Bijlage. Handreiking burgerparticipatie inulst

Toepassen burgerparticipatie

1

2021

Blz. 3.

Inhoud

Inleiding 3. Even terug naar de visie burgerparticipatie

4.

Kaders voor burgerparticipatie 4. Doelstelling & uitgangspunten 5. Spelregels van de ombudsman 6. Wanneer en bij welk onderwerp burgerparticipatie? 8. De participatieladder

9.

Visie vertalen naar uitvoering 9. Rollen van de Gemeenteraad 10. Rollen van het College 11. Rol van de ambtenaar en rol van “derden” 12. Participatie in de toekomst

Bijlagen 1. Afwegingskader toegelicht 2. Afwegingskader schema 3. Participatietools toegelicht 4. Inhoud hoofdstuk burgerparticipatie

2

Even terug

naar de visie burgerparticipatie.. Burgerparticipatie komt in verschillende vormen en maten. Ook kun je participeren in verschillende lagen van de samenleving. In het visiedocument spraken we over wettelijke participatie, sociaal maatschappelijke participatie en participatie vanuit gemeentelijk perspectief. In deze handreiking borduren we verder op deze visie en maken we een vertaalslag naar de praktijk. Hoe gaan we deze visie uitdragen en welke uitgangspunten nemen we om burgerparticipatie succesvol in te zetten binnen de gemeente Hulst. Onze missie is om er voor te zorgen dat iedereen de mogelijkheid krijgt te participeren, waar dit mogelijk is. Dit betekent dat we moeten onderzoeken welke tools we moeten inzetten om een brede groep, maar vooral de juiste personen, te bereiken. Deze handreiking is een dynamisch document die parallel ligt aan de omgevingswet, de participatiewet en de inspraakverordening. Deze handreiking is bedoeld voor Gemeenteraad, College van B&W, medewerkers van de gemeente Hulst en inwoners van de gemeente Hulst. Dit betekent dat het een toepassingsdocument is voor Gemeenteraad en Gemeente en als informatiedocument voor inwoners gebruikt kan worden. In de gemeente Hulst hebben we niet stil gezeten als het gaat om participatie. Denk maar aan de verschillende adviesraden, zoals bijvoorbeeld de Adviesraad Sociaal Domein en Stichting Drempelvrij Hulst.

Daarnaast werkt de gemeente samen met wijk- en dorpsraden. Ook verschillende actiegroepen behoren tot onze gesprekspartners. Stichting Hulst voor Elkaar levert een grote bijdrage aan het betrekken van inwoners in onze samenleving. Zij zetten zich er met name voor in dat iedereen mee kan doen. Vanuit de gemeente is bij vele projecten bijna altijd de mogelijkheid tot participatie. Informatiebijeenkomsten maar ook bijvoorbeeld enquêtes om meningen te peilen vinden vaak plaats. Ook schriftelijk is er met grote regelmaat uitwisseling van gedachten en zienswijzen tussen gemeente en belanghebbenden.

Participatie in de toekomst Naast de verschillende manieren die al worden gebruikt om in contact te komen met inwoners, zijn er andere methoden die de gemeente in de toekomst wil gaan gebruiken. Deze nieuwe methoden kunnen het samenwerken versterken. Welke methode wordt gebruikt, kan per project worden bekeken. De dorps- en wijkraden zijn belangrijk. Samen wordt bekeken hoe zij hun netwerk van inwoners die meedoen en betrokken zijn, breder en groter kunnen maken. Tijdens de corona periode is overgestapt naar digitale informatiebijeenkomsten. Die manier gaat niet terug de kast in. Een combinatie van digitale participatie en fysieke bijeenkomsten wordt de toekomst. Reeds eerder was er een Inwonerspanel Hulst. Dat panel wordt nieuw leven ingeblazen. Tenslotte zijn er nog drie nieuwere methoden waarmee de gemeente Hulst (verder) aan de slag gaat: •

• •

De methode Right to Challenge is een vorm van uitdaging. Daarbij kunnen inwoners taken van de overheid overnemen als zij denken die beter, slimmer, goedkoper of anders te kunnen doen. De Factor-C werkwijze is een methode die er voor zorgt dat communicatie vanaf het begin onderdeel van het geheel uitmaakt. Om te bepalen of participatie bij een bepaald onderwerp goed inzetbaar is, kun je gebruik maken van een afwegingskader. Dat werkt aan hand van diverse vragen.

