Raadsvoorstel tot uitbrengen negatieve zienswijze overdracht VTH Archieftaken RUD

Raadsvoorstel

Zaaknummer: 735009 Portefeuillehouder(s):

Wethouder G. Depauw

Aan:

De raad van de gemeente Hulst

Onderwerp Overdracht VTH Archieftaken RUD Samenvatting De colleges (B&W en GS) zijn verantwoordelijk voor de archivering en het beheer van de dossiers op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) die bij de RUD Zeeland gevormd worden. Vanaf de start van de RUD Zeeland in 2014 zijn de VTHdossiers niet op een duurzaam toegankelijke manier gearchiveerd, omdat daar geen goede afspraken over zijn gemaakt. Doordat de colleges van B&W en GS geen zicht hebben op de kwaliteit en beschikbaarheid van de dossiers, lopen zij hierdoor financiële en juridische risico’s. Daarnaast bestaat er serieuze kans op imagoschade als er een incident plaatsvindt en de benodigde informatie niet (direct) beschikbaar is. Al enkele jaren wordt gesproken over hoe de archivering van dossiers op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) zou moeten plaatsvinden. De werkgroep Archivering RUD Zeeland is van mening dat de urgentie om tot een oplossing te komen groot is. Langer wachten betekent daarnaast dat de benodigde inhaalslag in een later stadium groter is waardoor de kosten stijgen. In samenwerking met deze werkgroep daarom het voorstel tot stand gekomen om alle deelnemers de archieftaken mandateren aan de RUD Zeeland. Hierin wordt voorgesteld om: • Het Zeeuws e-Depot aan te wijzen als archiefbewaarplaats voor de digitale RUD/VTH-dossiers.

Het voordeel is dat voor alle RUD/VTH-dossiers overbrenging en raadpleging op uniforme wijze plaatsvindt. Dit ligt voor de hand aangezien alle deelnemende colleges een principe-uitspraak gedaan hebben om (op termijn) aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot. • Om de rol van archivaris voor alle colleges bij het Zeeuws Archief te beleggen. Het Zeeuws Archief is reeds voor de helft (6 van de 12) deelnemende colleges de archivaris. Indien het Zeeuws e-Depot de archiefbewaarplaats wordt voor alle deelnemers is het logisch om ook hier het toezicht te beleggen. • De RUD volledig te mandateren voor de uitvoering van de archieftaken zoals vernietiging, overbrenging en conversie/migratie/emulatie. De inhoudelijke kennis van de RUD-dossiers ligt bij de RUD en niet bij de deelnemende colleges. Zij kunnen dan ook het best een keuze maken over deze VTHdossiers. Daarnaast levert het voor zowel de RUD als de colleges efficiency, aangezien het uitvragen van toestemming voor de vernietigingslijsten van de deelnemers via één proces verloopt. Voor uitvoering van deze taken, moet extra personeel bij de RUD Zeeland in dienst komen. Daarnaast moeten er kosten gemaakt worden voor een aansluiting bij het Zeeuws Archief e-Depot en voor ondersteuning van de archivaris Zeeuws Archief. De intentie om de mandatering van de archieftaken naar de RUD-Zeeland te brengen, is niet onlogisch.

De RUD-Zeeland is inhoudelijk beter van de dossiers op de hoogte dan de deelnemers. Door de taken uit te laten voeren door de RUD zijn er de minste overdrachtsmomenten en wordt informatie direct aan de bron dusdanig verrijkt dat archiveren de minste moeite kost. Het is ons echter onduidelijk waarom de archivering van VTH-dossiers geen onderdeel uitmaakt van de PIOFAC-taken waarover een dienstverleningsovereenkomst met de Pagina 1 van 5

Provincie Zeeland is aangegaan. We zijn dan ook van mening dat deze optie met haar synergievoordelen verder moet worden onderzocht alvorens een besluit te kunnen nemen over de wijze van archiveren van VTH-dossiers. Daarnaast vragen wij ons af of het noodzakelijk is om structureel 3 fte in dienst te nemen voor uitvoering van de archieftaken. In het voorstel is dit onvoldoende onderbouwd. Als de synergievoordelen door het onderbrengen van de taken in de PIOFAC overeenkomst verder worden onderzocht, blijkt dit wellicht ook niet noodzakelijk. Anderzijds is er wellicht tijdelijk extra personeel nodig in verband met het maken van een inhaalslag, maar niet of minder structureel. Er is verder geen begrotingswijziging toegevoegd aan het voorstel. Onduidelijk is of de financiële consequenties in een aparte begrotingswijziging worden ondergebracht. 1. Besluit In verband met extra kosten, een negatieve zienswijze uitbrengen op het voorstel voor de overdracht van VTH Archieftaken. 2. Argumenten Zoals bekend heeft het AB van de RUD Zeeland in haar vergadering van 24 maart 2025 ingestemd met het aangaan van een dienstverleningsovereenkomst met de Provincie Zeeland voor zogenaamde PIOFAC-taken. De Provincie Zeeland kan deze dienstverlening aanbieden voor 4 miljoen euro structureel, en een incidenteel bedrag van 2,6 miljoen euro over de eerste vier jaar.

