Onderzoek grote projecten versie RKCHT

Het verdient aanbeveling een dergelijke voortgangsrapportage te structureren volgens een standaardformat en ook afspraken te maken over de frequentie van het voorleggen van een dergelijke rapportage aan de Raad.

6.2. Aanbevelingen m.b.t. het project Veerhaven Groot project 6.2.1 Indien een project wordt aangemerkt als een groot project, leg dan de oorspronkelijke doelstelling duidelijk vast en toets daar zowel tussentijds als na afronding van het project op. Uit de interviews is naar voren gekomen dat als een project is afgerond dit automatisch minder aandacht krijgt. Aanbevolen wordt om ook (periodiek) na afronding van een project te monitoren of het project nog voldoet aan de oorspronkelijke doelstelling en waar mogelijk nieuwe ontwikkelingen mogelijk te maken om aan deze doelstelling te blijven voldoen. Als voorbeelden zijn genoemd: het mogelijk maken van meer ambulante handel en het faciliteren van optredens etc. Kwaliteit van een project 6.2.2 De RKCHT adviseert om kwaliteit duidelijk te omschrijven en in de kaderstelling vast te leggen. Uit de verschillende gesprekken met raadsleden is duidelijk geworden dat aanpassingen van het project om budgettaire redenen ten koste is gegaan van kwaliteit. Kwaliteitseisen dienen te worden vastgelegd en bij afwijking hierop dient dit met de Raad te worden gecommuniceerd.

31

Projectleider 6.2.3 De RKCHT adviseert om voor de resterende fasen van het project alsnog een projectleider aan te stellen, die over de vereiste kwaliteiten beschikt. Na het vertrek van de toenmalige projectleider, is deze niet opgevolgd. Het verdient aanbeveling om voor de resterende fasen van het project alsnog een projectleider aan te stellen die beschikt over de kennis van de ‘harde’ kant, kennis van financiën en aandacht/ervaring met burgerparticipatie. Rapportagesystematiek 6.2.4 Het verdient aanbeveling om bij de aanvang van een project de frequentie van het voorleggen van informatie over het project aan de Raad vooraf met de Raad te communiceren. Hiermee wordt bereikt dat gedurende de looptijd van het project het voor de raadsleden duidelijk is wat en wanneer hen wat te wachten staat.

32

6.3 Checklist grote projecten voor de gemeenten Hulst en Terneuzen Omdat de gemeente Hulst momenteel het project Perkpolder ontwikkelt en de gemeente Terneuzen een nieuwe brede school zal gaan bouwen, heeft de RKCHT - op basis van het in dit rapport weergegeven normenkader en bestaande informatie van andere Rekenkamers – ook nog een checklist opgesteld, die beide gemeenten zouden kunnen hanteren bij de ontwikkeling/voorbereiding van grote projecten. CHECKLIST GROTE PROJECTEN

Algemene kaders

Reikwijdte

Sturing

Financiën

Is duidelijk welk probleem met het project wordt aangepakt? Worden er alternatieven aangegeven en wordt per alternatief aangegeven of deze werken? Zijn de doelstellingen van het project helder geformuleerd? Zijn de projectresultaten meetbaar geformuleerd en is de haalbaarheid ervan onderzocht (al dan niet met inschakeling van externe expertise)? Is aangegeven op welke manier ‘stakeholders’ (burgers, bewoners, marktpartijen, belangenorganisaties) worden geïdentificeerd? Is er een communicatiestrategie geformuleerd voor deze ‘stakeholders’? Is helder wat wel en wat niet binnen het project past? Is er een projectplan opgesteld met duidelijke fasering? Is het mogelijk het project aan te passen en wat zijn hiervan de gevolgen? Zijn voor het project alle beslismomenten voor de Raad helder geformuleerd? Is aangegeven waarop kan worden gestuurd (financiën, organisatie, kwaliteit, informatie, tijdsplanning, resultaat etc.)? Is bij wijzigingsvoorstellen ook de impact aangegeven (op doel en/of bovenstaande criteria)? Zijn er go/no go momenten geformuleerd? Wanneer van toepassing: is duidelijk vastgelegd wat de verantwoordelijkheden zijn bij verschillende partijen (b.v.

marktpartijen of andere overheden)? Zijn er evaluatiemomenten (bij fase-overgangen) waarbij verbeteracties zijn geformuleerd? Zijn de kosten (en mogelijke de opbrengsten) van het project inzichtelijk gemaakt? Is de onzekerheidsmarge van deze kosten/opbrengsten inzichtelijk gemaakt? Is er t.b.v. dit inzicht externe expertise ingehuurd? Is duidelijk geformuleerd hoe het project wordt gefinancierd? Indien andere partijen bij het project zijn betrokken, is dan het aandeel van die partijen helder vastgelegd?