Op initiatief van inwoners De gemeente Hulst staat open voor initiatieven van haar inwoners. Belangrijk is dat de initiatieven een maatschappelijke waarde hebben én voldoende draagvlak. Deze burgerinitiatieven zijn van inwoners en blijven dat ook. De gemeente ondersteunt en faciliteert. Er zijn verschillende methoden die inwoners kunnen gebruiken bij hun initiatief. Ook een financiële bijdrage behoort tot de mogelijkheid.

3

Kaders stellen

Doelstelling

Wat zijn onze uitgangspunten?

Burgerparticipatie is geen doel op zich maar een middel om inwoners intensiever te betrekken bij totstandkoming en uitvoering van maatschappelijk beleid. Daarnaast is het belangrijk burgerparticipatie te stimuleren voor het behoud en verder verbeteren van de lokale leefomgeving. Het betrekken van inwoners gebeurt vanuit de visie dat het gemeentebestuur zorg draagt voor het behartigen van de belangen van de inwoners en tegelijkertijd ook zorg draagt voor het algemeen belang waar de gemeente voor staat.

vergen meer communicatie met belanghebbenden, of soms verschilt de mate van participatie. Het participatietraject voor een beleidsstuk is wezenlijk anders dan de betrokkenheid van inwoners bij de aanleg van een speelveldje. Naast deze verschillen heeft ieder project ook zijn eigen doelgroep. Afhankelijk van de doelgroep of de gesprekspartners kunnen verschillende vormen van communicatie worden ingezet.

Door samen te werken kan beter worden aangesloten bij de verschillende belangen. Inwoners betrekken leidt in beginsel tot betrokken inwoners. De kwaliteit van en het draagvlak voor gemeentelijk beleid kan hiermee verhoogd worden. Ook de relatie tussen inwoners en gemeente kan hiermee gestimuleerd worden.

Ook kan het zo zijn dat participatie helemaal niet kan worden toegepast. Dit is afhankelijk van de aard en de omgang van het project. Niet alle onderwerpen lenen zich voor burgerparticipatie. Het volledige proces op papier zetten is hierdoor niet mogelijk. Er bestaat geen blauwdruk voor burgerparticipatie omdat ieder project weer anders is. In het uitvoeringsdocument staan daarom algemene richtlijnen op basis waarvan de gemeente maatwerk gaat bieden.

Inwoners hebben vaak specifieke ideeën en kennis over hun eigen, directe leefomgeving. Door deze ideeën te combineren met de vakkennis van de gemeente, kan beter worden aangesloten bij de lokale situatie en de wensen van de inwoners.

Bereidheid en competenties van inwoners Participatie vraagt veel tijd, moeite en inspanning van de kant van alle betrokken partijen. Meedoen is nooit verplicht en de uitkomst is nooit voorspelbaar. Inwoners zullen sneller participeren bij onderwerpen die ze aanspreken.

Onze uitgangspunten; Heldere keuzes vooraf Uitgangspunt voor een juiste participatie is dat alles duidelijk moet zijn voor alle deelnemers. Duidelijkheid over het proces, de rolverdeling en de mate van betrokkenheid en consequenties van participatie. Het inzetten van duidelijke taal bij het communiceren is belangrijk. Voor de participanten is het belangrijk om vooraf het doel en het kader van het proces te kennen. Dit om duidelijk in beeld te hebben wat hun positie is en tot hoever hun invloed reikt. Flexibiliteit en maatwerk Een ander belangrijk uitgangspunt voor participatie is de flexibiliteit van het proces. Niet ieder onderwerp heeft een zelfde aanpak nodig. Sommige projecten

4

Spelregels van..

