Informatiebeleidsplan gemeente Hulst bijlage 2 v02

INFORMATIEBELEIDSPLAN 2018-2021 concept Gemeente Hulst

november 2017

Bijlage 2: Richtinggevende principes Informatiearchitectuur Gemeente Hulst

Versiedatum : 7 november 2017 Versie : 02 Auteur : H. Dahlmans Documentnaam : Informatiebeleidsplan gemeente Hulst bijlage 2 v02.docx ©

Telengy Management & Advies

Richtinggevende principes Informatiearchitectuur Gebruik van documenten • Alle documenten worden in digitale vorm opgeslagen. Dat geldt uiteraard voor alle documenten die in digitale vorm ontstaan in de organisatie (bijvoorbeeld in het Zaaksysteem of een backoffice applicatie) of die de organisatie in digitale vorm binnenkomen (brieven, e-mail, e-formulieren, documenten, etc.). Maar geldt ook voor de documenten die de organisatie in papieren vorm binnenkomen. Deze worden bij binnenkomst gescand. Hierbij wordt afgewogen of de documenten relevant zijn voor de dienstverlening, werkprocessen en/of bedrijfsvoering. Ook de uitgaande documenten zullen in digitale vorm worden opgeslagen. De uitgaande documenten zullen bij voorkeur in digitale vorm de organisatie verlaten. Wettelijke bepalingen kunnen er voor zorgen dat een uitzondering gemaakt wordt op deze regel. • Documenten zijn centraal toegankelijk. De beschikbaarheid van informatie, en dus ook documenten, is van groot belang om klant- en zaakgericht te kunnen werken. Bij de inrichting van een Document Management Systeem (DMS) moet deze toegankelijkheid goed geregeld zijn. Privacy- of andersoortig gevoelige documenten kunnen hierop een uitzondering zijn. Het management beslist situationeel of er overwegingen zijn die vragen om afscherming van informatie en documenten.

• Er is één centraal Document Management Systeem (DMS) waarin de digitale documenten worden opgeslagen. Gezien het belang voor de gehele organisatie moet het beheer van de digitale documenten en de applicatie Corsa goed geregeld zijn. Gebruik van basisregistraties • Hulst maakt gebruik van alle wettelijk verplichte basisregistraties en sluit aan op de landelijke voorzieningen daarvoor. Voor alle processen wordt verplicht gebruik gemaakt van gegevens uit basisregistraties. Eigen registraties waarin basisgegevens worden opgenomen met afwijkende waarden zijn niet toegestaan. Alleen bij gerede twijfel mag hiervan worden afgeweken, mits er gelijker tijd een terugmelding plaats vindt naar de beheerder van de basisregistratie. Na onderzoek wordt het basisgegeven uit de basisregistratie overgenomen en mag er geen afwijking meer bestaan. • Elke applicatie moet gekoppeld zijn aan de relevante basisregistraties om de gegevens daaruit te kunnen gebruiken en overnemen. Uitgangspunt is dat Key2DataDistributie wordt gebruikt om de basisgegevens te distribueren naar de afnemende applicaties. Dat gebeurt via standaard koppelvlakken (laatste of voorlaatste standaard). Indien een applicatie technisch gezien niet gekoppeld kan worden moeten er andere maatregelen getroffen worden om het correcte gebruik van basisregistraties te regelen.

• Een applicatie mag geweigerd worden indien deze niet voldoet aan de minimale eisen van gebruik van basisgegevens en de koppeling aan basisregistraties. De Coördinator ICT heeft deze bevoegdheid. • De beheerder van de gegevens bewaakt het binnengemeentelijk gebruik van basisgegevens. Dit gebeurt door inregeling van Key2DataDistributie, het opstellen van procedures en het bewaken van deze procedures. Daarover rapporteert de gegevensbeheerder regulier aan de Coördinator ICT. Dienstverlening • Een professionele dienstverlening verlangt een kwaliteit goede invulling van een centraal zakenen gegevensmagazijn en informatie op maat beschikbaar voor de frontoffice. Dit is essentieel om op een geautomatiseerde wijze informatie aan te bieden aan het Digitale Balie (prefill van e-formulieren) en aan frontoffice-medewerkers. • Een KlantContactSysteem (KCS) is ingericht ter ondersteuning van de werkzaamheden in het KCC. M.b.v. het klantcontactsysteem zijn de KCC-medewerkers in staat 80% van de vragen van burgers direct te beantwoorden. Het KCS doorzoekt daartoe alle kennisbronnen die de gemeente Hulst ter beschikking heeft. Tot deze kennisbronnen behoren o.a. de Producten- en Dienstencatalogus (PDC), de VAC’s (de Vraag-Antwoordcollecties die ondersteunend zijn aan de PDC), de Kennisbank, de gemeentelijke website, intranet en het zaaksysteem.