De dienstverlening die de Provincie Zeeland levert, gaat over bedrijfsvoeringstaken op gebied van Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën, Administratie en Communicatie (PIOFAC). Naar onze mening valt archivering onder Informatie(voorziening) en moet het daardoor onderdeel uitmaken de dienstverleningsovereenkomst met betrekking tot PIOFAC-taken. De Provincie Zeeland heeft daarnaast ervaring met archiveren én is reeds aangesloten bij het Zeeuws Archief als archiefbewaarplaats. We zijn dan ook van mening dat deze optie met haar synergievoordelen verder moet worden onderzocht alvorens een besluit te kunnen nemen over de wijze van archiveren van VTH-dossiers. Daarnaast vragen wij ons af of het noodzakelijk is om structureel 3 fte in dienst te nemen voor uitvoering van de archieftaken. In het voorstel is dit onvoldoende onderbouwd. Als de synergievoordelen door het onderbrengen van de taken in de PIOFAC overeenkomst verder worden onderzocht, blijkt dit wellicht ook niet noodzakelijk. Anderzijds is er wellicht tijdelijk extra personeel nodig in verband met het maken van een inhaalslag, maar niet of minder structureel. Desondanks snappen we de intentie om de archieftaken naar de RUD-Zeeland te mandateren. De RUD-Zeeland is inhoudelijk beter van de dossiers op de hoogte dan de deelnemers.

Door de taken uit te laten voeren door de RUD zijn er de minste overdrachtsmomenten en wordt informatie direct aan de bron dusdanig verrijkt dat archiveren de minste moeite kost. Als iedere deelnemer individueel de taken op zich neemt en gaat uitvoeren ontstaat geen uniforme werkwijze, wat de verwerking van informatie en dossiers bij de RUD verwarrend kan maken. Het ontzorgt niet alleen de deelnemers, maar draagt ook bij aan toekomstbestendig en robuust informatiebeheer van de VTH-dossiers. Het duurzaam toegankelijk archiveren van de dossiers is nodig voor een efficiënte bedrijfsvoering. Daarnaast spelen het afleggen van verantwoording én een goede en betrouwbare dienstverlening aan burgers en bedrijven een grote rol. Recente ontwikkelingen die van belang zijn voor goed informatiebeheer zijn de Wet open overheid (Woo) en de Omgevingswet. Ten slotte kan door aansluiting een vervolg gegeven worden aan het onderzoeksrapport van de commissie van Aartsen en aan het Rapport Informatiehuishouding Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland van het Zeeuws Archief uit 2020. Niet voldoen aan Archiefplicht kan leiden tot niet (snel) kunnen

Pagina 2 van 5

raadplegen van documenten. Bij een milieucalamiteit, rechtszaken en Woo-verzoeken kan dit leiden tot extra werk en Imago- en bestuurlijke schade en onnodige financiële kosten. De kosten als alle deelnemers individueel de taken gaan inrichten zijn minder efficiënt door meerdere overdrachtsmomenten en duurder door meerdere losse aansluitingen met het e-depot en individuele inzet van menskracht. Zoals hiervoor echter aangegeven, lijken ons de synergievoordelen door het onderbrengen van deze taken in de PIOFAC-taken echter nog groter. 3. Kaders Het vervullen van de verplichtingen uit de Archiefwet is voor de VTH-dossiers nog niet goed ingericht. Daarmee wordt een risico gelopen. Het inspectierapport informatiehuishouding van het Zeeuws Archief gaf dat al aan. 4. Financieel De structurele kosten voor het onderbrengen van de VTH Archieftaken bij de RUD en Zeeuws Archief, zijn € 414.693,-. Specifiek voor Hulst stijgt de deelnemersbijdrage hierdoor met € 24.094,-. In de tabel hieronder zijn de kosten verder uitgewerkt. Er is geen begrotingswijziging toegevoegd aan het voorstel. Onduidelijk is of de financiële consequenties in een aparte begrotingswijziging worden ondergebracht.

Pagina 3 van 5

In de Ontwerpbegroting 2026, welke in een afzonderlijk voorstel aan u is aangeboden, zijn deze kosten nog niet verwerkt. Dit omdat het een beleidsarme begroting betreft. Onderdelen waarover nog geen besluitvorming heeft plaatsgevonden, zijn hierin nog niet opgenomen. De kosten voor PIOFAC en Huisvesting zijn wel in de Ontwerpbegroting opgenomen. 5. Aanpak Een negatieve zienswijze uitbrengen op het voorstel voor de overdracht van VTH Archieftaken. De zienswijze kan tot en met 25 juli 2025 worden ingediend. De tijdig ingediende zienswijzen worden in de vergadering van het dagelijks bestuur van 18 augustus 2025 behandeld. Daarna wordt het voorstel Overdracht VTH Archieftaken met de daarop indiende zienswijzen ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur in de vergadering van 8 september 2025.

Pagina 4 van 5

6. Communicatie/participatie Bijgevoegde conceptbrief versturen aan de RUD Zeeland na behandeling in de gemeenteraad. 7. Termijn Zienswijze vaststellen in de gemeenteraad van 3 juli 2025. Daarna brief versturen voor 25 juli 2025. 8. Uitkomst We zijn van mening dat de ingebrachte zienswijze tot een aangepast voorstel moet leiden, waarbij de VTH Archieftaken ondergebracht worden in de dienstverleningsovereenkomst voor PIOFAC taken. 9. Risico Het risico is dat de zienswijze niet leidt tot aanpassing en het AB in meerderheid besluit om toch in te stemmen met het voorliggende voorstel. Burgemeester en wethouders van Hulst, De Secretaris, De Burgemeester, Bijlage(n): Bijlage 1: Begeleidende brief voorstel overdracht VTH Archieftaken Bijlage 2: Concept AB voorstel Overdracht archief VTH dossiers Bijlage 3: Advies BC overdracht VTH-archieftaken met reactie RUD Bijlage 4: Rapport Inspectie informatiehuishouding RUD Zeeland Bijlage 5: Memo uitwerking voor beschikbaarstelling Bijlage 6: Memo steekproef Bijlage 7: Mandateren archieftaken aan RUD Zeeland Bijlage 8: Concept raadsbesluit Bijlage 9: Concept zienswijze

Pagina 5 van 5