Raadsvoorstel informatiebeleidsplan 2024-2028

Raadsvoorstel

Zaaknummer: 663830 Portefeuillehouder(s):

Aan:

De raad van de gemeente Hulst

Onderwerp Nieuwe Informatiebeleidsplan 2024-2028 Samenvatting Het informatiebeleidsplan beschrijft het beleid ten aanzien van de informatievoorziening binnen de gemeente Hulst voor de komende jaren. In de bijbehorende Projectenplan 2024 (bijlage ‘Bijlage 1 Informatiebeleidsplan 2024-2028 Hulst – Projectenkalender 2024’) zijn de projecten gedefinieerd die bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie van de gemeente Hulst en die we willen oppakken in 2024. De verdergaande digitalisering en de toenemende eisen die gesteld worden aan informatiebeveiliging en privacy zullen effect hebben op de gehele bedrijfsvoering binnen de gemeente Hulst. Voor de jaren 2025 en verder wordt jaarlijks een uitvoeringsplan met projecten opgesteld en ter besluitvorming worden voorgelegd. Tegelijkertijd zal ook gerapporteerd worden over de resultaten van de achterliggende periode. 1. Besluit Wij adviseren u akkoord te gaan met dit informatiebeleidsplan incl. bijbehorende Projectenkalender 2024 en de benodigde investeringsbudgetten beschikbaar te stellen middels een begrotingswijziging. 2. Argumenten Zie bijlage ‘Informatiebeleidsplan Hulst 2024-2028’ 3. Kaders Zie bijlage ‘Informatiebeleidsplan Hulst 2024-2028’. De belangrijkste kaders zijn vastgelegd in wet- en regelgeving omtrent transparantie, verantwoording, informatieveiligheid en privacy, dienstverlening.

Echter ook de veranderende maatschappelijke omstandigheden (druk om te digitaliseren) vraagt om duidelijke (interne) kaders die richting geven aan de wijze waarop de gemeente met gegevens/informatie omgaat. Voor dit laatste zijn de intern afgesproken inrichtings- en keuzeprincipes leidend. 4. Financieel Projectenkalender 2024: De lasten verbonden aan de Projectenkalender 2024 bedragen in totaal € 546.500 waarvan:  

Incidenteel: € 321.500 Structureel: € 225.000, voor een geheel jaar hetgeen betekent dat deze voor 2024 lager zullen zijn aangezien niet alle structurele lasten volledig in 2024 zullen ontstaan.

In totaal is er structureel beschikbaar vanuit de post “nader te concretiseren” een bedrag van € 344.000,00 onder te verdelen in: 

Vrijval kapitaallasten ICT: € 48.000 Pagina 1 van 3

 

Woo: € 105.000 Digitalisering/zaakgericht/opleiding: € 191.000

Voor 2024 betekent dit de incidentele lasten volledig kunnen worden gedekt door het incidenteel laten vrijvallen van bovenstaande posten. Dit betekent dat nog een bedrag resteert van € 22.500,00 (€ 344.000 -/- € 321.500) ter dekking van de structurele last. Afhankelijk van het ontstaan van de structurele last in 2024 is dit bedrag voor 2024 voldoende. Ter illustratie: de vervanging van de hardware (zie nr. 5.2 Projectenkalender 2024) zal in verband met verplichte aanbesteding naar verwachting niet (volledig) in 2024 zijn afgerond. Dit betekent dat de hieraan structurele kapitaallast van € 130.000 pas actief wordt in 2025. Vanaf 2025 is vanuit de nader te concretiseren stelpost nog structureel € 119.000 over. Dit bedrag is als volgt opgebouwd: 

Structurele last investeringen uit 2024: - € 225.000

Dekking:   

Digitalisering/zaakgericht/opleiding: € 191.000 Vrijval kapitaallasten ICT: € 48.000 Woo: € 105.000

Resteert:

€ 119.000

In hoeverre dit voldoende zal zijn om de toekomstige structurele last vanaf 2025 te dekken, is sterk afhankelijk van nieuwe wettelijke eisen en landelijke richtlijnen, maar ook het beleid van leveranciers en de beschikbaarheid van interne capaciteit om aan alle eisen en richtlijnen blijvend te voldoen. 5. Aanpak Zie de bijlagen ‘Informatiebeleidsplan Hulst 2024-2028’ en ‘Bijlage 1 Informatiebeleidsplan Hulst - Projectenkalender 2024’. 6. Communicatie/participatie Het informatiebeleidsplan is tot stand gekomen in samenwerking met het management van de gemeente Hulst en in overleg met de leden van de I-organisatie van de gemeente Hulst. Jaarlijks wordt een uitvoeringsplan met projecten opgesteld en ter besluitvorming voorgelegd aan de raad van de gemeente Hulst Tegelijkertijd zal ook gerapporteerd worden over de resultaten van de achterliggende periode. 7. Termijn Het informatiebeleidsplan omvat de periode 2024 tot en met 2028 en de projectenkalender geldt voor 2024. Voor de jaren 2025 en verder wordt jaarlijks een uitvoeringsplan met projecten opgesteld en ter besluitvorming voorgelegd. Tegelijkertijd zal ook gerapporteerd worden over de resultaten van de achterliggende periode. Aan de realisering van een aantal projecten uit de projectenkalender is ook een wettelijke termijn verbonden.

De wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer treedt namelijk in werking per 1 januari 2025 (was tot voor kort 1 juli 2024). 8. Uitkomst Voldoen aan de visie en doelstellingen uit het informatiebeleidsplan (zie bijlage ‘Informatiebeleidsplan Hulst 2024-2028’) 9. Risico Pagina 2 van 3

Niet kunnen voldoen aan wet- en regelgeving en daarmee het risico om te worden afgesloten van landelijke voorzieningen.

Burgemeester en wethouders van Hulst, De Secretaris, De Burgemeester,

Bijlage(n): Bijlage ‘Informatiebeleidsplan Hulst 2024-2028’ Bijlage ‘Bijlage 1 Informatiebeleidsplan Hulst – Projectenkalender 2024’

Pagina 3 van 3