Informatiebeleidsplan a2018-2021 - projectenboek 2023
Tekst van het document
INFORMATIEBELEIDSPLAN 2018-2021 Gemeente Hulst januari 2023
Projectenplan 2023 – Projectenboek
Gemeente Hulst
Versiedatum Versie Documentnaam
: : :
10 januari 2022 1.0 Informatiebeleidsplan 2018-2021 - projectenboek 2023.docx
Telengy Management & Advies
1
Informatievoorziening nieuwe Omgevingswet
Algemeen Naam project Beschrijving project
Informatievoorziening nieuwe Omgevingswet Op 1 juli 20231 treedt de nieuwe Omgevingswet in werking. Op dat moment moet de gemeente Hulst aangesloten zijn op de Landelijke Voorziening van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Daarvoor heeft de gemeente een aantal applicaties aangeschaft die kunnen communiceren met die landelijke voorziening op de domeinen VTH, RO en Toepasbare Regels. Deze applicaties moeten ingericht zijn op de ondersteuning van de nieuwe processen en producten van de Omgevingswet. De gemeentelijke applicaties maken onderdeel uit van het nieuwe DSO. In 2020 is reeds gestart met de implementatie van Portaal voor de Leefomgeving (VTH-deel). Voor het RO-deel is gekozen voor applicaties van de leveranciers Giskit. De volgende acties op het gebied van de informatievoorziening moeten daarnaast minimaal nog worden opgepakt: -
Resultaat
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider Planning Startdatum Einddatum
Inrichten DSO-applicaties en oefenen Uitvoeren DPIA op Portaal voor de Leefomgeving Inrichten sjablonen in Portaal voor de Leefomgeving met Xential Check inrichting zaaktypen i.r.t. informatiebeheer Duurzaam toegankelijk houden dossiers Key2Vergunningen (Wabo) Koppelen DigEplan aan Portaal voor de Leefomgeving Koppelen van Portaal aan andere gemeentelijke applicaties v.b. Key2Financiën De nieuwe DSO-applicaties zijn ingericht en gekoppeld aan de landelijke voorziening, de processen zijn ingericht op de werkwijze van Hulst en de medewerkers zijn opgeleid om te werken conform de nieuwe wet. Informatievoorziening Omgevingswet 1 Afdelingshoofd Wonen & Werken Teamleider Vergunningen
Reeds gestart 1 juli 2023
Financieel (onderdeel van project Omgevingswet) Personeel (onderdeel van project Omgevingswet)
1
Stand van zaken begin januari 2023. De wet is vastgesteld, maar de invoeringsdatum moet nog definitief worden vastgesteld.
2
Digitale Handhaving
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Digitale Handhaving Met de komst van de nieuwe Omgevingswet heeft de gemeente Hulst een nieuwe VTH-applicatie aangeschaft, waarmee ook zaakgericht kan worden gewerkt. Het Omgevingsdossier staat daarbinnen centraal. Dat Omgevingsdossier is zeer geschikt om handhaving en toezicht te houden. De handhaver en toezichthouder heeft nu de mogelijkheid om op basis van dat digitale Omgevingsdossier en de bijbehorende checklisten in het terrein zijn/haar werkzaamheden direct digitaal af te handelen. BOA’s en toezichthouders kunnen handhaven ondersteund met mobiele digitale hulpmiddelen. Resultaten worden direct opgeslagen in het betreffende Omgevingsdossier. Informatievoorziening Omgevingswet 2 Afdelingshoofd Wonen & Werken Teamleider Vergunningen
Planning Startdatum Einddatum
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie Personeel Functie Teamleider Vergunningen Teamleider Informatievoorziening Medewerker Servicedesk ICT Applicatiebeheerders VTH
Nog te bepalen (afhankelijk van invoerinsdatum Nieuwe Omgevingswet) Nog te bepalen (afhankelijk van invoerinsdatum Nieuwe Omgevingswet)
€ 7.500 € 7.500 structureel €0 €0
Afdeling Wonen & Werken Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Wonen & Werken
Uren (p.p) 60 20 10 40
3
Implementatie nieuw zaaksysteem
