Bijlage 4 Toelichting voorgestelde aanpasingen 2023

(Bijlage bij de conceptstatuten 2023 en de brief aan de partnerbesturen) Toelichting bij het ontwerp van statutenwijziging dd. 26-6-2023 AANLEIDING voor de statutenwijziging 2023 -

Opmerkingen van de provincie Oost-Vlaanderen bij de statuten van 2021

-

Verfijningen en actualisaties ifv vd organisatiewerking van de EGTS en haar organen

OPDRACHT van advocatenkantoor Truyens Advocaten -

Juridische check van de vigerende (EU) en nationale wetgevingen (toepasselijk recht voor de EGTS)

-

Eenduidige woordkeuze (uniform maken van de terminologie)

-

Voorstellen doen voor optimalisering van de werking vd organen (Linieraad, Dagelijks Bestuur), vertegenwoordiging van de leden, aanwezigheidsquorum, stemquorum, …

-

De voorstellen tot aanpassing mogen de huidige vlotte werking vd EGTS niet in het gedrang brengen

De Linieraad van 20 juni heeft de voorstellen tot aanpassing van de statuten en het advies van Truyens Advocaten besproken en formuleerde zelf nog twee nieuwe aanpassingen. Het betreft het onderzoek naar het verlenen van een volmacht voor bestuurders in de Linieraad en het verlengen van het bestuursmandaat van voorzitter en ondervoorzitter van 2 naar 4 jaar. Daarop formuleerde het Dagelijks bestuur van 26 juni opmerkingen en stelde de conceptstatuten vast (zie bijlage)

TOELICHTING BIJ DE VOORGESTELDE AANPASSINGEN (versie 26 juni) 1.

Aanpassingen woordkeuze en toepasselijk recht

(alle artikels) -

Deelnemer > leden

-

Projectmanager > directeur

-

Afgevaardigde > vertegenwoordiger

(o.a. art. 1, 8)

2.

-

Verordening (EG) nr. 1082/2006 blijft van toepassing (EGTS Linieland is opgericht in 2011 en derhalve niet verplicht gevat door de EU Verordening van 2016)

-

Toevoeging van Toepasselijk (EU + nationale) recht voor de uitvoering van de begroting

Werking van de Linieraad en wijze van besluitvorming

(art. 10, 11, 12) -

Samenroeping op verzoek leden DB of 2 leden

-

Oproeping minstens 15 kalenderdagen

-

Begroting en jaarrekening minstens 21 kalenderdagen

-

Stemrecht enkel voor effectieve leden of plaatsvervangers

-

Mogelijkheid om digitaal te vergaderen

-

Uitbrengen van de schriftelijke stem (volwaardige vergadering)

-

Volstrekte meerderheid noodzakelijk

-

2de oproeping na 15 dagen: beslissing zonder aanwezigheidsquorum

-

Volmacht: geen mogelijkheid voorzien om volmacht te geven bij afwezigheid van de effectieve bestuurder of zijn vervanger (*)

3.

Aansprakelijkheid

(art. 16) -

De leden en hun afgevaardigden zijn niet persoonlijk en niet hoofdelijk gebonden

4.

Duur van het mandaat voorzitter, ondervoorzitter

(art. 17) -

De duur verlengen van 2 naar 4 jaar

5.

Controle op de jaarrekening

(art. 22) - de aanwijzing van een externe onafhankelijke auditor 6. Ontbinding, wijziging van de statuten (art. 26, 27, 28) -

Unanieme goedkeuring door de leden

-

Goedkeuring door de lidstaten

(*) standpunt Dagelijks Bestuur dd. 26-6-2023 m.b.t. het verlenen van een volmacht en dit opnemen in de statutenwijziging Standpunt DB Het DB is van oordeel dat er geen clausule ivm het verlenen van een volmacht moet opgenomen in de statuten. De Linieraad is samengesteld uit bestuurders met een belangrijk politiek mandaat. Het verlenen van een volmacht kan het politieke gewicht van de Linieraad aantasten zoals hier verder toegelicht: -

Het verlenen van een volmacht kan het bestuurlijk draagvlak voor de EGTS verzwakken (bestuurders kunnen gemakshalve iemand anders aanduiden in hun plaats) o Het bestuurlijk evenwicht in de Linieraad kan verstoord geraken. Het niveau waarop gevolmachtigden (bvb ambtenaren of een ander politicus of …) opereren kan

o

o o

-

verschillend zijn van de effectieve bestuurders die burgemeester, gedeputeerde of voorzitter zijn Schriftelijke stem: Effectieve bestuurders en hun vervanger hebben nu al de gelegenheid om schriftelijke hun stem uit te brengen waardoor de afwezigheid kan worden opgevangen (voorzien in de voorgestelde aanpassingen). Een andere bestuurder/hoge ambtenaar kan wel deelnemen aan de Linieraadvergadering maar heeft geen stemrecht. Het stemrecht kan enkel worden uitgeoefend door de effectieve bestuurder of zijn plaatsvervanger via fysieke of digitale deelname aan de Linieraad dan wel via de schriftelijke reactie (stem) op de agendapunten Hoge ambtenaren zijn reeds vertegenwoordigd in het Technisch Comité dat ongeveer drie weken voor de Linieraad vergadert Het behalen van het vereiste aanwezigheidsquorum en/of stemquorum kan grotendeels opgevangen via de werkwijze van de schriftlelijke stem

Alvorens de invoering van de volmacht op te nemen in de statuten moet eerst blijken of de maatregel van de schriftelijke stem effectief is (evaluatietraject)