raadsvoorstel Vbijlage Informatiebeleidsplan 2018-2021 - Projectenboek 2021
Tekst van het document
INFORMATIEBELEIDSPLAN 2018-2021 Gemeente Hulst januari 2021
Projectenplan 2021 – Projectenboek
Gemeente Hulst
Versiedatum Versie Auteur Documentnaam
: : : :
6 januari 2021 1.0 H. Dahlmans Informatiebeleidsplan 2018-2021 - projectenboek 2021 v1.docx
Telengy Management & Advies
1
Transitie Hulst voor Elkaar
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Transitie Hulst voor Elkaar In het aanbestedingstraject Outsourcing ICT-infrastructuur is de optie meegenomen om ook de ICT-omgeving van Hulst voor Elkaar over te brengen naar dezelfde leverancier. Die optie wordt nu gelicht en daarmee wordt het leveren en beheren van die nieuwe omgeving overgenomen door Provide Managed Services (PMS). Dit project behelst de transitie van de ICT-omgeving van Hulst voor Elkaar van de huidige leverancier naar het datacenter van PMS. PMS zal daarna ook het beheer overnemen van die omgeving en die omgeving als een dienst aanbieden aan Hulst voor Elkaar. Hulst voor Elkaar neemt de gemigreerde ICT-infrastructuur als een dienst af van PMS. Outsourcing ICT-infrastructuur 1 S. de Vriend M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 mei 2021
Financieel (is passend binnen huidige begroting obv aanbieding) Hardware €0 Software €0 Opleiding €0 Implementatie €0 Personeel Functie Coördinator ICT Functioneel beheerder S4SD Applicatiebeheerder HvE Optioneel: Servicedesk ICT Gebruikers
Afdeling Informatievoorziening Samenleving Hulst voor Elkaar Informatievoorziening Hulst voor Elkaar
Uren (p.p) 120 40 240 20 8
2
Introductie gegevensmanagement
Algemeen Naam project Beschrijving project
Introductie gegevensmanagement De hoeveelheid data neemt toe, wereldwijd een verdubbeling in de afgelopen twee jaar. Goed gebruik van gegevens versterkt de informatiepositie van professionals en bestuurders, verbetert de besluitvorming en biedt mogelijkheden vraagstukken op een nieuwe manier aan te pakken. Ontwikkelingen zoals de Omgevingswet, Digitale Agenda 2020 en blockchain zijn gericht op een toekomstbestendige organisatie die met vertrouwen haar gegevens deelt en gebruikt. Dat kan (alleen) als je verzekerd bent van de kwaliteit, herkomst en levensduur van die gegevens. En als helder is waar en bij wie gegevens zich bevinden in je gemeente, met welk doel die zijn ingewonnen, en met wie je gegevens hebt gedeeld onder welke voorwaarden. Precies dat is de verantwoordelijkheid van gegevensmanagement. Op basis van de handreiking “GEMMA2 Tactisch Gegevensmanagement” wordt het gegevensmanagement binnen de gemeente Hulst opgepakt.
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Dit project wordt samen opgepakt met project 3. Introductie Gegevensmanagement bij Hulst op basis van de handreiking “GEMMA2 Tactisch Gegevensmanagement”. Outsourcing ICT-infrastructuur 2 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
1 augustus 2021 1 januari 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT Applicatie-/gegevensbeheerders Key-users Adviseur
Afdeling Informatievoorziening Informatievoorziening PuDi, Bedr, W&W, R&B, SaLe Extern
Uren (p.p) 40 12 12 20
3
Professionaliseren applicatiebeheer
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Professionaliseren applicatiebeheer Het project professionaliseren applicatiebeheer behelst het opleiden van de groep applicatiebeheerders en key-users op het gebied van applicatiebeheer en het maken van afspraken over Informatiearchitectuur, het inrichten en beheren van applicaties, versiebeheer en de samenwerking met gebruikers, gegeven- en systeembeheerders. Voor de uitwerking van de beheerprocessen zal daar waar relevant worden samengewerkt met Provide Managed Services (PMS). Daarbij zal op basis van de werkprocessen bij PMS worden aangegeven hoe rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn geregeld. Dit traject wordt verbonden aan project 2 en 4. Goed opgeleide applicatiebeheerders Outsourcing ICT-infrastructuur 3 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 juli 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT Applicatie-/gegevensbeheerders Key-users Adviseur
Afdeling Informatievoorziening Informatievoorziening PuDi, Bedr, W&W, R&B, SaLe Extern
Uren (p.p) 40 16 16 20
4
Professionaliseren Servicedesk ICT