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Implementatie nieuw zaaksysteem Na afronding van de selectie en gunning van een nieuw zaaksysteem zal worden gestart met het implementatietraject. Dit traject zal ongeveer 9 maanden duren. Scope: - Implementeren nieuw generiek zaaksysteem, inclusief Klantcontact systeem, Document Management Systeem, Record Management, Digitaal loket - Generiek implementeren van 500 zaaktypen, conform vastgestelde visie op digitaal werken en inrichtingsprincipes - Specifiek implementeren van 4 zaaktypen (Bestuurlijke Besluitvorming, MOR (Melding Openbare Ruimte), Projecten en Contracten) - Koppelen met landelijke voorzieningen - Koppelen met bedrijfskritische vakapplicaties (incl. informatievoorziening) - Koppeling i-Navigator inclusief inrichting met nieuw zaaksysteem - Conversie van lopende zaken uit Corsa en Exxellence - Adoptietraject voor medewerkers en bestuurders - Ondersteuning vanuit management Nieuw zaaksysteem geïmplementeerd en organisatiebrede implementatie van het digitaal zaakgericht werken Digitaal zaakgericht werken 3 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening
Planning Startdatum Einddatum Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
Personeel Functie Teamleider Informatievoorziening Applicatiebeheerders Zaaksysteem Applicatiebeheerders vakapplicaties Teamleider DIV Adviseur Recordmanagers (functioneel beheerders i-Navigator) CISO / PO / FG (extern)
1 juli 2022 1 juli 2023
€0 € 50.000 structureel (onderdeel aanbesteding) Onderdeel van implementatiekosten € 150.000 (onderdeel aanbesteding) € 30.000 (kosten andere applicatieleveranciers) € 10.000 (kosten Provide Managed Services)
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Divers Publieke dienstverlening Extern
Uren (p.p) 320 560 40 320 80
Publieke dienstverlening
240
Bedrijfsvoering
40
4
Verbeteren digitale vaardigheden
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Verbeteren digitale vaardigheden De steeds verdergaande toepassing van ICT stelt hogere eisen aan de digitale vaardigheden van de medewerkers. Uit interne enquêtes is gebleken dat de medewerkers behoefte hebben aan extra scholing op het gebied van digitale vaardigheden. Daarnaast is het van belang om eisen te stellen aan de digitale vaardigheden van nieuwe medewerkers en nieuwe medewerkers te instrueren op de ‘spelregels’ rond digitaal werken bij de gemeente (‘dweilen met de kraan dicht’) - Digitale vaardigheden zijn verbeterd; - Eisen digitale vaardigheden onderdeel van aanstellingsbeleid; - Hoe werken we in Hulst (‘spelregels digitaal werken’). Digitaal zaakgericht werken 4 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening
Planning Startdatum Einddatum
1 september 2022 31 december 2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 € 20.000 €0
Personeel Functie Teamleider Informatievoorziening P&O-medewerker 2 functioneel applicatiebeheerders
Afdeling Bedrijfsvoering Staf Divers
Uren (p.p) 40 40 40
5
Vervangen iWriter
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Vervangen iWriter Het huidig sjablonensysteem iWriter werkt in combinatie met Word versie 2010. Word 2010 wordt door Microsoft niet meer ondersteund en moet worden vervangen door een nieuwere Word-versie (Office365). iWriter kan niet samenwerken met Office365 en moet worden vervangen door xential. De koppeling van iWriter met Corsa zal ter continuëring van de huidige bedrijfsvoering vervangen moeten worden door een koppeling van xential met Exxellence (zaaksysteem) op basis van een standaard koppelvlak (StUF-DCR). Fasering: 1. Koppeling met Corsa o Overzetten huidige iWriter-sjablonen naar xential o Leggen koppeling met Corsa o Nieuwe Corsa-versie in productie 2. Koppeling met Djuma o Overzetten huidige sjablonen Exxellence naar xential (voor gebruik vanuit Djuma) o Leggen koppeling met Djuma o Bouwen nieuwe sjablonen voor Portaal voor Leefomgeving (zie project 2) 3. Training xential voor gebruikers 4. Impactanalyse omzetten MDU-sjablonen naar xential iWriter is vervangen door Xential Digitaal zaakgericht werken 5 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 juli 2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 7.500 (structureel) €0 € 2.000
