Informatiebeleidsplan Voortgang 2018-2021 stand van zaken 1-1-2023

INFORMATIEBELEIDSPLAN 2018-2021 Gemeente Hulst

januari 2023

Voortgang Informatiebeleidsplan 2018-2021 Gemeente Hulst

Versiedatum : 11 januari 2023 Versie : 1.0 Auteur : H. Dahlmans Documentnaam : Voortgang informatiebeleidsplan 2018-2021 stand van zaken 1-1-2023.docx

Telengy Management & Advies

INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding ............................................................................................................. 3 Aanleiding en doelstelling ............................................................................................. 3 Waarom informatiebeleid ............................................................................................. 3 Urgentie en noodzaak .................................................................................................. 3 Informatiebeleidsplan .................................................................................................. 3 Projectenboek 2023 .................................................................................................... 3

2 Stand van zaken projecten projectenplan 2022 ........................................................... 4 Evaluatie van projectenplan 2022 .................................................................................. 5

3 Projecten 2023 .................................................................................................... 6 4 Middelen ............................................................................................................. 7 Bijlage 1: Projectenboek 2023

Pag.

2

1 INLEIDING Aanleiding en doelstelling De gemeenteraad van de gemeente Hulst heeft in februari 2018 het Informatiebeleidsplan 20182021, inclusief het projectenboek voor 2018, vastgesteld en de bijbehorende middelen voor de realisatie van die projecten beschikbaar gesteld. In 2018 is gestart met de realisatie van de projecten uit het projectenboek. Begin 2019 zijn deze projecten geëvalueerd en is een nieuw projectenplan voor 2019 vastgesteld. Dat is ook gebeurd in 2020, 2021 en 2022. Nu bestaat de behoefte om de resultaten van het Projectenboek 2022 te evalueren en de uit te voeren projecten voor 2023 te definiëren. In die evaluatie wordt ook meegenomen de begin 2022 nog niet gestarte of afgeronde projecten uit de afgelopen jaren, die niet zijn opgenomen in het Projectenboek 2022.

Waarom informatiebeleid Informatie is een van de voornaamste bedrijfsmiddelen van de gemeentelijke organisatie, want de gemeente is een informatie verwerkend bedrijf en groeit naar een informatie gestuurde organisatie. Toegankelijke en betrouwbare informatie is essentieel voor het goed kunnen besturen: een gemeente die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar en servicegericht is, die transparant en proactief verantwoording aflegt aan klanten en gemeenteraad en die met minimale middelen maximale resultaten behaalt. Toegankelijke, betrouwbare en integere informatie is een belangrijke voorwaarde voor een goede dienstverlening. Het toegankelijk maken van informatie kost tijd en vraagt om middelen en is daarmee kostbaar. De gewenste informatievoorziening is ondersteunend aan de ambitie van de gemeente om een flexibele, schaalbare, modulaire, toekomstgerichte, betrouwbare en wendbare overheid te zijn.

Urgentie en noodzaak De urgentie om uitvoering te geven aan het Informatiebeleidsplan 2018-2021 is gebaseerd op de uitdagingen die de afgelopen jaren maar ook dit jaar op de gemeente Hulst afkomen, zoals o.a. de nieuwe Omgevingswet, Digitale Agenda 2024 (opvolger van Digitale Agenda 2020) en Het Nieuwe Werken. Tevens is er behoefte aan inzicht in de ontwikkelsporen, bijbehorende middelen (budgetten en capaciteit) en de doorontwikkeling van de beheerorganisatie, op maat en schaal passend bij de gemeente Hulst.

Informatiebeleidsplan Het Informatiebeleidsplan 2018-2021 wordt in 2023 geactualiseerd voor de periode 2024-2027 en zal ter vaststelling worden aangeboden aan college en raad.

Projectenboek 2023 Het projectenboek 2023 is daarom nog steeds gebaseerd op het Informatiebeleidsplan 2018-2021 en sluit aan op het Projectenboek 2022.

Pag.

