Informatiebeleidsplan 2018-2021 - Projectenboek 2022
Tekst van het document
INFORMATIEBELEIDSPLAN 2018-2021 Gemeente Hulst januari 2022
Projectenplan 2022 – Projectenboek
gemeente Hulst
Versiedatum Versie Documentnaam
: : :
18 januari 2022 3.0 Informatiebeleidsplan 2018-2021 - projectenboek 2022 v3.docx
Telengy Management & Advies
1
Doorontwikkeling i-functies
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Doorontwikkeling i-functies Recente en toekomstige ontwikkelingen noodzaken de gemeente Hulst om de huidige invulling van de functies op het gebied van de Informatievoorziening te evalueren en na te denken over de toekomstige invulling van diverse rollen en functies. Belangrijke ontwikkelingen zijn daarbij: - Outsourcing van de ICT-infrastructuur - Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) - Baseline Informatiebeveiliging Overheden (BIO) - Wet Open Overheid (WOO) - Common Ground - Bewaken vastgestelde richtlijnen digitaal werken - Ondersteunen business in digitaal zaakgericht werken - Digitale Agenda 2024 Voorstel voor de invulling van i-functies en bijbehorende rollen voor zowel de centrale i-functies als voor de i-functies in de afdelingen. Beheer 1
Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Extern
Planning Startdatum Einddatum
1 januari 2022 1 juli 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Projectleider Teamleider Informatievoorziening
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 48 24
2
Informatievoorziening nieuwe Omgevingswet
Algemeen Naam project Beschrijving project
Informatievoorziening nieuwe Omgevingswet Op 1 juli 20221 treedt de nieuwe Omgevingswet in werking. Op dat moment moet de gemeente Hulst aangesloten zijn op de Landelijke Voorziening van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Daarvoor heeft de gemeente een aantal applicaties aangeschaft die kunnen communiceren met die landelijke voorziening op de domeinen VTH, RO en Toepasbare Regels. Deze applicaties moeten ingericht zijn op de ondersteuning van de nieuwe processen en producten van de Omgevingswet. De gemeentelijke applicaties maken onderdeel uit van het nieuwe DSO. In 2020 is reeds gestart met de implementatie van Portaal voor de Leefomgeving (VTH-deel). Voor het RO-deel is gekozen voor applicaties van de leveranciers Giskit. De volgende acties op het gebied van de informatievoorziening moeten daarnaast minimaal nog worden opgepakt: -
Resultaat
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider Planning Startdatum Einddatum
Inrichten DSO-applicaties en oefenen Uitvoeren DPIA op Portaal voor de Leefomgeving Inrichten sjablonen in Portaal voor de Leefomgeving met Xential Check inrichting zaaktypen i.r.t. informatiebeheer Duurzaam toegankelijk houden dossiers Key2Vergunningen (Wabo) Koppelen DigEplan aan Portaal voor de Leefomgeving Koppelen van Portaal aan andere gemeentelijke applicaties v.b. Key2Financiën De nieuwe DSO-applicaties zijn ingericht en gekoppeld aan de landelijke voorziening, de processen zijn ingericht op de werkwijze van Hulst en de medewerkers zijn opgeleid om te werken conform de nieuwe wet. Informatievoorziening Omgevingswet 2 Afdelingshoofd Wonen & Werken Teamleider Vergunningen
Reeds gestart 1 juli 2022
Financieel (onderdeel van project Omgevingswet) Hardware €0 Software €0 Opleiding €0 Implementatie €0 Personeel (onderdeel van project Omgevingswet) Functie Afdeling Teamleider Vergunningen Wonen & Werken Functioneel applicatiebeheerder Wonen & Werken Teamleider Informatievoorziening Bedrijfsvoering Adviseur Informatiebeheer Publieke Dienstverlening Medewerkers Wonen & Werken Functioneel applicatiebeheerders Bedrijfsvoering 1
Uren (p.p)
Stand van zaken begin januari 2022. De wet is vastgesteld, maar de invoeringsdatum moet nog definitief worden vastgesteld.