Personeel Functie Afdeling Teamleider Informatievoorziening Bedrijfsvoering Applicatiebeheerders iWriter / xential Bedrijfsvoering Applicatiebeheerders Exxellence Bedrijfsvoering Gebruikers xential Divers
Uren (p.p) 24 200 40
6
Opschonen inhoud Corsa, Exxellence en Alfresco
Algemeen Naam project Beschrijving project
Opschonen inhoud Corsa, Exxellence en Alfresco Om de huidige systemen Corsa en Exxellence te kunnen uitfaseren moet de inhoud van deze systemen worden opgeschoond. Dat betekent: - Vernietigen van te vernietigen dossiers conform Archiefwet - Aanvullen / vormen van dossiers met ‘zwevende’ documenten - Dossiers voorzien van resultaattypen - Metadata van dossiers aanvullen - Samenvoegen van metadata en onderliggende documenten uit Alfresco/Exxellence en Corsa tot complete dossiers
Resultaat
Een opgeschoonde inhoud van Corsa, Exxellence en Alfresco
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Digitaal zaakgericht werken 6
Projectleider
Afdelingshoofd Publieke Dienstverlening Adviseur Informatiebeheer
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1-7-2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 € 65.000 (inhuur DIB-medewerkers in 2023)
Personeel Functie Teamleider DIV DIB-medewerker Applicatiebeheerder Exxellence Applicatiebeheerder Corsa Medewerkers
Afdeling Publieke Dienstverlening Publieke Dienstverlening Extern (in 2023) Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Allen
Uren (p.p) 200 400 1.000 80 80 180
7
Vooronderzoek zekerstellen inhoud Corsa
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Vooronderzoek zekerstellen inhoud Corsa Als de applicatie Corsa wordt uitgefaseerd, na realisatie van de projecten 3 en 6, moet de inhoud van Corsa die langdurig / duurzaam moet worden bewaard zeker worden gesteld conform de eisen van de Duurzame Toegankelijkheid. Met dit vooronderzoek wordt onderzocht welke mogelijke oplossingsrichtingen hiervoor in aanmerking komen. Voorstel voor het duurzaam toegankelijk houden van de inhoud van Corsa Digitaal zaakgericht werken 7 Afdelingshoofd Publieke Dienstverlening Adviseur Informatiebeheer
Planning Startdatum Einddatum
1 september 2023 1 januari 2024
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Teamleider DIV Teamleider Informatievoorziening DIB-medewerker Applicatiebeheerder Corsa
Afdeling Publieke Dienstverlening Bedrijfsvoering Publieke Dienstverlening Publieke Dienstverlening
Uren (p.p) 80 56 20 40
8
Koppelen vakapplicaties aan zaaksysteem
Algemeen Naam project Beschrijving project
Koppelen vakapplicaties aan zaaksysteem In het implementatietraject voor het zaaksysteem Djuma zijn alle te koppelen vakapplicaties geselecteerd op hun connectie met het oude, uit te faseren, zaaksysteem Exxellence (Key2Burgerzaken, Key2BAG, Centric Leefomgeving, Key2Financiën, Key2Subsidies). Maar er zijn meer applicaties die in aanmerking komen voor een koppeling met het zaaksysteem Djuma. Denk hierbij aan:
Key2Begraven Centric Parkeren MOOR
De zaken die in deze vakapplicaties procesmatig worden afgehandeld creëren / gebruiken archiefwaardige documenten. Door de vakapplicatie te koppelen aan het zaaksysteem is het mogelijk deze informatie archiefwaardig op te slaan en te beheren Resultaat
Gekoppelde vakapplicaties aan het zaaksysteem Djuma
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Digitaal zaakgericht werken 8
Projectleider
Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening
Planning Startdatum Einddatum
1-7-2023 1-7-2024
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 30.000 eenmalig en € 15.000 structureel €0 € 15.000
Personeel Functie Afdelingshoofd Teamleider Informatievoorziening Applicatiebeheerders Djuma Applicatiebeheerders vakapplicaties DIB-beheerders
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Divers Publieke Dienstverlening
Uren (p.p) 8 40 per appl. 80 per appl. 80 per appl. 40 per appl.