3

2 STAND VAN ZAKEN PROJECTEN PROJECTENPLAN 2022 Projectenplan 2022 Projecten uitgevoerd en afgerond 4 5 17

Implementatie SIEM/SOC Aanbesteding nieuw zaaksysteem Wet Open Overheid

Begroot € 15.690 € 15.000 € 25.000

Realisatie € 7.712 € 28.000 € 25.000

Restant € 7.978 -€ 13.000 €0

Gestart Gestart

€0 €0

€0 €0

€0 €0

Gestart Gestart Gestart Gestart Gestart

€ 180.000 € 20.000 € 20.000 € 2.000 € 65.000

€ 75.392 €0 €0 € 15.790 €0

€ 104.608 € 20.000 € 20.000 -€ 13.790 € 65.000

Gestart

€0

€0

€0

Gestart Gestart

€0 €0

€0 €0

€0 €0

Nog niet gestart Nog niet gestart Nog niet gestart Nog niet gestart

€ 15.000 €0 €0 €0

€0 €0 €0 €0

€ 15.000 €0 €0 €0

Nog niet gestart

€0

€0

€0

Nog niet gestart Nog niet gestart

€0 €0

€0 €0

€0 €0

Afgerond

€ 5.600

€0

€ 5.600

Afgerond Afgerond Afgerond Afgerond Afgerond Afgerond

€ 4.120 € 4.120 € 985 € 985 €0 €0 € 1.764 € 1.764 € 4.209 €0 Geen ICT-budget

Afgerond Afgerond Afgerond

Projecten gestart, maar nog niet afgerond 1 2 6 7 8 10 11 15 16 18

Doorontwikkeling i-functies Informatievoorziening nieuwe Omgevingswet Implementatie nieuw zaaksysteem Verbeteren digitale vaardigheden Sociaal Intranet Vervangen iWriter Opschonen inhoud Corsa, Exxellence en Alfresco Implementatie API’s op landelijke voorzieningen Onderzoek gebruik BI-tooling Contractmanagement

Projecten nog niet gestart 3 8 12 13 14 19 20

Digitale Handhaving Informatiebeleidsplan 2023-2026 Vooronderzoek zekerstellen inhoud Corsa Vooronderzoek implementatie autorisatiematrix persoonsgegevens Vooronderzoek implementatie Samenhangende Objecten Registratie Oriëntatie toekomstig financieel systeem Selectie en implementatie intern controlesysteem

Nieuwe projecten uitgevoerd in 2022 Projecten uitgevoerd en afgerond 21 22 23 24 25 26 27

Vervanging Key2Burgerzaken door Centric Burgerzaken Uitbreiding Key2Begraven met Grafzoeker ICT-inrichting museum (budget ICT) Camera’s in de binnenstad Inrichten crisisnoodopvang Wifi vervangen Binnendeur Vervangen beveiligingsinstallatie

Totale uitgaven

€0 €0 €0 €0 € 4.209

€ 158.763

Pag.

4

Evaluatie van projectenplan 2022 In het vorige hoofdstuk is aangegeven welke projecten er in 2022 zijn uitgevoerd en welke projecten zijn doorgeschoven in de planning. In de stuurgroep heeft op basis van de realisatie in 2022 een evaluatie plaats gevonden. Uit die evaluatie kwamen de volgende bevindingen: De meeste werkzaamheden in 2022 werden gedomineerd door twee projecten: - Aanbesteding nieuw zaaksysteem dat in 2021 was opgestart; - Implementatie nieuw zaaksysteem. Project ‘Aanbesteding nieuw zaaksysteem’ - Een aanbestedingstraject is altijd erg tijdsintensief. Dat geldt zeker voor de aanbesteding van een nieuw zaaksysteem. Want de scope van deze aanbesteding reikt verder dan een systeem voor het afhandelen van zaken. In de scope zit ook een nieuw Klant Contact Systeem, een nieuw elektronisch loket waar burgers en bedrijven hun producten en diensten digitaal kunnen aanvragen, een Persoonlijke Internet Pagina waar burgers en bedrijven de afhandeling van hun aanvraag kunnen volgen, een Archiefmodule waarin de opgeslagen informatie conform de eisen van de Archiefwet kan worden beheerd en een aantal koppelingen met vakapplicaties en landelijke voorzieningen. Een beoordelingsteam met leden van de diverse disciplines is betrokken geweest bij deze aanbesteding.

