Raadsvoorstel aanwijzing accountant 2021gewijzigd

Raadsvoorstel Nummer: 250367 Aan:

Portefeuillehouder:

De raad van de gemeente Hulst

Wethouder A.A.V. Totté

Onderwerp: Voorstel tot aanwijzing accountant voor controle jaarrekening 2021

Inleiding Bij raadsbesluit RA/18.0179 van 13 december 2018 heeft uw raad besloten tot aanwijzing van Deloitte accountants B.V. voor de controle van de jaarrekening over de boekjaren 2018, 2019 en 2020. Met de oplevering van de accountantsrapportage over de jaarrekening 2020 is van rechtswege een einde gekomen aan het hieraan verbonden contract en de opdracht aan Deloitte. 1. Situering van het onderwerp, aanleiding en probleemstelling De gemeenteraad wordt in zijn controlerende taak ondersteund door een accountant die de gemeentelijke jaarrekening controleert en een verklaring afgeeft over de getrouwheid en rechtmatigheid van de rekening. Bij de uitoefening van de taak van de gemeenteraad voor het vaststellen van de financiële kaders en de controle op de gemeentelijke financiën dient de gemeenteraad een accountant aan te stellen. De taak van de accountant beslaat: ➢

➢ ➢

het elk jaar achteraf controleren van de jaarrekening. Met de jaarrekening legt het college verantwoording af over de uitkomsten van de opgedragen taken. Het accountantsrapport vormt zo een belangrijk hulpmiddel bij het controleren van het college; de beoordeling of de jaarstukken een getrouw beeld geven van de (financiële) werkelijkheid. Hiermee verklaart de accountant dat de financiële vertaling van de gemeentelijke activiteiten correct is; de beoordeling in hoeverre het college binnen de door hogere regelgeving, lokale verordeningen en overige door de raad vastgestelde (financiële) kaders uitvoering heeft gegeven aan zijn taken (de rechtmatigheidstoets).

Met het aflopen van de opdracht dient de gemeenteraad voor de controle vanaf 2021 opnieuw een accountant aan te wijzen. Met het oog op de (toekomtige) aanwijzing van de accountant alsmede het aanbestedingstraject zijn op deze plaats een aantal aspecten die in ogenschouw genomen dienen te worden. ➢ Bij de vorige aanwijzing is een meerjarig traject gestart met Deloitte accountants B.V. welke opdracht voor stabiliteit zorgde in de relatie tussen gemeente(raad) en accountant. Hiermee werd tevens voorkomen dat de financiële organisatie zich vaak moet aanpassen op de werkwijze van de accountant. Stabiliteit en duidelijkheid was en is zeker nodig om het traject op de uiteindelijke overdracht van de rechtmatigheidsverklaring goed en op eenduidige wijze in te vullen; ➢ Momenteel bevindt de gemeente zich in een overgangsjaar richting de gemeenteraadsverkiezingen. Een nieuwe gemeenteraad begint volgend jaar aan een nieuwe bestuursperiode op grond waarvan zij de aanwijzing van de accountant zorgvuldig moeten kunnen voorbereiden en uiteindelijk invullen; ➢ De markt voor accountantsdiensten voor gemeenten is nog steeds allesbehalve ruim. De situatie is als zodanig niet gewijzigd ten opzichte van de situatie ten tijde van de vorige aanwijzing.

Grote accountantskantoren hebben de afgelopen jaren een terugtrekkende beweging gemaakt, waarbij er momenteel een stabilisatie zichtbaar is onder hun huidige klantenbestand. Daartegenover staat een opmars van relatief kleinere (onbekendere) accountantskantoren die hun intrede doen of hebben gedaan op -1-

Raadsvoorstel Nummer: 250367 de gemeentelijke markt, waarbij in voorkomende situaties wel een zekere mate van regionale verbondenheid zichtbaar is. Het risico van een kleiner accountantskantoor qua ervaring en kennis maar ook op het gebied van continuïteit mede in relatie tot de regio maakt dat de markt voor accountantsdiensten, voor zeeuws vlaanderen in het algemeen en Hulst in het bijzonder, krap is. 2. Oplossingen, eventuele alternatieven en beoogd resultaat Het is wenselijk om de nieuwe gemeenteraad de regie te geven over de invulling van haar controlerende zaak, waaronder ook de opdracht aan de ondersteunend accountant. Rekening houdend met het tijdstip van de tweede kamerverkiezingen, de hierop volgende installatie alsmede de inwerkperiode van de nieuwe raad is het vanuit huidig perspectief bezien raadzaam om voorlopig te opteren voor stabiliteit rondom de jaarrekeningcontrole voor de komende boekjaren. Gelet op bovenstaande is het voorstel om accountantskantoor Deloitte de controle over de komende twee boekjaren te laten verzorgen met een mogelijkheid tot eenmalige verlenging met één jaar. Deloitte is reeds bekend met de processen binnen de gemeente Hulst en alsdan kan het traject aangaande de overdracht van de rechtmatigheidsverantwoording ook ordentelijk worden afgerond.