De nationale ombudsman

Kaders stellen

In het rapport ‘We gooien het de inspraak in’ van de Nationale ombudsman (2009) staat de Participatiewijzer met daarin tien spelregels voor behoorlijke burgerparticipatie. deel 1: heldere keuzen vooraf 1. De gemeente motiveert hoe ze burgers betrekt bij beleids- en besluitvorming. 2.De gemeente maakt participatie een vast onderdeel van het politieke en bestuurlijke besluitvormingstraject. 3.De gemeente gaat zeer terughoudend om met de mogelijkheid participatie te beperken vanwege het algemeen belang. Kiest de gemeente er toch voor burgerparticipatie te beperken, dan moet ze deze keuze motiveren. 4.De gemeente bepaalt, voordat het participatietraject van start gaat, welke rol de burger krijgt. 5.De gemeente zorgt voor een zorgvuldig vormgegeven participatieproces.

deel 3: informatieverstrekking 9. De gemeente informeert de burger tijdig en volledig over het onderwerp van participatie, zijn rol en de manier waarop het participatieproces vorm krijgt. 10. De gemeente informeert burgers gedurende het participatietraject regelmatig over wat er gebeurt met hun inbreng. De inbreng van burgers wordt schriftelijk vastgelegd. De gemeente informeert burgers ook over lang stilliggen, uitstel of wijziging van voornemens of plannen van de gemeente. De gemeente motiveert haar besluit waarbij ze aandacht besteedt aan de door burgers naar voren gebrachte (tegen)argumenten.

deel 2: constructieve houding 6. De gemeente is oprecht geïnteresseerd in hetgeen burgers naar voren brengen en laat dat merken in woord en daad. Van burgers mag een constructieve bijdrage worden verwacht. 7. De gemeente weegt de inbreng van burgers mee in de uiteindelijke beslissing en maakt dat zichtbaar. 8. De gemeente levert extra inspanning om alle belanghebbenden actief te betrekken, dus ook degenen die zich niet meteen in eerste instantie zelf aanmelden.

De nationale ombudsman is een onafhankelijk functionaris die klachten van burgers over onbehoorlijk overheidsoptreden behandelt. Hij wordt in Nederland benoemd door de Tweede Kamer voor een termijn van 6 jaar.

Nationale ombudsman

Reinier van Zutphen

5

1. Ruimtelijke Thema’s (Ruimtelijke Ordening, Inrichting openbare ruimte, Verkeer, natuur- en milieu etc.)

Wanneer en bij welk onderwerp… ..Is de vraag die centraal staat wanneer we kijken naar participatie vanuit gemeentelijk perspectief. Participatie kan plaatsvinden in verschillende fasen van het beleidsproces. Bij de voorbereiding, bepaling, uitvoering of evaluatie van beleid. De inbreng van de inwoner kan daardoor diverse vormen aannemen. We moeten de verwachtingen managen aan de voorzijde.

Zijn in beginsel geschikt voor burgerparticipatie in brede groepen. Veelal geldt ook de wettelijk verplichte inspraak. In ieder geval worden de Wijk- en dorpsraden betrokken 2. Thema’s in het Sociaal Domein Zijn in beginsel geschikt voor iedereen die er mee te maken kan krijgen. Afhankelijk van het specifieke onderwerp, kan een specifieke doelgroep worden vastgesteld. In ieder geval worden de Adviesraad Sociaal domein, de WMO-cliëntenraad, de Seniorenraad & stichting drempelvrij Hulst betrokken. 3. Thema’s in Kunst & Cultuur Zijn in beginsel geschikt voor participatie via belangenorganisaties en adviesraden. Maar kan ook geschikt zijn voor wie ermee te maken krijgt/heeft. 4. Thema’s in Sport & Recreatie Zijn in beginsel geschikt voor participatie via belangenorganisaties en adviesraden. Maar kan ook geschikt zijn voor wie ermee te maken krijgt/heeft.

Niet alle onderwerpen lenen zich voor een aanpak met participatie. We hebben daarom een aantal algemene richtlijnen opgesteld op basis waarvan de gemeente maatwerk biedt of dit in de toekomst gaat bieden. In algemene zin zal de gemeente burgerparticipatie toepassen in de volgende situaties. • Met het onderwerp zijn belangen van inwoners gemoeid; • Het onderwerp ligt maatschappelijk gevoelig; • Het onderwerp speelt zich af in de directe leefomgeving van inwoners; • Het onderwerp is niet (wettelijk) ‘dichtgetimmerd’, maar laat ruimte voor meerdere uitwerkingsrichtingen en creativiteit van participanten;

5. Thema’s in Sociaal maatschappelijke participatie Zijn in beginsel geschikt voor iedere inwoner die een initiatief heeft waarmee inwoners met elkaar in verbinding worden gebracht. In ieder geval wordt stichting Hulst voor Elkaar betrokken.