- Omdat het huidige zaaksysteem medio 2023 wordt uitgefaseerd zijn een aantal andere ontwikkelingen ‘on hold’ geplaatst en opgenomen in het implementatietraject; - Met het management zijn in een aantal sessies de algemene inrichtingsprincipes voor het zaakgericht werken gedefinieerd; - Het aanbestedingstraject is conform planning 1 juli 2022 afgerond. Project ‘Implementatie nieuw zaaksysteem’ - Het zaakgericht werken raakt alle medewerkers van de gemeente Hulst. Naast het koppelen van een aantal vakapplicaties aan het zaaksysteem moet van ongeveer 500 werkprocessen informatie worden opgehaald om de zaaktypen generiek te kunnen inrichten in het zaaksysteem; - Met de inrichting van het nieuwe zaaksysteem worden ook een aantal generieke functionaliteiten beschikbaar gesteld aan de organisatie, zoals Digitaal ondertekenen en Anonimiseren; - De vervanging van het sjablonensysteem iWriter naar xential loopt parallel met het implementatietraject voor het nieuwe zaaksysteem; - Speciaal aandacht zal er zijn voor een aantal speciale zaaktypen, zoals Bestuurlijke Besluitvorming, Contracten, Projecten en Melding Openbare Ruimte; - De teamleiders worden periodiek bijgepraat over de ontwikkelingen en de keuzes die tijdens het implementatietraject worden gemaakt.

Daarnaast worden de teamleiders voorbereid op hun rol, die ze als proceseigenaar moeten oppakken bij het zaakgericht werken; - Opleiding van de medewerkers vindt plaats volgens het principe van ‘Train de trainer’; - Het implementatietraject vraagt om een omvangrijk intern communicatietraject. Die communicatie betreft niet alleen de nieuwe manier van werken, maar richt zich ook op de inrichtingsprincipes van het zaaksysteem. De lessen die we voor 2022 in de evaluatie over de jaren 2018 t/m 2021 hadden geleerd zijn doorgevoerd in 2022, door volledig de focus te houden op de implementatie van het zaakgericht werken.

Die lessen waren: - Meer focus op een paar speerpunten (thema’s) en meer evenwicht tussen kleine en grote projecten; - Meer aandacht voor het meenemen van de organisatie in het hoe en waarom van de ontwikkelingen en de veranderingen die dat te weeg brengt in het dagelijks werk; - Alleen techniek toepassen die leveranciers aantoonbaar succesvol bij een andere gemeente al hebben geïmplementeerd (alleen proven technology toepassen); - Afspraken over te verwachten resultaten zakelijker vastleggen richting externe partijen; - Strakker sturen op de afgesproken resultaten (SMART); - Investeren in het vergroten van de digivaardigheid van de medewerkers; - Versnellen van de uitrol van het digitaal zaakgericht werken; - Applicaties saneren door implementatie van de processen in het zaaksysteem. Pag.

5

3 PROJECTEN 2023 Voor de definitie van nieuwe projecten in het Projectenplan 2023 komt de focus te liggen op de volgende acht thema’s: 1. Informatievoorziening Omgevingswet. Het geschikt maken van de huidige informatie in het ruimtelijk domein voor het nieuwe Digitaal Stelsel Omgevingswet. 2. Digitaal zaakgericht werken. Verdere uitrol van het digitaal zaakgericht werken. 3. Digitale Agenda Gemeenten 2024: De verplichtingen voortkomend uit de Digitale Agenda Gemeenten 2024. 4. Informatiebeveiliging: Voldoen aan de eisen vanuit de BIO en de AVG. Zie ook Agenda Digitale Veiligheid 2020-2024; 5. Het Nieuwe Werken: Digitaal werken waar, wanneer en hoe (hybride werken); 6. Business Intelligence/Datagedreven werken: Ontwikkelen van managementinformatie en andersoortige sturingsinformatie; 7. Beheer: Ontwikkelen van het informatiebeheer en bijbehorende beheerorganisatie; 8. Overig: Ondersteuning van de gehele informatievoorziening.

