Raadsvoorstel tot vaststelling Archiefbewerkingsplan informatievoorziening

Raadsvoorstel

Zaaknummer: 732295 Portefeuillehouder(s):

Wethouder D.K.E. Steijaert

Aan:

De raad van de gemeente Hulst

Onderwerp Verder bouwen aan onze informatievoorziening. Samenvatting Om te blijven voldoen aan onze wettelijke kaders en ons rijke verleden en heden toegankelijker te maken stellen we voor om verder te bouwen aan ons informatiewarenhuis. Hiervoor is een krediet nodig van in eerste instantie 750.000 euro. Besluit Het archiefbewerkingsplan vast te stellen, te kiezen voor optie 3 en financiële middelen ad 750.000 euro hiervoor beschikbaar te stellen. De provincie Zeeland als toezichthouder informeren over onze besluitvorming om het archief en digitaal informatiebeheer toekomstgericht in te richten en ons plan van aanpak met hun te delen. De bijbehorende begrotingswijziging vast te stellen. 1. Argumenten De laatste jaren is er een sterke behoefte om alle informatie die wij als gemeente ontvangen en of zelf creëren systematisch te ordenen en te rangschikken en digitaal vindbaar en leesbaar te maken. Wettelijke bepalingen stellen eisen aan ons informatiebeheer/archief. Door de provincie Zeeland zijn wij hierop gewezen. Met deze raadsbrief informeren we u over de stand van zaken, ontwikkelingen van het informatiebeheer en doen we u een voorstel om toekomstgericht te blijven werken aan een leesbare en vindbare informatiehuishouding. 2.

Kaders Wettelijke kaders die van toepassing zijn: De archiefwet; de Wet Open Overheid; de Wet hergebruik van overheidsinformatie; De wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer; Algemene verordening gegevensbescherming. Provinciale kaders: De provincie Zeeland houdt toezicht op de uitvoering van onze taken in het kader van de gemeentelijke informatiehuishouding inclusief het archief. Gemeentelijke kaders die van toepassing zijn: De archiefverordening 2020; raadsvoorstel realisering archiefbewaarplaats 2013. Hierin is opgenomen het gemeentelijke beleid dat het behoud van de oud-archieven binnen de kern Hulst van groot belang is voor de cultuurhistorische identiteit van de gemeente Hulst. 3. Financieel Een aantal elementen bepalen de hoogte van de kosten. De fysieke infrastructuur is op orde en ook toekomstgericht gebouwd. De digitale infrastructuur om te komen tot een kwalitatief goede informatiehuishouding staat. Beide pijlers vergen dagelijkse bijhouding en daarnaast moet worden gewerkt aan een eenduidige leesbare informatiehuishouding. Hieronder gaan we eerst in op de digitale pijler en daarna op de analoge pijler. Bij het overgaan op het nieuwe zaaksysteem Djuma is er veel werk verzet in het standaardiseren van onze processen. Er is zorgvuldig gewerkt aan de inrichting ervan. Pagina 1 van 3

Nadat de activiteiten en de dossiers zijn afgerond moeten deze bewaard worden, zodanig dat deze later door iedereen vindbaar en leesbaar zijn. In de nabije toekomst zal dat dusdanig moeten worden opgeslagen dat dit kan worden opgeslagen in het e-depot. We hebben als organisatie nog een methode te zoeken om dit onder de knie te krijgen. Diverse hulpmiddelen zijn beschikbaar, denk hierbij aan: een metadataschema, een thesaurus. Het inrichten en beheren hiervan vergt personele capaciteit. Op dit moment zijn we de vacatures hiervoor aan het invullen. Het is nog af te wachten of we met de bestaande personele capaciteit toekomen. Een en ander is ook afhankelijk van de sterke groei aan informatie en de directe informatievraag/behoefte. Opleiding en trainingen zijn in dit vakgebied onmisbaar. Ons rijke verleden koesteren we. Hiervoor hebben we jaren geleden onze archiefbewaarplaats uitgebreid en gemoderniseerd. Sinds die tijd liggen de waardevolle stukken hier goed geconserveerd. Grote delen zijn ook geïnventariseerd. Goede voorbeelden zijn bijvoorbeeld het archief van de voormalige gemeente Vogelwaarde en het archief van het Hulsterambacht. De opgave is om alle archieven op een eenduidige manier in één collectiebeheersysteem samen te brengen. Hierdoor kan in de toekomst eenieder leren van het verleden op een toegankelijke (digitale) manier.

