Informatiebeleidsplan Hulst 2024-2028 v1

Informatiebeleidsplan 2024-2028 Gemeente Hulst

Versie: 1.0 Datum: 9 februari 2024

Managementsamenvatting Toenemende digitalisering eist van de gemeente Hulst om de informatievoorziening continue te optimaliseren om de steeds sneller veranderende informatiesamenleving bij te benen. Continue verandering van de informatiebehoefte vraagt om een adequate en flexibele inrichting van de informatievoorziening binnen de gemeentelijke organisatie. Het doel van dit informatiebeleidsplan is richting geven aan de koers die de gemeente Hulst gaat varen op het gebied van haar informatievoorziening om te blijven voldoen aan de informatiebehoefte van de organisatie. Het plan leidt de ontwikkeling, het beheer en gebruik van de informatievoorziening in goede banen en ondersteunt de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering. Het informatiebeleidsplan van 2018 tot en met 2021 was ingestoken op negen sporen: ICT-infrastructuur, Omgevingswet, Digitale Agenda 2020, Digitaal zaakgericht werken, Informatiebeveiliging, Het Nieuwe Werken, Business Intelligence, Beheer en Overig. De gemeente Hulst heeft zich voorbereid op de nieuwe Omgevingswet. De ICT-omgeving is vernieuwd en ondergebracht bij een externe partij. Er zijn forse stappen vooruit gezet in het digitaal zaakgericht werken. Een totaaloverzicht van de behaalde resultaten is terug te vinden in hoofdstuk twee. Het informatiebeleidsplan voor de periode van 2024 tot en met 2028 is ingestoken op vijf sporen: 1. 2. 3. 4. 5.

Digitaal zaakgericht werken Datagedreven werken; Informatieveiligheid en privacy; IT-sourcing en Cloud; De moderne werkplek;

In de volgende alinea’s worden de sporen toegelicht. Digitaal zaakgericht werken is een belangrijk instrument om de kwaliteit en de doorlooptijd van de gemeentelijke dienstverlening te bewaken en informatie digitaal te verwerken. Daarnaast draagt digitaal zaakgericht werken bij aan het standaardiseren van werkprocessen, waardoor informatie beter vindbaar en toegankelijk is. Met de implementatie van een nieuw zaaksysteem in 2023 is het digitaal zaakgericht werken in de basis neergezet als de nieuwe manier van werken. De komende jaren wordt deze manier van werken verder doorgevoerd in de processen die ondersteund worden door een vakapplicatie. Datagedreven werken is werken op basis van feiten uit de samenleving, die verzameld worden in de vorm van data, geanalyseerd worden naar informatie, samen met domeinkennis op de juist manier geïnterpreteerd worden naar bruikbare inzichten, en om op basis van deze inzichten een zo geïnformeerd mogelijk besluit te nemen wat een hogere waarde geeft voor de samenleving. Samengevat: op een slimme manier verzamelen, analyseren en presenteren van feiten uit de samenleving. Datagedreven werken bij de gemeente Hulst staat nog in de kinderschoenen. De komende jaren willen we doorgroeien naar het volwassenheidsniveau Monitoren. We zijn afhankelijk geworden van ICT-netwerken en andere ICT-voorzieningen.

Niet alleen als gemeente, maar ook als samenleving. Dat geeft comfort en gemak, maar tegelijkertijd maakt het ons bijzonder kwetsbaar. Alles staat in verbinding met het internet. Digitale veiligheid is steeds belangrijker geworden voor inwoners en bedrijven en vormt ook een belangrijke opgave voor onze organisatie. De kans dat onze organisatie getroffen wordt door een cyberaanval is vele mate groter dan een inbraak in ons stadhuis. Dat vereist een versterking van digitale weerbaarheid: enerzijds inzetten op het voorkomen van digitale veiligheidsincidenten, anderzijds voorbereid zijn voor op wat er moet gebeuren wanneer zich toch een incident voordoet. Hoe zorgen we ervoor dat de impact dan zo klein mogelijk is? De eisen waar de informatieveiligheid van gemeenten aan moet voldoen worden steeds strenger. En die eisen hebben niet alleen betrekking op het nemen van maatregelen, maar ook op het aantoonbaar voldoen aan die

eisen. Ook de komst van nieuwe wetgeving, de opkomst van kunstmatige intelligentie (Artificial Intelligence), het datagedreven werken vraagt om die zorg- en verantwoordingsplicht. Leveranciers van vakapplicaties bieden hun software niet meer als een product aan maar als een dienst (SaaS: Software as a Service). De applicatie wordt niet meer geïnstalleerd in onze ICT-omgeving maar is via internet beschikbaar als een dienst. Dat betekent dat leverancier verantwoordelijk wordt voor de beschikbaarheid en het beheer en onderhoud van die omgeving. Onze verantwoordelijkheid is om (vooraf) te toetsen of die dienst voldoet aan alle wet- en regelgeving (poortwachtersfunctie). Daarnaast moet die dienst tijdens de looptijd van de overeenkomst blijven voldoen aan de op dat moment geldende wet- en regelgeving en aan de afgesproken servicenormen (leveranciers- en demandmanagement. De moderne werkplek is een nieuw werkplekconcept van Microsoft, waarbij de gebruiker een informatieveilige werkplek krijgt aangeboden met alle benodigde functionaliteit (kantoor- en bedrijfsapplicaties), die bestaat uit componenten uit de traditionele virtuele werkplekomgeving (Citrix), uit verschillende SaaS-oplossingen en de Microsoft365 componenten. Een overzicht van de doelen bij deze sporen zijn terug te vinden in hoofdstuk 4.

De uitwerking van deze doelen in projecten voor 2024 zijn terug te vinden in het projectenboek. Het functioneel beheer is een belangrijke schakel tussen de ‘business’ en de ‘markt’: tussen onze werkprocessen (bedrijfsvoering en dienstverlening) en de techniek (applicaties) die die processen ondersteunen. Functioneel beheer moet zorgen voor de optimalisatie tussen beide werelden. De komende jaren willen het functioneel beheer toekomstgericht professionaliseren en naar een hoger plan brengen.

INHOUDSOPGAVE 1. 1.1. 1.2. 1.3. 2. 2.1. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4. 2.1.5. 2.1.6. 2.1.7. 2.1.8. 2.1.9. 2.1.10. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 5. 6. 6.1. 6.2.

Inleiding......................................................................................... 2 Doelstelling ................................................................................... 2 Context .......................................................................................... 3 Leeswijzer .................................................................................... 3 Evaluatie informatiebeleidsplan 2018-2021 ........................... 4 Terugblik ....................................................................................... 4 ICT-infrastructuur ........................................................................ 4 Omgevingswet .............................................................................. 4 Digitale Agenda 2020 .................................................................. 4 Digitaal zaakgericht werken ...................................................... 4 Informatiebeveiliging/Privacy .................................................... 5 Het Nieuwe Werken .................................................................... 5 Business Intelligence ................................................................... 5 Beheer ........................................................................................... 5 Wet open overheid ......................................................................