3
Digitale Handhaving
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Digitale Handhaving Met de komst van de nieuwe Omgevingswet heeft de gemeente Hulst een nieuwe VTH-applicatie aangeschaft, waarmee ook zaakgericht kan worden gewerkt. Het Omgevingsdossier staat daarbinnen centraal. Dat Omgevingsdossier is zeer geschikt om handhaving en toezicht te houden. De handhaver en toezichthouder heeft nu de mogelijkheid om op basis van dat digitale Omgevingsdossier en de bijbehorende checklisten in het terrein zijn/haar werkzaamheden direct digitaal af te handelen. BOA’s en toezichthouders kunnen handhaven ondersteund met mobiele digitale hulpmiddelen. Resultaten worden direct opgeslagen in het betreffende Omgevingsdossier. Informatievoorziening Omgevingswet 3 Afdelingshoofd Wonen & Werken Teamleider Vergunningen
Planning Startdatum Einddatum
1 januari 2021 1 juli 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€ 7.500 € 7.500 structureel €0 €0
Personeel Functie Teamleider Vergunningen Teamleider Informatievoorziening Medewerker Servicedesk ICT Applicatiebeheerders VTH
Afdeling Wonen & Werken Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Wonen & Werken
Uren (p.p) 60 20 10 40
4
Implementatie SIEM/SOC
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Implementatie SIEM/SOC Om de digitale weerbaarheid bij gemeenten te verhogen, zijn binnenkort SIEM (Security Information & Event Management) en SOC (Security Operations Center) vanuit de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) verplicht, als onderdeel van de eisen betreffende ‘verslaglegging en monitoren’. De combinatie van die twee afkortingen draagt ertoe bij dat computerdreigingen, zoals hackpogingen of malware, beter worden gemonitord en in kaart worden gebracht. De voorzieningen in de ICT-infrastructuur van Hulst om de verslaglegging en monitoring te kunnen verzorgen moeten ingericht worden. SIEM/SOC is geïmplementeerd en wordt gemonitord en Hulst is in staat rapportage aan te leveren. Informatiebeveiliging
6
Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 juli 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 16.200 structureel €0 € 10.690 + € 5.000 (Provide Managed Services)
Personeel Functie Teamleider Informatievoorziening
Afdeling Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 30
5
Aanbesteding nieuw zaaksysteem
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Aanbesteding nieuw zaaksysteem Het huidige zaaksysteem van Exxellence is end-of-life per 2023. In 2022 heeft Hulst nieuwe inrichtingsprincipes voor het digitaal zaakgericht werken vastgesteld. Daarnaast wordt het werken met twee centrale opslagsystemen als zeer verwarrend ervaren. Daarom is halverwege 2021 besloten om het traject te starten voor de aanbesteding en selectie van een nieuw zaaksysteem. Inmiddels heeft hieromtrent al een marktconsultatie met vijf marktpartijen plaatsgevonden. Op basis van de ervaringen van de marktconsultatie wordt nu een Europees aanbestedingstraject opgestart, dat moet leiden tot een overeenkomst met een leverancier in het tweede kwartaal van 2022. Selectie, gunning, levering en start implementatie nieuw zaaksysteem Digitaal zaakgericht werken 5 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 juli 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie (begeleiding aanbesteding)
€0 €0 €0 € 15.000
Personeel Functie Teamleider Informatievoorziening Applicatiebeheerders Adviseur Informatiebeheer Adviseur Afdelingshoofden
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering en Publieke Dienstverlening Publieke Dienstverlening Extern Bedrijfsvoering en Publieke Dienstverlening
Uren (p.p) 160 64 100 120 64
6
Implementatie nieuw zaaksysteem
