InformatiebeleidsplanRaadsvoorstel Projectenboek 2022 - informatiebeleidsplan 2018-2021

Raadsvoorstel Nummer: 262517 Aan: Portefeuillehouder: Wethouder A.A.V. Totté

De raad van de gemeente Hulst

Onderwerp: Voorstel tot het vaststellen van de "Voortgang Informatiebeleidsplan 2018–2021 (stoplichtrapportagen, stand per 1-12-2021)", het "Projectenboek 2022" en in te stemmen met de daarbij behorende begrotingswijziging (2022-10).

Inleiding In februari 2018 heeft de gemeenteraad het Informatiebeleidsplan 2018-2021, en toen, het Projectenplan 2018 vastgesteld en de daarvoor benodigde (werk-)budgetten middels een begrotingswijziging (2018-06) beschikbaar gesteld. Daarbij is toen aangegeven dat jaarlijks een nieuw en actueel projectenplan voorgelegd zal worden en de daarvoor benodigde (werk-)budgetten via een begrotingswijziging aangevraagd zullen worden (bijlage 'Informatiebeleidsplan 2018-2021 Projectenboek 2022'). Tevens is de voortgang in de voorgaande periode (in dit geval 2021) vastgelegd in bijgevoegde stoplichtrapportage (bijlage 'Voortgang Informatiebeleidsplan 2018-2021 (stoplichtrapportage, stand per 1-12-2021)'). Deze laatste voortgangsrapportage was tevens opgenomen in de najaarsnota 2021. De reikwijdte van het huidige informatiebeleidsplan is tot en met het jaar 2021. In 2022 zal het informatiebeleid van de gemeente Hulst worden geactualiseerd en worden vastgelegd in een nieuw Informatiebeleidsplan 2023-2026. Dit zal ook worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Situering van het onderwerp, aanleiding en probleemstelling Informatie is een van de voornaamste bedrijfsmiddelen van de gemeentelijke organisatie, want de gemeente is een informatie verwerkende organisatie en groeit naar een informatie gestuurde organisatie.

Toegankelijke, betrouwbare en integere informatie is een belangrijke voorwaarde voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering. De informatievoorziening van de gemeente Hulst is het geheel van mensen, middelen en maatregelen gericht op de informatiebehoefte van de gemeente. De rol van informatie neemt binnen de gemeente Hulst de komende jaren alleen maar in belang toe. Die informatiebehoefte wordt afgeleid uit de strategische doelen van de gemeente. In de huidige informatiemaatschappij is men gewend geraakt aan het snel op maat verzamelen en verspreiden van informatie. Internet geeft toegang tot vele informatiebronnen en zorgt ervoor dat die informatie snel, eenvoudig en digitaal beschikbaar komt. De uitdaging voor gemeenten is om in deze snel veranderende wereld regie te houden op de eigen informatiehuishouding en op de informatieverstrekking aan derden. De inwoners ontvangen in toenemende mate gepersonaliseerde 24-uurs (digitale) dienstverlening en zijn inmiddels gewend online zaken te doen en eenvoudig inzicht te krijgen in de voortgang van zaken. Dit verwacht de inwoner ook van een gemeente. De overheid moet mee met de veranderde vormen van informatie-uitwisselingen. De kern daarbij is: informatie moet digitaal voorhanden zijn, laagdrempelig toegankelijk, veilig en vindbaar op basis van trefwoorden.

Voor een gemeentelijke organisatie en de wijze waarop een gemeente haar dienstverlening en bedrijfsvoering inricht, gelden vergelijkbare principes, met dat verschil dat men daar wel veel waarde hecht aan herkomst, status en beveiliging van informatie. In het landelijke programma Digitale Agenda 2024 zijn de ambities van gemeenten vastgelegd om als gemeente klaar te zijn voor de informatiesamenleving 2024. Ook de nieuwe Omgevingswet en het nog te ontwikkelen Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) passen in deze ontwikkeling. Het DSO ondersteunt de informatie-uitwisseling met ketenpartners, maar ook de processen voor -1-