6 Overig ............................................................................................ 6 Ontwikkelingen ............................................................................ 6 Maatschappelijke ontwikkelingen ............................................. 6 Wettelijke ontwikkelingen ......................................................... 9 Technologische ontwikkelingen .............................................. 10 Visie op de Informatievoorziening (I-Visie) ........................... 12 Toekomstbestendig en wendbaar ........................................... 12 Betrouwbaar ............................................................................... 12 Strategische uitgangspunten .................................................... 12 Informatiebeleid 2024-2028 .................................................... 13 Digitaal zaakgericht werken .................................................... 13 Datagedreven werken ............................................................... 14 Informatieveiligheid en privacy .............................................. 14 IT-sourcing en Cloud ................................................................. 15 De moderne werkplek............................................................... 16 Uitvoering informatiebeleid 2024-2028 ................................

17 Projecten en activiteiten ......................................................... 19 Aanpak ......................................................................................... 19 Middelen ...................................................................................... 19

1. INLEIDING De gemeente Hulst wil zo goed mogelijk aansluiten op de steeds sneller veranderende informatiemaatschappij. De Covid-19 pandemie heeft ons geleerd dat we als organisatie nog flexibeler moeten zijn om te kunnen inspelen op veranderende maatschappelijke-, technologische ontwikkelingen en overheidsprogramma’s. Daarnaast verandert ook de verwachting van burgers, samenwerkingspartners en (lokale) bedrijven. Dit maakt dat een gemeente zich moet blijven ontwikkelen om te kunnen meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij, in wet- en regelgeving en de verwachtingen van haar klanten. Het verlenen van een goede dienstverlening aan haar burgers en bedrijven is een belangrijke doelstelling voor de gemeente Hulst. Beschikbare, integere, betrouwbare en controleerbare informatie is een belangrijke voorwaarde voor een goede dienstverlening. Informatie is één van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van de gemeentelijke organisatie; we zijn als gemeente immers een informatie verwerkende en leverende organisatie: een informatiefabriek. Het goed organiseren van de informatievoorziening draagt bij aan het efficiënt inrichten van de bedrijfsvoering. Trends in de maatschappij door de introductie van nieuwe apparaten, apps en clouddiensten bepalen sterk hoe burgers en bedrijven communiceren en informatie uitwisselen met de overheid.

Al deze ontwikkelingen vragen een wendbare houding van de gemeente Hulst om bij te blijven met snelle en continue veranderingen. Hierbij speelt het efficiënt inrichten van de informatievoorziening een belangrijke rol. Digitaal zaakgericht werken is de norm om de informatievoorziening efficiënt in te richten. Dat levert veel data op die in een gestructureerde omgeving wordt opgeslagen en beheerd. Omdat we weten onder welke voorwaarden die data is ontstaan kunnen we die data goed gebruiken voor datagedreven werken. Door het analyseren van data kan ingespeeld worden op trends en ontwikkelingen, om vervolgens de processen en bedrijfsvoering te optimaliseren. Digitaal zaakgericht werken heeft ook als voordeel dat we de dossiers kunnen vormen door ‘Archive by Design1’. Met het doorlopen van het zaakgericht proces, worden alle documenten en data opgeslagen in dossiers die voldoen aan de Archiefwet. We weten dan welke bewaar- en vernietigingstermijnen gelden voor die dossiers. Toenemende digitalisering maakt het verbeteren van de informatieveiligheid bij overheidsorganisaties en het creëren van bewustzijn bij burgers steeds belangrijker. Digitale kwetsbaarheden en dreigingen zijn aan de orde van de dag. Recente gevallen zoals de aanvallen op de gemeente Lochem (2019) en Hof van Twente (2020) hebben duidelijk gemaakt dat cyberincidenten grote impact kunnen hebben.

Zo heeft een te simpel wachtwoord bij Hof van Twente geleid tot een totale schade van € 4.200.000. Om te voorkomen dat de alsmaar toenemende cybercriminaliteit de overhand neemt, nemen we informatiebeveiliging uiterst serieus en zetten we de juiste acties uit. Met dit informatiebeleidsplan willen we aansluiten bij de (informatie)behoeften van de organisatie. Niet de technische oplossingen zijn leidend voor de keuzes die we maken als het gaat om de informatievoorziening. Maar uitgangspunten als digitaal zaakgericht werken, enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik van gegevens, werken met standaarden en informatiebeveiliging zijn bepalend voor de informatievoorziening. En daarmee zijn we ook voorbereid op vragen en nieuwe ontwikkelingen die de komende jaren op ons afkomen.

1.1. DOELSTELLING De continue verandering van informatiebehoefte vraagt om een adequate en flexibele inrichting van de informatievoorziening binnen de gemeentelijke organisatie. Het doel van dit informatiebeleidsplan is richting geven aan de koers die de gemeente Hulst gaat varen op het gebied van haar informatievoorziening om te blijven voldoen aan de informatiebehoefte van de organisatie in de periode van 2024 tot en met 2028. Het plan gaat in

1

Archive by Design: het inrichten van informatiesystemen op een wijze dat de daarin opgeslagen informatie duurzaam toegankelijk is en blijft.

- 2. -

op de ontwikkelingen van de digitale overheid en geeft inzicht in de vele aspecten van informatisering. Het plan ondersteunt de ontwikkeling, het beheer en gebruik van de informatievoorziening ten behoeve van de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering.

1.2. CONTEXT Voor de positionering van het informatiebeleidsplan gebruiken we het 9-vlaksmodel van hoogleraar informatiemanagement R. Maes2. Het 9-vlaksmodel is een raamwerk dat de samenhang laat zien tussen bedrijfsvoering en dienstverlening in de organisatie (Organisatiekolom), het informatiemanagement (Informatiekolom) en de automatisering (Automatiseringkolom).

Richten (strategisch)

Organisatie

Informatie

Automatisering

Organisatie strategie en beleid

Informatie strategie en beleid

IT strategie en beleid

Structuur en

Informatie-

Systeem-

architectuur landschap en procesInrichten In de kolom Organisatie bevinden zich de en - beheer IT-beheer management (tactisch) primaire processen van de organisatie. Denk hierbij aan het bijhouden van de basisregistraties, financiële verantwoording en het in behandeling nemen van aanvragen, meldingen en vragen. Aan de andere kant bevindt Invoering en IT services en Uitvoering en Verrichten zich het Automatiseringsdomein: automatisering planning exploitatie planning (operationeel) zorgt ervoor dat de techniek om het werk goed uit te voeren en de processen goed te laten verlopen, op orde is. De middelste kolom, het Informatiedomein, is de verbindende schakel tussen de informatiebehoefte van de organisatie en de mogelijkheden op het gebied van automatisering. Het informatiebeleidsplan positioneren we in de middelste kolom op strategisch niveau.

1.3. LEESWIJZER Het informatiebeleidsplan is beschreven in zes hoofdstukken. Hoofdstuk 1 bevat de inleiding, doelstelling en positionering. In hoofdstuk 2 wordt een terugblik gedaan op de huidige situatie en ontwikkelingen beschreven. De I-visie van de gemeente Hulst wordt in hoofdstuk 3 nader toegelicht. Hoofdstuk 4 bevat de sporen van het informatiebeleidsplan gebaseerd op de terugblik, ontwikkelingen en I-visie. De sporen zijn verder uitgewerkt in doelstellingen en uitgangspunten. In hoofdstuk 5 wordt een toelichting geven op de uitvoering van het informatiebeleidsplan. Als laatste wordt in hoofdstuk 6 het financiële overzicht beschreven.

