Q&A gemeenteraden samenwerking en huisvesting GGD VRZ

Q&A Samenwerking en huisvesting GGD en VRZ N.a.v. raadsinformatiebijeenkomsten 7 en 9 april 2025 en schriftelijke raadsvragen in de periode mei/juni 2026 Opname webinar: https://youtu.be/H8uRXwdrzFg Vragen over samenwerking en huisvesting 1. Waarom is samenwerken en samenwonen niet goedkoper, maar spreken we over minder/meerkosten? Beide organisaties zijn nu (te) dun georganiseerd en daardoor kwetsbaar. Door samen te voegen wordt de organisatie robuuster, maar kan niet met minder medewerkers af. Uiteindelijk zullen we op de lange termijn (bij gelijkblijvend takenpakket) naar verwachting minder meerkosten hebben door efficiency. Maar het gaat er vooral om dat de medewerkers van bedrijfsvoering goed hun werk kunnen doen en het primair proces hiermee optimaal ondersteunen. 2. Zijn de financiën vooral de reden voor samenwerking of de huisvestingsproblematiek? Samenwerken is al lange tijd aan de orde. We hebben een ingewikkelde regio, we zijn grotendeels gefinancierd op inwoneraantal maar onze taken zijn net zo zwaar of zwaarder dan andere regio's. We moeten robuuster worden, om te kunnen voldoen aan de ontwikkelingen in de toekomst. Zoals nieuwe taken, arbeidsmarktkrapte, crises. Ook vraagt onze huidige huisvesting om onderhoud en investeringen, gezien de verouderde staat van beide panden. Deze samenwerking moet hier een antwoord op zijn. 3.

Waarin uit zich de kwetsbaarheid qua bedrijfsvoering? Een voorbeeld betreft specialistische éénpitsfuncties zoals een privacy officer, CISO, FG. We hebben moeite hiervoor mensen te vinden en willen elkaar niet beconcurreren. Als afzonderlijke organisaties kunnen we bovendien vaak geen fulltime functies aanbieden, maar alleen parttime. Ook bij verlof of verzuim van collega’s is de continuïteit van dienstverlening kwetsbaar en wordt dit opgevangen door externe inhuur. Door samen te werken, hebben we mensen meer te bieden en worden we een aantrekkelijker werkgever. 4. U heeft het over vrijwilligers, zijn dit voornamelijk brandweerlieden? Of zitten daar ook nog andere functies tussen? Dit gaat volledig over brandweerlieden.

1

5. De overhead percentages die worden genoemd, zijn deze vergeleken met andere vergelijkbare organisaties? Ja, deze zijn vergeleken. Voor VRZ geldt dat een vergelijking is gemaakt met andere veiligheidsregio's. VRZ zit relatief laag qua overhead. Bij de GGD is bij het proces rondom ‘de basis op orde’ ook een vergelijking gemaakt met andere GGD-en, waarbij de overhead van Zeeland relatief laag was. 6. Is er nu sprake van concurrentie onderling in personeel? En heeft 1 functiehuis dan voordelen? Voor specifieke, lastig in te vullen functies kan wel sprake zijn van onderlinge concurrentie. Ook betreft het vaak functies die niet fulltime zijn ingevuld, maar parttime. Door deze samen te voegen tot een volledige functie, worden deze functies aantrekkelijker. De samenvoeging van bedrijfsvoering zal op termijn doorgroeimogelijkheden bieden voor medewerkers. Eén functiehuis binnen één organisatie biedt naast efficiencyvoordelen bij de personeelsadministratie ook voordelen voor personeel qua transparantie en doorstroom. 7. Is van beide CAO ’s het functiehuis beschikbaar waarin aangegeven de functie schalen en het minimum en maximum? Beide organisaties kennen een functiehuis met functieschalen. In de volgende fase dienen nog bestuurlijke keuzes te worden gemaakt over de mate van harmoniseren van Cao’s en functiehuizen.