Raadsvoorstel Nummer: 262517 planvorming, vergunningverlening, toezicht en handhaving bij de overheid. Met het DSO krijgt iedereen eenzelfde informatiepositie. Het belang en de noodzaak van informatiebeveiliging en privacybescherming is de afgelopen jaren in een stroomversnelling gekomen, enerzijds vanwege de verdergaande digitalisering die niet meer te stoppen is, anderzijds vanwege diverse beveiligingsincidenten die het gestelde vertrouwen in de overheid ernstig hebben geschaad. Als gevolg van Europese en landelijke wetgeving worden gemeenten gedwongen om vergaande beheersmaatregelen te implementeren, om aantoonbaar in control te zijn op het gebied van informatieveiligheid en privacybescherming van persoonsgegevens. De focus van het informatiebeleid voor de komende jaren ligt bij het maximaal flexibel en modulair maken van de ICT en het bijeenbrengen van klantgegevens en deze inzichtelijk maken. Hiervoor zijn een aantal ontwikkelsporen benoemd die passen bij dit informatiebeleid. Dit is voor 2022 uitgewerkt in een 20-tal projecten die staan beschreven in het Projectenboek 2022. Planning (tijdspad) en uitvoering In “Voortgang Informatiebeleidsplan 2018-2021 (stoplichtrapportage, stand per 1-12-2021)” en het “Projectenboek 2022” is een globale planning van de projecten voor 2022 terug te vinden.

Deze planning is zodanig realistisch opgesteld dat het haalbaar moet zijn om de projecten - die in 2022 afgrond moeten zijn - tijdig af te ronden. Rapportage(s)/verantwoording Uw raad wordt ten minste één keer per jaar geïnformeerd over de stand van zaken en de voortgang van de projecten. Tevens zal de projectenkalender voor het daaropvolgende jaar aan U worden gepresenteerd. Financiële paragraaf Structurele lasten: De structurele lasten behorende bij dit advies bedragen circa € 87.000. Deze structurele lasten zijn voor het grootste gedeelte verbonden aan het nieuwe zaaksysteem en zullen zich na implementatie vooral manifesteren vanaf 2023. Gelijktijdig zullen de structurele lasten van het huidige (te vervangen) zaaksysteem komen te vervallen. Verwachting is dat het aanbestedingsresultaat de structurele lasten van onderliggend advies integraal (meerjarig) zal dekken. Incidentele lasten: De incidentele lasten voor 2022 bedragen in totaal circa € 374.190. Binnen de begroting 2022 is rekening gehouden met een aantal projecten, zoals opgenomen in het projectenboek. Zo zijn er een aantal stelposten gereserveerd onder nader te concretiseren. Voorgesteld wordt om deze stelposten hiervoor incidenteel in te zetten. Daarnaast is bij de bestemming van het rekeningsaldo 2018 in de algemene reserve een bedrag van € 200.000 gereserveerd voor archief onderhoud.

Momenteel resteert hiervan nog € 150.000. Voorgesteld wordt om hiervan € 65.000 in te zetten en dan met name voor het opschonen van inhoud van het digitale archief, zoals vastgelegd in Corsa DMS, Exxellence (en Alfresco DMS). Ten slotte valt er jaarlijks een bedrag aan kapitaallasten vrij in verband met in het verleden gedane investeringen in materieel en ict. Voorgesteld wordt om € 35.000 van de ict-gerelateerde vrijvallende kapitaallasten ter dekking van dit voorstel te laten plaatsvinden.

-2-

Raadsvoorstel Nummer: 262517 De dekking van de incidentele lasten komt er als volgt uit te zien: - Stelpost Digitalisering/Zaakgericht/Opleiding (Begroting 2022): - Stelpost Wet Open Overheid (Woo) (Begroting 2022): - Onttrekking algemene reserve archief onderhoud (Jaarrekening 2018): - Vrijvallende kapitaallasten ict-gerelateerd (Begroting 2022):

€ 200.000 € 74.190 € 65.000 € 35.000

Totaal:

€ 374.190

Eén en ander is verwerkt in begrotingswijziging 2020-10 Projectenplan 2022. Voorstel Wij verzoeken de raad van de gemeente Hulst de “Voortgang Informatiebeleidsplan 2018-2021 (stoplichtrapportage, stand per 1-12-2021)” en het “Projectenboek 2022” vast te stellen en in te stemmen met de daarbij behorende begrotingswijziging (2022-10).

Burgemeester en Wethouders van Hulst, De Secretaris, De Burgemeester, Bijlage(n): - Voortgang Informatiebeleidsplan 2018-2021 (stoplichtrapportage, stand per 1-12-2021) - Informatiebeleidsplan 2018-2021, incl. bijlagen - Informatiebeleidsplan 2018-2021 - Projectenboek 2022) - Begrotingswijziging 2022-10

Onderliggende stukken (map leeskamer): -

-3-