D02Jaarverslag RKCHT 2021

REKENKAMERCOMMISSIE HULST-TERNEUZEN JAARVERSLAG 2021 Kennis van genomen door de gemeenteraad van Hulst op … 2022 Kennis van genomen door de gemeenteraad van Terneuzen op … 2022

0

1

REKENKAMERCOMMISSIE HULST –TERNEUZEN JAARVERSLAG 2021 INHOUD 1.

Inleiding

2.

Verordening Rekenkamercommissie Hulst -Terneuzen

3.

Samenstelling

4.

Reglement van Orde (RVO)

5.

Missie

6.

Werkwijze

7.

Vergaderingen en bijeenkomsten in 2021

8.

Onderzoeken in 2021

9.

Begeleidingscommissie 2021

10.

Onderzoeksplan 2022

11.

Financiën

12.

Conclusie

2

3

1

INLEIDING

Jaarlijks legt de Rekenkamercommissie Hulst Terneuzen (hierna RKCHT) conform de verordening verantwoording af aan de gemeenteraden van Hulst en Terneuzen over de in het voorgaande jaar verrichte activiteiten, de verrichte onderzoeken en het budget dat daaraan is besteed. Dit doet ze in de vorm van een jaarverslag. 2

VERORDENING REKENKAMERCOMMISSIE HULST -TERNEUZEN

Conform artikel 81p van de Gemeentewet hebben de gemeenteraden van Hulst en Terneuzen in 2013 een gezamenlijke rekenkamercommissie opgericht. Dit is vastgelegd in de Verordening op de gezamenlijke rekenkamercommissie van de gemeenten Hulst en Terneuzen. Volgens de Gemeentewet heeft de rekenkamerfunctie een onafhankelijke positie (artikelen 81a t/m 81p). De wettelijke bevoegdheden staan omschreven in de artikelen 182 tot en met 185 van de Gemeentewet. De burger mag van de overheid verwachten dat deze betrouwbaar is en de tot haar beschikking staande gemeentelijke middelen doelmatig, doeltreffend en rechtmatig besteedt. De rekenkamercommissie onderzoekt hiertoe de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door de gemeenten gevoerde beleid en rapporteert hierover ook aan de gemeenteraden van Hulst en Terneuzen. Het werk van de rekenkamercommissie is één van de instrumenten voor de gemeenteraden om hun controlerende rol te vervullen. De rekenkamercommissie stelt zelfstandig zijn onderzoeksonderwerpen vast en legt deze door middel van een onderzoeksplan jaarlijks ter kennisname aan de gemeenteraden voor. 3

SAMENSTELLING REKENKAMERCOMMISSIE EN BEGELEIDINGSCOMMISSIE

De rekenkamercommissie Hulst-Terneuzen bestaat uit 3 externe leden:   

De heer ing. E. de Koster CIA CISA RO (Erwin) uit Goes, voorzitter (benoemd 11/06/2015), opvolging per 1 januari 2022. De heer drs. R. Blacquière (Rob) uit Goes (benoemd 01/01/2018), opvolging per 1 januari 2024. Mevrouw dr. P.S. Verhoeven (Nel) uit Ovezande (benoemd 12/12/2019), herbenoembaar per 1 januari 2023.

In de vacature, die door het vertrek van de heer de Koster per 1 januari 2022 ontstaat, is inmiddels voorzien: De heer K. (Kees) Kort uit Middelburg is per 1 januari benoemd tot nieuw lid van de Rekenkamercommissie. De raadsgriffier van de gemeente Terneuzen, de heer mr. J.H.P. De Jong is secretaris van de commissie en de raadsgriffier van de gemeente Hulst, de heer D. Van Bunder is secretaris van de begeleidingscommissie van de Rekenkamercommissie. 4

REGLEMENT VAN ORDE (RVO)

De rekenkamercommissie werkt volgens een Reglement van Orde dat geldt als ‘werkdocument’ of anders gezegd ‘handleiding’ voor de rekenkamercommissie en bevat de interne werkafspraken zoals vergaderfrequentie, vergaderstukken, agenda, vergaderquorum, vervanging van de voorzitter, besluiten, besluitenlijsten, stemming, professionaliteit, presentielijst, vergoeding van externe leden, onderzoeksprotocol en jaarplan. Dit RVO is in 2021 niet gewijzigd. 4

5

MISSIE

De rekenkamercommissie maakt deel uit van een geheel van geledingen dat zich inzet voor een zo optimaal mogelijk functionerende gemeentelijke overheid. De rol van een rekenkamercommissie concentreert zich daarbij op het (doen) uitvoeren van controleonderzoek naar de maatschappelijke effecten van het gemeentebeleid. Ook de doelmatigheid (efficiency), de doeltreffendheid (effectiviteit) en de rechtmatigheid van het gemeentelijke beleid, beheer, organisatie en de door de gemeente gesubsidieerde instellingen, worden uitgebreid onderzocht. Behalve de rekenkamercommissie heeft de raad nog een aantal wettelijke instrumenten voorhanden bij zijn controlerende functie. Denk aan de jaarrekening, het bijbehorende accountantsrapport, de financiële verordening, de controleverordening, de verordening college-onderzoeksplan en het onderzoeksrecht. Om haar rol en functie duidelijk in beeld te brengen heeft de RKCHT voor zichzelf, de gemeenteraad, andere gemeentelijke geledingen en de buitenwereld een missie geformuleerd: Vanuit een eenduidige gemeentelijke doelstelling via onafhankelijk en systematisch onderzoek, daaruit vloeiende conclusies en aanbevelingen en leeraspecten de gemeente adviseren en stimuleren om het maatschappelijk rendement te verhogen ten behoeve van de inwoners van de gemeenten Hulst en Terneuzen.