Thema 1: Informatievoorziening Omgevingswet 1 Informatievoorziening nieuwe Omgevingswet Gestart in 2020 2 Digitale handhaving Nieuw Thema 2: Digitaal zaakgericht werken 3 Implementatie nieuw zaaksysteem Gestart in 2022 4 Verbeteren digitale vaardigheden Gestart in 2022 5 Vervangen iWriter Gestart in 2022 6 Opschonen inhoud Corsa, Exxellence en Alfresco Gestart in 2022 7 Vooronderzoek zekerstellen inhoud Corsa Nieuw 8 Koppelen vakapplicaties aan zaaksysteem Nieuw 9 Archiefbeheer niet-gekoppelde vakapplicaties Nieuw Thema 3: Digitale Agenda Gemeenten 2024 (vervolg op Digitale Agenda 2020) 10 Wet Open Overheid Gestart in 2022 Thema 4: Informatiebeveiliging 11 Vooronderzoek implementatie autorisatiematrix persoonsgegevens Nieuw 12 Bewustwordingscampagne Informatiebeveiliging & Privacy Nieuw 13 Logging: de basis op orde Nieuw Thema 5: Het Nieuwe Werken 14 Sociaal Intranet Gestart in 2022 Thema 6: Business Intelligence/Datagedreven werken 15 Onderzoek gebruik BI-Tooling Gestart in 2022 16 Visie beschikbaarheid data voor analyses en rapportages Nieuw Thema 7: Beheer 17 Doorontwikkeling i-functies Gestart in 2022 Thema 8: Overig 18 Informatiebeleidsplan 2024-2027 Nieuw 19 Vooronderzoek implementatie Samenhangende Objecten Nieuw Registratie 20 Oriëntatie toekomstig financieel pakket Nieuw 21 Selectie en implementatie intern controlesysteem Nieuw 22 Visie op digitale dienstverlening

Nieuw 23 Implementatie NotuBiz (BIS & RIS) Nieuw

Pag.

6

4 MIDDELEN Thema 1: Informatievoorziening Omgevingswet 1 Informatievoorziening Nieuwe Omgevingswet 2 Digitale Handhaving Thema 2: Digitaal zaakgericht werken 3 Implementatie nieuw zaaksysteem 4 Verbeteren digitale vaardigheden 5 Vervangen iWriter 6 Opschonen inhoud Corsa, Exxellence en Alfresco 7 Vooronderzoek zekerstellen inhoud Corsa 8 Koppelen vakapplicaties aan zaaksysteem 9

Hardware

Software Opleiding Implementatie Budget project Omgevingswet

€ 7.500 Conform aanbestedingstraject € 20.000 € 2.000 € 65.000 € 30.000

Structureel

Interne uren

€ 7.500

130

€ 7.500 € 15.000

Archiefbeheer niet-gekoppelde vakapplicaties

Thema 3: Digitale Agenda Gemeenten 2024 10 Wet Open Overheid Thema 4: Informatiebeveiliging 11 Vooronderzoek implementatie autorisatiematrix persoonsgegevens 12 Bewustwordingscampagne Informatiebeveiliging & Privacy 13 Logging: de basis op orde Thema 5: Het Nieuwe Werken 14 Sociaal Intranet Thema 6: Business Intelligence/Datagedreven werken 15 Onderzoek gebruik BI-Tooling 16 Visie beschikbaarheid data voor analyses en rapportages Thema 7: Beheer 17 Doorontwikkeling i-functies Thema 8: 18 Informatiebeleidsplan 2024-2027 19 Vooronderzoek implementatie Samenhangende Objecten Registratie

1.600 120 264 1.940 196 8 240 per appl 8 160 per appl

€ 25.000

168 120

€ 2.000

€ 8.000

€ 30.000

196

€ 25.000

84 4 per appl.beh.

€ 6.950

172 128 240 72 200 88

Pag.

7

20 Oriëntatie toekomstig financieel pakket 21 Selectie en implementatie intern controlesysteem 22 Visie op digitale dienstverlening 23 Implementatie NotuBiz (BIS & RIS) Investeringen 2023 Totaal investeringen 2023

€ 4.000 € 7.500

€ 11.000 € 47.000

144 136 96 172

€ 6.000 € 20.000

€ 1.500 € 76.500

€ 7.250

€ 151.000

Pag.

8