Hierbij is onder andere aandacht voor de voorwaarden van het personeel van samenvoegde organisatieonderdelen (bv. bedrijfsvoering), gelijke functies en de financiële effecten van deze keuzes. 8. Dat er een stijging zal komen van de structurele kosten, indien er wordt uitgegaan van een CAO is dat begrijpelijk, maar samenvoeging behoeft nog niet te betekenen dat er ook een formatieve versterking noodzakelijk is. Bij herschikking van functies moet dit toch ook mogelijk zijn. Of ontbreekt op dit moment de juiste persoon op de juiste plaats? Beide organisaties starten vanuit een smalle en kwetsbare basis. Om het gewenste dienstverleningsniveau minimaal te kunnen handhaven in de toekomst en te blijven voldoen aan nieuwe wettelijke richtlijnen, is versterking op een aantal onderdelen noodzakelijk. Bijvoorbeeld bij HRM (salarisadministratie voor de gehele organisatie) en DIV/archief (bij GGD geen capaciteit). De noodzakelijke versterking is bij samenvoeging van beide organisaties minder dan bij beide afzonderlijke organisaties nodig zou zijn. Hier zitten de genoemde minder meerkosten op lange termijn. 9. Is het bij de vorming tot een organisatie niet van belang dat eerst getracht wordt om talenten te behouden? En indien noodzakelijk deze aan te trekken. Het behouden van bestaande medewerkers is van grote waarde in de huidige arbeidsmarkt.

Een grotere, gecombineerde organisatie is aantrekkelijker voor bestaande medewerkers en maakt het beter mogelijk om deze medewerkers te behouden. Het verbetert bijvoorbeeld de loopbaanmogelijkheden binnen de organisatie.

2

10. Een van de doelen van fuseren kan zijn het efficiënter gebruiken van de financiële middelen, oftewel een bezuiniging. Kunt u aangeven of, en in welke orde van grootte, u denkt te kunnen bezuinigen? Uit het onderzoek van Berenschot (2021) naar de samenwerking kwam naar voren dat een nauwe samenwerking of fusie tussen GGD en VRZ niet zal leiden tot bezuinigingen, maar uiteindelijk wel tot minder meerkosten op de lange termijn. Dat beeld is ongewijzigd. Beide organisaties zijn al erg smal ingericht, met name op de bedrijfsvoering, en samenvoeging van bepaalde onderdelen is noodzakelijk om de taken naar behoren te blijven uitvoeren. KokxDeVoogd geeft in hun onderzoeksrapport (2025) aan dat door integratie van ondersteunende diensten zoals ICT, HRM, financiën en facilitaire zaken in de toekomst kostenstijgingen kunnen worden beperkt en specialistische kennis beter kan worden behouden en ontwikkeld. Dit resulteert naar verwachting in minder meerkosten op lange termijn. Uit het onderzoek dat gedaan is naar GGD-en en veiligheidsregio's die al samenwerken, komt ook naar voren dat de samengevoegde organisaties met minder meerkosten te maken hebben dan het geval zou zijn als ze niet zouden zijn samengevoegd. 11.

Het adviesrapport geeft onvoldoende overzicht van alle structurele en incidentele kosten, worden deze meegenomen in een definitieve businesscase? In het adviesrapport staan de structurele en incidentele kosten in hoofdlijnen vermeld. Deze worden verder uitgewerkt in de volgende fases. Voor de incidentele ontwikkelkosten zijn begrotingswijzingen opgesteld door GGD en VRZ, waarbij het incidentele effect op de gemeentelijke bijdrage is opgenomen. Deze begrotingswijzigingen zijn in april 2025 ter zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden. 12. Worden de financiële gevolgen voor de gemeentelijke bijdrage op langere termijn ook inzichtelijk gemaakt? Ja. Hierbij worden ook de financiële adviseurs van de gemeenten betrokken die zitting hebben in de ambtelijke adviescommissies van beide GR-en. 13. Worden er voldoende momenten geborgd waarop gemeenteraden formeel kunnen meepraten en eventueel bijsturen? Ja. Net zoals eerder in dit samenwerkingsproces, zal de gemeenteraad periodiek worden bijgepraat op de voortgang en stand van zaken van de drie sporen (samenvoegen bedrijfsvoering, één GR en gezamenlijke huisvesting), in de vorm van regionale bijeenkomsten, webinars, of op uitnodiging in de gemeenteraden.