6

WERKWIJZE

Elk jaar stelt de rekenkamercommissie een onderzoeksplan op, met nieuwe onderzoeken, die de commissie wil gaan uitvoeren. De commissie inventariseert onderwerpen voor onderzoek door het consulteren van de raadsfracties en het bijhouden van thema’s die spelen in het lokale bestuur. Daarnaast kunnen de raden de rekenkamercommissie verzoeken naar een specifiek onderwerp onderzoek te doen. Vervolgens bepaalt de Rekenkamercommissie welke onderzoeken zullen worden uitgevoerd en heeft daarover afstemming met de begeleidingscommissie. De commissie voert de onderzoeken indien mogelijk zelf uit. Per onderzoek stelt de commissie een onderzoeksopzet op waarin de aanleiding, de probleemstelling en de onderzoeksvragen wordt toegelicht. De onderzoeksopzet wordt na eventuele afstemming met de begeleidingscommissie ter kennisname aangeboden aan de gemeenteraden van de gemeente(n) waarop het onderzoek betrekking heeft; één en ander met inachtneming van de onafhankelijke positie die de rekenkamercommissie inneemt. Onderzoeken van de rekenkamercommissie dienen betrouwbaar, degelijk en onpartijdig te zijn. Zij worden daarom met de grootste zorgvuldigheid uitgevoerd. Dit element van zorgvuldigheid komt in het onderzoeksproces regelmatig terug en de rekenkamercommissie is hierop expliciet aanspreekbaar. Daarom is de fase van ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor dan ook essentieel.

Naast zorgvuldigheid stelt de rekenkamercommissie aan haar onderzoek eisen met betrekking tot de objectiviteit, onderbouwing, consistentie, bruikbaarheid, onafhankelijkheid, doelmatigheid en controleerbaarheid. De wijze waarop de rekenkamercommissie deze facetten van rekenkameronderzoek borgt, is vastgelegd in het Reglement van Orde

5

In het kader van de zorgvuldigheid is het van belang de onderzoekstappen duidelijk en vooraf in de systematisch opgezette onderzoeksprocedure aan te geven. De zeven stappen zijn: STAP 1: De onderwerpskeuze. Resultaat is een onderwerp. STAP 2: De voorbereiding. Resultaat is een onderzoeksopzet. STAP 3: Het onderzoek. Resultaat is een nota van bevindingen. STAP 4: Ambtelijk hoor- en wederhoor. Resultaat is een conceptrapport. STAP 5: Bestuurlijk hoor- en wederhoor. Resultaat is een eindrapport. STAP 6: Publicatie en presentatie. Resultaat is openbaarheid. STAP 7: Nazorg. Resultaat is rapportage in het jaarverslag. Het is van belang hierbij op te merken dat de rekenkamercommissie alleen dan kwalitatief goed werk kan afleveren als ze bij het uitvoeren van onderzoek kan rekenen op de medewerking van betrokkenen en betrokken partijen, waarbij ze zich rekenschap geeft van ieders taken, verantwoordelijkheden en rollen. De rekenkamercommissie hecht eraan te vermelden dat ook in 2020 de samenwerking met de ambtelijke, bestuurlijke en politieke organisatie van beide gemeenten wederom op aangename en constructieve wijze is verlopen. 7

VERGADERINGEN EN BIJEENKOMSTEN IN 2020

Door de maatregelen die waren getroffen in verband met Covid-19 heeft de Rekenkamercommissie het gehele jaar digitaal vergaderd. In totaal hebben er tien keer vergaderingen plaatsgevonden. Er is eenmaal overleg gevoerd met de begeleidingscommissie (zie hieronder onder 8) voor de invulling van de vacature. 8

BEGELEIDINGSCOMMISSIE

Er is een begeleidingscommissie bestaande uit vier raadsleden, die voor de rekenkamercommissie onder meer als sparringpartner en liaison functioneert naar de respectievelijke gemeenteraden. Elke gemeente levert twee gemeenteraadsleden. De begeleidingscommissie werd gevormd door mw. G. van Unen en de heer K.L. Martinet (namens de gemeenteraad van Hulst) en de heren drs. P.J. de Kraker en G.L. Meij (namens de gemeenteraad van Terneuzen), waarbij de heer de Kraker de rol van voorzitter van de begeleidingscommissie vervulde. De begeleidingscommissie heeft in 2021 één bijeenkomst gehad, waarin naast de selectie van de heer De Kort, ook de stand van zaken over de lopende onderzoeken is besproken. 9

ONDERZOEKEN IN 2021

De rekenkamercommissie gebruikt een groslijst van onderwerpen die vanuit rekenkamerperspectief onderzoekswaardig zijn. Deze groslijst komt voort uit de genoemde rondjes langs de gemeenteraden en raadsfracties en wordt aan de hand van nieuwe rondjes regelmatig geüpdatet. Uit die groslijst bepaalt de RKCHT de onderzoeken die het wil doen. Uitgangspunt is dat de RKCHT binnen het door de raden ter beschikking gestelde budget van € 30.000,-- per jaar blijft. Al naar gelang de impact en de omvang van de onderzoeksgebieden kan de RKCHT zelf bepalen hoe ze daar invulling aan wenst te geven.