9
Archiefbeheer niet-gekoppelde vakapplicaties
Algemeen Naam project Beschrijving project
Archiefbeheer niet-gekoppelde vakapplicaties Een aantal vakapplicaties worden niet aangesloten op het zaaksysteem Djuma of hebben nog een eigen, parallelle opslag van informatie in de vakapplicatie. Voorbeelden hiervan zijn: Motion (HRM-systeem) en NotuBiz (bestuurlijke besluitvorming). Het beheer van die informatie is ook onderhevig aan de eisen van de AVG en Archiefwet. Voor deze applicaties moet het archiefbeheer worden ingericht en georganiseerd, conform de eisen vanuit de Archiefwet.
Resultaat
Archiefbeheer geregeld voor de niet-gekoppelde vakapplicaties
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Digitaal zaakgericht werken 9
Projectleider
Afdelingshoofd Publieke Dienstverlening Adviseur Informatiebeheer
Planning Startdatum Einddatum
1-7-2023 1-7-2024
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 0 eenmalig en € 0 structureel €0 €0
Personeel Functie Afdelingshoofd Teamleider DIV Applicatiebeheerders vakapplicaties DIB-beheerders
Afdeling Publieke Dienstverlening Publieke Dienstverlening Divers Publieke Dienstverlening
Uren (p.p) 8 40 per appl. 80 per appl. 40 per appl.
10
Wet Open Overheid
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Wet Open Overheid De Wet open overheid (Woo) heeft als doel overheden en semi-overheden transparanter te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo is op 1 mei 2022 in werking getreden. Daarmee komt de huidige Wet openbaarheid van bestuur (Wob) te vervallen. De verplichtingen vanuit de Wob zijn in de Woo overgenomen. Daarnaast verplicht de WOO overheidsinstanties documenten in 11 informatiecategorieën actief openbaar te maken. In 2022 is een impactanalyse uitgevoerd en daaruit een implementatieplan opgesteld. Daarnaast is anonimiseringssoftware aangeschaft en geïmplementeerd. Uitgevoerd Implementatieplan WOO Digitale Agenda Gemeenten 2024 10 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Extern
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 31 december 2024
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 € 25.000, rijksmiddelen zijn beschikbaar
Personeel Functie Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening Teamleider DIV Recordmanagers Juridisch medewerker(s) Teamleiders Raadsgriffier Medewerker P&O Medewerker Bestuursondersteuning
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Publieke Dienstverlening Publieke Dienstverlening Staf Divers Raad Staf Staf
Uren (p.p) 24 20 20 60 12 8 8 8 8
11 Vooronderzoek implementatie autorisatiematrix persoonsgegevens Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Vooronderzoek implementatie autorisatiematrix persoonsgegevens Tot op heden wordt de toegang tot informatie in applicaties bij de gemeente Hulst ingericht volgens het principe ‘Open tenzij’. Inmiddels is besloten om over te gaan naar het principe van ‘Gesloten tenzij’. Ten aanzien van het gebruik van persoonsgegevens gelden strenge eisen, voortkomend uit de AVG. Om te kunnen voldoen aan de AVG moet de gemeente Hulst gaan werken met een autorisatiematrix op grond van het nieuwe principe, waarin wordt vastgelegd welke persoonsgegeven zichtbaar mogen zijn per rol, op basis van een doelbinding. In dit project wordt onderzocht welke stappen nodig zijn bij de gemeente Hulst om zo’n autorisatiematrix te implementeren. Voorstel voor de implementatie van een autorisatiematrix persoonsgegevens Informatiebeveiliging 11 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Privacy Officer (PO)
Planning Startdatum Einddatum
1 februari 2023 1 juli 2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Privacy Officer (PO) Applicatiebeheerders Teamleider Informatievoorziening
Afdeling Bedrijfsvoering Divers Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 80 16 24
12
Bewustwordingscampagne Informatiebeveiliging & Privacy
Algemeen Naam project Beschrijving project
Bewustwordingscampagne Informatiebeveiliging & Privacy Het aantal cyberaanvallen op Nederlandse gemeenten is het afgelopen jaar sterk toegenomen. Dit blijkt uit het nieuwe tweejaarlijkse Dreigingsbeeld van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD). De mens is een belangrijke schakel in het grotere geheel van informatiebeveiliging. Onbewust menselijk handelen is de belangrijkste bedreiging voor de gemeentelijke informatievoorziening. Ongewenste, onbewuste acties blijken een groter risico voor de privacy van burgers en de veiligheid van informatie dan bewuste en gerichte aanvallen. Investeren in het verhogen van het besef bij medewerkers dat informatiebeveiliging belangrijk is, is dus een effectieve maatregel om dreigingen het hoofd te bieden. Daarom gaan we starten met een driejarige bewustwordingscampagne informatiebeveiliging & privacy, waarbij er gebruik wordt gemaakt van de tool KnowBe4.