2

Prof. Dr. Ir. R. Maes is hoogleraar Informatie- en Communicatiemanagement aan de Faculteit Economische Wetenschappen & Econometrie, Afdeling Bedrijfswetenschappen van de Universiteit van Amsterdam

- 3. -

2. EVALUATIE INFORMATIEBELEIDSPLAN 2018-2021 Het informatiebeleidsplan van 2018 tot en met 2021 was ingestoken op negen sporen: ICT-infrastructuur, Omgevingswet, Digitale Agenda 2020, Digitaal zaakgericht werken, Informatiebeveiliging, Het Nieuwe Werken, Business Intelligence, Beheer en Overig. In dit hoofdstuk wordt allereerst een terugblik gedaan op de activiteiten die onder het Informatiebeleidsplan 2018-2021 zijn uitgevoerd in de genoemde sporen. In de tweede paragraaf worden actuele maatschappelijke-, wettelijke- en technologische ontwikkelingen beschreven.

2.1. TERUGBLIK Op basis van het informatiebeleidsplan 2018-2021 is elk jaar een bijbehorend projectenboek opgesteld, met daarin de projecten voor het betreffende jaar. Daarin wordt aangegeven hoe de projecten in het voorgaand jaar zijn verlopen en worden de daarbij horende kosten verantwoord. Dit projectenboek wordt voorgelegd aan het college en de Gemeenteraad van de gemeente Hulst en op basis van dat projectenboek worden de bijbehorende middelen ter beschikking gevraagd.

2.1.1. ICT-INFRASTRUCTUUR In 2018 is begonnen met het opstellen van een bestek voor de outsourcing van de ICT-infrastructuur. Na een marktconsulatie in maart 2019 is een Europees aanbestedingstraject opgestart. Dat heeft na een succesvol aanbestedingstraject geleid tot een overeenkomst met Provide Managed Services (PMS). PMS heeft het eigendom en het beheer van de complete ICT-infrastructuur overgenomen van de gemeente Hulst. Daarmee wordt de gemeente Hulst ontzorgt in het beheer en beveiliging van die omgeving en heeft zij een partner voor toekomstige ontwikkelingen in die omgeving als gevolg van maatschappelijke, wettelijke en technische ontwikkelingen. De looptijd van deze overeenkomst is minimaal 5 en maximaal 11 jaar.

2.1.2. OMGEVINGSWET De periode tot 1 januari 2024 heeft in het teken gestaan van de voorbereidingen voor de nieuwe Omgevingswet. Nieuwe applicaties voor Vergunningen, Toezicht en Handhaving, Ruimtelijke Ordening en Toepasbare Regels zijn aangeschaft en de processen zijn ingericht, de koppeling met het landelijke Digitaal Stelsel Omgevingswet is gelegd, processen zijn aangepast op de nieuwe wet- en regelgeving en medewerkers zijn opgeleid om in de nieuwe applicaties te kunnen werken.

2.1.3. DIGITALE AGENDA 2020 De Digitale Agenda heeft geleid tot nieuwe richtlijnen en aanpassingen in wet- en regelgeving. Voorbeelden hiervan zijn de Baseline Informatiebeveiliging Overheid en het werken met beveiligde internetverbindingen voor overheidswebsites. Deze aanpassingen zijn ook doorgevoerd bij de gemeente Hulst.

- 4. -

2.1.4. DIGITAAL ZAAKGERICHT WERKEN In het kader van digitaal zaakgericht werken heeft de gemeente Hulst een forse ontwikkeling doorgemaakt. Omdat het toenmalige Dj umaHeatmap ok tober20 23 zaaksysteem end-of-life was is in 2021 gestart met een Europees aanbestedingstraject voor de aanschaf van een nieuw zaaksysteem. Dat heeft in juni 2022 na een succesvol aanbestedingstraject geleid tot 7 een overeenkomst met Visma Circle voor het gebruik van het zaaksysteem Djuma. Daarna zijn in een tijdspad van één jaar alle niet G emak k elij k erzoek en in vakapplicaties ondersteunde G een werkprocessen geïmplementeerd Figuur 1: Resultaten 2de enquête digitaal zaakgericht werken in het zaaksysteem en is de gehele organisatie meegenomen in een andere manier van werken. Op basis van twee enquêtes (één voor implementatie en één na implementatie) is gebleken dat de waardering voor het digitaal zaakgericht werken is gestegen. De verdere adoptie van deze manier van werken zal de komende jaren nog een belangrijk onderdeel uitmaken van de beleidsagenda. Ook vanuit de organisatie zijn waardevolle tips gedeeld die ertoe bijdragen dat het zaakgericht werken verder wordt verbeterd. Wat zeggen medewerkers over Djuma

Tussen j a nua rien j uni20 23 i sg emeenteH ul stlive g eg a a n metzaaksysteem Djum a. Om devera nder i ng en te meten en k a nsen tespotten i s een eindgebruikersonderzoek g eda a n. I n di tda shboa rdzi j n debel a ng r i j k steresul ta ten ver w er k t.

Wanneer plaat s jij informatie in Djuma of in een vakapplicatie?

Zijn jullie zaakdossiers op orde?

Hoe communiceren jullie met aanvragers?

Waar slaan jullie (archiefwaardige) informatie op?

Wat ervaren onze klanten?

Onze klanten beoordelen onze dienstverlening met een ? Onze servicenormen behalen wij • 69% van de tijd binnen zaken • 89% binnen uiterlijke termijn van zaken • 57%? van de tijd binnen terugbelverzoeken

Wat slokt de meeste tijd bij jullie op?

Meest gegeven rapportcijfer Djuma

Van alle processen kunnen er • ? via een e-formulier worden ingediend

Per maand komen er • 2200 telefoontjes binnen • Waarvan 326 terugbelverzoeken worden aangemaakt

Van alle meldingen en aanvragen komen er per maand • ? binnen per mail/post • ? per e-formulier

Top 5: Welke functionaliteiten mis je? overzicht

N otif ictie s

Meerm ailopties

Di tei ndg ebrui k er s onderzoek w or dt jaar lijks herha a l d. Zo meten w ew a a rw e i mpa ctma k en en bepa len w edej ui ste pri ori tei ten.

2.1.5. INFORMATIEBEVEILIGING/PRIVACY Voor Informatiebeveiliging, en ook voor Privacy, is een apart beleid en uitvoeringsprogramma gemaakt. In het kader van dat uitvoeringsprogramma is intern een bewustwordingstraject voor de medewerkers en bestuurders opgestart. Technisch zijn voorzieningen getroffen om veilig te mailen en documenten te anonimiseren. Indien een nieuwe applicatie wordt aangeschaft dan zal vooraf altijd een beveiligingstoets en een DPIA (Data Protection Impact Assessment) worden uitgevoerd.

2.1.6. HET NIEUWE WERKEN Door het verplicht thuiswerken tijdens de Covid-19 pandemie zijn de werkplekken en vergaderruimten voorzien van faciliteiten om te video vergaderen. Voor medewerkers zijn zowel op kantoor als thuis alle ICTvoorzieningen van de gemeente beschikbaar. Uiteraard gebeurt dit conform het informatiebeveiligings- en privacybeleid van de gemeente. Vanuit de behoefte om elkaar beter en meer op basis van interesse te informeren is een sociaal intranet geïmplementeerd.