33

Organisatie

Is er een heldere projectorganisatie beschreven met vastlegging van verschillende verantwoordelijkheden? Is de administratieve begeleiding vastgelegd en is er sprake van interne controle? Kwaliteit Zijn voor alle fases van het project kwaliteitseisen benoemd en voldoen deze aan geldende richtlijnen? Informatie/controle Is aangegeven op welke momenten de Raad wordt geïnformeerd? Wordt duidelijk gemaakt wat de Raad aan informatie krijgt voorgelegd? Tijdsplanning Is er sprake van een duidelijke tijdsplanning van het project (voor elke fase)? Risicomanagement Zijn alle risico’s van het project in kaart gebracht? Is de impact van deze risico’s berekend (al dan niet met inschakeling van externe expertise)? Wordt er gestuurd op het minimaliseren van risico’s? Is duidelijk hoe (en aan wie) wordt gerapporteerd over de ontwikkeling van deze risico’s? Worden ook kansen meegenomen in het risicomanagement?

6.4. Aanbeveling voor beide gemeenten m.b.t. checklist grote projecten 6.4.1

De RKCHT adviseert de gemeenten Hulst en Terneuzen om de opgestelde checklist te gebruiken als hulpmiddel bij de voorbereiding, de realisatie en informatievoorziening met betrekking tot grote projecten. De RKCHT vindt het hierbij van belang dat gekeken wordt vanuit meerdere perspectieven: gebruikers, maatschappij, innovatie, interne processen en continuïteit/financiën.

34

HOOFDSTUK 7

BESTUURLIJKE REACTIES

7.1 Bestuurlijke Reactie gemeente Hulst

35

7.2 Bestuurlijke reactie gemeente Terneuzen

36

NAWOORD REKENKAMERCOMMISSIE De rekenkamercommissie heeft met belangstelling kennisgenomen van de bestuurlijke reacties van de gemeenten Hulst en Terneuzen en is blij met de instemming met het rapport van beide gemeenten. De rekenkamercommissie constateert met voldoening dat beide gemeenten hebben aangeven met de door de RKCHT geformuleerde aanbevelingen aan de slag te gaan. Naast deze aanbevelingen willen wij nog meegeven dat op het academieportaal voor raadsleden ook een z.g. webinar aanwezig is met het onderwerp “Grip op grote projecten”. Zie bijgaande link. (http://academieportal.nl/raadsledenlink.php?usertype=1&search_string=module%20132) De RKCHT is erkentelijk voor de medewerking die zij voor dit onderzoek heeft gekregen.

37

Bijlage A: Geïnterviewde personen Hulst Mw. D. van Damme-Fassaert, wethouder Dhr. S. ter Wal, gemeentesecretaris Dhr. P. v.d. Kerkhove, Raadslid CDA Dhr. L. Magnus, Raadslid Groot Hontenisse Dhr. M. Marin, Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Dhr. A. Praet, Teamleider Planning & Control Dhr. J. Scheele, Concerncontroller Dhr. A. van Steveninck, Programmamanager Dhr. D. van Bunder, griffier Terneuzen Dhr. J. Princen, gemeentesecretaris Dhr. J. Daane, Directeur Organisatie Dhr. O. Dooms, Teamleider Techniek Dhr. J. Lambert, Concerncontroller Dhr. L. Nolsen, Teamleider Planvorming Dhr. S. de Waal, Afdelingshoofd Realisatie en Beheer Dhr. J. Zaman, Technisch Medewerker Dhr. M. Molenaar, Dhr. E.A. Jonker, Raadslid Groen Links Dhr. J. Verdurmen, Raadslid, TOP/Gemeentebelangen Dhr. L. van de Voorde, Raadslid PvdA Dhr. J. de Jong, griffier

38

Bijlage B: Geraadpleegde stukken Hulst Fysieke dossiers Randvoorwaarden Centrumplan en stedenbouwkundig ontwerp 2003 De nieuwe Bierkaai Stedenbouwkundig ontwerp 2005 Ruimtelijke Ontwikkeling van de Nieuwe Bierkaai 2004-2016 Verslagen en overige vergaderstukken van de (interne) projectgroep vanaf 2004 Verslagen en overige vergaderstukken projectteam vanaf 1/4/2005 Concepten en voorontwerpen, zienswijzen en vaststelling van het bestemmingsplan De nieuwe Bierkaai vanaf 5/4/2005 Projectexploitatie en exploitatieovereenkomsten vanaf 1/12/2006 Verantwoordingsdocumentatie adviseur en architect op ten Noort Blijdenstein 2008 t/m 2015 Diverse dossiers inschrijving, reconstructie en ontwikkeling De Nieuwe Bierkaai vanaf 1/10/2010 tot 1/8/2016 Raadsinformatiesysteem Alle aangeboden stukken aan de Raad m.b.t. De Nieuwe Bierkaai uit het Raadsinformatiesysteem vanaf 2008 tot en met 2021 Terneuzen Fysieke dossiers Bestemmingsplan Binnenstad Terneuzen Centrum, juni 2013 Onderzoek Investeringen, september 2013 (incl.