Het KCS biedt daarnaast de mogelijkheid de vragen naar inhoud en aantallen te monitoren. Bijlage 2: Richtinggevende principes informatiearchitectuur Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021 Pagina 2 van 4

Proces-/zaakgericht werken • Processen moeten op een gestandaardiseerde wijze worden beschreven en gedeeld. Op basis van vooraf gedefinieerde standaarden en uitgangspunten worden processen beschreven, vastgelegd en gedeeld binnen de organisatie. Alle processen worden ingericht o.b.v. het principe dat overbodige processtappen zullen vervallen (LEAN). • Procesgericht werken is de basis voor zaakgericht werken. Het procesmatig afhandelen van een zaak (zaakafhandeling) vraagt procesbeheersing. In het proces moet helder zijn wie, wat, wanneer en hoe moet afhandelen in het proces om tot het gewenste eindresultaat voor de klant te komen. Afhankelijkheden zijn inzichtelijk gemaakt en daar kan dan ook op gestuurd worden (managementinformatie). Zaakafhandeling combineert procesbeheersing met dossiervorming en dossierbeheer en vereist een hoge mate van digitalisering van informatie. • Alle systemen die gebruik maken van zaakinformatie of zaakinformatie genereren, worden gekoppeld aan het centrale zaaksysteem, wat deze zaakinformatie bijhoudt. Processystemen in de backoffice geven statusovergangen, behandelaars en documenten automatisch door aan het systeem voor zaakinformatie. Een zaak is “een hoeveelheid werk met een wel gedefinieerde aanleiding en een wel gedefinieerd resultaat, waarvan de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden”.

Alleen die zaken worden geregistreerd waarvan zowel intern als extern inzage in de afhandeling van die zaak moet worden gegeven, waarbij gelet wordt op volume en risicobeheersing. Daarbij hoort ook inzage in wie de behandelaar is en de opeenvolgende processtappen. Uitwisselen van informatie • Maatwerkkoppelingen tussen applicaties zijn niet wenselijk en daarom niet toegestaan. De gemeente Hulst conformeert zich v.w.b. koppelingen aan de open standaarden die door de landelijke overheid (KING, Geonovum) zijn gedefinieerd. Leveranciers worden ook daar o.a. op geselecteerd. Toch kunnen er op incidenteel niveau overwegingen zijn om maatwerkkoppelingen toe te staan. Pragmatisch denken gaat hier voor architectuurdenken. Per geval dient het management op advies van het Coördinator ICT hierover een beslissing te nemen. Het gaat daarbij met name om de afweging efficiency versus kosten en risico aangaande de continuïteit. • Koppelingen en gegevensuitwisseling tussen applicaties die niet voldoen aan daarvoor landelijk vastgestelde standaarden, leidt tot uitfasering van die applicatie(s). Directe (één op één) koppelingen tussen applicaties in de backoffice en de frontoffice zijn niet toegestaan. Ook hiervoor geldt dat deze koppelingen dienen te verlopen via componenten in de midoffice volgens de principes van GEMMA.

Daar waar op dit moment dergelijke koppelingen operationeel zijn, dienen deze uitgefaseerd te worden. Dit geldt ook voor koppelingen naar externe partijen in het kader van ketensamenwerking. • Het koppelen van administratieve en geografische informatie maakt deze informatie integraal en ruimtelijk raadpleegbaar. Een zgn. GIS-viewer biedt grote voordelen voor zowel de interne als externe dienstverlening. Het gaat daarbij om zowel basisgegevens als niet-basisgegevens. Gegevens uit de GBA gekoppeld aan pandobjecten vormt een belangrijke informatiebron om te ontsluiten, met uiteraard aandacht voor het privacyaspect. Voor de toekomstige informatiearchitectuur is het van groot belang dat backoffice applicaties in staat zijn om hun gegevens aan te bieden aan een centrale applicatie die gebruikt wordt voor het organisatiebreed ontsluiten van geografische informatie. Sturing en beheer • Informatievoorziening is verantwoordelijk voor het bewaken van de informatiearchitectuur. Voor de keuze en de inrichting van applicaties conformeren wij ons aan (markt)standaarden, ook als dat betekent dat we onze werkprocessen daarop moeten afstemmen. Als een keuze gemaakt moet worden uit 2 pakketten voor een nieuw toepassingsgebied, dan is de inpassing in de informatiearchitectuur belangrijker dan de perfecte ondersteuning van de gebruiker.

Informatiebeleid adviseert het management over mogelijke consequenties en risico’s. De directie neemt uiteindelijk de beslissing als er geen overeenstemming bereikt kan worden, waarbij deze zich laten adviseren door het Coördinator ICT. • Informatievoorziening is functioneel verantwoordelijk voor het applicatie- en gegevensbeheer. Los van de hiërarchische positionering van betreffende medewerkers is Informatievoorziening Bijlage 2: Richtinggevende principes informatiearchitectuur Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021 Pagina 3 van 4

•

•

verantwoordelijk voor de professionalisering van de functies applicatie- en gegevensbeheer en bewaakt de kwaliteit, vervanging, standaarden en procedures. Informatievoorziening faciliteert de vakafdelingen bij ICT-gerelateerde projecten. De eenmalige en structurele kosten voor (nieuwe) software worden centraal begroot en geboekt. Informatievoorziening moet bij alle ICT-gerelateerde projecten betrokken zijn, vanaf het moment van het opstellen van een programma van eisen tot en met de implementatie en evaluatie. Informatievoorziening is ook de initiator indien er noodzaak is tot het saneren van applicaties, waarbij bepaalde functionaliteit kan worden overgebracht naar het centrale zaaksysteem. De Coördinator ICT is verantwoordelijk voor het ICT budget- en contractbeheer. Het centrale ICT-budget valt onder verantwoordelijkheid van de Coördinator ICT. De Coördinator ICT wordt bij alle vernieuwingstrajecten betrokken en is daarbij primair het aanspreekpunt voor de leverancier. De Coördinator ICT is tevens verantwoordelijk voor het accorderen van de aanschaf van nieuwe ICT, het ondertekenen van offertes en het beheren van de contracten.

Bijlage 2: Richtinggevende principes informatiearchitectuur Informatiebeleidsplan gemeente Hulst 2018-2021 Pagina 4 van 4