Dit vergt investeringen die nu niet binnen de gemeentelijke organisatie/begroting zijn voorzien. Om hier een start mee te maken is een archiefbewerkingsplan opgesteld. Deze treft u als bijlage aan. Hieruit volgt dat wanneer we streven naar de meest haalbare variant wij uitkomen op een indicatief bedrag van ca. €2.000.000,- prijspeil 2023. Ons voorstel is om stapsgewijs naar dit ideaalplaatje toe te werken. Dit hoeft niet in één keer, maar gelet op onze wettelijke verplichtingen moeten we wel vooruitgang maken. Voorgesteld wordt om €750.000,- beschikbaar te stellen. Dit eenmalig te dekken door de inzet van het jaarrekeningsaldo 2024. De bedoeling is om een afweging te maken om of een Europese aanbesteding te organiseren of vanuit de regio intern mensen op te leiden. De Vrienden van het Hulsterarchief en anderen stakeholders worden hierbij betrokken. We houden u jaarlijks op de hoogte van de stappen die we gezet hebben via het jaarverslag. 4. Aanpak Door middel van een jaarlijks projectplan geven wij uitvoering aan het digitaal en zaakgericht werken waarmee de informatiehuishouding kwalitatief steeds sterker wordt. Het vergt blijvende investeringen en aandacht om hierin bij te blijven. Een dergelijke aanpak is nu ook gebruikt voor het analoge onderdeel van de informatiehuishouding/archief.

Hiervoor is gebruik gemaakt van de opmerkingen vanuit de provincie Zeeland in het kader van hun interbestuurlijk toezicht. Daarnaast is ook intern onderzoek gedaan naar stand van zaken van de digitale informatiehuishouding. Dit heeft geresulteerd in een concept actieplan waar het college de komende tijd uitvoering aan gaat geven. Een belangrijk element om al deze acties uit te voeren is de beschikbare ambtelijke capaciteit. Voor beide situaties zowel extern (aanbesteding) als intern (met eigen mensen) geldt dat voor het uitvoeren middelen beschikbaar gesteld moeten worden. 4. Communicatie/participatie De provincie Zeeland in haar rol als toezichthouder op de horizontale verantwoording Uitvoering archiefwet 1995 informeren wij over ons voornemen om zowel op de digitale als analoge pijler van de informatiehuishouding voornoemde stappen te nemen. Samen

Pagina 2 van 3

met de gemeentesecretaris annex gemeentearchivaris informeren wij de gemeente Hulst als organisatie en de vrienden van het archief hierover.

5. Termijn Het werken aan een goedwerkende informatiehuishouding is een continu proces. Bovenstaande maatregelen voor eeuwige bewaring van de archieven, de cultuurhistorische identiteit van ons gebied, kent een eeuwigdurende termijn. 6. Uitkomst In Hulst hebben en houden we de archiefbewaarplaats waardoor onze inwoners nu en in de toekomst kennis kunnen blijven maken van de rijke geschiedenis van de streek. De informatiehuishouding wordt efficiënter en toegankelijker voor intern en extern gebruik. 7. Risico Het is een eis van deze tijd dat de informatiehuishouding op orde is. Diverse sancties staan open voor toezichthouders om ons deze kant op te dwingen. Daarnaast is er sprake van imagoschade wanneer stukken niet binnen redelijke termijn vindbaar zijn. Ook de kwaliteit van de stukken/dossier moet aan diverse criteria voldoen. Goede en toegankelijke informatie is voor de organisatie van cruciaal belang.

Burgemeester en wethouders van Hulst, De Secretaris, De Burgemeester,

Bijlage(n): Archiefbewerkingsplan 2023 Begrotingswijziging 2025-12

Pagina 3 van 3