Bovengenoemde punten worden beoordeeld en vastgelegd in het de omgevingsanalyse bij een project. In het algemeen zijn bewoners betrokken bij zaken die hun directe leefomgeving betreffen. Als de beleidsruimte vooral bij de gemeente ligt en er nog voldoende opties zijn en het raakt inwoners direct, dan is burgerparticipatie toepasbaar.

7. Thema’s Beleid over sterk omstreden onderwerpen “Niet in mijn achtertuin” onderwerpen zoals; projecten/ontwikkelingen waarvan veel overlast valt te verwachten. Zijn in de ontwikkelingsfase niet altijd geschikt voor participatie. Zeker wanneer er eigenlijk geen participatieruimte is. Bij dergelijke dossiers is participatie wel goed mogelijk in de uitvoering en evaluatie (meedenken over randvoorwaarden of maatregelen). Inwoners die bij het onderwerp direct betrokken zijn, kunnen meedenken over de manier waarop de overlast kan worden geminimaliseerd. Zij kunnen klachten bijhouden en na een van te voren vastgesteld tijdstip deelnemen aan de evaluatie van betreffende beleidsbeslissing.

Hieronder zijn onderwerpen onderverdeeld in een aantal thema’s. Bij deze thema’s wordt gekeken in welke mate ze geschikt zijn voor burgerparticipatie.

Kaders stellen

6. Thema’s in accommodatiebeleid & gebouwenbeheer Het ligt voor de hand te onderzoeken of inwoners in de gelegenheid gesteld moeten worden om mee te praten over de aard van en investeringen in deze voorzieningen; nader af te wegen.

6

?

Inspraak vs. Burgerparticipatie Wat is nou toch het verschil?

Kaders stellen Naast deze handreiking kent de gemeente Hulst ook een inspraakverordening. In gesprekken over burgerparticipatie lijkt het soms alsof inspraak en burgerparticipatie hetzelfde betekent. Dit is echter niet het geval.

Burgerparticipatie… kan plaatsvinden tijdens het maken van plannen of beleid. Participanten kunnen meedenken of meepraten in een vroeg stadium.

Inspraak… Treed in nadat het (beleids)plan is afgerond en de democratische procedure van besluitvorming begint. Het plan of het nieuwe beleid wordt in een commissie besproken. Uiteindelijk neemt de raad een besluit. Tijdens deze democratische procedure kunnen inwoners hun mening geven. In een aantal gevallen is die inspraak zelfs wettelijk verplicht. Burgerparticipatie kan formeel niet in de plaats komen van inspraak, als de inspraak wettelijk verplicht is. Het kan uiteraard wel aanvullend worden toegepast.

7

Participeren ..

Of alleen informeren? \

De mate van invloed die participanten krijgen in een beleidsproces, kan worden afgewogen volgens de participatieladder. Het gaat hier echter niet alleen om beleidsfase waarin inwoners betrokken worden. Maar ook de verantwoordelijkheid die inwoners krijgen. Ook wel de Rol die ze spelen.

Laten doen, denken en beslissen

“De participatieladder” Een besluit hierover is van belang omdat het bepaalt in hoeverre de raad of het college de uitkomst van burgerparticipatie dient te volgen en omdat het de methode van participatie mede bepaalt. Bij ieder project en beleidstraject wordt opnieuw een keuze gemaakt voor de mate van participatie.

Besluitvorming wordt mede aan de betrokkenen gedelegeerd. Het politiek bestuur verbindt zich aan deze besluiten. Inwoners nemen zelf beslissingen binnen het kader dat de gemeenteraad stelt. De raad geeft dan gecontroleerd en onder strikte voorwaarden bevoegdheden aan een groep inwoners. Vanzelfsprekend moeten dan zaken als representativiteit (in de zin van gelegitimeerde vertegenwoordiging), verantwoording en controle, goed zijn geregeld.

