Bijlage 2: Controleprotocol gemeente Hulst 2023 - 2026

Controleprotocol voor de Accountantscontrole op de jaarrekening 2023-2026 van de gemeente Hulst

Vastgesteld door het College: Vastgesteld door de raad:

18 - 11 - 2025 18 – 12 - 2025

Inhoudsopgave

Inhoud 1. Inleiding..................................................................................................................................3 1.1 Algemeen..........................................................................................................................3 1.2 Doelstelling.......................................................................................................................3 1.3 Wettelijk kader..................................................................................................................3 2. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringstolerantie.............................................................4 2.1. Goedkeuringstolerantie....................................................................................................4 2.2. Rapporteringstolerantie....................................................................................................5 3. Rapportering............................................................................................................................5 3.1.

Interim – controle.............................................................................................................5 3.2 Accountantsverslag...........................................................................................................5 3.3 Controleverklaring............................................................................................................5 Bijlagen:......................................................................................................................................6

Gemeente Hulst Controleprotocol

2

1. Inleiding 1.1 Algemeen In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. Deze verordening is geactualiseerd en is door de raad op 21 december 2023 vastgesteld. In het verlengde van deze controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. In dit protocol wordt door de raad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmee tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hulst. Het controleprotocol wordt geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Zo is er een wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Als gevolg van de wijziging geldt voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf begrotingsjaar 2025 een nieuwe gemaximeerde verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden samen van ten hoogste 2% op basis van de totale lasten (exclusief dotaties aan reserves). Met ingang van 2023 werd de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders voor de rechtmatigheid benadrukt, doordat het college een verantwoording van rechtmatigheid moet opnemen in de jaarrekening in plaats van de accountant.

Het jaarlijks vaststellen van het (geactualiseerde) normenkader blijft een taak van de raad. Object van controle is de jaarrekening van het betreffende boekjaar, inclusief Single information Single audit (Sisa) bijlage. 1.2 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende norminstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties, alsmede de verantwoordings- en rapportagegrenzen (in het kader van het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording) voor de controle van de jaarrekening 2023 en volgende jaren van de gemeente Hulst. Actualisatie zal plaatsvinden indien nodig. Jaarlijkse vaststelling door de gemeenteraad is niet nodig. De gemeenteraad dient via het vaststellen van dit controleprotocol te (her)bevestigen:  de te hanteren goedkeuringstoleranties ten behoeve van de accountantscontrole;  de rapportagegrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de paragraaf bedrijfsvoering;  de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college.

1.3 Wettelijk kader De gemeentewet (GW), artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Bij besluit van 11 november 2021 heeft uw raad aan Deloitte Accountants opdracht verstrekt de accountantscontrole voor de jaarrekening 2021, 2022 en optioneel 2023 uit te voeren. Voor 2023 is deze optie gelicht door het College. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole is het gewenst een aantal zaken te regelen.

Gemeente Hulst Controleprotocol

3

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Met dit protocol stelt de gemeenteraad het kader vast dat voortvloeit uit de wet- en regelgeving die van toepassing is voor het verslagjaar 2023.

2. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringstolerantie De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyses, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Naaste deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren. De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van deze kwalitatieve beoordeling. 2.1. Goedkeuringstolerantie De definitie van de goedkeuringstolerantie is: “De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed”.

De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelvorming en bepaalt de strekking van de af te geven controleverklaring. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring. De minimumeisen zijn en deze komen overeen met het wettelijk minimum en zijn overeenkomstig voorgaande jaren en in overeenstemming met de vastgelegde afspraken met de accountant. Goedkeuringstoleran Goedkeurend Beperking Oordeelonthoudi Afkeurend tie ng t.a.v. getrouwheid Fouten in de jaar<= 1% > 1% <= 3% >3% rekening (% lasten) Onzekerheden in de <= 3% > 3% <= > 10% controle (% lasten) 10% Wij stellen u voor deze uitgangspunten te hanteren op basis van de begroting inclusief begrotingswijzigingen betreffende het lopende dienstjaar.

Gemeente Hulst Controleprotocol

4

Ten aanzien van de rechtmatigheid heeft de gemeenteraad in de Financiële Verordening gemeente Hulst 2025 in artikel 8 lid 1 bepaald dat, voor het college, de verantwoordingsgrens 2% is voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk. 2.2. Rapporteringstolerantie Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: “De rapporteringstolerantie is het vastgestelde bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden altijd opneemt in het verslag van bevindingen, zoals genoemd in artikel 213, lid 2, Gemeentewet”. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controle werkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringstolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld, met inachtneming van bovengenoemde minimumeisen. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Wij stellen u voor, gelet op de omvang van de gemeente Hulst en de ervaringen tijdens voorgaande jaren, als rapporteringstolerantie € 50.000,- te hanteren.

Voor het college is, in artikel 8 lid 2 van de Financiële Verordening Gemeente Hulst 2023 vastgelegd dat, afwijkingen van € 50.000,- of meer, in de paragraaf bedrijfsvoering moeten worden toegelicht. 3. Rapportering Gedurende het jaar zal het college aandacht dienen te schenken aan de rechtmatigheidsvraagstukken en hierover rapporteren. Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant. De opvolging van bevindingen van interne- en externe controle waaronder rechtmatigheidsonderzoeken is een belangrijk onderdeel van de verbetercyclus. Hierna wordt in het kort toegelicht wat dit inhoudt. 3.1. Interim – controle In week 48 en 49 van het jaar 2023 is door de accountant een interim controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht, de managementletter. 3.2 Accountantsverslag Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een accountantsverslag (verslag van bevindingen) uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en verantwoording daarover waarborgen. Het accountantsverslag wordt met de Commissie Middelen besproken.

3.3 Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid

Gemeente Hulst Controleprotocol

5

als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Bijlagen: 1. Communicatie en overleg;

Gemeente Hulst Controleprotocol

6

Bijlage 1: Communicatie en overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. In het kader van bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn:

Communicatie Commissie Middelen

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad Portefeuillehouder Financiën Controller / Afdelingshoofd Bedrijfsvoering en overige betreffende financieel management

Aantal per jaar Minima al 2 x per jaar Pm

Minima al 3 x per jaar

Toelichting Pre-auditgesprek, bespreking jaarrekeningcontrole en bespreking van het verslag van bevindingen en het accountantsverslag Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad Bespreking bevindingen interim-controle en bevindingen jaarrekeningcontrole Er zijn drie natuurlijke momenten: 1. Afstemmen nadere invulling van de controleopdracht / aandachtspunten voor de controle; 2. Bespreking bevindingen interim controle/ managementletter; 3. Bespreking bevindingen jaarrekeningcontrole / accountantsverslag. Verder wordt er naar behoefte gekozen voor tussentijdse overleggen.

Gemeente Hulst Controleprotocol

8