De Algemeen Besturen van GGD en VRZ hebben op 11 april 2025 voorgenomen besluiten genomen over het samenvoegen van de bedrijfsvoering, het vormen van één GR en gezamenlijke huisvesting in Goes. Voor de incidentele ontwikkelkosten zijn begrotingswijzigingen opgesteld. Na 11 april zijn de voorgenomen besluiten en begrotingswijzigingen ter zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden.

3

In de Algemeen Besturen van 3 en 4 juli 2025 vindt na weging van de ontvangen zienswijzen definitieve besluitvorming plaats over de begrotingswijzigingen. Daarnaast hebt u als gemeenteraden een formele rol bij het oprichten van de gemeenschappelijke regeling GGD en VRZ op grond van artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Hiervoor zal een voorstel worden voorbereid, waarop gemeenteraden eerst gevraagd zal worden een zienswijze te geven en tot slot uw toestemming. Dit is op grond van artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. 14. Waarom moet deze samenwerking zoveel geld kosten kan dit niet veel soberder? Samenwerken levert op termijn voordelen op in termen van kwaliteit, robuustheid en continuïteit. In de praktijk leidt het op korte en middellange termijn tot een verhoging van de kosten, omdat beide organisaties starten vanuit een smalle, kwetsbare basis. Investeren is dan noodzakelijk om een stevig fundament te bouwen. Versobering zou direct afbreuk doen aan de toekomstbestendigheid van de nieuwe organisatie. 15. Het traject Basis op Orde van de GGD loopt nog. Hoe staat dit in relatie tot deze nieuwe stappen? Uit onderzoek door Lysias Advies blijkt dat de GGD goed op weg is. Op sommige punten zijn we er nog niet. De organisatie verandert van een zelfsturende naar een lijnorganisatie, dit vraagt veel van de organisatie.

Wat GGD voor de Basis op Orde heeft gevraagd, is geld erbij om het fundament te verstevigen. Daarmee is de GGD niet robuust naar de toekomst. Daar is dit traject met de VRZ voor bedoeld. Voor versterking van beide organisaties op de lange termijn. 16. Waarom is huisvesting nu urgent? Huisvesting van zowel VRZ als GGD voldoet al langere tijd op veel punten niet meer. Omdat al langer is gesproken over een mogelijke samenvoeging van GGD en VRZ is onderhoud lange tijd uitgesteld. De panden en installaties zijn verouderd en dienen verduurzaamd te worden. Dit brengt hoge kosten met zich mee. Goede huisvesting heeft ook te maken met goed werkgeverschap, het zijn van een aantrekkelijk werkgever en het bieden van goede werkruimtes. Dat kunnen we op de beide locaties niet meer voldoende bieden. 17. Wat is de reden dat de RUD afgehaakt is? RUD heeft aangegeven dat zij vanwege het robuustheidsvraagstuk nu nog niet willen deelnemen, zij bevinden zich in een andere fase. De opgaven voor GGD/VRZ en de RUD zitten op verschillende thema’s. Voor GGD/VRZ zit de opgave vooral op het versterken van de bedrijfsvoering. Daarnaast speelt de discussie over samenwerken en gezamenlijk huisvesten al lange tijd, sinds 2016, we kunnen beslissingen op dit punt niet blijven uitstellen. Bij de uitwerking blijven we wel kijken naar eventueel op termijn aansluiting door de RUD.