Rol inwoner: medebeslisser.

denken en beslissen

Advies vragen

de deelnemers over het effect van hun inbreng. Rol inwoner: samenwerkingspartner. Het bestuur stelt de agenda samen. Deelnemers krijgen informatie over een beleidsonderwerp, overleggen daarover en komen tot een advies aan het gemeentebestuur over dat onderwerp. Deelname vergt een redelijke tijdsinvestering van inwoners; bij adviesraden zelfs een substantiële. Deelnemers nemen een duidelijke verantwoordelijkheid: ze zijn aanspreekbaar op hun advies. Raad of college kunnen weliswaar (een deel van) het advies naast zich neerleggen, maar ze dienen wel uitvoerig te beargumenteren waarom ze dat doen. Rol inwoner: adviseur.

Inbreng vragen

Het bestuur bepaalt in hoge mate de agenda voor de besluitvorming. De gemeente vraagt inwoners om hun mening, hun opvattingen over of visie op bepaalde beleidsonderwerpen. De inwonerrol is dus die van informant. De deelname is relatief kort en weinig inspannend, de verantwoordelijkheid is licht. De vrijheid van ‘de politiek’ om de resultaten te gebruiken is relatief groot. Rol inwoner: geconsulteerde.

Informatie delen

Het bestuur bepaalt zelf de agenda. Hoewel informeren ook vaak wordt genoemd als onderdeel van de participatieladder, wordt dit in deze nota niet als een vorm van participatie beschouwd. In het projectvoorstel kan de keuze hiervoor wel gemotiveerd gemaakt worden. Inwoners worden hierbij geïnformeerd over een beleidsvoornemen of een bepaalde activiteit in een beleidsfase. Rol inwoner: toehoorder. 8

Kaders stellen

Samen doen,

Inwoners nemen deel aan de planvorming. Samen met beleidsambtenaren werken ze beleidsvoorstellen uit. De rol van de deelnemende inwoners lijkt op die van beleidsambtenaar. Deelnemers investeren relatief veel tijd en nemen een duidelijke verantwoordelijkheid: ze zijn (mede-)aanspreekbaar op de geleverde voorstellen. ‘De politiek’ moet het resultaat zwaar mee laten wegen in de besluitvorming en dient veel aandacht te geven aan terugkoppeling naar

Visie Vertalen naar uitvoering.. Rollen van de Raad • Volksvertegenwoordiger; • Kadersteller; • Controleren.

Hoe vul je deze rollen van de raad in?

“De volksvertegenwoordiger van de 21 eeuw is iemand die het mandaat heeft om beslissingen te nemen of is iemand die zorgt dat het volk goed aan het woord komt. “ Beide stellingen zijn waar. De gemeenteraad is het hoogste orgaan in een gemeente. Daar vindt de gemeentelijke besluitvorming plaats. Maar de raad heeft als volksvertegenwoordiger ook de taak alle belangen mee te nemen en de belanghebbenden te betrekken bij besluitvorming. De gemeenteraad is de bewaker van het democratisch besluitvormingsproces.

“Kaders stellen is één ding maar, stel ook heldere afspraken over de rolverdeling tussen raad en college!” Wie trekt het proces? Wie is eerste woordvoerder richting burgers? Wanneer schuift wie aan?

“En worden de kaders helder aan de burger gecommuniceerd?” Misschien is het goed om de procesafspraken samen met burgers te maken? Zo krijg je sneller een echt commitment met het proces en de burgers!

“Controleren..” Het is niet alleen kijken of een plan aan de kaders voldoet, maar wordt is het participatieproces zorgvuldig uitgevoerd. Doet de uitkomst recht aan alle betrokkenen?

9

Rollen van het College • Eerste verantwoordelijke voor het toepassen van burgerparticipatie; • Verantwoordelijk voor de voorbereiding, uitvoering en evaluatie; • Verantwoordelijk voor de terugkoppeling naar de raad; • Besluitvormer over onderwerpen die zich wel of niet lenen voor burgerparticipatie.

Visie vertalen naar uitvoering “Een halfjaarlijkse evaluatie met de gemeenteraad staat op de agenda” Zoals dit is voorgesteld in het visiedocument burgerparticipatie.