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Implementatie nieuw zaaksysteem Na afronding van de selectie en gunning van een nieuw zaaksysteem zal worden gestart met het implementatietraject. Dit traject zal ongeveer 9 maanden duren. Scope: - Implementeren nieuw generiek zaaksysteem, inclusief Klantcontact systeem, Document Management Systeem, Record Management, Digitaal loket - Generiek implementeren van 300 zaaktypen, conform vastgestelde visie op digitaal werken en inrichtingsprincipes - Specifiek implementeren van 3 zaaktypen (Bestuurlijke Besluitvorming, Projecten en Contracten) - Koppelen met landelijke voorzieningen - Koppelen met bedrijfskritische vakapplicaties (incl. informatievoorziening) - Koppeling i-Navigator inclusief inrichting met nieuw zaaksysteem - Conversie van lopende zaken uit Corsa en Exxellence - Adoptietraject voor medewerkers en bestuurders - Ondersteuning vanuit management Nieuw zaaksysteem geïmplementeerd en organisatiebrede implementatie van het digitaal zaakgericht werken Digitaal zaakgericht werken 6 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening
Planning Startdatum Einddatum Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
Personeel Functie Teamleider Informatievoorziening Applicatiebeheerders Zaaksysteem Applicatiebeheerders vakapplicaties Adviseur informatiebeheer Adviseur Recordmanagers (functioneel beheerders i-Navigator) CISO / PO / FG
1 juli 2022 1 april 2023
€0 € 50.000 structureel (onderdeel aanbesteding) Onderdeel van implementatiekosten € 150.000 (onderdeel aanbesteding) € 30.000 (kosten andere applicatieleveranciers) € 10.000 (kosten Provide Managed Services)
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Divers Publieke dienstverlening Extern
Uren (p.p) 320 560 40 320 80
Publieke dienstverlening
240
Bedrijfsvoering
40
7
Verbeteren digitale vaardigheden
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Verbeteren digitale vaardigheden De steeds verdergaande toepassing van ICT stelt hogere eisen aan de digitale vaardigheden van de medewerkers. Uit interne enquêtes is gebleken dat de medewerkers behoefte hebben aan extra scholing op het gebied van digitale vaardigheden. Daarnaast is het van belang om eisen te stellen aan de digitale vaardigheden van nieuwe medewerkers en nieuwe medewerkers te instrueren op de ‘spelregels’ rond digitaal werken bij de gemeente (‘dweilen met de kraan dicht’) - Digitale vaardigheden zijn verbeterd; - Eisen digitale vaardigheden onderdeel van aanstellingsbeleid; - Hoe werken we in Hulst (‘spelregels digitaal werken’). Digitaal zaakgericht werken 7 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening
Planning Startdatum Einddatum
1 september 2022 1 april 2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 € 20.000 €0
Personeel Functie Teamleider Informatievoorziening P&O-medewerker 2 functioneel applicatiebeheerders
Afdeling Bedrijfsvoering Staf Divers
Uren (p.p) 40 40 40
8
Sociaal intranet
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Sociaal intranet Een sociaal intranet is een intranet, waar gebruikers content op kunnen plaatsen en de interactie met elkaar aan kunnen gaan. Uiteraard worden ook vanuit de afdeling Communicatie nog steeds nieuwsberichten geplaatst, maar de focus ligt op de gebruiker en de interactie tussen collega’s. De focus ligt op personalisatie en interactie. Medewerkers delen zelf informatie door informatie te delen op de kenniskaart, door berichten te plaatsen, documenten te delen, te reageren op elkaar, werkgroepen aan te maken, projecten te starten en vragen aan elkaar te stellen. De medewerker staat centraal en kan online samenwerking zelf eenvoudig initiëren. Een nieuw sociaal intranet Het Nieuwe Werken 8 Afdelingshoofd Publieke Dienstverlening Extern
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 juli 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 10.000 €0 € 20.000
Personeel Functie Teamleider Informatievoorziening Communicatiemedewerkers Medewerkers Projectleider
Afdeling Bedrijfsvoering Publieke Dienstverlening Divers Extern
Uren (p.p) 80 40 12 24
9
Informatiebeleidsplan 2023-2026
