Bijlage 1 Voorstel ondersteuning inbedding citymarketing Hulst

Voorstel voor inbedding citymarketing Hulst Beste Inge, In 2024 is een traject gestart om het placebrand van Hulst te herijken. Ontwikkelingen in de gemeente en bredere maatschappelijke trends vroegen om een herpositionering en een heldere marketingstrategie. Onder begeleiding van BRAND The Urban Agency is via een intensief cocreatieproces met stakeholders uit Hulst dit nieuwe placebrand ontwikkeld. Dit vormt de basis voor de nog op te stellen citymarketingstrategie. Een van de belangrijkste aanbevelingen uit het traject is het op de juiste en professionele manier inbedden van citymarketing in de gemeente. In dit kader zijn verschillende scenario’s verkend. Het meest kansrijke scenario is het uitbreiden van de missie, het takenpakket en het budget van de bestaande Stichting Bezoekersmanagement Hulst (SBM) richting een volwaardige citymarketingorganisatie. Zowel de gemeente als het bestuur en team van SBM staan positief tegenover het verder onderzoeken van deze optie. Om dit proces goed te begeleiden, is aanvullende expertise op het gebied van citymarketing gewenst. Daarom doen wij graag het volgende voorstel.

Voorstel: Ondersteuning bij de inbedding van citymarketing Algemene resultaatgebieden • Verkennen en uitwerken van de uitbreiding van SBM De toekomstige missie, taken, capaciteit en het budget van Stichting Bezoekersmanagement (SBM) worden verder verkend en uitgewerkt, met als doel de volledige citymarketingfunctie onder te brengen bij SBM. De governance structuur maakt hier ook onderdeel van uit. • Werving en selectie van een citymarketeer Door het vertrek van de huidige bezoekersmanager ontstaat ruimte om de functie opnieuw vorm te geven. Er zal een citymarketeer worden aangesteld. Dit vraagt om het opstellen van een functieprofiel, het uitzetten van de vacature en het voeren van sollicitatiegesprekken. • Activeren en versterken van het ambassadeursnetwerk Het bestaande netwerk van ambassadeurs wordt actief onderhouden en verder versterkt, zodat betrokkenheid en draagvlak binnen de stad behouden blijven en kunnen groeien.

Op dit document zijn de algemene voorwaarden van BRAND The Urban Agency van toepassing.

Voorgestelde werkzaamheden De werkzaamheden zijn gericht op het zorgvuldig inbedden van citymarketing in de organisatie van Stichting Bezoekersmanagement (SBM). De werkzaamheden zijn adviserend, verbindend en organiserend van aard, met oog voor bestuurlijke en ambtelijke afstemming en draagvlak in de gemeente. 1. Inventarisatie en analyse • In kaart brengen waar de huidige citymarketingtaken zijn belegd, zowel binnen als buiten SBM. • Opstellen van een voorstel voor het toekomstige takenpakket en de verantwoordelijkheden van SBM. 2. Governance en organisatie-inrichting • Gesprekken voeren met het bestuur van SBM en de gemeente over governancevraagstukken. • Opstellen van een voorstel voor een passende governance- en organisatievorm. • Adviseren over: o Taken en bevoegdheden, organogram en eventuele statutenwijzigingen. o Samenstelling en profiel van het bestuur. • Adviseren over de positionering van SBM ten opzichte van andere samenwerkingspartners in de stad en regio • Ondersteuning van het besluitvormingstraject richting college en raad. 3. Positionering en stakeholdersbetrokkenheid • Bouwen aan politiek-bestuurlijk draagvlak binnen de gemeente en haar organisatie. • Informeren, enthousiasmeren en activeren van betrokken stakeholders op strategische momenten.

• Optioneel: organiseren van een inspiratietrip voor gemeentebestuur, ambtelijk apparaat en het bestuur en team van SBM. 4. Voorbereiding en werving citymarketeer • Opstellen van een functieprofiel voor de toekomstige citymarketeer. • Opstellen van een wervende vacaturetekst. • Deelnemen aan de sollicitatiecommissie als inhoudelijk expert op het gebied van citymarketing. Niet inbegrepen in deze opdracht Notariskosten, eventuele inhuur juridische expertise. Ook ondersteuning bij uitwerken van een meerjarig strategisch citymarketingplan en activiteitenplanning vallen buiten de scope van deze opdracht, maar kunnen in een vervolgfase worden opgepakt, indien gewenst.

Op dit document zijn de algemene voorwaarden van BRAND The Urban Agency van toepassing.

Ureninzet, budget en periode Het is lastig om vooraf exact in te schatten hoeveel tijd dit traject in beslag zal nemen. Om toch een richtlijn te geven, gaan we uit van een gemiddelde inzet van 4 uur per week (met grote uitschieters naar boven en naar beneden afhankelijk van de fase van het proces) , gedurende 6 maanden. De beoogde start is medio april, met afronding rond half oktober, zodra een citymarketeer is aangesteld, die in november / december zal starten. In totaal komt dit neer op ongeveer 100 uur. Omdat dit een aanzienlijke investering is voor Hulst, stellen we het volgende voor: Voor dit traject hanteren we een gereduceerd uurtarief van €150 (in plaats van het reguliere tarief van €175). Reistijd en -kosten worden apart berekend, op basis van €0,30 per kilometer en €75 per uur reistijd. Hierbij zullen we zo veel mogelijk afspraken bundelen of digitaal laten plaatsvinden, om reiskosten tot een minimum te beperken. We houden de werkelijk gemaakte uren bij en factureren maandelijks op basis van nacalculatie We spreken een eerste blok van 50 uur af (€ 7.500 excl. BTW en reiskosten). Zodra dit aantal uren is bereikt, evalueren we samen de voortgang en bepalen we of en hoe we het vervolgtraject invullen. Het is goed mogelijk dat we met die 50 uur al een flinke stap hebben gezet.

Tenslotte Hopelijk sluit dit voorstel aan bij jullie wensen en behoeften. Een toelichting geef ik uiteraard graag. Ik kijk uit naar de voortzetting van onze samenwerking.

Groeten,

Rinske

Op dit document zijn de algemene voorwaarden van BRAND The Urban Agency van toepassing.