4

18. Als gekozen wordt voor nieuwbouw in Goes, ontneem je dan andere gemeenten niet de kans zich te ontwikkelen? Het algemeen bestuur van de GGD heeft eerder al gekozen voor huisvesting in Goes, vanuit een groter arbeidsmarktbereik. Beide besturen hebben ons gevraagd Goes te onderzoeken, en niet andere locaties in Zeeland. 19. Kan bij de afschrijvingstermijn voor de nieuwbouw gerekend worden met 50 jaar? Regulier wordt vanuit het Besluit begroting en verantwoording (BBV) gerekend met 40 jaar. Wij gaan vooralsnog uit van deze standaard. 20. Voor de verkoop van bestaande accommodaties zijn taxatierapporten opgesteld. Zijn de daarin opgenomen waarde wel degelijk te realiseren gezien de staat waarin de accommodaties zich bevinden? Wordt er in de taxatierapporten gesproken over een minimum en een maximum opbrengst? Voor de locaties Segeerssingel (VRZ) en Westwal (GGD) zijn taxatierapporten opgesteld door een extern bureau. Bij de getaxeerde verkoopopbrengsten is rekening gehouden met de bestemming, staat van de panden en eventueel achterstallig onderhoud. In de taxaties is geen rekening gehouden met een bandbreedte in de verwachte verkoopopbrengst (minimaal-maximaal). Dit zal ook mede afhankelijk zijn van de verkoopstrategie. 21. U spreekt over een sedumdak op de nieuwbouw. De nieuwe brandweerkazerne is biobased gebouwd. Ook is natuur-inclusief bouwen een optie.

Wordt hiernaar voor dit nieuwe gebouw gekeken? Dit wordt nog onderzocht in de ontwikkelfase. De schaal van de nieuwe gezamenlijke huisvesting is wel anders (groter) dan de brandweerkazerne, dus de wijze van bouwen zal niet gelijk zijn. Er is zeker aandacht voor duurzaamheid, zoals natuur-inclusief bouwen, groencompensatie en als optie bio-based bouwen. 22. U spreekt over een crisiscentrum, wat moeten wij ons daarbij voorstellen? Het regionaal crisiscentrum van VRZ komt in actie bij grotere incidenten (opschaling). Zoals Bevolkingszorg, GHOR, Defensie, Politie. Het is verplicht te hebben voor iedere veiligheidsregio. 23. Bij nieuwbouw staat BENG (Bijna Energie Neutraal Gebouwen) maar moet dat niet ENG zijn (Energie Neutraal Gebouwen)? ENG zou ook een opdracht kunnen zijn, we kunnen dit onderzoeken in de ontwikkelfase. 24. Wordt bij nieuwbouw rekening gehouden met mogelijk toekomstige ruimtebehoefte wegens extra taken et cetera? De verkenning is heel grondig gedaan, toekomstige groei is meegenomen. Het pand wordt wel flexibel ingericht, waardoor (beperkte) groei kan worden opgevangen.

5

25. Kunnen de raden ook een zienswijze geven op het ontwerp voor de huisvesting? Direct na besluitvorming op 11 april vragen wij de gemeenten om een zienswijze op de drie onderdelen. Dit is een gelegenheid om aandachtspunten mee te geven, bijvoorbeeld voor het gebouw. 26. Wordt rekening gehouden met eventueel huisvesten van de RUD nadat het huurcontract van de RUD na 2 jaar afloopt in Middelburg? De RUD heeft in juli 2024 besloten niet bij het traject aan te sluiten, maar heeft ons wel gevraagd de deur ‘op een kier’ te houden, dat doen we dus. Om er voor de bouw rekening mee te houden, moeten we wel op redelijk korte termijn (ongeveer 6 maanden) weten wat de plannen van de RUD zijn. Hierover hebben wij contact met de RUD. 27. Als RUD aansluit, dan wordt de huisvesting voor de RUD mogelijk goedkoper dan de nieuwe huisvesting van de RUD Middelburg. Dat levert gemeenten geld op over 2 jaar. Is dat een afweging? Dat is een afweging voor de RUD, daarover kunnen wij niets zeggen. 28. Ook moet er een nieuw pand gebouwd worden, er zijn genoeg geschikte en goedkopere locaties, waarom perse nieuwbouw? Beide organisaties hebben naast kantoorruimte ook specifieke eisen aan voorzieningen, zoals een regionaal crisiscentrum, ruimtes voor publieksdiensten zoals jeugdgezondheidszorg, reizigersvaccinaties, Tbc-patiënten en spreekkamers voor Veilig Thuis.