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Professionaliseren Servicedesk ICT Het project professionaliseren Servicedesk behelst het opleiden van de groep servicedeskmedewerkers op het gebied van de 1ste lijns ondersteuning en het samenwerken met PMS betreffende o.a. change management en incident management. Ook zal op basis van de werkprocessen bij PMS worden aangegeven hoe rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn geregeld. Dit traject wordt verbonden aan project 2 en 3. Goed opgeleide servicedeskmedewerkers Outsourcing ICT-infrastructuur 4 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 juli 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT Servicedeskmedewerkers
Afdeling Informatievoorziening Informatievoorziening
Adviseur
Extern
Uren (p.p) 100 100 per medewerker 16
5
Opzetten Demand management
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Opzetten Demand management Met de outsourcing van de ICT-infrastructuur moet de aansturing van alle ICTgerelateerde zaken anders worden georganiseerd. Met demand management wordt deze rol opgepakt. De demand manager is voor PMS het aanspreekpunt bij de gemeente Hulst voor de te leveren service. De demand manager is ook het eerste escalatiepunt indien niet conform servicenormen wordt gewerkt, indien er zich calamiteiten voordoen en het afstemmen van nieuwe ontwikkelingen en projecten. De Servicemanager van PMS is de counterpart van de Demand manager. Demand management ingericht Outsourcing ICT-infrastructuur
5 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 juli 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT Adviseur
Afdeling Informatievoorziening Extern
Uren (p.p) 48 12
6
Implementatie SIEM/SOC
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Implementatie SIEM/SOC Om de digitale weerbaarheid bij gemeenten te verhogen, zijn binnenkort SIEM (Security Information & Event Management) en SOC (Security Operations Center) vanuit de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) verplicht, als onderdeel van de eisen betreffende ‘verslaglegging en monitoren’. De combinatie van die twee afkortingen draagt ertoe bij dat computerdreigingen, zoals hackpogingen of malware, beter worden gemonitord en in kaart worden gebracht. De voorzieningen in de ICT-infrastructuur van Hulst om de verslaglegging en monitoring te kunnen verzorgen moeten ingericht worden. SIEM/SOC is geïmplementeerd en wordt gemonitord en Hulst is in staat rapportage aan te leveren. Outsourcing ICT-infrastructuur
6 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
1 januari 2021 1 juli 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 16.200 structureel €0 € 10.690 + € 5.000 (PMS)
Personeel Functie Coördinator ICT
Afdeling Informatievoorziening
Uren (p.p) 30
7
Inrichten LoginPI
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Inrichten LoginPI LoginPI is een actieve monitoring-oplossing die gebruik maakt van synthetische gebruikers die 24/7 actief zijn om de optimale prestaties en beschikbaarheid van de ICT-infrastrucuut en bijbehorende bedrijfsapplicaties bewaakt en waarborgt. Login PI test, meet en waarschuwt de systeembeheerders bij elke wijziging die van invloed is op de prestaties van aanmeldingen van desktop en applicaties en van de feitelijke verwerking van taken in een applicatie. Login-PI biedt ook informatie over protocolvertraging en netwerkprestaties. Login PI is geschikt voor: 24/7 proactieve bewaking en beheer van gebruikerservaring Extra garantie van beschikbaarheid van applicaties De detectie / voorspelling van de prestatie-impact van niet-geplande wijzigingen 24/7 verificatie van gebruikerservaring op verschillende afgelegen locaties Controle op de naleving van SLA's met aanbieders van op cloud gebaseerde services LoginPI moet zodanig worden ingericht dat ook bij de Servicedesk ICT van de gemeente Hulst de performance van de ICT-infrastructuur kan worden bewaakt. LoginPI ingericht op wensen Servicedesk ICT Outsourcing ICT-infrastructuur 7 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
1 januari 2021 1 juli 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT
Afdeling Informatievoorziening
Uren (p.p) 30
8
Vervangen oude servers
Algemeen Naam project Beschrijving project Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Vervangen oude servers Bij de transitie van de oude ICT-infrastructuur naar de nieuwe ICT-infrastructuur zijn een aantal servers ‘as-is’ overgezet. Die servers moeten allen nog worden overgezet naar een nieuwere versie van de systeemsoftware. Alle (applicatie)servers minimaal op Microsoft Server 2016 Outsourcing ICT-infrastructuur 8 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 april 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 € 36.000
Personeel Functie Coördinator ICT Applicatiebeheerders Key-users
Afdeling Informatievoorziening Informatievoorziening R&B