“Een onderwerp is altijd over wie het gaat of over wat het gaat” Niet alle onderwerpen lenen zich voor burgerparticipatie. Dit is deels vooraf te bepalen maar ook maatwerk is hier van toepassing.

“We nemen allemaal onze verantwoordelijkheden” Als college ben je verantwoordelijk voor de toepassing van burgerparticipatie. Je zorgt ervoor dat de realiteit overeenkomt met de opgestelde “regels”. Een goede voorbereiding is het halve werk. Worden gemaakte afspraken voldoende nageleefd?

10

Visie vertalen naar uitvoering

Rol van de ambtenaar

Rol van “derden”

• uitvoering

“Begin een groot, “Burgerparticipatie in theorie en praktijk betekent ..”

Dwaas project, Het maakt niet uit

Dat je als ambtenaar ervoor zorgt dat de afweging voor burgerparticipatie standaard geïmplementeerd wordt in (nieuwe) projecten. De opgeschreven theorie moet nu in de praktijk uitgevoerd worden. Soms zal het een uitdaging zijn en soms zal het vanzelf gaan. Gebruikmaken van de participatietools geeft een fundament waarop verder gebouwd kan worden met maatwerk.

Wat anderen van je denken!” (Mevlana Celaleddin-i Rumi 13e eeuw)

“Alleen ben je sneller.. Maar samen kom je verder!”

11

Participatie

Visie vertalen naar uitvoering in de toekomst

Wettelijke participatie Omgevingswet Voor de omgevingswet is de gemeente verplicht een participatiebeleid te ontwikkelen. De gemeente Hulst verdeelt dit beleid in twee onderdelen; • •

Burgerparticipatie bij projecten vanuit gemeentelijk perspectief en Burgerparticipatie bij initiatieven en vergunningsaanvragen inwoners.

van

Voor de toepassing van burgerparticipatie bij projecten vanuit de Gemeente wordt gebruik gemaakt van deze handreiking. Voor het onderdeel burgerparticipatie bij initiatieven van inwoners wordt een extensie bij dit document ontwikkeld. Deze extensie wordt apart aangeboden aan de gemeenteraad en bevat kaders die passen bij initiatieven en vergunningen die de gemeente kan verwachten vanuit haar inwoners. Deze twee losse beschrijvingen voor het toepassen van burgerparticipatie vormen straks het participatiebeleid voor projecten die vallen onder de omgevingswet.

Participatiewet Vaak zijn mensen die in aanraking komen met de participatiewet in te delen in drie groepen. Cliënten die relatief makkelijk aan een baan kunnen komen en waarvoor actief werk wordt gezocht. Cliënten die (tijdelijk) wat verder van de arbeidsmarkt af staan en die aan de slag kunnen via het uitzendbureau of bij Dethon. en cliënten die (tijdelijk) niet in staat zijn om te werken. Voor de laatste groep kan het met name belangrijk zijn dat zij in contact (blijven) komen met de samenleving. Hiervoor kan een goede connectie tussen de Stichting Hulst voor Elkaar en de consulenten van de Gemeente uitkomsten bieden. Stichting Hulst voor Elkaar is gespecialiseerd in het opzetten van activiteiten, groepen, samenkomsten. Ook beheren zij het vrijwilligersbestand van onze gemeente. Het verbinden van onze cliënten aan bepaalde activiteiten als bijvoorbeeld vrijwilliger is goed voor de doorontwikkeling en zorgt ervoor dat de stap met het meedraaien in de samenleving, al dan niet op werkgebied of voor de sociale cohesie niet nog groter wordt. Door in te toekomst te gaan werken aan deze interne verbinding tussen de gemeente en Hulst voor Elkaar hopen we op termijn alle cliënten van een passende plaats te voorzien.

