C02anationaleombudsmanbrief

Geachte leden van de gemeenteraad, Dit jaar heeft u op voorstel van uw college besloten met ingang van 1 januari 2023 de instelling van de Zeeuwse Ombudsman te beëindigen en met ingang van die datum aan te sluiten bij de Nationale ombudsman. Dit besluit heeft u onder de voorwaarde genomen dat de Nationale ombudsman de in de notitie ‘Voorstel voor de invulling van de Gemeentelijke Ombudsfunctie in Zeeland na 2022’ op de pagina’s 7 tot en met 9, genoemde acties gaat uitvoeren. Deze notitie voeg ik voor de volledigheid bij deze mail. Graag informeer ik u over de stand van zaken per genoemde actie. 1. De Nationale ombudsman heeft inmiddels drie medewerkers aan onze provincie gekoppeld; twee klachtbehandelaren van het Ombudsplein (het eerste contactpunt voor de Zeeuwse burger) en één onderzoeker. Zij zijn relatiebeheerder en daarmee onder andere contactpersoon voor de klachtencoördinatoren van alle Zeeuwse overheidsorganisaties, dus ook van uw gemeente. Eén van deze medewerkers is de huidige secretaris van de Zeeuwse Ombudsman, die inmiddels met ingang van 1 januari 2023 in vaste dienst als onderzoeker is aangenomen. Afgesproken is dat haar primaire werkplek in Zeeland blijft. Vanaf 1 januari 2023 voeren de relatiebeheerders de taken uit zoals genoemd in punt 1 van de notitie. 2. De Zeeuwse burger kan op diverse manieren contact opnemen met de Nationale ombudsman.

Niet alleen telefonisch (op werkdagen van 9.00-17.00 uur) en per post, maar ook digitaal zijn er diverse mogelijkheden. Zie voor meer informatie: https://www.nationaleombudsman.nl/contact-en-adres Het voeren van een fysiek gesprek met de burger en/of overheidsorganisatie zal, indien gewenst in Zeeland plaatsvinden. De huidige secretaris zal voor een deel hiervoor worden ingezet. Het voeren van fysieke gesprekken, met de mogelijkheid dit ook bij burgers thuis te organiseren, past in de huidige werkwijze van de Nationale ombudsman. 3. Ondersteuning vanuit de Nationale ombudsman aan de klachtcoördinatoren bij overheidsorganisaties is reeds onderdeel van de huidige werkwijze en zal dus ook in Zeeland worden toegepast. Tijdens de netwerkbijeenkomst van 16 november jl. zijn klachtcoördinatoren gewezen op de aparte pagina voor professionals op de website van de Nationale ombudsman en de mogelijkheid om lid te worden van de Raadbaak (digitaal platform voor klachtencoördinatoren; zie: www.raadbaak.nl ). Via de Raadbaak kunnen vragen worden gesteld en ervaringen worden uitgewisseld. De Nationale ombudsman wil voor de klachtencoördinatoren van alle overheidsinstanties in Zeeland een aparte groep binnen de Raadbaak aanmaken. Op 7 juli 2022 vond er een contactdag voor de klachtencoördinatoren van de bij Zeeuwse Ombudsman aangesloten instellingen plaats.

Deze contactdag was georganiseerd door de Zeeuwse Ombudsman en Nationale ombudsman. Het uitwisselen van ervaringen en de toelichting van de Nationale ombudsman op zijn jaarverslag en uitgebrachte rapporten werd als zinvol ervaren. Reeds toen is door de Nationale ombudsman aangegeven dat deze contactdag minimaal eens per jaar zal worden gehouden. Ook de klachtencoördinatoren van de Zeeuwse overheidsinstanties die nu reeds bij de Nationale ombudsman zijn aangesloten, denk aan Waterschap Scheldestromen en de Provincie Zeeland, zullen hiervoor worden uitgenodigd. 4. Bestuurders worden reeds nu in het algemeen geïnformeerd via het NGB (Nederlands Genootschap voor Burgemeesters), de NVvR (Nederlandse Vereniging voor Raadsleden) en de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten). Ook via het jaarverslag zullen bestuurders informatie ontvangen over de ontvangen klachten en signalen van het voorgaande jaar. De Nationale ombudsman heeft een eerste contact gelegd met de VZG (Vereniging Zeeuwse Gemeenten) en het OZO (Overleg

Zeeuwse Overheden) voor het informeren van bestuurders op Zeeuwse maat. Het regelmatig organiseren van netwerkbijeenkomsten als 16 november jl. zal daar onderdeel van uitmaken. Regelmatig legt de Nationale ombudsman werkbezoeken aan aangesloten overheidsorganisaties af. 5. Op dit moment wordt de mogelijkheid onderzocht om de huidige secretaris één dag in de week vanuit de Zeeuwse Bibliotheek in Middelburg te laten werken. Organisaties als het Informatiepunt Digitale Overheid, het Juridisch Loket (met ingang van 1 januari 2023) en Samen Recht Vinden werken ook vanuit deze plek. Deze organisaties zijn voor de Nationale ombudsman belangrijk, omdat zij veel contact hebben met burgers en dus ook veel signalen opvangen. Door fysiek vanuit dezelfde plek te werken, kan optimaal de samenwerking worden gezocht. De mogelijkheid om een spreekuur te houden voor Zeeuwse burgers in de Zeeuwse Bibliotheek in Middelburg is onderdeel van voornoemd onderzoek. Daarbij wordt ook de mogelijkheid voor een spreekuur vanuit een locatie in Zeeuws-Vlaanderen, Schouwen-Duiveland en Tholen onderzocht. De Nationale ombudsman schrijft persberichten over uitgebrachte onderzoeksrapporten en jaarverslagen. Ook schrijft hij regelmatig columns over ontvangen klachten en signalen. Naast het digitaal publiceren van deze persberichten en columns, worden deze ook gepubliceerd in dagbladen.

Uiteraard zullen de PZC, de lokale kranten (als de Bode en het Zeeuwsch Vlaams Advertentieblad) en Omroep Zeeland met ingang van 1 januari 2023 daarin worden meegenomen. Uitvoering van de bovenstaande acties dragen bij aan de nabijheid en toegankelijkheid van de Nationale ombudsman als lokale ombudsman in onze provincie. De Zeeuwse gemeenten en de bij de Zeeuwse Ombudsman aangesloten gemeenschappelijke regelingen dienen zelf zorg te dragen voor het informeren van de burger over de overgang naar de Nationale ombudsman (via de website en indien gewenst via lokale kranten). De Nationale ombudsman levert hiervoor de informatie aan. Met vertrouwen zien wij de invulling van de lokale ombudsfunctie door de Nationale ombudsman tegemoet. De werkzaamheden van Stichting de Zeeuwse Ombudsman en het instituut de Zeeuwse Ombudsman stoppen dus met ingang van 1 januari 2023. Langs deze weg danken wij u voor het in ons gestelde vertrouwen. Met vriendelijke groet, drs. A.R.B. (Bas) van den Tillaar voorzitter bestuur stichting de Zeeuwse Ombudsman mr. drs. G.J. (Gertjan) van der Brugge Zeeuwse Ombudsman