Uren (p.p) 16 8 8
9
Implementatie Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO)
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Implementatie Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) Op 1 januari 2021 treedt de nieuwe Omgevingswet in werking. Op dat moment moet de gemeente Hulst aangesloten zijn op de Landelijke Voorziening van het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Daarvoor moet de gemeente een aantal applicaties aanschaffen die kunnen communiceren met die landelijke voorziening op de domeinen VTH, RO en Toepasbare Regels. Deze applicaties moeten ingericht zijn op de ondersteuning van de nieuwe processen en producten van de Omgevingswet. De gemeentelijke applicaties maken onderdeel uit van het nieuwe DSO. In 2020 is reeds begonnen met de implementatie van Portaal voor de Leefomgeving (VTH-deel). De keuze voor het RO- en TR-deel en implementatie van die applicaties moet nog in 2021 plaatsvinden. De nieuwe DSO-applicaties zijn ingericht en gekoppeld aan de landelijke voorziening, de processen zijn ingericht op de werkwijze van Hulst en de medewerkers zijn opgeleid om te werken conform de nieuwe wet. Informatievoorziening Omgevingswet 9 C. Pieters S. van Vooren
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 januari 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 10.000 (+ € 5.000 structureel) €0 € 6.000
Personeel Functie Projectleider Applicatiebeheerder VTH Applicatiebeheerder RO Key-users Adviseur
Afdeling W&W W&W R&B W&W, R&B Extern
Uren (p.p) 40 80 40 40 20
10
Koppeling DSO met zaaksysteem
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Koppeling DSO met zaaksysteem Een van de eisen van de nieuwe Omgevingswet is dat gemeenten zaakgericht moeten werken bij de afhandeling van vergunningaanvragen. Aanvragen die door de initiatiefnemer worden ingediend in het Omgevingsloket (onderdeel van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO)) worden doorgestuurd naar het zaaksysteem van de gemeente Hulst, alwaar alle documenten worden vastgelegd en het proces wordt opgestart in de nieuwe VTH-applicatie. In dit project wordt de koppeling gerealiseerd tussen het DSO en Exxellence, het zaaksysteem van Hulst. Koppeling tussen DSO en het zaaksysteem is ingericht en werkend. Informatievoorziening Omgevingswet 10 C. Pieters M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
1 januari 2021 1 juli 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 € 15.000
Personeel Functie Coördinator ICT Applicatiebeheerder Exxellence Applicatiebeheerder VTH Procesanalist
Afdeling Informatievoorziening Informatievoorziening W&W Informatievoorziening
Uren (p.p) 40 20 40 40
11
Digitale Handhaving
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Digitale Handhaving Met de komst van de nieuwe Omgevingswet heeft de gemeente Hulst een nieuwe VTH-applicatie aangeschaft, waarmee ook zaakgericht kan worden gewerkt. Het Omgevingsdossier staat daarbinnen centraal. Dat Omgevingsdossier is zeer geschikt om handhaving en toezicht te houden. De handhaver en toezichthouder heeft nu de mogelijkheid om op basis van dat digitale Omgevingsdossier en de bijbehorende checklisten in het terrein zijn/haar werkzaamheden direct digitaal af te handelen. BOA’s en toezichthouders kunnen handhaven ondersteund met mobiele digitale hulpmiddelen. Resultaten worden direct opgeslagen in het betreffende Omgevingsdossier. Informatievoorziening Omgevingswet 11 C. Pieters M. Eggermont
Planning Startdatum Einddatum
1 januari 2021 1 juli 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€ 7.500 € 7.500 structureel €0 €0
Personeel Functie Projectleider Coördinator ICT Servicedeskmedewerker Applicatiebeheerders VTH
Afdeling W&W Informatievoorziening Informatievoorziening W&W
Uren (p.p) 60 20 10 40
12
Koppeling zaaksysteem met MOOR
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Koppeling zaaksysteem met MOOR De applicatie MOOR wordt gebruikt voor het beheren van de kabels- en leidingketen. Door te koppelen aan het zaaksysteem is het mogelijk om op een gestructureerde wijze dossiers op te bouwen en beheren. Vergunningen worden geborgd in het zaaksysteem conform de Archiefwet. Zaakgericht werken en voldoen aan de Archiefwet Digitaal zaakgericht werken 12 E. Piessens M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
1 juli 2021 1 oktober 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 € 01
Personeel Functie Coördinator ICT Applicatiebeheerder Zaaksysteem Key-users Adviseur Procesanalist
1
Afdeling Informatievoorziening Informatievoorziening R&B Extern Informatievoorziening