12

Sociaal Maatschappelijke participatie Wijk- en dorpsraden In gesprek met wijk- en dorpsraden wordt gekeken naar wat hun visie en doelen zijn. Waar staan zij voor, waar willen ze de komende periode aan werken, waar willen ze aan mee doen als het gaat om maatschappelijke doelen? Het gaat hier om maatwerk per wijk of dorp. Met de wijk- en dorpsraden worden afspraken gemaakt over de mate van participatie wanneer het om projecten binnen sociale maatschappelijke participatie gaat. Denk hierbij aan burgerinitiatieven, bedrijfsinitiatieven of initiatieven vanuit de Gemeente of vanuit Hulst voor Elkaar. Heeft een wijk- of dorpsraad de ambitie zich aan te sluiten bij een actueel thema, dan zullen zij actief betrokken worden bij de uitvoering hiervan. Heeft een wijkof dorpsraad deze ambities niet, zullen zij enkel geïnformeerd worden. Besluit een wijk- of dorpsraad zich enkel te willen richten op participatie vanuit gemeentelijk perspectief, kan dit ertoe leiden dat burgerinitiatieven of geplande activiteiten buiten om de wijk- of dorpsraad wordt uitgewerkt. Een wijk- of dorpsraad wordt wel geïnformeerd maar staat als het ware aan de zijlijn.

Voor een groot deel wordt dit al gedaan door Hulst voor elkaar. Zij helpen bepaalde initiatieven opstarten waarna deze door bewoners zelf verder wordt voortgezet. Op deze al gebruikt werkwijze willen we breder inzetten. Initiatieven zonder rechtspersoon Om er voor de zorgen dat initiatieven ook zonder tussenkomst van een rechtspersoon uitgevoerd kunnen worden, geven we Hulst voor Elkaar de opdracht initiatiefnemers te ondersteunen bij het doen van benodigde subsidie aanvragen. De gemeente ondersteunt en faciliteert waar nodig. Wanneer het gaat om het realiseren van objecten in de openbare ruimte is en blijft de gemeente eigenaar en verantwoordelijk. Wijken en dorpen zonder wijk- of dorpsraad Voor de wijken en dorpen waar geen wijk- of dorpsraad aanwezig is, zal de gemeente – wanneer hier behoefte aan is – zorgen voor contactmogelijkheden d.m.v. bijvoorbeeld inloopavonden en spreekuren in de wijk of het dorp. Bewoners kunnen te allen tijde rechtstreeks contact opnemen met de gemeente.

Inzetten op informele bijeenkomsten / activiteiten Uit ervaring blijkt dat het ontstaan van ideeën vaak op de meeste onverwachte momenten gebeurt en veelal in informele sfeer. Bijvoorbeeld op buurtfeesten of andere georganiseerde activiteiten in een wijk of dorp. Hier willen we in samenwerking met Hulst voor Elkaar en de betrokken wijk- en dorpsraden verder op borduren door het strategisch inzetten van bepaalde key bewoners of eigen medewerkers. Op deze manier kan tijdens deze bijeenkomsten ook andere nuttige informatie opgehaald worden over de behoeften van inwoners, of problemen die anders niet gedetecteerd worden. De informatie die opgehaald wordt, wordt vertaald naar concrete acties bijvoorbeeld; • (extra) activiteiten organiseren voor bepaalde behoeften • Aanpassingen in de leefomgeving • Opstarten en ondersteunen van kerngroepen die aan de slag gaan met initiatieven

13

Participatie vanuit gemeentelijk perspectief Afweging burgerparticipatie Per onderwerp/project wordt door het projectteam beslist of en zo ja welke ruimte er wordt geboden voor burgerparticipatie. Deze afweging wordt gemaakt middels het afwegingskader. Een uitgebreide uitleg van het afwegingskader is terug te vinden in de bijlage. Voor het betrekken van inwoners kunnen verschillende participatietools worden ingezet. Deze uitgewerkte participatietools zijn terug te vinden in de bijlage. Welke participatietool het meeste geschikt is voor het betrekken van burgers is per project en doelgroep verschillend.

Gezien de verschillende doelgroepen waar onze gemeenschap uit bestaat is het van belang ook vast te stellen wie je gaat betrekken en hoe (vraag 6). Ook is belangrijk om vooraf de duur van de participatie vast te stellen om zo heldere verwachtingen te scheppen (vraag 7).

Medewerkers van de gemeente Hulst, welke in enige opzicht te maken hebben met burgerparticipatie binnen een project zullen een uitgebreide uitleg krijgen over de participatietools. Het is de taak van de medewerker Leefbaarheid om te monitoren of het inzetten van burgerparticipatie gewaarborgd wordt in een project. Wanneer blijkt dat dit misgaat, kan worden bijgestuurd. Voor het gebruik van de tools wordt een handleiding gemaakt met de uitgewerkte tools hierin verwerkt.