De nieuwe gemeenteraad krijgt hiermee ook de gelegenheid om na een gewenningsperiode het aanbestedingstraject/de opdracht voor de toekomstige accountantscontrole zorgvuldig voor te bereiden en uit te voeren. Aanwijzing van Deloitte accountants B.V. voor de controle van de jaarrekening over boekjaar 2021 en 2022 met eventuele verlenging voor boekjaar 2023. 3. Relatie met de programmabegroting In de programmabegroting is structureel een bedrag opgenomen voor de inzet van een accountant voor de controle van de jaarrekening en eventueel aanvullende onderzoeken. 4. Planning (tijdspad) en uitvoering De pré-audit staat gepland voor eind november, begin december 2021. De uiteindelijke controle zal plaatsvinden in de eerste helft van 2022 met oplevering van de accountantsverklaring in juni 2022. Zoals in voorgaande jaren zal aan de raadscommissie middelen in haar vergadering van december een presentatie worden verzorgd door de controlerend accountant. 5. Financiële paragraaf De aan de accountantscontrole verbonden jaarlijkse kosten bedragen € 71.000,00 (excl. BTW). Hierbij wordt aangesloten op de prijsstelling uit het contract zoals dit voor de boekjaren 2018, 2019 en 2020 van toepassing was. In deze prijs is een indexering ten opzichte van 2020 inbegrepen en is rekening gehouden met het feit dat er meer dan voorgaande jaren te verantwoorden Sisa-regelingen zijn (10 i.p.v. 3).

In de begroting is voor deze werkzaamheden een bedrag opgenomen van € 85.000,00. Gelet op de aan deze opdracht verbonden kosten dient nog wel rekening te worden gehouden met het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020, Zeeuws Vlaanderen, waaraan Hulst zich geconformeert heeft. Uitgaande van een tweejarige opdracht met één jaar optie betekent dit dat de opdracht een totaalbedrag van € 213.000, excl. btw, beslaat. Hiermee ligt het bedrag boven de grens van enkelvoudige onderhandse aanbesteding. Als zodanig zou geopteerd moeten worden voor een meervoudige onderhandse aanbesteding. Afwijking in deze situatie is mogelijk gelet op de huidige marktomstandigheden rondom de accountantscontrole van jaarrekening van decentrale overheden. De zeer geringe marktwerking voor onderliggende diensten wordt niet tot nauwelijks verstoord door een enkelvoudige onderhandse aanbesteding. Daarnaast is het onwenselijk het met het oog op de wettelijke verplichting tot accountantscontrole, dat een aanbestedingstraject uiteindelijk niet zou leiden tot een inschrijving van een geschikte kandidaat. -2-

Raadsvoorstel Nummer: 250367 Ten slotte is de gemeente Hulst gestart om de overdracht van de rechtmatigheidsverantwoording richting gemeente goed in te richten. Deloitte heeft de gemeente hier de afgelopen jaren daar waar nodig in ondersteunt/van advies voorzien. Momenteel worden de processen, indien noodzakelijk, hierop aangepast met aandacht voor de technische ondersteuning ervan. Dit laatste is mede ingegeven op grond van de opmerkingen die Deloitte als controlerend accountant de afgelopen jaren in hun rapportage heeft aangegeven. Het is meer dan wenselijk om dit traject af te ronden en gedegen in de organisatie in te bedden, zodat richting toekomst dit proces ongeacht de controlerend accountant zelfstandig op de meeste efficiënte wijze kan worden uitgevoerd. 6. Voorstel Akkoord gaan met: - aanwijzing van Deloitte accountants B.V. voor de controle van de jaarrekening 2021, 2022 en optioneel 2023.

Burgemeester en Wethouders van Hulst, De Secretaris, De Burgemeester, Bijlage(n): Onderliggende stukken (map leeskamer):

-3-