Kosten worden gedekt uit project ‘Koppelingen applicaties’
Uren (p.p) 20 8 20 8 20
13
Organisatiebrede uitrol zaakgericht werken
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Organisatiebrede uitrol zaakgericht werken De uitrol van het zaakgericht werken is nog beperkt gebleven, mede ook vanwege de bijbehorende procesoptimalisatie. Op basis van de visie op het digitaal werken (project 15) zullen de daar vastgelegde inrichtingsprincipes organisatiebreed worden uitgerold. Hulst werkt zaakgericht Digitaal zaakgericht werken 13 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
1 juni 2021 Loopt door tot in 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT Applicatiebeheerder Zaaksysteem Procesverantwoordelijke Adviseur Procesanalist
Afdeling Informatievoorziening Informatievoorziening Alle Extern Informatievoorziening
Uren (p.p) 200 200 8 per proces 40 8 per proces
14
Pilot recordmanagement
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Pilot recordmanagement Records Management (RMA) kan worden aangeduid als het systeem waarmee een organisatie controle uitoefent op de creatie, distributie, opslag, retrieval en verstrekking van documenten die ongeacht het medium gecreëerd of ontvangen zijn bij die organisatie naar aanleiding van het uitoefenen van zijn taak. Het primaire doel van records management is preservatie van informatie, om beschikbaarheid op lange termijn te borgen. Het DMS (Document Management Systeem) dat wordt gebruikt door het zaaksysteem heeft archief- en RMAfunctionaliteit. Implementatie van het records management moet ervoor zorgen dat het digitale archief van de gemeente Hulst voldoet aan de wettelijke eisen van opslag en preservatie van informatie. Besluit definitieve implementatie RMA in zaaksysteem/DMS Digitaal zaakgericht werken 14 E. de Schepper M. van der Hulst
Planning Startdatum Einddatum
1 mei 2021 1 augustus 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 11.000 (jaarlijks) € 2.500 € 8.000
Personeel Functie Coördinator ICT Coördinator DIB DIV-medewerkers
Afdeling Informatievoorziening PuDi PuDi
Uren (p.p) 16 80 40
15
Visie op digitaal werken
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Visie op digitaal werken Een aantal ontwikkelingen maakt dat het van belang is om nieuwe inrichtingsprincipes voor de doorontwikkeling van het digitaal werken te (her)definiëren. Die zijn nodig voor keuzes in de toekomstige manier van werken in de organisatie en de daarbij behorende aanschaf en inrichting van informatiesystemen. De belangrijkste ontwikkelingen zijn: 1. Evaluatie zaakgericht werken. Een herijking van de uitgangspunten en een eenduidige invoeringsstrategie is gewenst; 2. Ontwikkelingen Cloud en SAAS2. Applicaties worden steeds vaker als een dienst (SAAS) aangeboden; 3. Informatiebeheer, waartoe tevens Archiefbeheer behoort. Er komt een nieuwe Archiefwet, die sterk gelieerd zal zijn aan de Wet Open Overheid; 4. Behoefte om digitaal te werken. De Covid-19 beperkingen hebben het op afstand werken tot het nieuwe normaal gemaakt; 5. Digitale Overheid. Hiertoe horen onder andere de verplichtingen die zijn neergelegd in de Wet Digitale Overheid, nieuwe Omgevingswet, AVG, BIO, etc. en de ambities en verplichtingen uit Digitale Agenda 2024. Een vastgestelde visie op digitaal werken Digitaal zaakgericht werken 15 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 mei 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT Adviseur
2
SAAS: Software As A Service
Afdeling Informatievoorziening Extern
Uren (p.p) 12 20
16
Verbeteren digitale vaardigheden
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Verbeteren digitale vaardigheden De steeds verdergaande toepassing van ICT stelt hogere eisen aan de digitale vaardigheden van de medewerkers. Uit interne enquetes is gebleken dat de medewerkers behoefte hebben aan extra scholing op het gebied van digitale vaardigheden. Daarnaast is het van belang om eisen te stellen aan de digitale vaardigheden van nieuwe medewerkers en nieuwe medewerkers te instrueren op de ‘spelregels’ rond digitaal werken bij de gemeente (‘dweilen met de kraan dicht’) Digitale vaardigheden zijn verbeterd; Eisen digitale vaardigheden onderdeel van aanstellingsbeleid; Hoe werken we in Hulst (‘spelregels digitaal werken’). Digitaal zaakgericht werken 16 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
1 september 2021 1 november 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 € 20.000 €0
Personeel Functie Coördinator ICT P&O-medewerker 2 deelnemers i-organisatie
Afdeling Informatievoorziening
Uren (p.p) 40 40 40
17
