Oordeel inspecties pva JB West DEF

> Retouradres Postbus 2518 6401 DA Heerlen

Aan de Minister voor Rechtsbescherming en de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Bezoekadres Stadsplateau 1 3521 AZ Utrecht T 088 120 5000 www.igj.nl Inlichtingen bij mw. H.A. Blomberg Ons kenmerk IGJ/21-04-20-004-TT/102619-KR Bijlagen --

Datum Betreft

14 april 2021 Oordeel inspecties business case Jeugdbescherming west

Uw kenmerk --

Geachte heer Dekker en heer Blokhuis, De dertien Zeeuwse gemeenten hebben 12 februari 2021 Jeugdbescherming west (verder: JB west) verzocht om een onderzoek uit te voeren naar een mogelijke overname van de activiteiten van de Stichting Intervence. Hierop heeft JB west een business case beschreven van fase 1 van het transitieproces. Op vrijdag 9 april ontvingen de inspecties deze business case van JB west. De inspecties hebben getoetst of de business case fase 1 volledig, realistisch en duurzaam is. De inspecties nemen hierin de kwaliteit en continuïteit van zorg als uitgangspunt en wat het betekent voor het kind, zijn ouders en het netwerk rond de jeugdige. In fase 2 wordt de business case verder uitgewerkt en gevalideerd. De inspecties gaan ervan uit dat de Jeugdautoriteit de (financiële) waarborgen voor zorgcontinuïteit beoordeelt voor de korte en langere termijn. Aanleiding Op 3 december heeft u de inspecties gevraagd om een oordeel te geven over het voorgenomen besluit van de Zeeuwse gemeenten om de lopende jeugdbeschermingsmaatregelen 1 over te dragen aan de Gecertificeerde Instellingen (GI’s) Briedis, Leger des Heils Jeugdbescherming & Reclassering en de William Schrikker Stichting Jeugdbescherming en Jeugdreclassering. Op 5 februari ontvingen de inspecties het concept plan van aanpak met het verzoek om hierover een oordeel te geven.

Op 11 februari informeerden de inspecties u per brief over hun oordeel. De inspecties constateerden dat ondanks de inspanningen van de door de gemeenten aangestelde transitiemanager en de drie overnemende GI’s, het plan van aanpak onvoldoende garanties bood voor een duurzame transitie van de jeugdbescherming in Zeeland. In het plan van aanpak van 5 februari stond een terugval scenario beschreven; een overname van Intervence door JB west. In de brief van 11 februari schreven de inspecties dat zij graag zouden zien dat deze optie serieus zou worden onderzocht als duurzame en realistische oplossing voor cliënten en medewerkers.

1 Hiermee worden zowel de kinderbeschermingsmaatregelen als ook de jeugdreclasseringsmaatregelen bedoeld.

Pagina 1 van 6

Oordeel inspecties business case fase 1 Jeugdbescherming west De inspecties constateren dat fase 1 van de business case voldoende garanties biedt voor een toekomstbestendige jeugdbescherming in Zeeland en minimale risico’s bevat voor de continuïteit van zorg aan cliënten. Voor zover mogelijk in fase 1, zijn de beschreven uitgangspunten voldoende concreet en realistisch en dragen deze bij aan een duurzame jeugdbescherming in Zeeland. De inspecties adviseren dan ook om zo spoedig mogelijk in te stemmen met de uitgangspunten zoals opgenomen in de business case fase 1 en door te gaan met de uitwerking van fase 2.