ambtelijke reactie team Financiën) Projectplan Realisatie Veerhaven en Omgeving gemeente Terneuzen, april 2015 Stedenbouwkundig Plan Veerhaven en Omstreken, juni 2015 Projectvoorstel ICOON (realisatie uitkijktoren), december 2017 Voortgangsrapportage Uitvoeringsprogramma Zeeuws-Vlaamse Kanaalzone 2018-2022 Uitgangspunten herziening projectmatig werken, 2020 Concernplan 2021 Raadsinformatiesysteem Programmabegrotingen 2016 tot en met 2021 Alle aangeboden stukken aan de Raad m.b.t. de Veerhaven uit het Raadsinformatiesysteem vanaf 2012 tot en met 2021

39

Bijlage C: Projectexploitatie overzicht (Bron RKCHT)

Exploitatieopzetten De Nieuwe Bierkaai (€) De Nieuwe Bierkaai Verwerven Afschrijvingen Afkoop huren Sloop Archeologie Infra Ontwikkelaar Bijkomende kosten ‘Spin-off’ Onvoorzien Rentelasten ________________________ Investering incl. btw _________________________ Verkoop Bijdrage Provincie Is v II gelden Is v III gelden OP-zuid POP-subsidie Huuropbrengsten _________________________ Opbrengsten _________________________ Exploitatiesaldo

Exploitatieopzet Exploitatieopzet Exploitatieopzet Exploitatieopzet Exploitatieopzet Verschillen 2007 2010 (23-9-2010) 2012 2016 2021 2021-2007 8.741.575 12.320.283 12.320.283 12.320.283 12.320.300 3.578.725 - 844.849 - 844.849 - 844.849 - 844.800 - 844.800 129.500 182.500 190.156 163.400 163.400 618.750 315.000 315.000 440.017 411.400 - 207.350 620.000 720.000 720.000 591.900 995.100 375.100 5.315.000 5.315.000 5.253.000 5.106.184 5.308.800 - 6.200 1.950 2.000 2.000 1.310.750 1.330.731 1.735.231 2.477.529 2.530.400 1.219.650 1.875.000 384.848 84.348 824.000 899.000 2.106.855 2.005.100 2.005.100 ______________ _____________ _____________ _____________ _____________ _________ 16.606.075 20.494.513 20.664.513 24.265.025 22.891.700 6.285.625 _______________ ______________ _____________ _____________ _____________ _________ 8.289.975 9.020.220 9.020.220 8.195.000 6.782.500 -1.507.475 2.000.000 2.000.000 2.000.000 2.000.000 2.000.000 786.975 1.312.516 1.312.516 1.312.516 1.312.500 525.525 540.000 540.000 537.911 537.900 537.900 2.700.000 2.700.000 2.702.350 2.702.400 2.702.400 60.000 58.957 59.000 59.000 247.805 357.805 1.138.888 1.077.900 1.077.900 _______________ ______________ _____________ _____________ _____________ _________ 9.076.950 15.820.541 15.990.541 15.945.622 14.472.200 5.395.250 _______________ ______________ _____________ _____________ _____________ _________

-7.529.125 -4.673.972 - 4.673.972 -8.319.403 -8.419.500 -890.375

0

Verschillen 2021-2010 17 49 33.900 96.400 275.100 - 6.200 2.000 1.199.669 -384.848 1.181.100 _________ 2.397.187 _________ -2.237.720 -16 -2.100 2.400 59.000 830.095 _________ -1.348.341 _________ -3.745.528

Bijlage D: Beschrijving verschillende fasen van het project Veerhaven Terneuzen Bron (https:/www.terneuzen.nl/inwoners Terneuzen/Wonen/Projecten/Veerhaven en omgeving, geraadpleegd en aangepast januari 2022).

