Informatiebeleidsplan gemeente Hulst bijlage 3 v01

INFORMATIEBELEIDSPLAN 2018-2021 concept Gemeente Hulst

november 2017

Bijlage 3: Scenario’s vervanging ICTinfrastructuur Gemeente Hulst

Versiedatum : 10 oktober 2017 Versie : 01 Auteur : H. Dahlmans Documentnaam : Informatiebeleidsplan gemeente Hulst bijlage 3 v01.docx ©

Telengy Management & Advies

Scenario’s vervanging ICT-infrastructuur We onderscheiden een viertal vervangingsscenario’s: 1. Zelf doen De huidige (afgeschreven) ICT-infrastructuur wordt vervangen door een nieuwe ICTinfrastructuur. Deze ICT-infrastructuur wordt geplaatst in de serverruimtes van de gemeente Hulst (2 locaties) en wordt door de gemeente zelf beheerd. Daarbij wordt uitgegaan van de op dat moment geldende stand van zaken van de technologie en van de verwachte ontwikkelingen in de komende 5 jaren (afschrijvingstermijn nieuwe apparatuur); 2. Samenwerking met andere gemeente(n) In dit scenario gaat Hulst samenwerken met een andere gemeente met gelijkwaardige ICT. De nieuwe ICT-infrastructuur wordt geplaatst in de serverruimtes van de gemeente Hulst (2 locaties) en wordt door de gemeente zelf beheerd. Samenwerken met de gemeente bestaat hier uit kennisdeling en uitwisseling van beheercapaciteit. Hierdoor is het mogelijk om elkaar wederzijds te versterken; 3. Samenwerking met een commerciële partij De huidige (afgeschreven) ICT-infrastructuur wordt vervangen door een nieuwe ICTinfrastructuur. Deze ICT-infrastructuur wordt geplaatst in de serverruimtes van de gemeente Hulst (2 locaties). Daarbij wordt uitgegaan van de op dat moment geldende stand van zaken van de technologie en van de verwachte ontwikkelingen in de komende 5 jaren (afschrijvingstermijn nieuwe apparatuur).

In dit scenario wordt externe kennis en capaciteit op structurele basis ingekocht bij een commerciële partij. Hierdoor is het mogelijk het kennisniveau voor de organisatie te verhogen en de continuïteit beter te waarborgen; 4. Uitbesteden aan een commerciële partij / SSC / gemeente Door de gehele ICT-infrastructuur en het beheer uit te besteden wordt de gemeente ontzorgd op het gebied van de ICT dienstverlening. Afhankelijk van de partner waaraan de uitbestedingsdienst gegund wordt, zijn afspraken te maken op het gebied van beschikbaarheid, functionaliteit, innovatiemogelijkheden, etc. Uitbesteding is in verschillende vormen denkbaar (Hosting, IAAS, PAAS, DAAS, SAAS) en kan plaatsvinden bij zowel commerciële partijen, Shared Service Centers of een gemeente / samenwerkende gemeenten die vormen van deze diensten aanbieden. Op basis van de volgende criteria zijn de 4 vervangingsscenario’s beoordeeld: • Kwetsbaarheid Hierbij gaat het om de mate waarin de ICT-dienstverlening vatbaar is voor verstoringen en de invloed die dat weer heeft op de bedrijfsvoering. Deze verstoringen kunnen bestaan uit technische problemen, maar ook uit problemen m.b.t. capaciteit en kennis. • Kwaliteit Hierbij gaat het om de mate waarin de ICT van de gemeente in staat is om de interne en externe dienstverlening te ondersteunen.

Het streven in het traject van de vervanging is er op gericht om de kwaliteit minimaal op hetzelfde huidige niveau te behouden. • Kosten Hierbij gaat het om de vraag welke invloed het gekozen scenario heeft afgezet t.o.v. de huidige kosten. • Capaciteit systeembeheer De gevolgen van het gekozen scenario voor systeembeheer in termen van beschikbaar personeel en kennis/kunde van het systeembeheer. • Ontzorgen De mate waarin de gemeente Hulst door het gekozen scenario wordt ontzorgd m.b.t. de operationele ICT zaken bepaalt de mate waarin de gemeente hierin de rol van regiegemeente kan nemen. • Flexibiliteit De mate waarin de gemeente in kan spelen op zaken als aanpassingen/veranderingen in de organisatie, nieuwe ontwikkelingen op het gebied van technologie of bijv. wet- en regelgeving met ICT-implicaties.

Voor- en nadelen vervangingsscenario’s Zelf doen Voordelen: • Minder afhankelijk van derden • Dichter bij de eindgebruiker

Nadelen / nog te regelen: • Gevaar voor onderbezetting systeembeheer • Moeilijk in te schatten wat er de komende 5 jaar nodig zal zijn • Uitwijk moet zelf geregeld worden • Veel effort in up-to-date houden van kennis beheerders • Kans op achterstand in kennis • Kosten kunnen mogelijk toenemen

Samenwerking met andere gemeente(n) Voordelen: • Onderlinge versterking door kennisdeling • Uitwisselen beheercapaciteit • Kennisniveau beter geborgd • Uitwijk kan gezamenlijk worden geregeld

Nadelen / nog te regelen: • Terneuzen en Sluis zijn de meest voor de hand liggende samenwerkingspartijen • Moeilijk in te schatten wat er de komende 5 jaar nodig zal zijn • De andere gemeente(n) moeten ook wat te bieden hebben • Systeembeheerderscapaciteit blijft een kwetsbaar punt • Mogelijk minder invloed op de kwaliteit van ICTdienstverlening

Samenwerking met een commerciële partij Voordelen: • Kennisniveau kan worden verhoogd • Continuïteit kan worden verhoogd • Kennis wordt geborgd door leverancier • Minder afhankelijk van derden • Dichter bij eindgebruikers

Nadelen / nog te regelen: • Eigen systeembeheerders moeten voldoende kennis hebben over de gehele omgeving • Systeembeheerderscapaciteit blijft een kwetsbaar punt

Uitbesteden aan een commerciële partij / SSC / gemeente Voordelen: • Ontzorging op het gebied van ICTdienstverlening • Gemeente neemt hier de regierol op zich • Afspraken kunnen gemaakt worden op het gebied van beschikbaarheid, functionaliteit, innovatiemogelijkheden, etc. • Continuïteit kan worden gewaarborgd • Intern minder kennis noodzakelijk

Nadelen / nog te regelen: • Aandacht voor SLA’s (Service Level Agreements) • Capaciteit moet worden vrijgemaakt om de regierol te kunnen nemen • Afhankelijk van de soort dienstverlening van de partner goede afspraken maken • Goede afspraken over groei en krimp scenario’s en daaraan gerelateerde kosten • Regie-rol vraagt extra substantiële inspanning van de gemeente

Beoordeling vervangingsscenario’s aan de hand van de criteria1 Zelf doen

Samenwerking gemeente

= = =

+ = =

++ + -

++ + -

=/-

+

++

++

= =

= =

+ =

++ +

Kwetsbaarheid Kwaliteit Kosten t.o.v. huidige budget Capaciteit systeembeheer Ontzorgen Flexibilteit

1 Beschrijving scores: ++ + =

: wordt veel beter : wordt iets beter : blijft gelijk

-

: wordt iets slechter

Samenwerking commerciële partij

Uitbesteden aan commerciële partij/SSC/gemeente