Resultaat
Bewustwording informatiebeveiliging en privacy
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Informatiebeveiliging 12
Projectleider
Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Chief Information Security Officer (CISO)
Planning Startdatum Einddatum Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie Personeel Functie Afdelingshoofd Chief Information Security Officer (CISO) Privacy Officer (PO)
1-1-2023 1-3-2026
€0 € 0 eenmalig € 30.000 structureel over 3 jaar €0 €0
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 4 8 uur per maand 8 uur per maand
13
Logging: de basis op orde
Algemeen Naam project Beschrijving project
Logging: de basis op orde Ten behoeve van de beveiliging van informatie is het inregelen van logging en het opstellen van het bijbehorende loggingbeleid noodzakelijk. Alsmede om te voldoen aan de Baseline informatiebeveiliging overheid (BIO). Het doel van logging is het vastleggen van gebeurtenissen binnen het informatiesysteem zoals activiteiten van gebruikers, uitzonderingen en informatiegebeurtenissen om:
Detectie van verdacht gedrag (misbruik intern, ongeautoriseerde toegang, hacking) en cyber aanvallen Bewijsverschaffing (verzamelen van bewijsmateriaal, fraudeopsporing) Signaleren van kwetsbaarheden Het ondersteunen bij forensisch onderzoek van systemen Het ondersteunen van onderzoek na een incident
De grondslag voor logging is te vinden in art. 6 lid 1 sub c en art. 6 lid 1 sub f AVG. Het is een wettelijke plicht om computersystemen adequaat te beveiligen en beschermen. Daarnaast is er een rechtvaardig belang om de logging in specifieke gevallen tot persoonsniveau te onderzoeken. Resultaat
De basis op orde rondom logging
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Informatiebeveiliging 13
Projectleider
Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Chief Information Security Officer (CISO)
Planning Startdatum Einddatum
1-1-2023 31-12-2023
Financieel Hardware Software
€0 € 0 eenmalig € 25.000 structureel per jaar €0 €0
Opleiding Implementatie Personeel Functie Afdelingshoofd Chief Information Security Officer (CISO) Applicatiebeheerders Centric applicaties
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering
Uren (p.p)
Divers
4 uur per applicatieb eheerder
4 80
14
Sociaal intranet
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Sociaal intranet Een sociaal intranet is een intranet, waar gebruikers content op kunnen plaatsen en de interactie met elkaar aan kunnen gaan. Uiteraard worden ook vanuit het team Communicatie nog steeds nieuwsberichten geplaatst, maar de focus ligt op de gebruiker en de interactie tussen collega’s. De focus ligt op personalisatie en interactie. Medewerkers delen zelf informatie door informatie te delen op de kenniskaart, door berichten te plaatsen, documenten te delen, te reageren op elkaar, werkgroepen aan te maken, projecten te starten en vragen aan elkaar te stellen. De medewerker staat centraal en kan online samenwerking zelf eenvoudig initiëren. Een nieuw sociaal intranet Het Nieuwe Werken 14 Afdelingshoofd Publieke Dienstverlening Extern
Planning Startdatum Einddatum Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie Personeel Functie Teamleider Informatievoorziening Communicatiemedewerkers Medewerkers Intern projectleider
Reeds gestart 1 juli 2023
€0 € 2.000 eenmalig € 6.950 structureel €0 € 8.000
Afdeling Bedrijfsvoering Publieke Dienstverlening Divers Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 40 40 12 80
15
Onderzoek gebruik BI-Tooling