Stap 2: Omgevingsanalyse Als vast is gesteld dat burgerparticipatie kan en moet plaatsvinden bij een project wordt de omgeving in beeld gebracht met daarin de belangrijke aspecten van de belangen, invloed, houding en het beoogde onderwerp/eindresultaat.

Het afwegingskader toepassen en verwerken in projectvoorstellen Hoe het afwegingskader en de participatietools te verwerken in projectplannen wordt in het stappenplan hieronder duidelijk gemaakt; Stap 1: Toepassen afwegingskader Met behulp van het afwegingskader wordt afgewogen of het onderwerp zich leent voor burgerparticipatie (vraag 1). Na het beantwoorden van vraag 1 wordt verkend of aan de noodzakelijke randvoorwaarden is voldaan. Denk hierbij aan vragen over tijdsplanning, of er voldoende draagvlak is, is er voldoende (ambtelijke)capaciteit? Wanneer niet in voldoende mate aan elk van deze randvoorwaarden is voldaan, verdient het aanbeveling om van burgerparticipatie af te zien. Wanneer blijkt dat het onderwerp zich leent voor burgerparticipatie en aan de randvoorwaarden kan worden voldaan is het van belang vast te stellen wat het doel is van de participatie (vraag 3), in welk stadium het ingezet gaat worden (vraag 4) en welke rollen en verantwoordelijkheden de deelnemers krijgen (vraag 5)

Wanneer deze vragen helder zijn beantwoord is het tijd om vast te stellen op welke manier deelnemers betrokken worden. Hiervoor kunnen de verschillende participatietools ingezet worden. (vraag 8).

Stap 3: participatie hoofdstuk in bestuursopdracht In het advies naar het college wordt een paragraaf over burgerparticipatie toegevoegd. Er wordt beschreven of een project/onderwerp zich leent voor burgerparticipatie. Wanneer dit het geval is, wordt ook in het hoofdstuk aangegeven welke vorm van participatie wordt toegepast. Het is belangrijk om aan te geven in de opdracht of er mogelijk aanvullend op het participatietraject ook nog inspraak moet worden toegepast, dan wel of met dat laatste kan worden volstaan. In bijlage 4 is een uitgebreide test terug te vinden over de informatie die gewenst is in deze paragraaf. Stap 4: bekendmaking van de participatiemogelijkheden Nadat het voorstel met daarin het participatie hoofdstuk is vastgesteld, wordt bekendgemaakt aan de belanghebbenden en mogelijk geïnteresseerden wat het niveau of de verschillende niveaus van participeren wordt bij een project. Ook wordt duidelijk vooraf gecommuniceerd wat er wel of niet ter discussie staat, de kring van participanten en wie er voor de gemeente als aanspreekpunt optreedt. In een publicatie wordt aangegeven dat eventuele andere geïnteresseerden zich binnen twee weken kunnen melden, waarbij in overleg wordt bepaald of deelname aan het participatieproces mogelijk is. Bij verschil van opvatting wordt door het college beslist.

Visie vertalen naar uitvoering 14

“Verwachtingsmanagement Een transparante basis”

Stap 5: Uitwerking van participatie in een communicatieplan Na vaststelling van het voorstel wordt het participatie hoofdstuk uitgewerkt in een concreet communicatieplan. Het communicatieplan is het werkplan voor de beleidsadviseur/projectleider en de communicatieadviseur voor het betreffende participatietraject. Stap 6: uitvoering participatietraject. In overeenstemming met de participatieparagraaf en het communicatieplan wordt het proces gestart. De inbreng van inwoners gedurende het traject wordt schriftelijk vastgelegd en expliciet verwerkt en afgewogen. Na besluitvorming wordt het besluit gemotiveerd teruggekoppeld aan degenen die aan het participatieproces hebben deelgenomen en via publicatie aan een ieder.

“Een uitgebreide uitleg van het afwegingskader is toegevoegd in de bijlage ”

Bijlagen 1. Afwegingskader toegelicht 2. Afwegingskader schema 3. Participatietools toegelicht 4. Inhoud hoofdstuk burgerparticipatie

15