Een dergelijke inrichting in een reeds bestaand pand vergt veel aanpassing en daarmee ook veel extra kosten. Ook voldoende parkeerruimte en nabijheid van openbaar vervoer (Tiendenplein) zijn belangrijk. De beoogde nieuwbouwlocatie is groot genoeg om de benodigde voorzieningen te realiseren en ligt gunstig t.o.v. uitvalswegen (o.a. ten behoeve van de piketorganisatie VRZ) en arbeidsmarktpotentieel. 29. De begroting van nieuwbouw wordt altijd overschreden, wie gaat er voor de eventuele meerkosten opdraaien? We begroten zo realistisch mogelijk en houden rekening in de begroting met mogelijke overschrijding. Mocht zich onverhoopt toch een overschrijding voordoen die leidt tot een verhoging van de gemeentelijke bijdragen, dan zal dit verwerkt worden in een begrotingswijziging en aan de gemeenterden worden voorgelegd. 30. Wat zouden de meerkosten zijn als nu bij het realiseren van de nieuwbouw rekening wordt gehouden dat de RUD ook zijn intrek zal nemen, zodat zij de locatie in Middelburg kunnen verlaten? Wanneer door RUD wordt aangegeven dat ze willen aanhaken bij de huisvesting in Goes dient in de ontwikkelfase te worden gekeken naar de ruimtebehoefte van de RUD en wat hiervan het effect is op de nieuwbouw en de kosten.

6

31. De RUD verhuist nu naar Middelburg. Kan de huisvesting daar dan niet samen? De RUD huurt de locatie naast het gebouw van VRZ. Samenvoegen van deze 2 locaties is niet aan de orde. Vragen over besturing en organisatie 32. Er wordt gesproken over een betere grip op één gezamenlijke GR. Wat betekent dit? Hoe wordt de positie van de raden verbeterd? In de nieuwe GR kan de positie van de gemeenteraden goed geborgd worden. Het is belangrijk om dit in toekomst te regelen door bijvoorbeeld een gezamenlijke raadsklankbordgroep. VRZ heeft al een raadsklankbordgroep en de GGD is bezig een klankbordgroep te vormen. Deze zouden uiteindelijk samengevoegd kunnen worden. 33. Op welke wijze denkt u dat de raden hun grip kunnen verbeteren, behoudens het instellen van een klankbordgroep? De gemeenteraden behouden de instrumenten die ze nu hebben (o.a. zienswijzen, controlerende instrumenten en het kunnen stellen van kaders). Eén GR draagt bij aan heldere lijnen in de verantwoording naar de raden en minder bestuurlijke drukte. Zo is bijvoorbeeld sprake van één P&C-cyclus (één begroting, één jaarrekening en één bestuursrapportage) voor raden om zich in te verdiepen en zienswijzen op te geven. Daarnaast vermindert het samenvoegen van de organisaties de kwetsbaarheid van bepaalde functies, verbeteren de processen binnen de organisatie en richting de raden.

