Bijlage Verslag bijeenkomst Werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing

Verslag bijeenkomst Werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing dd. 21 augustus 2024 De voorzitter opent de vergadering en heet aanwezigen welkom. Het is al enige tijd geleden dat de werkgroep bijeen is gekomen, waarbij de afspraak was dat er een evaluatie opgesteld zou worden van het werken met de doorgevoerde veranderingen. Die ligt vanavond voor. De (nieuwe) griffier heeft een aantal documenten doorgenomen, maar vraagt zich hier en daar af wat de stand van zaken is, met betrekking tot de uitvoering. Verder ziet hij geen direct verband tussen het in de stukken genoemde doel (het vergroten van het vertrouwen tussen raad en college) en veel van de acties. Daarbij is een deel van het probleem gelegen in het geformuleerde doel. Hij vraagt zich af of het doel inmiddels niet is veranderd. Verschillende leden uit de werkgroep herkennen dit. Er moet nog veel gebeuren. Toch hebben een aantal acties goed uitgepakt. Andere hebben niet gebracht wat ervan verwacht werd. Ook wordt geconstateerd dat de sfeer beter is dan enkele jaren terug, wat maakt dat het geformuleerde doel nu misschien minder urgent is. Er wordt een ronde gemaakt langs de deelnemers, waarbij wordt ingegaan op de ondernomen acties en de evaluatie daarvan.

Daarbij zijn de meningen soms verdeeld, maar worden de volgende conclusies getrokken: Aantal vergadercycli De gedachte hierachter was dat meer vergadercycli tot meer ruimte op de agenda zou leiden en de mogelijkheid zou bieden het werk meer te verdelen over de vergaderingen. De vergaderdruk lijkt echter niet afgenomen (integendeel) en er blijft sprake van grote pieken en dalen als het gaat om hoe vol de agenda staat. Besloten wordt de raad voor te stellen in het nieuwe jaar het aantal vergadercycli terug te brengen van 8 naar 7 Agendacommissie Men is het erover eens dat deze niet goed functioneert. Er wordt veel meer gedaan en besproken, dan het vaststellen van de agenda’s. Daar komt bij dat de omvang en samenstelling ertoe leidt dat deze besprekingen erg lang duren en vaak rommelig verlopen. Eén van de leden maakt de vergelijking met een volière. Besloten wordt de raad voor te stellen de samenstelling van de agendacommissie te wijzigen, waarbij: 1. Alleen de voorzitter van de raad en de commissies zitting hebben in de agendacommissie; 2. De commissie in het openbaar (tenzij) vergadert; 3. Het takenpakket sec gericht is op het opstellen van de agenda en het ondersteunen van de voorzitters. Presidium Het is nog niet helemaal duidelijk wat nu de taak is van het presidium, nu het vaststellen van de conceptagenda’s als taak bij de agendacommissie is komen liggen.

Als het gaat om het dagelijks bestuur van de raad, dan is de vraag wat dat dan precies inhoudt. Duidelijk is wel dat zaken als de werkwijze, evaluatie van vergaderingen en (klachten over) informatievoorziening in dat presidium thuishoren. Met het oog daarop is de oude frequentie van bijeenkomen prettiger. Besloten wordt de raad voor te stellen elke raadscyclus een bijeenkomst van het presidium in te plannen, tussen de commissies en de raadsvergadering (zoals voorheen).

Commissie Middelen / Auditcommissie Hier is veel verwarring over. Er is niet uitgevoerd wat is afgesproken en waar stukken wel zijn besproken in de commissie Middelen, is vooraf niet goed nagedacht over hoe om te gaan met behandeling van stukken in meerdere commissies. Dit zou gewoon moeten kunnen, als daarbij de afspraak is dat als in één van de commissies een stuk wordt doorgezet als ‘bespreekstuk voor de raad’, de raad het als bespreekpunt krijgt voorgelegd. Enkele leden voelen meer voor een auditcommissie, maar die dient een ander doel en is geen vervanging voor een commissie Middelen. Wel is er behoefte aan meer contact met de accountant. In dat verband wordt de vraag gesteld tot wanneer de huidige aanbesteding loopt. De griffier zal dit uitzoeken. (ACTIE) Besloten wordt vast te houden aan wat is afgesproken over de commissie Middelen en de agendacommissie op te dragen dit alsnog uit te voeren. De commissie Middelen bespreekt de besluiten met verregaande financiële consequenties. Ze kan flexibel worden ingezet en bespreking in twee commissies is mogelijk, als vooraf duidelijk is hoe hiermee wordt omgegaan. Commissieleden Voor wat betreft de inzet van commissieleden wordt gesproken over de mogelijkheid van 2 commissieleden per fractie, per commissie. Vooral het aspect dat daarbij nieuwe fractieleden kunnen worden opgeleid is aantrekkelijk.

Daarbij ligt het voor de hand dat er per onderwerp maar 1 woordvoerder is. Gezien echter de omvang die de commissie dan aanneemt, de verhoudingen die zich in de commissie aftekenen en de vraag of het volgens de gemeentewet wel mogelijk/wenselijk is, wordt besloten met een eventueel voorstel hierover te wachten. De griffier wordt verzocht één en ander uit te zoeken. (ACTIE) Informatieavonden en werkbezoeken Deze zijn zeer goed bevallen, al zijn ze soms slecht bezocht en zijn er ook voorbeelden van minder geslaagde bijeenkomsten (of aanbiedingen voor bijeenkomsten). Toch zou de werkgroep hier graag meer ruimte voor maken, waarbij actiever wordt gekeken naar de behoefte van de raad als het gaat om de invulling van informatieavonden en werkbezoeken. Besloten wordt de raad voor te stellen de huidige informatieavonden te behouden en deze waar mogelijk uit te breiden in 2025, evenals de mogelijkheid voor werkbezoeken. Startnotities Het belang van deze verandering wordt onderstreept door de (nieuwe) griffier. Dat het er nog niet van gekomen is, heeft onder meer te maken met het gegeven dat het moeilijk is, met het huidige instrumentarium, tot een dergelijke werkwijze te komen. Vaak is het niet helder wat er op de raad afkomt, waardoor het moeilijk is de strategische dossiers op tijd te herkennen.

Werken met een startnotitie vergt immers meer tijd voor het nadenken en formuleren van het te volgen proces. Daarvoor is een termijnagenda een noodzakelijk instrument. Besloten wordt het werken met startnotities en het opstellen van een termijnagenda als één van de eerste opdrachten mee te geven aan een nieuwe griffier en nieuwe gemeentesecretaris. De werkgroep Gezien de taken die er nog liggen, zou de werkgroep graag wat vaker bijeenkomen. Gedacht wordt aan eens per twee maanden. De griffier wordt verzocht dit in te plannen (ACTIE).

Voor wat betreft de doelstelling van de werkgroep wordt besloten te werken met drie doelen: 1. Efficiënter vergaderen en besluiten; 2. Meer in contact met de samenleving; 3. Op belangrijke dossiers wordt de raad eerder in positie gebracht.

Advies: Dit verwerken tot een raadsvoorstel. Vervolgens zo gaan werken en over een half jaar weer kijken hoe het gaat. Verordeningen aanpassen kan in een later stadium, als de raad maar een expliciet en goed gemotiveerd besluit neemt om van zijn verordening af te wijken. Ook dat kan worden meegenomen in het betreffende raadsvoorstel.