Veerhaven en omgeving Het inrichten van de boulevard en omgeving tussen de Veerhaven en het sluizencomplex in verschillende fasen. Verder worden diverse verbindingen tussen de Scheldeboulevard en het centrum opnieuw ingericht. In verschillende fasen wordt de boulevard en omgeving tussen de Veerhaven en het sluizencomplex ingericht. Verder worden diverse verbindingen tussen de Scheldeboulevard en het centrum opnieuw ingericht. In januari 2015 zijn de inrichtingsplannen voor het gebied Veerhaven en omgeving vastgesteld. Het gebied speelt een belangrijke rol in de toeristisch-recreatieve ontwikkeling van de stad Terneuzen, de aansluiting op de doelstellingen uit de Structuurvisie Binnenstad en de band van de stad met het water. Het gebied moet met een aantrekkelijker inrichting voor toeristen en bewoners één van de visitekaartjes van Terneuzen worden. Daarbij speelt de aansluiting op de ontwikkelingen op het gebied van citymarketing en de Nieuwe Sluis een nadrukkelijke rol.

Fase 1 In fase 1 is de aansluiting van de Nieuwstraat op het projectgebied nabij Westbeer uitgevoerd.

Fase 2 Ook fase 2 is inmiddels uitgevoerd: de herinrichting van het strandje achter Westbeer met een thematische speelvoorziening (opgebouwd uit windmolenwieken) en vlonders. De loopverbinding vanuit het Stadhuisplein naar de Scheldeboulevard.

0

Fase 3 Fase 3 van het project is eind maart 2018 geopend: de herinrichting van 2 pieren met nieuwe paden en banken. Op de pier ten westen van de Veerhaven is een scheepsspotterplek gerealiseerd. Vanaf deze plek is de grote scheepvaart van zeer dichtbij te beleven. In de scheepsspotterplek wordt een interactieve presentatie gegeven over deze bijzondere locatie en het navigeren op de Westerschelde. Op de kop van de pier ten oosten van de Veerhaven is een pleintje met bijzondere zitelementen aangebracht, opgebouwd uit windmolenwieken. Ook op deze pier is het wandelpad vernieuwd en voorzien van bankjes en vuilnisbakken. In 2020 is ook de drijvende steiger in de Veerhaven geopend. Bezoekers kunnen nu dicht bij de schepen komen en in contact komen met het maritieme karakter van de omgeving. De band van Terneuzen met het water wordt hierdoor versterkt.

1

Fase 4 De loopverbindingen tussen de Dijkstraat en de Scheldeboulevard en de Josinastraat/Koning Willem I park met de Scheldeboulevard zijn aangelegd. Er is nu een directe, rechte verbinding naar de Scheldeboulevard met brede voetpaden en trappen, geheel in dezelfde stijl van de verbindingen die inmiddels noordelijker in het projectgebied zijn gerealiseerd. De dijkopgangen bij de kruiging Binnenvaartweg/ Buitenhaven zijn in de zomer van 2019 aangelegd.

2

Fase 5 Start bouw zitbalkons is in 2020 aangevangen en opzet was dat dit in het najaar van 2021 zou worden afgerond. Tijdens de uitvoering van deze fase zijn er problemen ontstaan met het verkrijgen van de benodigde vergunningen. Hierdoor loopt de uitvoering van deze fase vertraging op . Tevens wordt balkon 6 (stadsbalkon aan het strandje) in deze fase niet uitgevoerd.

Fase 6 Fase 6 zal in 2022 worden uitgevoerd. Dit is het opwaarderen van het stuk dijk tussen Westbeer en de rotonde bij de sluizen. In deze fase zal ook balkon 6 uit fase 5 worden meegenomen.

3

Bijlage E: Kostenraming project Veerhaven Bron: Projectplan Realisatie Veerhaven en Omgeving, gemeente Terneuzen, april 2015 De kostenraming van het project Veerhaven per fase ziet er als volgt uit: Fase 1 2 3 4 5 6 Totaal

Omschrijving Westbeer-Nieuwstraat Verbindingen centrum-Boulevard (Incl. uitkijktoren en Westpier en Stadsrand met speeltuin) Toegang Ponton Veerhaven (Incl. Uitkijkpunt bij Oostsluis en herinrichting oost- en middenpier) Verbindingen centrum-Binnenvaart Herinrichting Boulevard en parkeerterrein bij Veerhaven Boulevard Westbeer-Oostsluis

Bedrag (€) 700.000 1.980.000 1.105.000 305.000 1.460.000 470.000 6.010.000

Schematisch ziet de dekking vanuit de gemeentebegroting er als volgt uit: Jaar 2015 2017 2018 2019 2020 2021 Totaal

Bedrag (€) 2.360.000 675.000 675.000 675.000 675.000 200.000 5.260.000

Voor de realisatie van de uitkijktoren (fase 2) wordt rekening gehouden met een sponsorbijdrage van € 750.000,--.

4