2.1.7. BUSINESS INTELLIGENCE Op het gebeid van Business Intelligence hebben de ontwikkelingen zich vooral gericht op het beschikbaar krijgen van stuur- en managementinformatie uit de nieuw aangeschafte applicaties.

2.1.8. BEHEER De grootste veranderingen in de beheerorganisatie zijn verbonden aan de twee grote trajecten: ICToutsourcing en het digitaal zaakgericht werken. Bij de ICT-outsourcing zijn de functies voor het systeem- en netwerkbeheerder en het technisch applicatiebeheer komen te vervallen. Daarnaast is de Servicedesk-ICT

- 5. -

geprofessionaliseerd. Bij het digitaal zaakgericht werken is de rol van procesbeheerder geïntroduceerd in de organisatie. De procesbeheerder is inhoudelijk verantwoordelijk voor het inrichten van een werkproces.

2.1.9. WET OPEN OVERHEID Medio 2022 is de Wet open overheid (verder: Woo) deels in werking getreden. Het passieve gedeelte (op verzoek informatie verstrekken) is met directe ingang van kracht geworden. Het actieve deel van de Woo moet nog van kracht worden waarbij de formele inwerkingtreding afhankelijk is van een nog vast te stellen Koninklijk Besluit. De gemeente Hulst heeft hieraan voorafgaand een impactanalyse gemaakt en zal deze de komende jaren fasegewijs gaan implementeren. De mogelijkheid is gecreëerd om digitaal een verzoek in te dienen. Ook is er een Woo-contactfunctionaris benoemd.

2.1.10. OVERIG In dit ontwikkelspoor zijn veel op zichzelf staande projecten uitgevoerd, zoals vervanging van de printers en vervanging sjablonensysteem.

2.2. ONTWIKKELINGEN Als relatief kleine gemeente zitten we niet in de kopgroep maar houden het beschikbaar komen van innovaties goed in de gaten. Bij het ontwikkelen en invoeren van nieuwe oplossingen t.b.v. dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening zitten we veelal in het peloton (actieve volger). Ons belang ligt bij een goede dienstverlening voor de burger, om deze reden hoeven we geen koploper te zijn in gebruik van technologie. Maar we moeten wel zorgen dat we bij blijven met best practices. Dit doen we door kennis te delen en op te halen bij andere organisaties. In de volgende sub-paragrafen wordt ingegaan op actuele maatschappelijke-, wettelijke- en technologische ontwikkelingen.

2.2.1. MAATSCHAPPELIJKE ONTWIKKELINGEN Burgerparticipatie Om ervoor te zorgen dat burgers zich enerzijds meer betrokken voelen bij wat er in hun gemeente gebeurt en anderzijds om een maatschappelijk draagvlak te creëren voor gemeentelijke beslissingen worden burgers om advies gevraagd. Dat kan via digitale platformen gebeuren, via adviesraden of consultatierondes. Burgerparticipatie kan op verschillende manieren worden toegepast: bijvoorbeeld als een maatschappelijk probleem in kaart gebracht moet worden, of als een gemeente een beter beeld wil krijgen van wat de burgers in hun gemeente nou eigenlijk bezighoudt. Netwerk/participatiesamenleving De burger wordt steeds mondiger en is beter geïnformeerd. Burgers en bedrijven nemen steeds meer eigen verantwoordelijkheid wat ook van ze wordt verwacht - en de (landelijke) overheid speelt daarbij een faciliterende en regisserende rol. Dit draagt bij aan de transformatie van onze samenleving van verzorgingsstaat naar netwerksamenleving waarin iedereen participeert – uiteraard binnen zijn of haar mogelijkheden. De focus verschuift van kaderstellend en bepalend naar regie en coördinatie van de uitvoering en zelfs naar meer gezamenlijke uitvoering (co-creatie). Arbeidsmarkt De overheid heeft ten opzichte van de Nederlandse arbeidsmarkt een ouder personeelsbestand. En dat in een tijd dat de bevolking gestaag vergrijst.

Voor de gemeente betekent dit dat je onderscheidend moet zijn voor potentieel nieuwe medewerkers. Naast de gebruikelijke argumenten zoals aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden

- 6. -

en mogelijkheden tot opleiding en scholing biedt digitalisering kansen om een goede balans te vinden tussen privé en werk. Daarnaast is meer aandacht voor leren en ontwikkelen van belang. Informatiemaatschappij Het werken met en het handelen in informatie wordt de standaard voor alle bedrijven. Wie snel kan adopteren en transformeren in de informatiemaatschappij heeft bestaansrecht. De ontwikkelingen gaan steeds snellen en het normaal van vandaag is morgen alweer achterhaald. Dat vraagt om een hoge weerbaarheid en flexibiliteit. Dat hebben we gemerkt bij Covid-19 pandemie en dat zien we ook bij de introductie van ChatGPT. Golfbewegingen van veranderingen worden steeds heftiger en sneller.

Figuur 2: Uit ICT/Magazine 16/12/23: Welkom in het Nooit Normaal

Digitale dienstverlening Digitale dienstverlening is tijdens de Covid-19 crisis ook voor gemeenten gemeengoed geworden. Burgers en bedrijven zijn eraan gewend geraakt dat zij voor steeds meer diensten digitaal terecht kunnen bij hun gemeente. Voor de gemeente betekent dit dat zij hun processen direct digitaal kunnen afhandelen. Maar niet iedereen kan of wil in de digitale transitie mee. Burgers kunnen zelf kiezen op welke wijze zij willen communiceren met de gemeente. Aan de gemeente de taak om dit te blijven faciliteren en haar bedrijfsvoering gestandaardiseerd hierop aan te passen. Aandacht voor transparantie In toenemende mate wordt van de gemeente Hulst verwacht dat ze transparant is. Burgers en bedrijven verwachten dat ze inzicht hebben in de gegevens die de gemeente van hen heeft en welke gegevens zijn gebruikt om tot een besluit te komen. Dit inzicht is noodzakelijk om invulling te kunnen geven aan de vanuit de overheid verlangde grotere mate van zelfredzaamheid van burgers en bedrijven. Informatieveiligheid & privacy Met de explosieve groei en digitalisering van informatie wordt het ook steeds belangrijker om goed na te denken over de beveiliging ervan. Ontwikkelingen als tijd- en plaatsonafhankelijk werken, maar ook de dagelijkse aanvallen van hackers op overheidssystemen maken informatiebeveiliging een actueel onderwerp.

Burgers en bedrijven maken zich zorgen over de privacy van hun gegevens. Het besef groeit dat onze privacy door gegevensuitwisseling steeds gemakkelijker in het gedrang komt. Een beeld van de gevoeligheid van gegevens is nodig om te bepalen of deze de organisatie mag verlaten.

- 7. -

Ketensamenwerking De gemeente is steeds meer een schakel in een keten. Dit vraagt om organisatie-overstijgende samenwerking waarbij gegevens en informatie eenvoudig, efficiënt en veilig uitgewisseld en gedeeld kunnen worden tussen de verschillende organisaties in de keten. Digitale vaardigheden De maatschappij verandert continu en technologische ontwikkelingen gaan razendsnel. Thuiswerkfaciliteiten en video vergaderen stellen ons in staat om ons werk en aanwezigheid flexibel te organiseren. We zijn steeds meer hybride gaan werken. Maar technische veranderingen gaan snel. Het bijbenen van al die veranderingen is een uitdaging. Het is van groot belang dat we medewerkers van onze gemeente continu mee blijven nemen in nieuwe digitale ontwikkelingen.