Ons kenmerk IGJ/21-04-20-004-TT/102619-KR

Hieronder licht ik dit oordeel van de inspecties toe aan de hand van de eerdergenoemde aandachtspunten. Onderbouwing oordeel inspecties Clientperspectief • Betrokkenheid opstellen business case Uit de business case blijkt dat JB west in deze eerste fase twee keer heeft gesproken met de cliëntenraad van Intervence. Uit de business case komt naar voren dat de cliëntenraad met name het belang van het behoud van de locaties en het behoud van de betrokkenheid van gezinsmanagers bij diens gezinnen naar voren heeft gebracht. In fase 2 zal een plan worden gemaakt hoe de cliëntenraad van Intervence geïntegreerd wordt binnen JB west. • Relatie cliënt - medewerker Doordat niet langer sprake is van het opheffen van Stichting Intervence, maar gekozen wordt voor een bestuurlijke fusie, zijn er geen gevolgen voor de relatie tussen cliënt en medewerker. Uit de business case blijkt dat alle gezinsmanagers behouden blijven en er geen zaken worden overgedragen naar andere GI’s. Hiermee wordt de relatie tussen de gezinsmanagers en de gezinnen behouden. • Bereikbaarheid In de business case is opgenomen dat de locaties van Intervence worden behouden. Hiermee blijven de reistijd en mate van bereikbaarheid van kantoren en gespreksruimtes van de GI voor cliënten gelijk.

• Klachtafhandeling Het proces van afhandeling van lopende of nieuwe klachten(procedures) van cliënten van Intervence blijft doorlopen door het behoud van inhoudelijk betrokken medewerkers (gezinsmanagers) en de professionals die het klachtproces ondersteunen. De inspecties concluderen dat de business case voor fase 1 voldoende concreet is over wat de transitie voor cliënten betekent wat betreft de relatie met jeugdbeschermer, bereikbaarheid en afhandeling van klachten. Ook is duidelijk aangegeven welke zaken die voor het cliëntperspectief belangrijk zijn, in fase 2 aan bod komen. Medewerkers perspectief • Betrokkenheid opstellen business case Bij het maken van de business case heeft JB west medewerkers van Intervence gesproken. Medewerkers hebben aangegeven positief te zijn over het onderzoek naar een bestuurlijke fusie. Medewerkers hopen dat er snel duidelijkheid komt over de positie van Intervence, dat er afspraken worden

Pagina 2 van 6

•

•

gemaakt voor de komende jaren en dat er rust komt voor de professionals en de gezinnen doordat iedereen weet waar zij aan toe zijn. JB west heeft tevens met de ondernemingsraad van Intervence gesproken. Hierbij heeft de ondernemingsraad waardering uitgesproken voor de transparantie en ingebrachte oplossingen en kennis rondom de bedrijfsprocessen. Behoud personeel In de business case is opgenomen dat al het personeel werkzaam in het primaire proces ongewijzigd blijft in functie en valt buiten het mobiliteitsplan. De vijf medewerkers uit de beleidsondersteuning krijgen een contract bij JB west op basis van dezelfde inschaling en anciënniteit. Voor drie medewerkers van Intervence (RvT/MT leden) met een vast contract komt de functie te vervallen. In de business case is een mobiliteitsplan voor deze medewerkers uitgewerkt. Deskundigheid personeel Binnen Intervence en JB west wordt gebruik gemaakt van dezelfde jeugdbeschermingsmethodiek. Dit betekent dat de gezinsmanagers niet getraind te hoeven worden in een nieuwe methodiek. In de business case staat omschreven dat er wel verschillen zijn in de structuur binnen de organisatie en de werkverdeling. Om deze met JB west gelijk te trekken, moeten een aantal functies, zoals de gedragswetenschappers en de teammanagers, extra getraind worden.

JB west geeft aan dit in overleg met professionals te doen, zodat de werkdruk, vitaliteit en het primair proces niet onder druk komt