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Informatiebeleidsplan 2023-2026 In 2021 loopt het huidige informatiebeleidsplan ten einde en dat beleidsplan wordt doorgetrokken naar 2022, zoals verwoord in de najaarsnota 2021. Voor de periode 2023 t/m 2026 is er behoefte aan een nieuwe visie op de informatievoorziening van de gemeente Hulst. Om te komen tot dat nieuwe informatiebeleidsplan zal informatie over ambities, urgenties, wensen op het gebied van de informatievoorziening worden opgehaald bij College, MO en medewerkers. Daarnaast wordt gekeken welke maatschappelijke trends, ontwikkelingen en nieuwe wet- en regelgeving vertaald moeten worden naar de informatievoorziening van de gemeente. Een vastgesteld informatiebeleidsplan voor de jaren 2023 t/m 2026 Overig 9 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening
Planning Startdatum Einddatum
1 juli 2022 1 januari 2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Teamleider Informatievoorziening Adviseur Informatiebeheer Leden MO Leden i-organisatie Adviseur
Afdeling Bedrijfsvoering Publieke Dienstverlening Allen Allen Extern
Uren (p.p) 40 40 8 16 80
10
Vervangen iWriter
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Vervangen iWriter Het huidig sjablonensysteem iWriter werkt in combinatie met Word versie 2010. Word 2010 wordt door Microsoft niet meer ondersteund en moet worden vervangen door een nieuwere Word-versie (Office365). iWriter kan niet samenwerken met Office365 en moet worden vervangen door Xential. De koppeling van iWriter met Corsa zal ter continuëring van de huidige bedrijfsvoering vervangen moeten worden door een koppeling van Xential met Exxellence (zaaksysteem) op basis van een standaard koppelvlak (StUF-DCR). Fasering: 1. Koppeling met Corsa o Overzetten huidige iWriter-sjablonen naar Xential o Leggen koppeling met Corsa o Nieuwe Corsa-versie in productie 2. Koppeling met Exxellence o Overzetten sjablonen Exxellence naar Xential o Leggen koppeling met Exxellence o Bouwen nieuwe sjablonen voor Portaal voor Leefomgeving (zie project 2) 3. Training Xential voor gebruikers 4. Impactanalyse omzetten MDU-sjablonen naar Xential iWriter is vervangen door Xential Digitaal zaakgericht werken 10 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 oktober 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 7.500 (structureel) €0 € 2.000
Personeel Functie Afdeling Teamleider Informatievoorziening Bedrijfsvoering Applicatiebeheerders iWriter / Xential Bedrijfsvoering Applicatiebeheerders Exxellence Bedrijfsvoering Gebruikers Xential Divers
Uren (p.p) 24 200 40
11
Opschonen inhoud Corsa, Exxellence en Alfresco
Algemeen Naam project Beschrijving project
Opschonen inhoud Corsa, Exxellence en Alfresco Om de huidige systemen Corsa en Exxellence te kunnen uitfaseren moet de inhoud van deze systemen worden opgeschoond. Dat betekent: - Vernietigen van te vernietigen dossiers conform Archiefwet - Aanvullen / vormen van dossiers met ‘zwevende’ documenten - Dossiers voorzien van resultaattypen - Metadata van dossiers aanvullen - Samenvoegen van metadata en onderliggende documenten uit Alfresco/Exxellence en Corsa tot complete dossiers
Resultaat
Een opgeschoonde inhoud van Corsa, Exxellence en Alfresco
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Digitaal zaakgericht werken 11
Projectleider
Afdelingshoofd Publieke Dienstverlening Adviseur Informatiebeheer
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1-7-2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 € 65.000 (inhuur DIB-medewerkers in 2022)
Personeel Functie Adviseur Informatiebeheer DIB-medewerker Applicatiebeheerder Exxellence Applicatiebeheerder Corsa Medewerkers
Afdeling Publieke Dienstverlening Publieke Dienstverlening Extern (in 2022) Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Allen
Uren (p.p) 200 400 1.000 80 80 180
12
Vooronderzoek zekerstellen inhoud Corsa
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Vooronderzoek zekerstellen inhoud Corsa Als de applicatie Corsa wordt uitgefaseerd, na realisatie van de projecten 6 en 11, moet de inhoud van Corsa die langdurig / duurzaam moet worden bewaard zeker worden gesteld conform de eisen van de Duurzame Toegankelijkheid. Met dit vooronderzoek wordt onderzocht welke mogelijke oplossingsrichtingen hiervoor in aanmerking komen. Voorstel voor het duurzaam toegankelijk houden van de inhoud van Corsa Digitaal zaakgericht werken 12 Afdelingshoofd Publieke Dienstverlening Adviseur Informatiebeheer