- 8. -

2.2.2. WETTELIJKE ONTWIKKELINGEN Digitale Overheid Alle officiële publicatie digitaal beschikbaar Samenwerken met bedrijven en andere organisaties

Wet elektronische publicaties (Wep)

Burger centraal in informatievoorziening Basis op orde

Digitale diensten voor iedereen makkelijker maken Uitleggen wat de gevolgen van digitalisering zijn

Kansen benutten

Digitale Agenda gemeenten 2024

Mensen helpen om met digitalisering om te gaan

Digitale Inclusie Zaakgericht werken

Duiden en reflecteren (van waarden en innovatie in de informatiesamenleving)

Digitaal Stelsel Participatie

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (wmebv)

Nieuwe Omgevingswet

Recht om digitaal te communiceren met gemeente Toegankelijkheid dIgitale informatie

Doelbinding

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Verantwoording

Aangepast op digitale ontwikkelingen

Nieuwe Archiefwet

Digitale Overheid

Overbrenging naar archiefdienst na 10 jaar

Privacy by design

Archivaris benoemen

Wet Digitale Overheid (WDO)

Informatieveiligheid

Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) Audits

Toegankelijkheid websites en apps

Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid (BDTO)

Beschikbaar stellen in leesbaar formaat

Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)

Big Data analyse Who-verzoek

Inwonerparticipatie

Controleerbaarheid, transparantie en democratische verantwoording

Agenda Digitale Grondrechten en Ethiek 2022-2026

Wet open overheid (Woo)

Grip op de digitale ruimte en de rol van sociale mediaplatformen bij de verspreiding van desinformatie.

Vervangt Wob Verplicht publiceren Anonimiseren

Figuur 3: Wet- en regelgeving Digitale Overheid Kernwaarden van deze wet- en regelgeving betreffende de digitale overheid: -

Transparant; Pro-actief; Rechtmatig; Doelbinding; Toegankelijk; Informatieveilig; Proces- en zaakgericht; Verantwoording.

Wet Digitale Overheid (WDO) De Wet Digitale overheid regelt dat Nederlandse burgers en bedrijven veilig en betrouwbaar kunnen inloggen bij de (semi-)overheid. Daarmee wordt bedoeld dat burgers elektronische identificatiemiddelen (eID) tot hun beschikking krijgen met een substantiële of hoge mate van betrouwbaarheid. Deze identificatiemiddelen geven publieke dienstverleners meer zekerheid over iemands identiteit. De wet stelt daarnaast open standaarden verplicht. Hiermee implementeert Nederland de Europese richtlijn over toegankelijkheid van overheidswebsites en apps. Besluit Digitale Toegankelijkheid Overheid (BDTO) In Nederland willen we dat openbare voorzieningen toegankelijk zijn voor alle burgers, zonder functiebeperking. Niet alleen gebouwen en bijvoorbeeld het openbaar vervoer, maar ook overheidswebsites. Daarom is digitale toegankelijkheid belangrijk, én verplicht voor de (semi-)overheid. Het betreft alle websites en apps van de organisatie, websites en apps waar de organisatie aan meebetaalt of mede opdrachtgever voor is. Geldt ook voor digitale documenten die online worden gepubliceerd. Ingangsdatum: 1 september 2020.

- 9. -

Wet open overheid (Woo) De Wet open overheid (Woo) regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. Het is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De wet is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo is op 1 mei 2022 in werking getreden. De komende jaren moeten steeds meer categorieën overheidsinformatie actief openbaar worden gemaakt. Nieuwe Archiefwet De oude Archiefwet wordt gemoderniseerd zodat deze volledig is toegespitst op het digitale tijdperk. Rijksoverheid, gemeenten en andere overheidsinstanties hebben daardoor voortaan nog maar tien in plaats van twintig jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een archief. Hierdoor blijft het archief (edepot) actueel, blijft cultureel erfgoed beter bewaard, zijn overheden transparanter en krijgen bijvoorbeeld onderzoekers en journalisten eerder toegang tot voor hen belangrijke gegevens. De inwerkingtreding van de wet is voorzien in juli 2024. Wet elektronische publicaties (Wep) De wet elektronische publicaties (Wep) heeft als doel om burgers digitaal volledig te informeren over (voorgenomen) besluiten van algemene strekking, vergunningen, andere beschikkingen en plannen.

Vanaf 1 juli 2023 moet naast fysieke ter inzagelegging ook digitale ter inzagelegging plaatsvinden. Gefaseerd wordt een attenderingservice per e-mail uitgerold voor besluiten die impact hebben op de woonomgeving. Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) betreft regels om burgers en bedrijven het recht te geven om elektronisch zaken te doen met de overheid. Degenen die dat willen moeten voor het digitale kanaal kunnen kiezen in hun contact met de overheid. Het betreft vooral regels hoe de overheid digitaal communiceert met burgers en bedrijven bij digitale berichten van en naar de overheid. Deze wet gaat in per 1 juli 2024.

2.2.3. TECHNOLOGISCHE ONTWIKKELINGEN Applicaties naar de cloud De cloud staat voor een netwerk waar alle computers die erop aangesloten zijn een soort 'wolk van computers' vormt. Technisch wordt gebruik gemaakt van verschillende omgevingen bij meerdere leveranciers. Functioneel ziet een gebruiker deze verschillen niet, die heeft gewoon toegang tot zijn/haar informatie. De applicaties worden als een dienst aangeboden in een omgeving van de leverancier die ook het beheer van die omgeving regelt. Dit noemen we Software as a Service (SaaS). Het feit dat steeds meer vakapplicaties als SaaS worden aangeboden zorgen voor een totaal nieuw gedistribueerd applicatielandschap. Randvoorwaarde hiervoor is wel dat de technische infrastructuur toereikend is. Microsoft365 Microsoft365 is een suite van applicaties waar gebruikers (digitaal) met elkaar kunnen samenwerken. En dat anywhere, anytime, anyplace. Tijdens de Covid-19 pandemie moesten medewerkers van het ene op het andere moment verplicht thuis werken. Toen werd het video vergaderen met MS-Teams breed uitgerold. Door de steeds verdergaande integratie tussen de applicaties van Microsoft365 is de verwachting dat dit concept een centrale rol gaat spelen in de toekomstige gemeentelijke informatievoorziening.

- 10. -

Kunstmatige intelligentie (AI) De komst van ChatGPT heeft laten zien dat AI (Artificial Intelligence) in de toekomst een grote rol gaat spelen in de wijze waarop informatie wordt gezocht of wordt gecreëerd. De komende jaren zal deze ontwikkeling meer vorm krijgen en zal helder worden op welke wijze gemeenten gebruik (mogen) gaan maken van deze technologie. Een afgeleid product van ChatGPT is de applicatie Copilot, die volledig geïntegreerd wordt in de Microsoft365 suite. Moderne werkplek Een andere afgeleide van de Microsoft365 ontwikkeling is de ontwikkeling van het concept Moderne werkplek. In dit concept komen alle traditionele en nieuwe ontwikkelingen, zoals SaaS en Microsoft365, bij elkaar. De gebruiker wordt een hybride gebruiksomgeving aangeboden, die bestaat uit componenten uit de traditionele virtuele werkplekomgeving (Citrix), uit verschillende SaaS-oplossingen en de Microsoft365 componenten. In tegenstelling tot de traditionele werkplekomgevingen wordt de lokale rekenkracht van computers beter benut.