De stukken die aan raden worden voorgelegd worden kwalitatief beter en er ontstaat meer voorspelbaarheid en gelijkvormigheid van werkwijze. Een gezamenlijke raadsklankbordgroep kan ook bijdragen aan meer grip vanuit de raden. VRZ heeft al een raadsklankbordgroep en de GGD is bezig een klankbordgroep te vormen. Bij de raadsklankbordgroep van VRZ wordt onder andere getoetst op welke wijze de gemeenteraden het beste kunnen worden meegenomen in nieuwe ontwikkelingen en om de gemeenteraden via de afgevaardigde leden nauwer te betrekken. Deze raadsklankbordgroepen zouden uiteindelijk samengevoegd kunnen worden. 34. De overgangsfase naar één GR wordt dat gefaseerd ingevoerd door diverse diensten stap voor stap samen te voegen. Hoe ziet het tijdspad eruit? Het oprichten van een gemeenschappelijke regeling GGD en VRZ – inclusief het samenvoegen van de bedrijfsvoering - en het realiseren van gezamenlijke huisvesting in Goes zijn getrapte processen. Hierbij is sprake van een plan-, ontwerp- en ontwikkelfase. In de planfase wordt een ontwerp-gemeenschappelijke regeling VRZ en GGD opgesteld. In de ontwikkelfase wordt een voorlopig en definitief ontwerp voor de nieuwbouw opgesteld. In de ontwerpfase worden een inrichtingsplan, een Sociaal Plan, een formatierapport en transitieplannen voor het harmoniseren van systemen, de inrichting van de P&C cyclus en bedrijfsvoeringsprocessen opgesteld.

Afronding van de ontwikkelfase wordt voorzien in Q3 2026. De fasering van de samenvoeging van de diverse diensten wordt nog concreter uitgewerkt in de transitie- en implementatieplannen.

7

35. Wordt in de nieuwe GR ook een raadsadviescommissie opgenomen? Dit is aan de gemeenteraden, alle 13 gemeenten moeten hiermee instemmen. Dit ligt niet binnen de invloedsfeer van VRZ en GGD. Na besluitvorming in april 2025 wordt een zienswijze op de voorgenomen besluiten gevraagd, dit kunt u benutten om aandachtspunten mee te geven. 36. Voldoen de twee huidige GR-en aan de nieuwe wet op de GR? Ja, beide voldoen hieraan. 37. Past de RUD in de toekomst in de nu te kiezen organisatievorm? Het is complex qua besturingsmodel van de RUD (de provincie heeft hier ook een positie in), maar dat is nu niet verder onderzocht. Een andere samenwerkingsvorm waarbij de RUD zelfstandig blijft, is mogelijk. 38. Hoe wordt de grip van de raad groter? Als de kwetsbaarheid van bepaalde functies vermindert, verbeteren de processen binnen de organisatie. Daardoor worden stukken kwalitatief beter en ontstaat meer samenhang, voorspelbaarheid en gelijkvormigheid van werkwijze. 39. Met 1 CAO gaat het makkelijk zegt u, met betere arbeidsvoorwaarden worden VRZ en GGD een aantrekkelijker werkgever. Ziet u geen probleem om 1 CAO te vormen? Het betreft in eerste instantie 1 CAO voor de medewerkers van Bedrijfsvoering. Uiteraard vraagt dit harmonisatie van functies en functie inschaling. 40.

Dit wordt nu voor VRZ en GGD gedaan, is gevaar niet dat we het nu dan en dan daarna nog een keer overnieuw moeten doen als de RUD erbij komt? Het vraagstuk om ook de bedrijfsvoering van de RUD toe te voegen is nu ingewikkeld. Dit is immers niet intern bij de RUD belegd. Huisvesting kan wel, als we het op tijd weten. Wil de RUD uiteindelijk aansluiten bij de samenwerking bedrijfsvoering, dan moeten we goed bespreken wat daarvoor nodig is. In het voorstel is hier geen onderzoek naar gedaan. Overige vragen 41. Waarom wordt een 2e risicogebied van Nederland gefinancierd op inwonersaantal en niet op risico's? Wordt hier ook met overheden over gediscussieerd? Dit is landelijk vastgesteld en ligt op het moment niet open voor discussie. VRZ kijkt wel naar de mogelijkheden voor landelijke financiering voor bepaalde taken, die uitstraling hebben voor heel Nederland (zoals energietransitie en nucleaire industrie). Dit gebeurt in nauwe samenwerking met het bestuur van VRZ.

8