Raadsvoorstel volglijst moties

Raadsvoorstel

Zaaknummer: 750531 Portefeuillehouder(s):

Burgemeester I.M.M. Jense-van Haarst

Aan:

De raad van de gemeente Hulst

Onderwerp Volglijst moties Samenvatting Implementeren van proces waarbij ingediende en aangenomen moties op uitvoering en afhandeling worden gevolgd. Met volglijst volgt allereerst een nulsituatie waarbij alle moties van de afgelopen drie jaar in beeld zijn gebracht. Dit ongeacht of deze zijn aangenomen dan wel zijn ingetrokken of verworpen. Hierbij aangegeven wat de huidige status is rondom de aangenomen moties. Na vaststelling van de volglijst op basis van de 'nulsituatie' ontstaat een continue proces waarbij nieuwe moties worden toegevoegd en nog niet afgehandelde moties worden afgerond. Aan de raadsvergadering zal een vast agendapunt worden opgenomen waarbij de geactualiseerde status van de volglijst wordt besproken en vastgesteld. 1. Besluit U wordt voorgesteld akkoord te gaan met: • de in de bijlage bij dit voorstel opgenomen volglijst (status: tot en met raadsvergadering 31 oktober 2024) als zijnde de begin-/nulsituatie van een monitoringsopzet voor het volgen van de afhandeling van aangenomen moties; • het toevoegen van een vast agendapunt aan de vergadering van de gemeenteraad waarbij de (geactualiseerde) volglijst wordt besproken en vastgesteld.

2. Argumenten Onderdeel van het democratische proces is dat onder andere moties kunnen worden ingediend om een discussiepunt voor te leggen aan de raadsvergadering. Dit kan gaan om onderwerpen die op de agenda staan maar ook over niet geagendeerde onderwerpen. Doel is in beginsel om het college van burgemeester en wethouders hiermee aan de slag te laten gaan. Tot op heden was er slechts in beperkte mate zicht op de afhandeling van aangenomen moties. Is de behandeling opgepakt of is dit nog niet het geval? Welke stappen zijn inmiddels gezet of is de motie reeds afgehandeld? Is het resultaat van de afhandeling overeenkomstig de essentie van de motie? Vragen waarvan de antwoorden niet tot nauwelijks inzichtelijk waren dan wel vragen die ook niet altijd naar voren kwamen. Met de volglijst is het streven om de inzicht te krijgen in de ingediende moties alsmede de afhandeling en het resultaat ervan. (In-)direct wordt hiermee ook het proces rondom de moties duidelijk en meer inzichtelijk zowel voor gemeenteraad, college als ambtelijke organisatie. De in de bijlage bij dit voorstel opgenomen versie van de volglijst is allereerst een inventarisatie van de ingediende moties in de afgelopen jaren. Tevens een weergave van hetgeen met de motie is gedaan, mits deze is aangenomen.

Bedoeling is om de volglijst continue te actualiseren waarbij afgehandelde moties van de lijst 'verdwijnen' en nieuwe moties worden toegevoegd. Aan de agenda van de raadsvergadering zal een vast agendapunt worden toegevoegd waarbij de (geactualiseerde) volglijst wordt besproken en vastgesteld. Voor de volledigheid dient nog hierbij vermeld te worden dat in de onderliggende volglijst ook de status "motie aangehouden" is opgenomen. Formeel bezien is dit geen juiste status aangezien er slechts sprake is van een motie als tijdens de vergadering wordt aangekondigd dat deze wordt Pagina 1 van 2

ingediend. Vervolgens kan er uitsluitend sprake zijn van aangenomen, verworpen of ingetrokken. Voor nu is de status "aangehouden" nog opgenomen doch richting toekomst zal deze status niet meer worden vermeld. 3. Kaders • Reglement van Orde van de gemeente Hulst 2023 • Gemeentewet

4. Financieel Geen financiële gevolgen 5. Aanpak • Vaststelling van onderliggende concept volglijst in raadsvergadering van 12 december aanstaande; • Actualisering van volglijst in verband met afgehandelde moties; • Vast agendapunt opnemen in vergaderagenda van gemeenteraad.

6. Communicatie/participatie Vastleggen van behandelingsproces van aangenomen moties. Dit communiceren binnen de organisatie, zodat voortgang van afhandeling geborgd is. 7. Termijn Vaststelling van concept volglijst in vergadering van gemeenteraad van 12 december 2024. Vervolgens directe implementatie van proces binnen organisatie en bestuurlijk besluitvormingstraject. 8. Uitkomst Vastgestelde volglijst met een actievere opvolging van ingediende en met name aangenomen moties. 9. Risico Burgemeester en wethouders van Hulst, De Secretaris, De Burgemeester,

Bijlage(n): • Volglijst moties gemeenteraad definitief concept (nulsituatie)

Pagina 2 van 2