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Onderzoek gebruik BI-Tooling In Hulst wordt gewerkt met de BI-Tool Cognos, vooral in samenhang met de Centric-applicaties. Naast Cognos heeft Hulst ook de beschikking over PowerBI, onderdeel van de Office365-suite. Eerder onderzoek heeft al uitgewezen dat het voor Hulst niet zinvol is om Cognos te vervangen als BI-Tool voor het genereren van rapportages en dashboards uit de Centric-applicaties. PowerBI is meer geschikt voor het laagdrempelig ontsluiten van informatie die bijvoorbeeld wordt bijgehouden in Excel-sheets. In deze onderzoeksopdracht richten we ons vooral op de mogelijkheden van PowerBI als presentatietool van rapportages en overzichten die met Excel worden gemaakt. Daarvoor zijn er drie mogelijke onderzoeksgebieden benoemd: - Sturen op planning en resultaten van een intern project - Sturen op planning en resultaten van een project in het fysieke domein - Sturen op KPI’s gedefinieerd in een bestuurlijk programma Ontwikkelen van een rapportage / dashboard waarmee in één oogopslag inzicht wordt gegeven in het project / programma en op basis waarvan met een opdrachtgever het gesprek over de voortgang en (bij)sturing kan worden gevoerd. Vergroot bewustzijn rondom gebruik van sturingsinformatie mede met het oog op datagedreven werken en de hieraan gerelateerde informatiebehoefte.
Business Intelligence/Datagedreven werken 15 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Adviseur Informatiebeheer
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 mei 2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Informatiebeheerder Teamleider DIV Applicatiebeheerder Financiën Teamleider Informatievoorziening
Afdeling Bedrijfsvoering Publieke Dienstverlening Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 40 40 40 8
16
Visie beschikbaarheid data voor analyses en rapportages
Algemeen Naam project Beschrijving project
Visie beschikbaarheid data voor analyses en rapportages Ten behoeve van managementrapportages en analyses wordt regelmatig data uit diverse applicaties gebruikt. Voor het gebruik van die data gelden uiteraard de voorwaarden vanuit de AVG. Maar hoe lang mag, kun of moet je deze data beschikbaar houden. En op welke wijze organiseer je dat dan? En welke tools zijn daarvoor dan beschikbaar. Er is behoefte om hiervoor een gemeentebrede visie op te stellen, die voldoet aan de eisen en wensen van de bedrijfsvoering, de wettelijke eisen vanuit de AVG en de Archiefwet. Voor het opstellen van die visie gaan we de volgende acties oppakken: -
Inventarisatie informatiebehoefte korte / lange termijn (afdelingshoofden, teamleiders, applicatiebeheerders); Welke eisen stelt dit aan de beschikbaarheid van data; Toets aan wet- en regelgeving (o.a. AVG en Archiefwet); Wat moeten we regelen om daaraan te voldoen; Welke visie stellen we hiervoor op;
Met deze visie willen we een eerste stap zetten naar Datagedreven werken. Resultaat
Visie beschikbaarheid data
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Business Intelligence/Datagedreven werken 16
Projectleider
Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Informatiebeheerder
Planning Startdatum Einddatum
1-1-2023 31-12-2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 0 eenmalig en € 0 structureel €0 €0
Personeel Functie Afdelingshoofd Teamleider Informatievoorziening Informatiebeheerder Afdelingshoofden Teamleiders Applicatiebeheerders Privacy Officer (PO) Archiefmedewerker
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Divers Divers Divers Bedrijfsvoering Publieke Dienstverlening
Uren (p.p) 16 60 120 4 4 4 16 16
17
Doorontwikkeling i-functies
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Doorontwikkeling i-functies Recente en toekomstige ontwikkelingen noodzaken de gemeente Hulst om de huidige invulling van de functies op het gebied van de Informatievoorziening te evalueren en na te denken over de toekomstige invulling van diverse rollen en functies. Belangrijke ontwikkelingen zijn daarbij: - Outsourcing van de ICT-infrastructuur - Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) - Baseline Informatiebeveiliging Overheden (BIO) - Wet Open Overheid (WOO) - Common Ground - Bewaken vastgestelde richtlijnen digitaal werken - Ondersteunen business in digitaal zaakgericht werken - Digitale Agenda Gemeenten 2024 Naast deze inhoudelijke ontwikkelingen wordt ook gekeken naar de invulling van de diverse rollen en de bijbehorende competenties. Voorstel voor de invulling van i-functies en bijbehorende rollen voor zowel de centrale i-functies als voor de i-functies in de afdelingen. Beheer 17
Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Extern
Planning Startdatum Einddatum
1 januari 2022 1 december 2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Projectleider Teamleider Informatievoorziening
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 48 24
18
Informatiebeleidsplan 2024-2027
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Informatiebeleidsplan 2024-2027 In 2021 loopt het huidige informatiebeleidsplan ten einde en dat beleidsplan wordt doorgetrokken naar 2022, zoals verwoord in de najaarsnota 2021. Voor de periode 2024 t/m 2027 is er behoefte aan een nieuwe visie op de informatievoorziening van de gemeente Hulst. Om te komen tot dat nieuwe informatiebeleidsplan zal informatie over ambities, urgenties, wensen op het gebied van de informatievoorziening worden opgehaald bij College, MO en medewerkers. Daarnaast wordt gekeken welke maatschappelijke trends, ontwikkelingen en nieuwe wet- en regelgeving vertaald moeten worden naar de informatievoorziening van de gemeente. Een vastgesteld informatiebeleidsplan voor de jaren 2024 t/m 2027 Overig 18 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening
Planning Startdatum Einddatum
1 juli 2023 1 januari 2024
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Teamleider Informatievoorziening Adviseur Informatiebeheer Leden MO Leden I-organisatie Teamleiders Adviseur
Afdeling Bedrijfsvoering Publieke Dienstverlening Allen Allen Divers Extern
Uren (p.p) 40 40 8 16 16 80
19 Vooronderzoek implementatie Samenhangende Objecten Registratie Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Vooronderzoek implementatie Samenhangende Objecten Registratie Voor 2025 staat gepland de introductie van de Samenhangende Objecten Registratie (SOR). Concreet betekent dit een doorontwikkeling van de Geobasisregistratie, zoals de Basisregistratie adressen en gebouwen (BAG), de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), de WOZ-administratie (deels) naar de SOR. In dit project wordt onderzocht welke stappen nodig zijn bij de gemeente Hulst om de Samenhangende Objecten Registratie te implementeren. Met informatiesessies zullen belanghebbenden worden geïnformeerd over deze ontwikkeling en wordt bekeken wat de mogelijke consequenties van deze ontwikkeling zijn en hoe de gemeente Hulst zich hierop moet voorbereiden. Voorstel voor de implementatie van de SOR Overig 19 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening
Planning Startdatum Einddatum
1 februari 2023 1 januari 2024
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Teamleider Informatievoorziening Applicatiebeheerder BAG Beheerders BGT
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering / Realisatie & Beheer
Uren (p.p) 40 24 24
20
Oriëntatie toekomstig financieel pakket
Algemeen Naam project Beschrijving project
Oriëntatie toekomstig financieel pakket Onderzocht wordt welke eisen gesteld worden aan de toekomstige financiële functie bij de gemeente Hulst. Op basis van die beschrijving wordt een marktverkenning uitgevoerd naar een passend financieel pakket.
Resultaat
Advies toekomstig financieel pakket
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Overig 20
Projectleider
Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Applicatiebeheerder Financiën
Planning Startdatum Einddatum
1-3-2023 31-12-2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Afdelingshoofd Teamleider Informatievoorziening Controller Applicatiebeheerder Financiën
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Staf Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 40 24 40 40
21
Selectie en implementatie intern controlesysteem
Algemeen Naam project Beschrijving project
Selectie implementatie intern controlesysteem Ter ondersteuning van de interne controle bedoeld voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring voor het boekjaar 2023 heeft de gemeente behoefte aan een applicatie ter ondersteuning van dit proces. In dit project wordt ook gekeken naar de mogelijkheden die de huidge BI-Tools, zoals Cognos en PowerBI, kunnen bieden.