Digitaal samenwerken (MS-Teams)
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Digitaal samenwerken (MS-Teams) Met introductie van MS-Teams was om tijdens de Covid-19 beperkingen toch digitaal te kunnen vergaderen. MS-Teams biedt echter meer mogelijkheden, vooral gericht op collegiaal samenwerken en het samenwerken met externen. Dit vraagt om beleid en inrichtingsprincipes. Op basis van dat beleid en de bijbehorende inrichtingsprincipes wordt de verdere uitrol van MS-Teams opgepakt. MS-Teams ingericht en uitgerold in de organisatie op basis van vastgesteld beleid en inrichtingsprincipes Digitaal zaakgericht werken 17 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 mei 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 € 15.000 €0
Personeel Functie Coördinator ICT Adviseur Leden MO
Afdeling Informatievoorziening Extern Allen
Uren (p.p) 8 8 4
18
Digitalisering afdeling Samenleving
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Digitalisering afdeling Samenleving Bij de afdeling Samenleving bestaat de behoefte om alle processen digitaal zaakgericht af te gaan handelen. Daarvoor zal de vakapplicatie Suite4SociaalDomein gekoppeld worden aan het zaaksysteem Exxellence en zal het proces worden aangepast dat digitaal werken de norm wordt. Processen Samenleving zijn digitaal zaakgericht ingericht Digitaal zaakgericht werken 18 S. de Vriend P. Delforge
Planning Startdatum Einddatum
1 juni 2021 1 januari 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 € 30.000
Personeel Functie Projectleider Coördinator ICT Applicatiebeheerder Exxellence Applicatiebeheerder Corsa Beleidsmedewerker DIV Procesanalist
Afdeling Samenleving Informatievoorziening Samenleving Informatievoorziening Publieke Dienstverlening Informatievoorziening
Uren (p.p) 200 40 100 40 40 40
19
Opschonen netwerkschijven
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Opschonen netwerkschijven Het aantal documenten op de netwerkschijven groeit enorm en kan allemaal worden aangemerkt als ongestructureerde informatie. De informatie is niet voorzien van metadata en is ongeordend. Door de vele kopieën en versie is onduidelijk wat de status van een document is. Deze documenten vallen niet onder het Informatiebeheer en het risico is aanwezig dat het digitale archief niet compleet is. Met de komst van het zaakgericht werken en tools zoals Office365 is het van belang om de huidige netwerkschijven op te schonen en door een andere manier van werken een nieuwe vervuiling te voorkomen. Netwerkschijven zijn opgeschoond Verbeteren informatiehuishouding 19 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 mei 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 8.800 (+ € 2.200 structureel vanaf 2de jaar) €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT Servicedeskmedewerkers Stagiair
Afdeling Informatievoorziening Informatievoorziening
Uren (p.p) 16 40
20
Beheer van mailboxen
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Beheer van mailboxen Veel informatie wordt verstuurd of ontvangen als mail. E-mail is het meest gebruikte online communicatiemiddel. Ongemerkt kunnen mailboxen vollopen of zorgen voor veel ongestructureerde informatie. Omdat mailboxen persoonlijk zijn, en daarmee niet toegankelijk voor andere medewerkers, is het van belang om die mailbox te beheren. Te doorlopen stappen: Bewustwording Oplossingsrichtingen definiëren Instructies / richtlijnen opstellen Medewerkers zijn geïnstrueerd in het efficiënt beheren van mailboxen en van voor de gemeente Hulst van belang zijnde informatie. Verbeteren informatiehuishouding 20 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
1 oktober 2021 1 december 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT Leden i-organisatie
Afdeling Informatievoorziening Allen
Uren (p.p) 16 8
21
Visie op Informatiebeheer
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Visie op Informatiebeheer Informatiebeheer is inclusief archiefbeheer en gaat over alle overheidsinformatie en het bewaren ervan op een duurzaam toegankelijke manier. Dit ongeacht hoe lang we die informatie bewaren en ongeacht de fase van het werkproces dat in beschouwing wordt genomen. Het is een aandachtsgebied en ook specialisme waarvan de functies al beschikbaar moeten zijn vanaf het eerste stukje informatie dat in een werkproces beschikbaar komt, ook als dat een werkdocument is dat slechts tijdelijk wordt bewaard en in die vorm nooit gearchiveerd zal worden. In de op stellen visie op Informatiebeheer beschrijven we de uitgangspunten die gericht zijn op beschikbaarheid, juistheid en volledigheid van die informatie. Vastgestelde visie op Informatiebeheer vertaald in praktische uitgangspunten. Verbeteren informatiehuishouding 21 E. de Schepper M. van der Hulst