Planning Startdatum Einddatum
1 februari 2022 1 september 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Adviseur Informatiebeheer Teamleider Informatievoorziening DIB-medewerker Applicatiebeheerder Corsa
Afdeling Publieke Dienstverlening Bedrijfsvoering Publieke Dienstverlening Publieke Dienstverlening
Uren (p.p) 80 56 20 40
13 Vooronderzoek implementatie autorisatiematrix persoonsgegevens Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Vooronderzoek implementatie autorisatiematrix persoonsgegevens Tot op heden wordt de toegang tot informatie in applicaties bij de gemeente Hulst ingericht volgens het principe ‘Open tenzij’. Ten aanzien van het gebruik van persoonsgegevens gelden echter strenge eisen, voortkomend uit de AVG. Om te kunnen voldoen aan de AVG moet de gemeente Hulst gaan werken met een autorisatiematrix, waarin wordt vastgelegd welke persoonsgegeven zichtbaar mogen zijn per rol, op basis van een doelbinding. In dit project wordt onderzocht welke stappen nodig zijn bij de gemeente Hulst om zo’n autorisatiematrix te implementeren. Voorstel voor de implementatie van een autorisatiematrix persoonsgegevens Informatiebeveiliging 13 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Privacy Officer
Planning Startdatum Einddatum
1 februari 2022 1 juli 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Privacy Officer Applicatiebeheerders Teamleider Informatievoorziening
Afdeling Bedrijfsvoering Divers Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 80 16 24
14 Vooronderzoek implementatie Samenhangende Objecten Registratie Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Vooronderzoek implementatie Samenhangende Objecten Registratie Voor 2025 staat gepland de introductie van de Samenhangende Objecten Registratie (SOR). Concreet betekent dit een doorontwikkeling van de Geobasisregistratie, zoals de Basisregistratie adressen en gebouwen (BAG), de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), de WOZ-administratie (deels) naar de SOR. In dit project wordt onderzocht welke stappen nodig zijn bij de gemeente Hulst om de Samenhangende Objecten Registratie te implementeren. Met informatiesessies zullen belanghebbenden worden geïnformeerd over deze ontwikkeling en wordt bekeken wat de mogelijke consequenties van deze ontwikkeling zijn en hoe de gemeente Hulst zich hierop moet voorbereiden. Voorstel voor de implementatie van de SOR Overig 14 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening
Planning Startdatum Einddatum
1 februari 2022 1 januari 2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Teamleider Informatievoorziening Applicatiebeheerder BAG Beheerders BGT
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering / Realisatie & Beheer
Uren (p.p) 40 24 24
15
Implementatie API’s op landelijke voorzieningen
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Implementatie API’s (Application Programming Interface)2 op landelijke voorzieningen Op basis van de Common Ground principes komen landelijk steeds meer API’s beschikbaar voor het bevragen van de landelijke basisvoorzieningen. Daarmee is het niet meer nodig om informatie (dubbel) op te slaan in eigen applicaties. De API’s voor het bevragen voor het Handelsregister (KvK) en de Basisregistratie Kadaster komen beschikbaar en zullen worden geïmplementeerd in het datadistributiesysteem van de gemeente Hulst. Bijzonder aandacht is hierbij het effect op de aangesloten applicaties. Werkende API’s op landelijke voorzieningen Handelsregister en Basisregistratie Kadaster Overig 15 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Applicatiebeheerder DDS
Planning Startdatum Einddatum
1 februari 2022 1 januari 2023
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Teamleider Informatievoorziening Adviseur Informatiebeheer Applicatiebeheerder DDS Applicatiebeheerders vakapplicaties
2
Afdeling Bedrijfsvoering Publieke Dienstverlening Bedrijfsvoering Divers
Uren (p.p) 24 8 60 16
Een API (Application Programming Interface) is een software-interface die het mogelijk maakt dat twee applicaties met elkaar kunnen communiceren c.q. informatie kunnen delen.