Resultaat
Geïmplementeerd intern controlesysteem
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Overig 21
Projectleider
Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Financiële Administratie
Planning Startdatum Einddatum
1-2-2023 1-5-2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 4.000 eenmalig en € 6.000 structureel €0 €0
Personeel Functie Afdelingshoofd Teamleider Informatievoorziening Controller Teamleider Financiële Administratie
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Staf Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 40 16 40 40
22
Visie op digitale dienstverlening
Algemeen Naam project Beschrijving project
Visie op digitale dienstverlening Met de komst van het nieuwe zaaksysteem Djuma kunnen burgers en bedrijven alle producten en diensten ook digitaal via het digitaal loket afnemen. Bij het invullen van het digitaal formulier wordt de aanvrager gevraagd alle relevante informatie voor die aanvraag in te vullen. Daarbij wordt geen gebruik gemaakt van informatie die reeds beschikbaar is bij de gemeenten. In opkomst zijn de zogenaamde selfservice portalen, waarbij de aanvrager de aanvraag geheel of gedeeltelijk al afhandelt, door gebruik te maken van reeds beschikbare informatie in de betreffende vakapplicatie. Voorbeelden van deze zelfserviceportalen zijn: Burgerzaken, WMO, Werk en Inkomen en APVvergunningen. Voordelen: snellere afhandeling, minder handelingen door ambtenaren, minder fouten en betere dienstverlening, éénmalige registratie in zaaksysteem: Met Exxellence landt het e-formulier in het zaaksysteem met een zaaknummer en werd er via het koppelvlak een dossier in Key2BZ opgevoerd met hetzelfde zaaknummer. Statusupdates werden gedaan op de oorspronkelijke zaak in het zaaksysteem (2-weg koppeling). Met Djuma landt het e-formulier in het zaaksysteem met een werkvoorraad. Vervolgens moet er handmatig een dossier worden opgestart in Centric Burgerzaken (CB) die een nieuw zaaktype en zaaknummer stuurt naar Djuma. Het e-formulier kan nu in de betreffende zaak worden geplaatst.
Statusupdates, resultaattypes en documenten worden op dit laatste zaaknummer verzonden naar Djuma. Nadelen: layout van het loket wijkt af van het algemene digitale loket, extra kosten. Het werken met één of meerdere zelfserviceportalen moet een uitvloeisel zijn van de visie die gemeente Hulst heeft op haar digitale dienstverlening. Ook de verplichtingen uit de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer moeten onderdeel uitmaken van deze visie.
Resultaat
Visie op de digitale dienstverlening
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Overig 22
Projectleider
Afdelingshoofd Publieke Dienstverlening Teamleider KCC
Planning Startdatum Einddatum
1-1-2023 1-10-2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 0 eenmalig en € 0 structureel €0 €0
Personeel Functie Afdelingshoofd Teamleider KCC
Afdeling Publieke Dienstverlening Publieke Dienstverlening
Uren (p.p) 16 80
23
Implementatie NotuBiz (BIS & RIS)
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Implementatie NotuBiz (BIS & RIS) Als vergaderapplicatie gebruikt gemeente Hulst de applicatie iBabs als Bestuurlijk Informatie Systeem (BIS) en de applicatie NotuBiz als Raad Informatie Systeem (RIS). Met de komst van het nieuwe zaaksysteem Djuma wordt het bestuurlijk besluitvormingsproces opnieuw ingericht en wordt zowel het BIS als het RIS in NotuBiz wordt ingericht. Met behulp van een koppeling tussen het zaaksysteem Djuma en NotuBiz wordt geregeld dat alle bestanden en besluiten archiefwaardig worden opgeslagen in de betreffende zaakdossiers. BIS en RIS ingericht in NotuBiz en NotuBiz is gekoppeld aan het zaaksysteem Djuma Overig 23 Afdelingshoofd Publieke Dienstverlening Teamleider DIV
Planning Startdatum Einddatum
1-1-2023 31-5-2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 11.000 eenmalig en € 7.250 structureel €0 € 1.500
Personeel Functie Afdelingshoofd Teamleider DIV Bestuursondersteuning Griffie Functioneel beheerder Djuma
Afdeling Bedrijfsvoering Publieke Dienstverlening Staf Griffie Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 16 80 40 20 16