €0 €0
€0 €0 €0 €0
€0 € 15.690 €0 €0
€0 € 16.200 €0 € 36.000
€0
€ 10.000
€0
€ 6.000
€ 5.000
260
€0 € 7.500
€0 €0
€0 €0
€0 €0
€ 15.000 € 7.500
140
€0 €0
€0 €0
€0 €0
€0 €0
€0 €0
€0 €0 €0 €0
€0 €0 €0 €0
€ 2.500 €0 € 20.000 € 15.000
€ 8.000 €0 €0 €0
€ 11.000 €0 €0 €0
18 Digitalisering afdeling Samenleving Thema 4: Verbeteren Informatiehuishouding 19 Opschonen netwerkschijven 20 Beheer van mailboxen
€0
€0
€0
€ 30.000
€0
76 440 16 per proces 136 32 160 16 4 per MO-lid 460
€0 €0
€ 8.800 €0
€0 €0
€0 €0
€ 2.200 €0
21
€0
€0
€0
€0
€0
Thema 2: Informatievoorziening Omgevingswet 6 Implementatie Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) 7 Koppeling DSO met zaaksysteem 8 Digitale Handhaving Thema 3: Digitaal zaakgericht werken 12 Koppeling zaaksysteem met MOOR 13 Organisatiebrede uitrol zaakgericht werken 14 15 16 17
Pilot recordmanagement Visie op digitaal werken Verbeteren digitale vaardigheden Digitaal samenwerken (MS-Teams)
Visie op informatiebeheer
56 16 8 per AB/Key-user 76
Pag.
9
Overig 22 Sociaal intranet
Hardware €0
Software € 10.000
Opleiding €0
Implementatie € 10.000
Structureel €0
23 24
Vervanging printers Informatiebeleidsplan 2022-2025
€0 €0
€0 €0
€0 €0
€ 2.000 €0
€0 €0
25
Digitale toegankelijkheid
€0
€0
€0
€0
€0
26
TV-/publicatieschermen – optimaliseren/vernieuwen Wet Elektronische publicaties (Wep)
€ 3.500
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
40 16 per beleidsmedewerker 24
€0 €0 €0
€0 €0 €0
€0 €0 €0
€ 2.000 €0 €0
€ 7.500 €0 €0
264 184 12
€ 11.000
€ 28.800
€ 37.500
€ 73.690
€ 100.400
27 28
Onderzoek extern beschikbaar stellen kaartmateriaal 29 Vervangen iWriter (sjablonensysteem) 30 Contractmanagement 31 Methodiek in vervangen mobiele devices Wet Digitale Overheid (WDO) Wet modernisering elektronisch berichtenverkeer Investeringen 2021
€ 150.990
Totaal investeringen 2021 Continu (budget voor 2018-2021)4 100 Actueel houden applicaties 101 Koppelingen applicaties 102 Uitbreiden verbindingen 103 Vervangen mobiele devices
4 5
Interne uren 144 12 per medewerker 40 120 8 per MO-lid 16 per AB/Key-user 80 20 per redacteur 8
€ 50.000 € 38.000
€ 40.000 € 33.757
€ 40.000 € 30.000 € 37.500
€ 05
Bovenstaande budgetten zijn gebaseerd op een budget voor 4 jaar (informatiebeleidsplan 2018-2021) minus het reeds bestede budget in 2018, 2019 en 2020 Vervangingsbudget is reeds opgenomen in de begroting Pag. 10