Bijlage 2: Concept AB voorstel Overdracht archief VTH dossiers

Voorstel AB Overdracht VTH archieftaken Zaaknummer: 2025-000040 Portefeuillehouder MT: hoofd staf

Terneuzen, 8 september 2025 Opsteller: hoofd staf

Aan het algemeen bestuur van RUD Zeeland,

1. Gevraagd besluit a. Kennis te nemen van het advies b. De voorgestelde 4 acties te onderschrijven en aan de eigen colleges verzoeken om: • Het Zeeuws e-depot aan te wijzen als archiefbewaarplaats voor digitale RUD VTH dossiers. • De rol van archivaris voor alle colleges bij het Zeeuws Archief te beleggen. • De RUD volledig te mandateren voor de uitvoering van de archieftaken. • De (vrijvallende) middelen inzetten ter dekking van de kosten. De colleges (B&W en GS) zijn verantwoordelijk voor de archivering en het beheer van de VTHdossiers die bij de RUD Zeeland gevormd worden, omdat deze taken niet zijn gemandateerd. Vanaf de start van de RUD Zeeland in 2014 zijn die VTH-dossiers niet op een duurzaam toegankelijke manier door de deelnemers gearchiveerd. Naar aanleiding van het onderzoek van het Zeeuws Archief in oktober 2020 over de informatiehuishouding bij de RUD zijn meerdere werkgroepen gestart om de archivering van de VTH dossiers beter te organiseren. De huidige werkgroep VTH archief heeft een advies opgesteld. Het advies is begin februari 2025 door de informatiedeskundigen van alle deelnemers ondersteund. Aangezien het advies is om de taken bij de RUD te beleggen, met de daarbij horende middelen, kan op efficiënte en uniforme wijze de archivering van de afgeronde VTH dossiers vorm krijgen. De adviesbrief is als bijlage 1 toegevoegd.

Voor de volledige transparantie is het rapport van het Zeeuws Archief bijgevoegd (Bijlage 2) Bijlage 3 bevat het memo Uitwerking voor beschikbaarheidsstelling. Bijlage 4 bevat het memo Steekproef. Hierin staan de resultaten van het onderzoek naar het huidige staat van de VTH-dossiers zoals die bij de RUD in het VTH zaaksysteem (Rx.Mission) zitten. Bijlage 5 zijn de verschillende juridische keuzes die voor hebben gelegen voor de mandatering.

2. Effect van dit besluit Met de overdracht van de taken wordt een start gemaakt in het voldoen aan de verplichtingen van de Archiefwet ten aanzien van de RUD/VTH-dossiers. Deze verplichting ligt nog bij de deelnemers, maar door deze taken te mandateren kan de RUD die op uniforme wijze en efficiënt uitvoeren voor alle deelnemers. De overdracht van deze taken kan niet zonder middelen. De incidentele en structurele kosten, zoals opgenomen in dit voorstel bij punt 5d, zijn gebaseerd op de informatie van de werkgroep.

1

3. Argumenten of Overwegingen Het vervullen van de verplichtingen uit de Archiefwet is voor de VTH-dossiers nog niet goed ingericht. Daarmee wordt een risico gelopen. Het inspectierapport informatiehuishouding van het Zeeuws Archief gaf dat al aan. Nu ligt er een gedragen advies om tot een goede werkwijze te komen, zodat de verplichtingen in de toekomst wel worden nagekomen. Dit advies is opgezet door informatiedeskundigen van alle deelnemers en in nauwe samenspraak met het Zeeuws Archief. Door de taken uit te laten voeren door de RUD zijn er de minste overdrachtsmomenten en wordt informatie direct aan de bron dusdanig verrijkt dat archiveren de minste moeite kost. Als iedere deelnemer individueel de taken op zich neemt en gaat uitvoeren ontstaat geen uniforme werkwijze, wat de verwerking van informatie en dossiers bij de RUD verwarrend kan maken. De werkgroep leden zijn informatiedeskundigen en zij geven aan dat de werkzaamheden centraal beleggen efficiënter is. De berekende capaciteit van 3 fte zou bij gelijke verdeling per deelnemer uitkomen op 1 dag per week per deelnemer (3 fte / 14 deelnemers = 0,21 fte). Het uitvoeren van de archieftaken is een nieuwe taak voor de RUD en hiervoor moeten mensen geworven of opgeleid worden.