Planning Startdatum Einddatum
1 mei 2021 1 september 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Beleidsmedewerker DIV Coördinator ICT Adviseur
Afdeling Publieke Dienstverlening Informatievoorziening Extern
Uren (p.p) 60 8 8
22
Sociaal intranet
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Sociaal intranet Een sociaal intranet is een intranet, waar gebruikers content op kunnen plaatsen en de interactie met elkaar aan kunnen gaan. Uiteraard worden ook vanuit de afdeling Communicatie nog steeds nieuwsberichten geplaatst, maar de focus ligt op de gebruiker en de interactie tussen collega’s. De focus ligt op personalisatie en interactie. Medewerkers delen zelf informatie door informatie te delen op de kenniskaart, door berichten te plaatsen, documenten te delen, te reageren op elkaar, werkgroepen aan te maken, projecten te starten en vragen aan elkaar te stellen. De medewerker staat centraal en kan online samenwerking zelf eenvoudig initiëren. Een nieuw sociaal intranet Overig 22 E. de Schepper M. Boone
Planning Startdatum Einddatum
1 januari 2021 1 juli 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 10.000 €0 € 10.000
Personeel Functie Coördinator ICT Communicatiemedewerkers Medewerkers Adviseur
Afdeling Informatievoorziening PuDi Extern
Uren (p.p) 80 40 12 24
23
Vervanging print- en kopieerapparatuur
Algemeen Naam project Beschrijving project Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Vervanging print- en kopieerapparatuur Het contract met de huidige leverancier van de printers loopt af. Aan de hand van een aanbesteding wordt een nieuw contract afgesloten met een nog te kiezen leverancier voor het beschikbaar stellen van multifunctionele printers. Nieuw contract met een nog te selecteren leverancier Overig 23 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 maart 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 € 2.000 (PMS)
Personeel Functie Coördinator ICT Bodes
Afdeling Informatievoorziening PuDi
Uren (p.p) 20 20
24
Informatiebeleidsplan 2022-2025
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Informatiebeleidsplan 2022-2025 In 2021 loopt het huidige informatiebeleidsplan ten einde en is er behoefte aan een nieuwe visie op de informatievoorziening van de gemeente Hulst voor de jaren 2022 t/m 2025. Om te komen tot dat nieuwe informatiebeleidsplan zal informatie over ambities, urgenties, wensen op het gebied van de informatievoorziening worden opgehaald bij College, MO en medewerkers. Daarnaast wordt gekeken welke maatschappelijke trends, ontwikkelingen en nieuwe wet- en regelgeving vertaald moeten worden naar de informatievoorziening van de gemeente. Een vastgesteld informatiebeleidsplan voor de jaren 2022 t/m 2025 Overig 24
Projectleider
M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
1 juli 2021 1 januari 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT Leden MO Leden i-organisatie Adviseur
Afdeling Informatievoorziening Allen Allen Extern
Uren (p.p) 40 8 16 80
25
Digitale Toegankelijkheid
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Digitale Toegankelijkheid In Nederland willen we dat openbare voorzieningen toegankelijk zijn voor alle burgers. Niet alleen gebouwen en bijvoorbeeld het openbaar vervoer, maar ook overheidswebsites. Daarom is digitale toegankelijkheid belangrijk, én verplicht voor de (semi-)overheid. In 2016 is een Europese richtlijn voor digitale toegankelijkheid in werking getreden. Nederland heeft deze Europese richtlijn omgezet in een Algemene Maatregel van Bestuur: Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid. Dit is per 1 juli 2018 van kracht. Hierin is geregeld dat op 23 september 2020: ALLE websites van gemeenten moeten voldoen aan de toegankelijkheidscriteria (in totaal 50 toegankelijkheidscriteria) op ALLE websites van gemeenten toegankelijkheidsverklaringen moeten zijn gepubliceerd Vanaf juni 2021 geldt dit ook voor alle mobiele applicaties. Deze verplichtingen gelden ook voor alle interne websites en apps. Gemeentelijke websites en apps voldoen aan de toegankelijkscriteria en zijn voorzien van toegankelijkheidsverklaringen Overig 25 E. de Schepper M. Boone
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 juli 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Communicatieadviseur Redacteuren
Afdeling Communicatie Divers
Uren (p.p) 80 20
26
TV-/Publicatieschermen – optimaliseren/vernieuwen