Ons kenmerk IGJ/21-04-20-004-TT/102619-KR

De inspecties concluderen dat fase 1 van de business case de medewerkers voldoende duidelijkheid en zekerheid biedt en maximale inspanningen worden verricht om personeel te behouden. Ook bevat de business case voldoende concrete informatie over hoe JB west ervoor zorgt dat medewerkers de gewenste kwaliteit en continuïteit kunnen blijven bieden. Kwaliteitszorg • Professionalisering Doordat er sprake is van een bestuurlijke fusie en de werkwijze van Intervence en JB west grotendeels overeenstemt, zijn er weinig uitdagingen wat betreft de professionalisering van medewerkers. De business case voorziet in de benodigde trainingen om te kunnen gaan werken conform de structuur (de driehoek) van JB west. • Overige zaken Aandachtspunten zoals verder genoemd in de brief van 7 december, zoals de verdeling tussen de GI’s, de kwaliteit van de dossiers die overgedragen moeten worden, zijn niet aan de orde nu er sprake is van een bestuurlijke fusie in de business case. De inspecties concluderen dat met de huidige business case de risico’s voor de kwaliteit van zorg aanzienlijk kleiner zijn in vergelijking met het eerdere scenario 3b. Ketenpartners & stakeholders • Een bestuurlijke fusie zorgt ervoor dat cliënten niet worden overgedragen naar een andere GI. Dit maakt dat er geen nieuwe GI door de rechtbank hoeft te worden toegewezen. Hierdoor is er geen extra werklast voor de Raad voor de

Pagina 3 van 6

•

•

Kinderbescherming en de rechtbank en tevens niet zal leiden tot wachttijden en het eventueel ontbreken van een vaste jeugdbeschermer voor cliënten. Ten behoeve van de business case heeft JB west gesproken met zorgaanbieders en justitiële ketenpartners. In fase twee wordt een externe omgevingsanalyse gemaakt waarin aandacht wordt besteed aan inhoudelijke samenwerking met zorgaanbieders, Raad voor de Kinderbescherming, rechtbank en de andere GI’s die werkzaam zijn in Zeeland In de business case is opgenomen dat JB west in de ontwikkeling van de pilot Vaart in Veiligheid wil blijven investeren door formatie in te zetten in elke subregio, zodat expertise op het gebied van jeugdbescherming beschikbaar is voor de jeugd- en wijkteams.

Ons kenmerk IGJ/21-04-20-004-TT/102619-KR

De inspecties concluderen dat belangrijke ketenpartners en stakeholders betrokken zijn bij de totstandkoming van de business case. De inspecties verwachten dat er in fase 2 aandacht wordt besteed aan het vormgeven van verdere samenwerking om te komen tot een goede en efficiënte jeugdbeschermingsketen in Zeeland. Governance en bedrijfsvoering • In de business case wordt ingegaan op verschillende onderdelen van governance en de bedrijfsvoering. De inspecties zien dat de onderwerpen onder de aandacht zijn en nader uitgewerkt gaan worden in fase 2. • Er is sprake van een bestuurlijke fusie die gevolgen heeft voor huidige interne toezichthouders (van twee Raden van Toezicht naar één RvT). De inspecties zouden graag zien dat de huidige Raden van Toezicht van Intervence en JB west zich uitspreken over het voorstel van JB west. De inspecties concluderen dat fase 1 van de business case voldoende realistisch is over wat de transitie voor de Governance en bedrijfsvoering betekent en dat dit nader wordt uitgewerkt in fase 2. De inspecties verwachten daarbij specifiek aandacht voor de uitwerking van het, waar nodig, harmoniseren van beleid gericht op bijvoorbeeld HRM en kwaliteitsmanagementsysteem.

Risicomanagement • Financiële risico’s JB west besteedt ruimschoots aandacht aan een analyse van het ontstaan van de financiële problemen bij Intervence en komt op basis daarvan en op basis van een onderbouwing van de benodigde omvang en inrichting van het primair proces tot een voorstel voor een minimale omzet en omvang voor JB west Zeeland. Het voorstel is voor de inspecties navolgbaar en draagt eraan bij dat ook op langere termijn voldoende omvang van de jeugdbescherming in Zeeland is gewaarborgd. Het stelt de Zeeuwse tak van JB west tevens in staat om de wettelijke taak om binnen vijf dagen na toewijzen van een maatregel te kunnen starten, ook bij fluctuatie in de instroom. De Jeugdautoriteit zal de financiële waarborgen voor zorgcontinuïteit toetsen. • Gevolgen voor de certificering Bij het maken van de business case, heeft JB west gesproken met een vertegenwoordiger van het Keurmerkinstituut (KMI). De overname van Intervence vereist vanuit de accreditatieregels een ‘uitbreidingsaudit’ uitgevoerd door het KMI. Deze audit dient plaats te vinden kort nadat de overgang van het kwaliteitsmanagementsysteem van JB west daadwerkelijk plaatsgevonden heeft. De business case voorziet in een interne audit om te