- 11. -

3. VISIE OP DE INFORMATIEVOORZIENING (I-VISIE) De visie op de informatievoorziening voor de periode 2024 tot en met 2028 is gebaseerd op de volgende pijlers: -

Toekomstbestendig en wendbaar; Betrouwbaar.

3.1. TOEKOMSTBESTENDIG EN WENDBAAR Zoals in het vorig hoofdstuk al aangegeven gaan de ontwikkelingen snel en zijn de effecten van die ontwikkelingen voor de bedrijfsvoering en dienstverlening steeds significanter. Dat hebben we ook meegemaakt tijdens de Covid-19 pandemie. Wet- en regelgeving, ook vanuit Europa, vraagt continu om aanpassingen. Gemeenten als ‘informatiefabriek’ maken deel uit van de informatiemaatschappij en dat vraagt om continue adaptie op nieuwe regels, kansen en bedreigingen. Het nieuwe normaal verandert continu. Wendbaarheid en flexibiliteit is gevraagd van leveranciers van de ondersteunende systemen. Dat geldt ook voor onze medewerkers. Het kunnen werken met een applicatie is niet meer voldoende. We gaan van Digivaardig naar Digibewust. We moeten begrijpen wat wij digitaal van onze burgers en bedrijven vragen. Dan zijn we ook in staat zelf stappen te zetten in een goede digitale dienstverlening: we zijn in staat om mee te denken wat op digitaal gebied handiger zou kunnen. Dat geldt ook voor de inrichting van onze eigen informatiehuishouding en voor onze processen.

3.2.

BETROUWBAAR

We moeten kunnen vertrouwen op de informatie in onze systemen. Dat is nodig om een betrouwbare digitale dienstverlening naar onze burgers en bedrijven te kunnen leveren. Ook voor management- en stuurinformatie is van belang dat we weten wat de kwaliteit van onze informatie is die hiervoor wordt gebruikt. Datagedreven werken kan alleen als de basis op orde is (garbage in, garbage out). Randvoorwaarde is wel dat we aantoonbaar voldoen aan alle wet- en regelgeving over informatiebeveiliging en privacy (Compliancy).

3.3.

STRATEGISCHE UITGANGSPUNTEN

Voor de visie op de informatievoorziening (I-visie) hanteren we de volgende uitgangspunten: -

We richten ons vooral op de functionele kant van de informatievoorziening, de verbinding tussen de business en de techniek. De techniek (eigendom en beheer van de ICT-infrastructuur) hebben we uitbesteed en de ondersteuning van de gebruikers wordt opgepakt door de Servicedesk ICT; Al onze producten en diensten zijn digitaal beschikbaar voor burgers en bedrijven. We organiseren een vangnet voor mensen die hiertoe niet in staat zijn en/of die niet willen. De afhandeling van alle aanvragen gebeurt digitaal; Intern is digitaal zaakgericht werken de norm. Onze informatievoorziening, gegevensverwerking en uitwisseling is hierop ingericht; We werken veilig en hybride (kantoor, thuis, …); Al onze systemen voldoen aan wet- en regelgeving over informatiebeveiliging en privacy. Leveranciers wordt gevraagd hierover aantoonbaar verantwoording af te leggen; Onze dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening voldoet aan huidige en toekomstige weten regelgeving (compliancy).

- 12. -

4. INFORMATIEBELEID 2024-2028 Het informatiebeleidsplan van de gemeente Hulst is gebaseerd op de landelijke programma’s rond de Digitale Overheid, wet- en regelgeving, de ‘Hulster’ ambities en maatschappelijke en technologische trends en ontwikkelingen. De uitwerking van het informatiebeleid loopt volgens de volgende ontwikkelsporen: 1. 2. 3. 4. 5.

Digitaal zaakgericht werken; Datagedreven werken; Informatieveiligheid en privacy; IT-sourcing en Cloud; De moderne werkplek;

Deze vijf ontwikkelsporen zijn verder uitgewerkt in strategische keuzes met daaraan gekoppelde doelen, uitgangspunten en resultaten. In de volgende paragrafen worden de vijf ontwikkelsporen nader beschreven, met een doorkijk naar de daaruit voortkomende activiteiten en bijbehorende middelen. Een concrete uitwerking hiervan voor 2024 is terug te vinden in bijlage 1. Voor de daaropvolgende jaren wordt een apart projectenboek opgesteld en voorgelegd aan College en gemeenteraad.

4.1. DIGITAAL ZAAKGERICHT WERKEN Digitaal zaakgericht werken3 is een belangrijk instrument om de kwaliteit en de doorlooptijd van de gemeentelijke dienstverlening te bewaken en informatie digitaal te verwerken. Daarnaast draagt digitaal zaakgericht werken bij aan het standaardiseren van werkprocessen, waardoor informatie beter vindbaar en toegankelijk is. Met het digitaal zaakgericht werken willen we de volgende doelen behalen: -

Digitaal zaakgericht werken draagt bij aan het grip krijgen en houden op de kwaliteit van de bedrijfsvoering; Digitaal zaakgericht werken wordt ingezet als een proces georiënteerde wijze van werken, gericht op het leveren van het resultaat dat aansluit bij de behoefte van ‘de klant’; Digitaal zaakgericht werken maakt het voor ‘de klanten’ mogelijk om 24/7 via alle mogelijke toegankelijke kanalen producten en diensten af te nemen en daarbij toegang te krijgen tot alle voor hen relevante informatie over de uitvoering van de processen van de gemeente Hulst; Digitaal zaakgericht werken is erop gericht om de processen van de gemeente Hulst optimaal te gebruiken en de processen naadloos op elkaar te laten aansluiten; Digitaal zaakgericht werken geeft inzicht in de voortgang van de processen en het verlenen van de diensten die de gemeente Hulst aanbiedt; Digitaal zaakgericht werken zorgt ervoor dat informatie over werkprocessen met elkaar gedeeld kunnen worden. De informatie is te allen tijde oproepbaar en is tijd en plaats onafhankelijk beschikbaar; Digitaal zaakgericht werken is de basis om te voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de nieuwe Archiefwet, Wet open overheid, de AVG en aan rechtmatigheid.

Op basis van organisatie brede inrichtingsprincipes zijn een groot aantal werkprocessen ingericht in het nieuwe zaaksysteem Djuma van Visma Circle. Ook de VTH-processen voor de nieuwe Omgevingswet zijn digitaal zaakgericht ingericht en tevens beschikbaar voor digitaal handhaven. Daarmee is een grote stap gezet in deze (nieuwe) manier van werken.

