Raadsvoorstel vaststelling ambtsinstructie griffier

Raadsvoorstel

Zaaknummer: 814682 Portefeuillehouder(s):

Burgemeester I.M.M. Jense-van Haarst

Aan:

De raad van de gemeente Hulst

Onderwerp Vaststellen ambtsinstructie raadsgriffier 2025 Samenvatting De gemeente Hulst heeft een verplichte ambtsinstructie voor de raadsgriffier. Deze is vastgesteld bij raadsbesluit van 29 mei 2008. Naast praktische onjuistheden is deze ambtsinstructie niet meer afgestemd op het huidige takenpakket van de raadsgriffier en/of rol die de raadsgriffier tegenwoordig vervult of dient te vervullen. Bij deze wordt voorgesteld om de huidige ambtsinstructie te vervangen door een nieuwe geactualiseerde versie. 1. Besluit Vaststellen van de ambtsinstructie raadsgriffier 2025. 2. Argumenten De huidige ambtsinstructie is een gedateerde regeling die vernieuwing behoeft. Reeds eerder in 2019 was de oorspronkelijke model instructie gewijzigd. Hieropvolgend is in 2023 door de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden (NVvR) in samenwerking met de Vereniging voor Griffiers een nieuwe versie van de ambtsinstructie opgesteld. Zowel de VNG versie 2019 als de versie van de NVvR heeft er, mede gelet op de lokale bestuurlijke situatie in Hulst, destijds niet toe geleid dat de bestaande ambtsinstructie is vervangen. Gelet op de feitelijke werkzaamheden van de griffier ontbrak ook de dringende noodzaak om aangebrachte veranderingen te formaliseren. Inmiddels heeft de VNG een nieuwe model Instructie voor de griffier opgesteld (versie 2025).

Aanleiding voor dit nieuwe model waren een drietal ontwikkelingen: • Er wordt in onderliggende ambtsinstructie meer nadruk gelegd op de eigenstandige positie van de griffier, met meer gewicht in de driehoek met burgemeester en de gemeentesecretaris. • Landelijk is er onder meer binnen de VNG een discussie gevoerd over het functieprofiel voor de griffier in relatie tot andere functies binnen een gemeente. Dit heeft geresulteerd in een advies waarin een generieke functie voor de griffier is beschreven. In grote lijnen wordt met de generieke functie invulling gegeven aan de bijdrage die de griffier levert aan het versterken van de lokale democratie, door in grove lijnen: •

de kwaliteit van besluitvormingsprocessen te verhogen;

•

de raad te begeleiden bij het maken van heldere beleidskeuzes en het controleren van de uitvoering door het college van raadsbesluiten en taken van rijkswege- of provinciewege opgelegd aan de gemeente;

•

de raad en raadsleden te ondersteunen bij hun verbindende rol met de inwoners van de gemeente. • de resultaten van het door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties uitgevoerde onderzoek naar de juridische mogelijkheden om de functie van de griffier te versterken. Ook dit onderzoek gaat in op de taken van de griffier.

In de huidige ambtsinstructie van de griffier zijn daarnaast nog onderdelen opgenomen die in praktische zin niet meer kloppen met de werkelijkheid. Met het vernieuwen van de instructie Pagina 1 van 2

worden deze onderdelen aangepast en wordt tevens het formele fundament gelegd voor de nieuwe griffie. In afwijking van de modelinstructie van de Vereniging van Griffiers kent onderliggende conceptinstructie een hoger abstractieniveau zodat zoveel mogelijk recht wordt gedaan aan de praktijk van alle griffies. De tekst/opzet is dan ook toepasbaar op de (toekomstige) griffie van de gemeente Hulst. 3. Kaders Op grond van artikel 107a, lid 2 Gemeentewet stelt de raad in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier. 4. Financieel Aan dit voorstel zijn geen financiële gevolgen verbonden. Het betreft in deze uitsluitend een formeel besluit tot het vervangen van een bestaande regeling door een geactualiseerde nieuwe regeling. 5. Aanpak Nadat de ambtsinstructie is gepubliceerd, is deze formeel van kracht geworden. Om (op termijn) op juiste wijze invulling te geven aan de ambtsinstructie zullen hieropvolgend nog een aantal formele en praktische zaken moeten worden geregeld. Het gaat hierbij om: • Organisatieverordening griffie; • Delegatiebesluit werkgeverschap gemeenteraad, mede naar aanleiding van in werking treden van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren; • Mandaatbesluit Griffier en (eventueel) volmachtbesluit;

6. Communicatie/participatie Na vaststelling door uw Raad moet het besluit van uw raad digitaal bekend worden gemaakt en de ambtsinstructie zal gepubliceerd worden alvorens deze daadwerkelijk van kracht wordt. Als zodanig zal deze ter bekendmaking worden aangeboden bij officiëlebekendmakingen.nl. 7. Termijn Ambtsinstructie treedt in werking na publicatie. Gestreefd wordt om publicatie voor 1 april 2025 te laten plaatsvinden. 8. Uitkomst Vastgestelde nieuwe instructie voor de griffier gemeente Hulst 2025. 9. Risico Aan dit voorstel zijn geen risico's verbonden. Zonder besluit echter is de positie en het takenpakket van de griffier gebaseerd op een (ver)oudere(de) ambtsinstructie die mogelijk niet recht doet aan hetgeen men van de griffie(r) verwacht. Voorzitter werkgeverscommissie, Bijlage(n):

Pagina 2 van 2