Bijlage 9: Concept zienswijze

RUD Zeeland t.a.v. de secretaris Dagelijks Bestuur De heer W.A.J. Jochems Postbus 35 AA TERNEUZEN Uw kenmerk

Zaaknummer

Bijlage(n)

2025-000040

735009

-

Behandeld door

Datum

Martijn Eggermont

13 mei 2025

Onderwerp

Verzenddatum

Zienswijze overdracht VTH archieftaken

13 mei 2025

Geachte heer Jochems, Met uw brief van 16 april 2025 heeft u het voorstel Overdracht VTH Archieftaken toegezonden. U heeft de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld om voor 25 juli 2025 een zienswijze in te dienen. Zienswijze De gemeenteraad heeft op 3 juli 2025 besloten om een zienswijze in te dienen tegen het voorstel voor overdracht VTH Archieftaken. Dit omdat de financiële consequenties wellicht voorkomen kunnen worden in verband met niet onderzochte synergievoordelen. De gemeenteraad snapt de nut en noodzaak van het beleggen van VTH Archieftaken bij de RUD. Er zijn echter keuzes gemaakt in het voorstel, die leiden tot onduidelijkheid. Hieronder lichten wij dit verder toe. Het voorstel bedraagt de volgende onderdelen:  Het Zeeuws e-Depot aanwijzen als archiefbewaarplaats voor de digitale RUD/VTH-dossiers.  De rol van archivaris voor alle colleges bij het Zeeuws Archief te beleggen.  De RUD volledig mandateren voor de uitvoering van de archieftaken zoals vernietiging, overbrenging en conversie/migratie/emulatie. Afdeling: Wonen & Werken

Bezoekadres:

Voor uitvoering van deze taken, moet extra personeel bij de RUD Zeeland in dienst komen. Daarnaast moeten er kosten gemaakt worden voor een aansluiting bij het Zeeuws Archief e-Depot en voor ondersteuning van de archivaris Zeeuws Archief.

Postadres:

De intentie om de mandatering van de archieftaken naar de RUD-Zeeland te brengen, is niet onlogisch. De RUD-Zeeland is inhoudelijk beter van de dossiers op de hoogte dan de deelnemers. Door de taken uit te laten voeren door de RUD zijn er de minste overdrachtsmomenten en wordt informatie direct aan de bron dusdanig verrijkt dat archiveren de minste moeite kost.

Grote Markt 24 4561 EB Hulst Telefoon 14 0114 Vanuit buitenland +31 114 389000 Telefax +31 114 314627 WhatsApp +31 6 13323399 Grote Markt 21 4561 EA Hulst Postbus 49 4560 AA Hulst Website www.gemeentehulst.nl

Bankgegevens:

IBAN NL 21 BNGH0285044370 BIC BNGHNL2G BTW Nummer NL8109.88.707.B.01 KvK Nummer 20165080

Pagina 1 van 2

Het is ons echter onduidelijk waarom de archivering van VTH-dossiers geen onderdeel uitmaakt van de PIOFAC-taken waarover een dienstverleningsovereenkomst met de Provincie Zeeland is aangegaan. De dienstverlening die de Provincie Zeeland levert, gaat over bedrijfsvoeringstaken op gebied van Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën, Administratie en Communicatie (PIOFAC). Naar onze mening valt archivering onder Informatie(voorziening) en moet het daardoor onderdeel uitmaken de dienstverleningsovereenkomst met betrekking tot PIOFAC-taken. De Provincie Zeeland heeft daarnaast ervaring met archiveren én is reeds aangesloten bij het Zeeuws Archief als archiefbewaarplaats. We zijn dan ook van mening dat deze optie met haar synergievoordelen verder moet worden onderzocht alvorens een besluit te kunnen nemen over de wijze van archiveren van VTH-dossiers. Daarnaast vragen wij ons af of het noodzakelijk is om structureel 3 fte in dienst te nemen voor uitvoering van de archieftaken. In het voorstel is dit onvoldoende onderbouwd. Als de synergievoordelen door het onderbrengen van de taken in de PIOFAC overeenkomst verder worden onderzocht, blijkt dit wellicht ook niet noodzakelijk. Anderzijds is er wellicht tijdelijk extra personeel nodig in verband met het maken van een inhaalslag, maar niet of minder structureel. Verder is er geen begrotingswijziging toegevoegd aan het voorstel.

Onduidelijk is of de financiële consequenties in een aparte begrotingswijziging zouden worden ondergebracht. Heeft u nog vragen? Neem contact op via het algemene telefoonnummer of e-mailadres van de gemeente Hulst. Ons telefoonnummer is 14 0114 of +31 114 38 90 00 (internationaal). Ons e-mailadres is info@gemeentehulst.nl. Vermeld bij contact het zaaknummer. Dat staat bovenaan deze brief.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van de gemeente Hulst, De secretaris, De burgemeester,

Pagina 2 van 2