3

Zaakgericht werken is een vorm van procesgericht werken waarbij de informa e die jdens een bedrijfsproces wordt ontvangen of gecreëerd, samen met informa e over de procesuitvoering, wordt vastgelegd bij een zaak en uniform kan worden ontsloten naar alle betrokkenen (Bron: Gemmaonline)

- 13. -

De komende jaren willen we de volgende doelen bereiken voor het digitaal zaakgericht werken: -

Digitaal zaakgericht inrichten van de vakapplicaties. Dat kan door de vakapplicatie te koppelen met het zaaksysteem voor de dossieropbouw of door gebruik te maken van een archiefwaardig vakarchief; Informatiebeheer inregelen voor alle digitale informatie (of in het zaaksysteem of in een vakarchief). Op deze wijze willen we zorgdragen voor een goede toegankelijke van al onze informatie, op basis van de daarvoor geldende wet- en regelgeving; Adoptie van het digitaal zaakgericht werken uitbreiden. Hiermee willen we bereiken dat de kwaliteit in de afhandeling van de werkprocessen verbeterd en daarmee de kwaliteit van de zaakdossiers; Optimalisatie van de ingerichte processen. Na een jaar werken met de ingerichte processen in het zaaksysteem is het van belang om deze inrichting te evalueren en daar waar nodig te verbeteren; Gebruik maken van zelfservice functionaliteit. Dat kan door gebruik te maken van de Persoonlijke Internet Pagina (PIP) van Djuma of door gebruik te maken van de eDiensten van Centric; Zorgdragen voor duurzame toegankelijkheid van onze informatie; Vergroten van de digitale (ICT-)vaardigheden van de gebruikers.

4.2. DATAGEDREVEN WERKEN Data gedreven werken is werken op basis van feiten uit de samenleving, die verzameld worden in de vorm van data, geanalyseerd worden naar informatie, samen met domeinkennis op de juist manier geïnterpreteerd worden naar bruikbare inzichten, en om op basis van deze inzichten een zo geïnformeerd mogelijk besluit te nemen wat een hogere waarde geeft voor de samenleving. Samengevat: op een slimme manier verzamelen, analyseren en presenteren van feiten uit de samenleving. Op deze wijze is het mogelijk om: -

Meer zicht te krijgen op (de omvang) van maatschappelijke opgaven; Besluitvorming transparanter en gebaseerd op feiten maken (‘fact and evidence based’); Beleid voor te bereiden, te monitoren en te evalueren; De dienstverlening te verbeteren.

Ten aanzien van de volwassenheid op het gebied van datagedreven werken kennen we het volgende groeimodel: 1. 2. 3. 4. 5.

Rapporteren: “Wat heeft er plaatsgevonden”; Monitoren: “Wat vindt er nu plaats” Voorspellen: “Wat gaat er plaatsvinden” Modelleren: “Wat gaat er plaatsvinden als we iets veranderen” Optimaliseren: “Wat willen we dat er plaats vindt”

De gemeente Hulst bevindt zich op dit moment, afhankelijk van het vakgebied, tussen fase 1 en 2. De komende jaren willen we op het gebied van het datagedreven werken het volgende doel bereiken: -

Doorgroei naar volwassenheid in fase 2: Monitoren.

4.3. INFORMATIEVEILIGHEID EN PRIVACY We zijn afhankelijk geworden van ICT-netwerken en andere ICT-voorzieningen. Niet alleen als gemeente, maar ook als samenleving. Dat geeft comfort en gemak, maar tegelijkertijd maakt het ons bijzonder kwetsbaar. Alles staat in verbinding met het internet. Digitale veiligheid is steeds belangrijker geworden voor inwoners en bedrijven en vormt ook een belangrijke opgave voor onze organisatie. De kans dat onze organisatie getroffen wordt door een cyberaanval is vele mate groter dan een inbraak in ons stadhuis. Dat vereist een versterking van digitale weerbaarheid: enerzijds inzetten op het voorkomen van digitale veiligheidsincidenten, anderzijds voorbereid zijn voor op wat er moet gebeuren wanneer zich toch een incident voordoet. Hoe zorgen we ervoor dat de impact dan zo klein mogelijk is?

- 14. -

De eisen waar de informatieveiligheid van gemeenten aan moet voldoen worden steeds strenger. En die eisen hebben niet alleen betrekking op het nemen van maatregelen, maar ook op het aantoonbaar voldoen aan die eisen. Met de Wet bescherming netwerken en informatiesystemen (Wbni), die is afgeleid van de Europese NIS2 Directive en die zijn weerslag gaat krijgen in de tweede versie van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheden), krijgen we naast een zorgplicht ook een meldplicht en toezicht. Beveiligingsincidenten moeten worden gemeld en vanuit toezicht kan, vergelijkbaar met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), boetes worden opgelegd tot een maximum van € 10 Milj. De ambities van de gemeente Hulst om het digitaal zaakgericht werken en het datagedreven werken verder door te ontwikkelen zullen moeten voldoen aan de geldende privacyrichtlijnen: toegang tot informatie alleen op basis van een doelbinding. Dat geldt zowel voor autorisaties als voor het hergebruik van bestaande informatie. Vanuit het oogpunt van privacy en ethiek is het belangrijk dat we zorgvuldige en transparante afwegingen maken. We zoeken de grens op, zonder er overheen te gaan, en leggen hier- voor te allen tijde verantwoording af. Ook het gebruik van artificiële intelligentie is een ontwikkeling die de komende jaren aandacht vraagt van de gemeente.

Het gebruik van algoritmen vraagt een zorgvuldige afweging tussen beoogd doel en mogelijke impact. In dit verband zal ook worden aangesloten op het algoritmeregister van de Nederlandse overheid. Voor de doelen op het gebied van Informatiebeveiliging en Privacy zijn aparte beleidsplannen en jaarplannen beschikbaar.

4.4. IT-SOURCING EN CLOUD In 2019 is het eigendom en beheer van onze ICT-infrastructuur overgenomen door Provide Managed Services (PMS). Daarmee hebben we een partner die zorg draagt voor de beschikbaarheid en het beheer en onderhoud van onze ICT-omgeving. Tevens zijn zij onze partner om de komende jaren deze omgeving toekomstbestendig en informatieveilig te houden. Microsoft biedt haar producten nu ook aan als dienst (Microsoft365-suite). In deze suite krijgen de medewerkers van de gemeente Hulst de beschikking over een groot aantal (samenwerk)applicaties en een omgeving in de cloud voor de opslag van haar informatie. Tot nu toe is daar nog weinig gebruik van gemaakt. De ambitie van de gemeente Hulst is om de mogelijkheden van Microsoft365 meer te gaan gebruiken om de gebruikers efficiënter te laten (samen)werken. Uiteraard op basis van de spelregels uit wet- en regelgeving. Leveranciers van vakapplicaties bieden hun software niet meer als een product aan maar als een dienst (SaaS: Software as a Service). De applicatie wordt niet meer geïnstalleerd in onze ICT-omgeving maar is via internet beschikbaar als een dienst. Dat betekent dat leverancier verantwoordelijk wordt voor de beschikbaarheid en het beheer en onderhoud van die omgeving. Onze verantwoordelijkheid is om (vooraf) te toetsen of die dienst voldoet aan alle wet- en regelgeving (poortwachtersfunctie).

Daarnaast moet die dienst tijdens de looptijd van de overeenkomst blijven voldoen aan de op dat moment geldende wet- en regelgeving en aan de afgesproken servicenormen (leveranciers- en demandmanagement). Ondanks dat een deel van onze ICT-omgeving wordt geoutsourcet blijven wij als gemeente eindverantwoordelijk voor dat deel en de wijze waarop dat deel verbonden is met andere componenten van de ICT-omgeving. De komende jaren willen we de volgende doelen bereiken voor IT-sourcing en Cloud: -

Optimaal gebruik maken van de applicaties uit de Microsoft365-suite; Gebruik maken van de Cloud-opslag beschikbaar in het abonnement van de Microsoft365; Opschonen huidige netwerkschijven en mailboxen; Afstoten huidige netwerkschijven; VerSaaSing van het huidige applicatielandschap; Minimaliseren eigen ICT-infrastructuur.

