D02Onderzoeksopzet RKCHT grote projecten

Onderzoeksvoorstel beheersing grote projecten in de gemeenten Hulst en Terneuzen Rekenkamercommissie Hulst/Terneuzen (RKCHT) Inleiding In het najaar van 2019 heeft de RKCHT overleg gevoerd met de verschillende raadsfracties van Hulst en Terneuzen om te inventariseren welke suggesties er waren voor onderwerpen die voor de komende zittingsperiode het onderzoeken waard zijn. Eén van de onderwerpen die toen door verschillende fracties genoemd zijn, is de vraag in hoeverre beide gemeenten in staat zijn om grote projecten te beheersen. De RKCHT heeft hierop besloten om een dergelijk onderzoek uit te gaan voeren. Bijgaand treft u het onderzoeksvoorstel aan. Centrale vraagstelling Als centrale vraagstelling is geformuleerd: Hebben de gemeenten Hulst en Terneuzen de beheersing van grote projecten op een zodanige wijze georganiseerd, dat de gemeenteraden van beide gemeenten in de positie zijn gebracht om hun kaderstellende en controlerende rol te vervullen? Naast deze centrale vraag zijn de volgende deel vragen geformuleerd: Deelvragen: 1. Welke beleidskaders hebben de gemeenten Hulst en Terneuzen vastgelegd met betrekking tot de beheersing van grote projecten? 2. Op welke wijze wordt de projectbeheersing rondom grote projecten in de praktijk uitgevoerd? 3.

In hoeverre zijn de gemeenteraden van Hulst en Terneuzen in staat gesteld om bij grote projecten hun kaderstellende en controlerende rol te vervullen? 4. In hoeverre hebben de gemeenteraden van Hulst en Terneuzen hun kaderstellende en controlerende rol vervuld? Afbakening onderzoek Een atypische selectie uit een van de gemeente ontvangen overzicht van infrastructurele- en investeringsprojecten vanaf € 2,5 miljoen gestart, lopend en/of afgerond in 2016 t/m 2020. Onderzoeksmethode De Rekenkamercommissie voert het onderzoek in eigen beheer uit. In eerste instantie zal er feitenonderzoek worden gedaan op basis van door de beide gemeenten aangeleverde dossiers en documenten. Daarnaast zullen er interviews worden gehouden met gemeenteraadsleden, leden van beide colleges van B&W, betrokken ambtenaren van Hulst en Terneuzen en medewerkers van de betreffende uitvoeringsorganisatie. Dit zal uitmonden in een z.g. nota van bevindingen, die voor hoor- en wederhoor zal worden voorgelegd aan de ambtelijke organisaties van Hulst en Terneuzen ter controle op feitelijke onjuistheden. Vervolgens zal de rapportage worden afgerond met conclusies en aanbevelingen, die vervolgens voor bestuurlijk voor wederhoor aan beide organisaties zullen worden voorgelegd.

Afhankelijk hiervan zal er wel of geen naschrift door de RKCHT worden geformuleerd en de rapportage worden afgerond en worden aangeboden aan beide gemeenteraden. Onderzoeksperiode Het onderzoek zal zich richten op de periode 2016-2020 en zal starten in maart/april 2021. Tijdsduur onderzoek De RKCHT schat in dat het onderzoek uiterlijk 1 oktober 2021 gereed kan zijn.

Te interviewen personen (vooronderzoek) Hulst • Aart van Steveninck • Conny Pieters • Jacco Scheele • Marc Marin Terneuzen • Jordan Daane • Onno Dooms • Lodewijk Nolsen • Steven de Wael • Jos Lambert • Jaap Scheele

RKCHT, Goes april 2021

Normenkader Onderwerp Beleidskader Kaderstelling Tijd en planning

Financiën

Risicomanagement

Kwaliteit Organisatie

Informatievoorziening

Controle/bijsturing

+/ -

Normen De gemeenteraden van Hulst en Terneuzen hebben kaders vastgesteld voor de beheersing van grote projecten. Doel, scope en het projectresultaat van de projecten zijn vastgelegd. Er is voor elk project een projectplanning met relevante mijlpalen opgesteld, gebaseerd op een inschatting van doorlooptijden aan de hand van vergelijkbare projecten. De gemeenteraden van Hulst en Terneuzen zijn tijdig geïnformeerd over vertragingen en zijn in staat gesteld om bij te sturen. Er is een vastgesteld budget voor het project (inclusief risicobudget tbv het college). Er is een realistische en onderbouwde raming van te verwachten investeringen (inclusief risicobudget) en exploitatiekosten op lange termijn opgesteld. In geval van (dreigende) overschrijdingen heeft de projectleider mitigerende maatregelen getroffen. De gemeenteraden van Hulst en Terneuzen zijn tijdig geïnformeerd over (dreigende) budgetoverschrijdingen en zijn in staat gesteld om bij te sturen. De gemeenteraden van Hulst en Terneuzen zijn tijdig geïnformeerd over (dreigende) verhogingen/verlagingen van de exploitatielasten en zijn in staat gesteld om bij te sturen. Bij aanvang van de projecten is een risico-inventarisatie uitgevoerd. Gedurende de realisatie worden deze risico's geactualiseerd (minimaal bij elke mijlpaal).

De gemeenteraden van Hulst en Terneuzen zijn tijdig geïnformeerd over mogelijke relevante risico’s en zijn in staat gesteld om bij te sturen. Kwaliteitseisen zijn vastgelegd en er is op toegezien dat deze zijn toegepast. De gemeenteraden van Hulst en Terneuzen zijn tijdig geïnformeerd over aanpassingen in de kwaliteitseisen en zijn in staat gesteld om bij te sturen. Het project heeft een ambtelijke en een bestuurlijke opdrachtgever. De taken en verantwoordelijkheden van deze opdrachtgevers is bij beide bekend. De Colleges van Hulst en Terneuzen sturen de projectorganisatie op basis van het projectplan (mbt bovenstaande criteria) aan. De ambtelijke organisatie heeft periodiek de colleges van Hulst en Terneuzen geïnformeerd over de voortgang van het project. Deze rapportages bevatten een risicoparagraaf. De colleges van Hulst en Terneuzen zijn tijdig geïnformeerd over (dreigende) afwijkingen (tijd/geld/risico’s/kwaliteit/organisatie). De colleges van Hulst en Terneuzen zijn periodiek geïnformeerd over de effectiviteit van mitigerende maatregelen voor deze afwijkingen. De colleges van Hulst en Terneuzen hebben de gemeenteraden tijdig en volledig geïnformeerd over de voortgang van het project, (dreigende) afwijkingen en effectiviteit van de mitigerende maatregelen. De gemeenteraden van Hulst en Terneuzen hebben hun kaderstellende rol vervuld bij vaststellen van het projectplan.

De gemeenteraden van Hulst en Terneuzen hebben gecontroleerd of de colleges binnen de gestelde kaders hebben geopereerd (minimaal bij elke mijlpaal). De gemeenteraden van Hulst en Terneuzen zijn tijdig in staat gesteld om projecten bij te sturen cq nieuwe kaders vast te stellen.