Pagina 4 van 6

•

toetsen in hoeverre het huidige KMS van Intervence voldoet aan het KMS van JB west waardoor in voldoende mate geanticipeerd kan worden op eventuele risico’s voor het certificaat. Inventarisatie van (overige) risicofactoren en maatregelen In de business case benoemt JB west een aantal strategische risico’s zoals het afdwalen van de bedoeling in de complexiteit van regels, het risico van onvoldoende samenwerken en de vitaliteit van medewerkers. Ook eventuele fiscale risico’s worden benoemd. De maatregelen die genomen worden, zijn nog niet uitgewerkt.

Ons kenmerk IGJ/21-04-20-004-TT/102619-KR

De inspecties constateren dat JB west zich bewust is van de verschillende risico’s die een rol kunnen gaan spelen bij de verdere uitwerking en het kunnen uitvoeren van de business case. Deze zijn ten dele uitgewerkt. De inspecties verwachten dat de meer inhoudelijk risico’s aan de orde komen in de detailplannen van aanpak die voorzien zijn in de volgende fase. Tijdpad / overige zaken De inspecties constateren dat JB west een duidelijk tijdpad voorstelt waarbinnen besluitvorming moet plaatsvinden om een bestuurlijke fusie per 30 juni mogelijk te maken en de kosten van de business case binnen de raming te houden. Uit informatie van de gemeenten blijkt dat een ander tijdpad wat betreft de besluitvorming in de gemeenten is voorzien. De inspecties wijzen erop dat duidelijkheid gewenst is voor de huidige medewerkers. Nog steeds weten zij niet zeker waar zij aan toe zijn. Het aantrekken van nieuwe medewerkers wordt bemoeilijkt omdat Intervence geen garanties kan geven voor de toekomst. Potentiële medewerkers zijn eerder geneigd om dan voor een andere werkgever te gaan. Tot slot Heden hebben de inspecties vernomen dat het KMI certificaat van Briedis is ingetrokken en een tijdelijk certificaat is verstrekt voor de duur van 6 maanden waarbinnen de jeugdbescherming afgebouwd en overgedragen dient te worden aan andere GI’s.

Briedis is op dit moment actief in meerdere jeugdhulpregio’s, waaronder Zeeland. Het gaat op dit moment om 74 Zeeuwse jeugdbeschermingsmaatregelen en 14 gespecialiseerde casusregie zaken. Deze dienen tussen nu en een half jaar te worden overgedragen aan een GI die actief is in Zeeland en naar het voorliggend veld. Gezien de huidige situatie, waarin de vier GI’s in Zeeland weinig tot geen ruimte hebben om nieuwe zaken op te nemen, is het des te meer van belang om snel duidelijkheid te scheppen over de toekomstige inrichting van de jeugdbescherming in Zeeland en hier voldoende ruimte in te bouwen om te kunnen anticiperen op onverwachte groei. De inspecties roepen daarom alle partijen op om op korte termijn zorg te dragen voor spoedige besluitvorming omtrent het uitwerken van

Pagina 5 van 6

de business case en vervolg te geven aan het bestendigen van de Zeeuwse jeugdbescherming.

Ons kenmerk IGJ/21-04-20-004-TT/102619-KR

Hoogachtend, mede namens de Inspectie Justitie en Veiligheid

Korrie Louwes Hoofdinspecteur

Pagina 6 van 6