Na overdracht naar de archiefbewaarplaats (het Zeeuws Archief) kunnen de deelnemers daar zelf hun dossiers inzien en zijn ze niet afhankelijk van RUD Zeeland. De volledig adviesbrief is als bijlage toegevoegd evenals andere onderliggende documenten.

4. Uitvoering en communicatie a. Aanpak Na positieve besluitvorming werven/opleiden van medewerkers voor de genoemde werkzaamheden. Dienstverleningsovereenkomsten en mandaten aanpassen of een addenda opmaken voor de archieftaken. b. Planning Besluitvorming en voorbereiding in 2025, start nieuwe werkwijze 2026. 17 april 2025 Deelnemersoverleg week 16 t/m 28 zienswijze procedure 12 mei 2025 Algemeen bestuur (informerend) 18 augustus 2025 Dagelijks bestuur na zienswijze procedure 8 september 2025 Algemeen bestuur besluitvormend c. Communicatie Deze werkwijze is breed voorbereid. Informatiebeheerders en VTH-accounthouders zijn er reeds bij betrokken voordat er besluitvorming plaats vindt. De wijziging in mandaat wordt op de daartoe geëigende wijze gepubliceerd. d. Interne communicatie (deze tekst wordt opgenomen in de terugkoppeling naar de collega’s). De wijziging in mandaat en daardoor in werkwijze wordt middels interne nieuwsbrief en inloopcafé toegelicht. Veranderingen in werkwijzen worden door het team ‘informatie’ met medewerkers direct toegelicht/uitgelegd.. e. Route en planning verdere besluitvorming: OR, Deelnemersoverleg, begeleidingscommissie, DB, AB

5. Risico’s, kosten, baten en dekking (restant budget) a. Risico’s: (kosten-baten), niet gehonoreerd wat dan + risico’s besluit Niet voldoen aan Archiefplicht kan leiden tot niet (snel) kunnen raadplegen van documenten.

2

Bij milieucalamiteit, rechtszaken en Woo-verzoeken kan dit leiden tot extra werk en schade. Imago/bestuurlijke schade en onnodige financiële kosten. b. Organisatorisch (wat betekent dit voor de organisatie) RUD Zeeland gaat een nieuwe expertise toevoegen aan het VTH-werkterrein. c. Juridisch Het mandaat wordt uitgebreid. d. Financiën De extra kosten worden door de deelnemers ingebracht. VTH Archieftaken structurele kosten

adviseur informatiebeheer medewerker kwaliteit medewerkers informatiebeheer totaal salaris kosten jaarlijkse kosten aansluiting Zeeuws Archief e-Depot ondersteuning archivaris Zeeuws Archief toeslag PIOFAC structurele kosten

omvang in fte

schaal

0,5 0,5 2

10 8 7

Incidentele kosten opleiding/wervingskosten

bedrag

98.000 80.000 70.500

49.000 40.000 141.000 230.000 86.561 16.800 81.332 414.693

20.000

% generiek

kosten VTH Archief

Zeeland

5,89 6,26 5,81 2,69 2,37 2,89 4,98 7,41 7,63 9,71 3,43 2,31 2,98 35,63

24.425 25.960 24.094 11.155 9.828 11.985 20.652 30.729 31.641 40.267 14.224 9.579 12.358 147.755

Eindtotaal

100

414.693

Deelnemer (bedragen in €) Borsele Goes Hulst Kapelle Middelburg Noord-Beveland Reimerswaal Schouwen-Duiveland Sluis Terneuzen Tholen Veere Vlissingen

e. Indicatie urenbesteding De extra kosten structureel worden op 3 fte geschat door de werkgroep VTH archief. Deze zijn in het financiële overzicht opgenomen. f. Overige consequenties Geen

3