Algemeen Naam project Beschrijving project Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
TV-/Publicatieschermen – optimaliseren/vernieuwen De huidige Publicatieschermen moeten worden vervangen (zijn afgeschreven en verouderd). Tevens wordt gekeken naar de presentatiemiddelen. Vernieuwde publicatieschermen Overig 26
Projectleider
M. Poppe
M. Marin
Planning Startdatum Einddatum
1 april 2021 1 juli 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€ 3.500 €0 €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT
Afdeling Informatievoorziening
Uren (p.p) 8
27
Wet Elektronische Publicaties
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Wet Elektronische Publicaties Het wetsvoorstel wil de toegankelijkheid van (voorgenomen) overheidsbesluiten vergroten. Voorgesteld wordt om alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, te publiceren in de officiële elektronische publicatiebladen van de openbare lichamen waartoe de bestuursorganen behoren. Daarbij dienen deze publicatiebladen op gestandaardiseerde wijze te worden gepubliceerd op www.officielebekendmakingen.nl. Door deze standaardisatie wordt het voor burgers mogelijk om op één website alle algemene bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van de overheid te raadplegen. Alle publicaties van de gemeente Hulst worden op gestandaardiseerde wijze gepubliceerd conform wetsvoorstel Overig 25 E. de Schepper G. Bogaert
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 juli 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT Beleidsmedewerkers
Afdeling Informatievoorziening Divers
Uren (p.p) 40 16
28
Onderzoek extern beschikbaar stellen kaartmateriaal
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Onderzoek extern beschikbaar stellen kaartmateriaal De gemeente heeft een aantal bron- en kernregistraties waar ruimtelijke informatie wordt vastgelegd. Voorbeelden zijn de Basisregistratie Adressen en Gebouwen, Basisregistratie Grootschalige Topografie. Daarnaast is er op basis van Open Data veel ruimtelijke informatie beschikbaar. Veel van die informatie is beschikbaar op PDOK (Publieke Dienstverlening Op de Kaart). Hier is o.a. informatie van het CBS op basis van wijken, buurten, postcodegebieden beschikbaar. Binnen de gemeentelijk organisatie wordt er veel gebruik gemaakt van deze ruimtelijke informatie, waarbij die informatie dan laagdrempelig wordt aangeboden aan de medewerkers (informatie passend bij de vraag). In dit onderzoek wordt gekeken naar behoeften en mogelijkheden om de dienstverlening en informatieverstrekking van de gemeente Hulst naar een hoger plan te tillen, door ruimtelijke informatie daarbij te gebruiken. Rapport met aanbevelingen voor het extern beschikbaar stellen van kaartmateriaal Overig 28 M. Marin K. van Campenhout
Planning Startdatum Einddatum
1 januari 2021 1 april 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Medewerker geo-informatie Adviseur
Afdeling Informatievoorziening Extern
Uren (p.p) 16 8
29
Vervangen iWriter
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Vervangen iWriter Het huidig sjablonensysteem iWriter werkt in combinatie met Word versie 2010. Word 2010 wordt door Microsoft niet meer ondersteund en moet worden vervangen door een nieuwere Word-versie (Office365). iWriter kan niet samenwerken met Office365 en moet worden vervangen door diens opvolger Templafy. De koppeling van iWriter met Corsa zal ook vervangen moeten worden door een koppeling van Templafy met Exxellence (zaaksysteem) op basis van een standaard koppelvlak (StUF-DCR). iWriter is vervangen door Templafy (of een applicatie van een andere leverancier) Overig 28 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
1 april 2021 1 juli 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 7.500 (structureel) €0 € 2.000
Personeel Functie Coördinator ICT Applicatiebeheerder iWriter / Templafy Applicatiebeheerder Exxellence
Afdeling Informatievoorziening Informatievoorziening
Uren (p.p) 24 200
Informatievoorziening
40
30
Contractmanagement
Algemeen Naam project Beschrijving project
Contractmanagement Het registreren en beheren van contracten wordt gezien als onderdeel van het decentrale inkoopproces. Regionaal zijn afspraken gemaakt over het te voeren inkoopbeleid en de ondersteuning bij het inkoopproces. Het inkoopproces wordt gedigitaliseerd en de daaruit voortkomende verplichtingen (contracten) worden hieraan gekoppeld en voorzien van rappeldata bij verlenging en beëindiging. Bestaande contracten worden handmatig ingevoerd, zonder relatie naar een inkoopproces.
Resultaat
Een actueel contractregister en een gestandaardiseerd decentraal inkoopproces.