6

Voor haar onderwerpselectie past de RKCHT een aantal criteria toe: 1. het onderwerp moet een toegevoegde waarde hebben; 2. het onderwerp is van wezenlijk maatschappelijk belang; 3. het onderwerp is van wezenlijk financieel belang; 4. het onderwerp is uitvoerbaar en haalbaar in tijd en middelen (budget); 5. met het onderwerp zijn risico’s rondom de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid verbonden; 6. het onderwerp heeft een dubbel leereffect: a) de resultaten van het onderzoek kunnen een positieve bijdrage leveren aan de doelmatigheid, de doeltreffendheid of de rechtmatigheid; b) het onderzoek kan informatie en of kennis opleveren waarover de raad, het college en of de ambtelijke organisatie nog niet beschikken; 7. het onderwerp raakt direct of indirect het belang van de burger maar overstijgt het individuele belang; 8. een goede spreiding van de onderwerpen in het jaarprogramma over de gemeentelijke organisatie of beleidsterreinen (variatie in onderzoeksonderwerpen); 9. de RKCHT dient qua bevoegdheden, kennis en vaardigheden voldoende uitgerust te zijn om het onderzoek uit te (doen) voeren. In 2021 heeft de RKCHT 2 onderzoeken afgerond en voorgelegd aan de gemeenteraden en is gestart met de opzet van 2 nieuwe onderzoeken. Deze onderzoeken werden en worden in eigen beheer gedaan: 9. 1.

Dienstverlening in Hulst en Terneuzen In 2021 is het onderzoek uitgevoerd naar de dienstverlening van de Klantcontactcentra, de publieksbalie in Terneuzen en de Gemeentewinkel in Hulst voor en tijdens de coronacrisis. De centrale vraagstelling in dit onderzoek luidde: welke aanbevelingen kunnen aan de gemeenten Hulst en Terneuzen worden gedaan om tijdens en na de COVID-19 crisis klantgerichte dienstverlening naar haar individuele burgers toe te kunnen bestendigen? De gemeenteraden hebben tijdens de raadsvergaderingen van 15 juli 2021 (Hulst) en 6 juli 2021 (Terneuzen) de aanbevelingen van het rapport overgenomen. 9.2. Onderzoek Grote Projecten De centrale vraagstelling van dit onderzoek is als volgt geformuleerd: Hebben de gemeenten Hulst en Terneuzen de beheersing van grote projecten op een zodanige wijze georganiseerd, dat de gemeenteraden van beide gemeenten in de positie zijn gebracht om hun kader stellende en controlerende rol te vervullen? Naast deze centrale vraag zijn er 4 deelvragen geformuleerd. Voor Terneuzen is het niet mogelijk gebleken om een groot project te identificeren. Het onderzoek is eind 2021 afgerond en aan beide gemeenten aangeboden met het verzoek om een bestuurlijke reactie. Beide gemeenteraden zullen het rapport bespreken in hun Raadsvergadering van begin 2022. 10

ONDERZOEKSPLAN 2022

Eind 2019 werd het onderzoeksplan opgemaakt en ter kennisname voorgelegd aan de beide gemeenteraden. Dit onderzoeksplan is leidraad geweest voor de onderzoeken voor 2021. In 2022 zal de RKCHT verder mee participeren in het in 2021 gestarte onderzoek naar het dossier Intervence. De gemeente Hulst heeft hier financiële middelen voor toegezegd.

7

11

FINANCIËN

De rekenkamercommissie Hulst Terneuzen krijgt van de gemeenteraden jaarlijks € 30.000,ter beschikking. In 2021 werd daarvan € 22.013,50 besteed. Vaste vergoedingen leden RKCHT Kilometer- en onkostenvergoedingen leden RKCHT

€9.600,00 €190,10

Onderzoek Lidmaatschap Nederlandse Vereniging Regionale Rekenkamers Overige TOTAAL

€9.341,66 €630,00 €2.252,74 €22.013,50

12

CONCLUSIE

De Rekenkamercommissie Hulst-Terneuzen is in het jaar 2021 door Covid-19 beperkt geweest in zijn functioneren. Desondanks is de commissie in staat geweest om rapporten af te ronden. Uitgangspunt is dat deze rapporten zodanig van kwaliteit zijn dat zij bruikbare aanbevelingen voor beide gemeenteraden bevatten. Deze lijn zal de Rekenkamercommissie blijven voortzetten.

8