16
Onderzoek gebruik BI-Tooling
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Onderzoek gebruik BI-Tooling In Hulst wordt gewerkt met de BI-Tool Cognos, vooral in samenhang met de Centric-applicaties. Naast Cognos heeft Hulst ook de beschikking over PowerBI, onderdeel van de Office365-suite. Eerder onderzoek heeft al uitgewezen dat het voor Hulst niet zinvol is om Cognos te vervangen als BI-Tool voor het genereren van rapportages en dashboards uit de Centric-applicaties. PowerBI is meer geschikt voor het laagdrempelig ontsluiten van informatie die bijvoorbeeld wordt bijgehouden in Excel-sheets. In deze onderzoeksopdracht richten we ons vooral op de mogelijkheden van PowerBI als presentatietool van rapportages en overzichten die met Excel worden gemaakt. Daarvoor zijn er drie mogelijke onderzoeksgebieden benoemd: - Sturen op planning en resultaten van een intern project - Sturen op planning en resultaten van een project in het fysieke domein - Sturen op KPI’s gedefinieerd in een bestuurlijk programma Ontwikkelen van een rapportage / dashboard waarmee in één oogopslag inzicht wordt gegeven in het project / programma en op basis waarvan met een opdrachtgever het gesprek over de voortgang en (bij)sturing kan worden gevoerd. Vergroot bewustzijn rondom gebruik van sturingsinformatie mede met het oog op datagedreven werken en de hieraan gerelateerde informatiebehoefte. Business Intelligence 16 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Adviseur Informatiebeheer
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 mei 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Informatiebeheerder Adviseur Informatiebeheer Applicatiebeheerder Financiën Teamleider Informatievoorziening
Afdeling Bedrijfsvoering Publieke Dienstverlening Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 40 40 40 8
17
Wet Open Overheid
Algemeen Naam project Beschrijving project
Resultaat Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever Projectleider
Wet Open Overheid De Wet open overheid (Woo) heeft als doel overheden en semi-overheden transparanter te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo treedt op 1 mei 2022 in werking. Daarmee komt de huidige Wet openbaarheid van bestuur (Wob) te vervallen. De wet verplicht overheidsinstanties documenten in 11 informatiecategorieën actief openbaar te maken. Vooruitlopend op de implementatie van deze wet zijn er twee activiteiten benoemd: - Impactanalyse WOO - Implementatie van software voor het anonimiseren van documenten Implementatieplan WOO Overig 17 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Extern
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 1 mei 2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 € 25.000, rijksmiddelen zijn beschikbaar
Personeel Functie Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Informatievoorziening Adviseur Informatiebeheer Recordmanagers Juridisch medewerker(s) Teamleiders Raadsgriffier Medewerker P&O Medewerker Bestuursondersteuning
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Publieke Dienstverlening Publieke Dienstverlening Staf Divers Raad Staf Staf
Uren (p.p) 24 20 20 60 12 8 8 8 8
18
Contractmanagement
Algemeen Naam project Beschrijving project
Contractmanagement Het registreren en beheren van contracten wordt gezien als onderdeel van het decentrale inkoopproces. Regionaal zijn afspraken gemaakt over het te voeren inkoopbeleid en de ondersteuning bij het inkoopproces. Het inkoopproces wordt gedigitaliseerd en de daaruit voortkomende verplichtingen (contracten) worden hieraan gekoppeld en voorzien van rappeldata bij verlenging en beëindiging. Bestaande contracten worden handmatig ingevoerd, zonder relatie naar een inkoopproces. Implementatie wordt meegenomen in project 6.
Resultaat
Een actueel contractregister en een gestandaardiseerd decentraal inkoopproces.
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Overig 18
Projectleider
Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Controller
Planning Startdatum Einddatum
Reeds gestart 31-12-2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Teamleider Informatievoorziening Controller Applicatiebeheerder Exxellence Procesanalist
Afdeling Bedrijfsvoering Staf Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 24 60 80 20
19
Oriëntatie toekomstig financieel pakket
Algemeen Naam project Beschrijving project
Oriëntatie toekomstig financieel pakket Onderzocht wordt welke eisen gesteld worden aan de toekomstige financiële functie bij de gemeente Hulst. Op basis van die beschrijving wordt een marktverkenning uitgevoerd naar een passend financieel pakket.
Resultaat
Advies toekomstig financieel pakket
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Overig 19
Projectleider
Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Applicatiebeheerder Financiën
Planning Startdatum Einddatum
1-3-2022 31-12-2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 €0 €0 €0
Personeel Functie Afdelingshoofd Teamleider Informatievoorziening Controller Applicatiebeheerder Financiën
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Staf Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 40 24 40 40
20
Selectie en implementatie intern controlesysteem
Algemeen Naam project Beschrijving project
Selectie implementatie intern controlesysteem Ter ondersteuning van de interne controle bedoeld voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring voor het boekjaar 2022 heeft de gemeente behoefte aan een applicatie ter ondersteuning van dit proces.
Resultaat
Geïmplementeerd intern controlesysteem
Ontwikkelspoor Nummer Opdrachtgever
Overig 20
Projectleider
Afdelingshoofd Bedrijfsvoering Teamleider Financiële Administratie
Planning Startdatum Einddatum
1-2-2022 1-5-2022
Financieel Hardware Software Opleiding Implementatie
€0 € 4.000 eenmalig en € 6.000 structureel €0 €0
Personeel Functie Afdelingshoofd Teamleider Informatievoorziening Controller Teamleider Financiële Administratie
Afdeling Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Staf Bedrijfsvoering
Uren (p.p) 40 16 40 40