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Overig 30
Projectleider
M. Marin J. Scheele
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 31-12-2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT Controller Applicatiebeheerder Exxellence Procesanalist
Afdeling Informatievoorziening Staf Informatievoorziening Informatievoorziening
Uren (p.p) 24 60 80 20
31
Methodiek in vervangen mobiele devices
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Methodiek in vervangen mobiele devices Elke medewerker van de gemeente Hulst heeft de beschikking over een thin laptop en een mobiele telefoon. Daarmee kan elke medewerker op afstand werken en is mobiel bereikbaar. Mobiele en vaste telefonie zijn aan elkaar gekoppeld. Daarnaast zijn er nog andere mobiele devices in gebruik, zoals tablets en laptops (o.a. voor presentaties). Periodiek moeten deze mobiele devices worden vervangen. Dat is een omvangrijke klus voor de medewerkers van de Servicedesk ICT. Daarom is er de behoeft aan een methodiek voor het in jaarlijkse tranches vervangen van die mobiele devices. Dit om de werkbelasting en de vervangingskosten te beheersen. Methodiek voor het in jaarlijkse tranches vervangen van mobiele devices. Overig 31 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
1 maart 2021 1 april 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT
Afdeling Informatievoorziening
Uren (p.p) 12
100 Actueel houden applicaties Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Actueel houden applicaties Applicaties worden door de leverancier onderhouden en voorzien van nieuwe versies. Aanleiding hiervoor kan zijn: nieuwe wet- en regelgeving, functionele eisen van gebruikers, oplossen van onvolkomenheden en het aanbrengen van verbeteringen en/of beveiligingsissues. Kleine verbeteringen heten updates, grote verbeteringen heten upgrades. Upgrades vallen niet onder het onderhoudscontract en gaan gepaard met additionele investeringskosten. Met de komst van nieuwe versies vervalt ook het onderhoud en support op oudere versies van de software. De gemeente Hulst heeft als uitgangspunt dat zij te allen tijde gebruik wil maken van de meest recente versie van de software. Een actueel applicatielandschap waarvan de versies van de applicaties worden ondersteund door de leverancier. Overig 100 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
Januari 2021 December 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 50.000 (doorlooptijd 4 jaar, restant uit 2018) € 40.000 (doorlooptijd 4 jaar, restant uit 2018) € 40.000 (doorlooptijd 4 jaar, restant uit 2018)
Personeel Functie Coördinator ICT Applicatie-/gegevensbeheerders Adviseur Key-users Systeem-/netwerkbeheerders
Afdeling Informatievoorziening Informatievoorziening Extern PuDi, Bedr, W&W, R&B, SaLe Informatievoorziening
Uren (p.p) PM PM PM PM PM
101 Koppelingen applicaties Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Koppelingen applicaties Vanuit KING en Geonovum worden standaarden opgesteld om gegevens en/of vraagstellingen op gegevens op een eenduidige wijze van het ene naar het andere informatiesysteem te verzenden, zowel intern als extern van/naar ketenpartners. Dit berichtenverkeer wordt beschreven in standaard uitwisselingsformaten en geïmplementeerd in zogenaamde koppelvlakken. Compliant zijn met laatste versie standaarden koppelvlakken en uitwisselformaten. Overig 101 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
Januari 2021 December 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 38.000 (doorlooptijd 4 jaar, restant uit 2018) € 33.757 (doorlooptijd 4 jaar, restant uit 2018) € 30.000 (doorlooptijd 4 jaar, restant uit 2018)
Personeel Functie Coördinator ICT Applicatie-/gegevensbeheerders Adviseur Key-users Systeem-/netwerkbeheerders
Afdeling Informatievoorziening Informatievoorziening Extern PuDi, Bedr, W&W, R&B, SaLe Informatievoorziening
Uren (p.p) PM PM PM PM PM
102 Uitbreiden verbindingen Algemeen Naam project Beschrijving project
Ontwikkelspoor
Uitbreiden verbindingen De verdergaande digitalisering, de outsourcing van de ICT-infrastructuur en Het Nieuwe Werken stellen steeds hogere eisen voor de (internet-)verbindingen. Om hieraan te voldoen moet regelmatig de bandbreedte en/of de (bedrijfs)veiligheid van de verbindingen aangepast worden. Veilige (internet-)verbindingen, passend bij de operationele eisen van de dienstverlening en bedrijfsvoering van de gemeente Hulst. Overig
Nummer Opdrachtgever Projectleider
102 M. Marin M. Poppe
Resultaat
Planning Startdatum Einddatum
Januari 2021 December 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 € 37.500 (doorlooptijd 4 jaar, restant uit 2018)
Personeel Functie Coördinator ICT Applicatie-/gegevensbeheerders Adviseur Key-users Systeem-/netwerkbeheerders
Afdeling Informatievoorziening Informatievoorziening Extern PuDi, Bedr, W&W, R&B, SaLe Informatievoorziening
Uren (p.p) PM PM PM PM PM
103 Vervangen mobiele devices Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Vervangen mobiele devices Jaarlijks terugkomende werkzaamheden voor het vervangen van de mobiele devices van de medewerkers (thin laptops en mobiele telefoons) en andere mobiele devices die gebruikt worden (tablets en laptops). De jaarlijkse tranches zijn gebaseerd op de afschrijftermijn van de mobiele devices (4 jaar) en een evenredige belasting van capaciteit van de Servicedesk ICT en de bijbehorende financiën. Up- to date mobiele devices (4 jaarlijkse ‘carrousel’) Overig 103 M. Marin M. Poppe
Planning Startdatum Einddatum
Januari 2021 December 2021
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Coördinator ICT
Afdeling Informatievoorziening
Uren (p.p) PM