- 15. -

4.5. DE MODERNE WERKPLEK De moderne werkplek is een nieuw werkplekconcept van Microsoft, waarbij de gebruiker een informatieveilige werkplek krijgt aangeboden met alle benodigde functionaliteit (kantoor- en bedrijfsapplicaties), die bestaat uit componenten uit de traditionele virtuele werkplekomgeving (Citrix), uit verschillende SaaS-oplossingen en de Microsoft365 componenten. De lokale rekenkracht van computers wordt hierbij beter benut. Randvoorwaarden hiervoor zijn: -

Netwerkschijven zijn opgeschoond; Opslag van informatie vindt plaats in de Microsoft365 cloud of in de SaaS-omgeving van een leverancier (archiefwaardige opslag).

De komende jaren willen we de volgende doelen bereiken voor de moderne werkplek: -

Uitrol nieuwe werkplekken voor de medewerkers op basis van het Moderne werkplek concept en op basis van de keuze die worden gemaakt bij het optimaal gebruiken van Microsoft365 (zie vorige paragraaf).

- 16. -

5. UITVOERING INFORMATIEBELEID 2024-2028 In dit hoofdstuk schetsen we de aanpak om het informatiebeleid volgens de vijf ontwikkelsporen uit te voeren in de organisatie. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van dit informatiebeleidsplan ligt bij het team Informatievoorziening. In dit team worden de volgende taken opgepakt: -

-

-

ICT (Automatisering): o Gebruikersondersteuning (o.a. Servicedesk ICT); o Leveranciers- en demandmanagement; o Inkoop en beheer ICT-middelen; Informatisering: o Informatiemanagement; o Functioneel beheer generieke applicaties; o Beheer Basisregistraties; o Data distributie; o Gegevensbeheer centrale voorzieningen; o Data-analyses; Informatiebeveiliging en privacy.

Informatiemanagement Informatiemanagement is de wijze waarop de gemeente omgaat met haar informatievoorziening en de wijze waarop deze wordt ingezet. Op strategisch en tactisch niveau gaat het bij informatiemanagement vooral om het ontwerp en plannen van de (organisatiebrede) informatievoorziening en de wijze waarop deze worden ingezet in de bedrijfsvoering en dienstverlening. Op operationeel niveau behelst dit het functioneel beheer en het gebruik van de informatievoorziening.

Figuur 4: 9-vlaksmodel Rik Maes Bovenstaand model (gebaseerd op het negenvlaksmodel van Rik Maes) wordt gebruikt om de samenhang tussen het beleid van de gemeente en het informatiebeleidsplan helder te maken. De donkere vlakken in het model geven het werkgebied van informatiemanagement aan en betreft het managen van deze vlakken inclusief de onderlinge verbindingen. Het biedt een goed referentiekader voor het positioneren van vraagstukken in de

- 17. -

gemeente op het gebied van informatiemanagement. Informatiemanagement is voorwaarde scheppend voor een goede dienstverlening en een efficiënt werkende organisatie. Functioneel beheer Functioneel beheer zorgt voor het specificeren van de informatievoorziening, het aansturen van de realisatie daarvan, en het beheer van de bedrijfsinformatie. Functioneel beheer vertaalt hierbij de informatiebehoeften, die vanuit de wensen in de verschillende werk- en bedrijfsprocessen van een organisatie ontstaan, naar een informatievoorziening die aansluit op de behoefte van de gebruikers. De gerealiseerde informatievoorziening wordt door functioneel beheer beheerd en onderhouden. De functioneel beheerder voert het beheer van de functionaliteiten uit op voornamelijk operationeel niveau en realiseert in samenspraak met de proceseigenaar en andere functioneel beheerders een kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening. Dit betekent dat de functioneel beheerder terdege proces- en applicatiekennis van een bepaald domein moet hebben. Ook moet hij kennis hebben van de toepasselijke weten regelgeving. Kort samengevat vertaalt de functioneel beheerder de door de proceseigenaar gewenste functionaliteit op een verantwoorde wijze naar een inrichtingsmodel van het proces in één of meerdere applicaties.

Dit model dient ook garant te staan dat de geregistreerde gegevens tot inzichten (informatie) kunnen leiden. Door de verSaaSing van het applicatielandschap en doordat de ICT-infrastructuur is ge-outsourced ligt de nadruk binnen de gemeente Hulst nog meer op het professioneel organiseren van het functioneel beheer en steeds minder op het beheer van de techniek. In een informatie-intensieve organisatie als een gemeente is het essentieel dat de informatievoorziening goed aansluit op de behoefte van de organisatie. Om dit goed te organiseren neemt het functioneel beheer een steeds belangrijkere rol in om de organisatie op de juiste wijze te kunnen ondersteunen. Functioneel beheer focust zich op het beheer van de informatievoorziening aan de vraagkant en richt zich op de gebruikers en daarmee dus niet specifiek op de ICT. Samen met de informatiemanager zijn de functioneel beheerders verantwoordelijk voor de verbinding tussen gebruikers en de markt. Om toekomstbestendig te zijn wordt gekozen voor het professionaliseren van het functioneel beheer. In 2024 zullen hier verdere stappen in worden gezet.

- 18. -

6. PROJECTEN EN ACTIVITEITEN In dit hoofdstuk geven we aan op welke wijze we uitvoering willen geven aan de doelen van het informatiebeleid. De projecten en activiteiten die de komende jaren nodig zijn om de gewenste informatievoorziening en -architectuur te implementeren worden jaarlijks in een projectenboek aangeboden aan de Gemeenteraad. Tevens geven we aan welke investeringen de komende jaren nodig zijn om de projecten uit te voeren en de doelstellingen te realiseren.

6.1. AANPAK De maatschappelijke, technologische en wettelijke ontwikkelingen zijn gebruikt voor het definiëren van ontwikkelsporen en bijbehorende projecten. Deze ontwikkelsporen zijn terug te vinden in hoofdstuk 4. Alle activiteiten en projecten die voortkomen uit dit informatiebeleidsplan worden projectmatig opgepakt. Per jaar wordt een projectenkalender opgesteld met daarin de projecten die opgepakt gaan worden in het betreffende jaar. Die projectenkalender wordt, samen met een evaluatie van de projecten van het voorafgaande jaar, voorgelegd aan de Gemeenteraad. Met het verzoek de projectenkalender inclusief de daarbij horende middelen beschikbaar te stellen. De projectenkalender van 2024 is terug te vinden als bijlage 1. De aansturing van de projecten van het Informatiebeleidsplan 2024-2028 vindt plaats onder leiding van het afdelingshoofd Bedrijfsvoering, ondersteund door: -

Afdelingshoofd Dienstverlening Teamleider Informatievoorziening Extern adviseur

6.2. MIDDELEN Zoals aangegeven wordt elk jaar een projectenkalender ter besluitvorming voorgelegd aan de Gemeenteraad, met het verzoek om de daarbij horende middelen beschikbaar te stellen. Hiermee zal worden aangesloten op de Planning & Control-cyclus.

- 19. -