Bijlage 1 Informatiebeleidsplan Hulst - Projectenboek 2024
Tekst van het document
Bijlage 1: Projectenkalender 2024 Spoor1: Digitaal zaakgericht werken Nr
Jaar
Naam
Omschrijving
1.1
2023
Koppeling Suite4SociaalDomein - Djuma
1.2
2023
Koppeling Key2Subsidies - Djuma
1.3
2023
Koppeling Key2Financiën - Djuma
1.4
2023
Uitrol gebruik Persoonlijke Internet Pagina (PIP) en/of MijnOverheid.nl
1.5
2023
Opschonen Document Management Systeem Corsa
1.6
2023
Koppeling Centric Begraven - Djuma
1.7
2023
Aanschaf en inrichten archiefmodule MOOR
1.8
2023
Aanschaf en inrichten archiefmodule Motion
1.9
2024
Verbeteren Bestuurlijk Besluitvormingstraject
1.10
2024
Informatiebeheer in vakarchieven
1.11
2024
Adoptie digitaal zaakgericht werken
Met de koppeling tussen de vakapplicatie Suite4SociaalDomein en Djuma realiseren we een digitaal zaakgerichte opslag van de documenten Met de koppeling tussen de vakapplicatie Key2Subsidies en Djuma realiseren we een digitaal zaakgerichte opslag van de documenten Met de koppeling tussen de vakapplicatie Key2Financiën en Djuma realiseren we een digitaal zaakgerichte opslag van de documenten Door gebruik te maken van een PIP cq MijnOverheid.nl kunnen burgers en bedrijven via een persoonlijke pagina de status van aanvragen bijhouden en corresponderen met de gemeente Corsa is het oude postregistratiesysteem en zal na opschoning en het zekerstellen van archiefwaardige documenten worden gesaneerd Met de koppeling tussen de vakapplicatie Centric Begraven en Djuma realiseren we een digitaal zaakgerichte opslag van de documenten Met de aanschaf en inrichting van een vakarchief van de vakapplicatie MOOR (kabels en leidingen) realiseren we een digitaal zaakgerichte opslag van de documenten Met de aanschaf en inrichting van een vakarchief van de vakapplicatie Motion (HRM) realiseren we een digitaal zaakgerichte opslag van de documenten De inrichting van het bestuurlijk besluitvormingstraject (ambtelijk) behoeft vernieuwing.
Naast het informatiebeheer in Djuma moet ook, door de komst van vakarchieven, het informatiebeheer worden ingeregeld voor die vakarchieven Met de adoptie van het digitaal zaakgericht werken willen we bereiken dat alle medewerkers werken volgens de uitgangspunten en randvoorwaarden van het digitaal zaakgericht werken
Subtotaal
Kosten incidenteel €0
Kosten structureel €0
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 60.000
€0
€ 5.000
€ 2.000
€ 8.000
€ 8.000
€ 10.000
€0
€ 5.000
€0
€0
€0
€ 25.000
€0
€ 113.000
€ 10.000
1.12
2024
Optimalisatie inrichting processen Djuma
1.13
2024
Vergroten digitale vaardigheden medewerkers
1.14
2024
Verbeteren digitaal werken en vergroten digitaal bewustzijn en dienstverlening buitendienstmedewerkers
1.15
2024
Implementatie e-Diensten Burgerzaken
1.16
2024
Digitalisering P&O dossiers
Totaal
1 Inclusief beveiligde verbinding via Enable-U en inrichtingskosten Djuma
Na de initiële inrichting van Djuma in 2023 wordt met alle procesbeheerders die inrichting geëvalueerd en desgewenst verbeterd Een moderne, veilige informatievoorziening verlangt digibewuste medewerkers. Met het vergroten van de digitale vaardigheden willen we bereiken dat hun vaardigheden beter aansluiten op de uitgangspunten en randvoorwaarden van digitaal werken bij de gemeente Hulst. Digitalisering neemt een steeds grotere rol in bij de werkzaamheden van de buitendienst. Dat vraagt kennis en vaardigheden bij de buitendienstmedewerkers om een goede betrouwbare dienstverlening te kunnen leveren. Met de implementatie van de e-Diensten Burgerzaken kunnen burgers en bedrijven zelf hun burgerzakenaanvragen digitaal afhandelen (zelfservice portaal). Er worden 15 diensten afgenomen. De P&O dossiers zijn op dit moment nog analoog en moeten worden gedigitaliseerd
€0
€0
€0
€0
€0
€0
€ 35.0001
€ 35.000
€ 21.000
€0
€ 169.000
€ 45.000
Spoor2: Datagedreven werken Nr
Jaar
Naam
Omschrijving
2.1
2024
Opstellen plan van aanpak 2024
2.2
2024
Uitvoeren plan van aanpak 2024
2.3
2024
2.4
2024
Businesscase intern datamagazijn (‘Operational Data Storage’) Datagedreven werken – spelregels en uitgangspunten
Op basis van de reeds geïnventariseerde informatie bij de teamleiders wordt een plan van aanpak opgesteld voor 2024 Op basis van de resultaten van project 2.1 worden de daarin benoemde acties uitgevoerd en geëvalueerd. Onderzoek naar wenselijke en functionaliteit van een ODS.
Totaal
Het management wordt meegenomen in de spelregels en uitgangspunten van het datagedreven werken.
Kosten incidenteel €0
Kosten structureel €0
€0
€0
€ 15.000
€0
€0
€0
€ 15.000
€0
Spoor3: Informatieveiligheid en Privacy Nr
Jaar
Naam
Omschrijving
3.1
2024
Gap-analyse NIS2
3.2
2024
Risicoanalyse op tekortkomingen (NIS2)
Gap-analyse om te bekijken welke controls en maatregelen uit NIS2 geïmplementeerd moeten worden. Uitvoeren van een risicoanalyse op tekortkomingen om te komen tot een actieplan voor de implementatie.
Totaal
Kosten incidenteel €0
Kosten structureel €0
€0
€0
€0
€0
Voor de overige doelen en projecten op het gebied van Informatiebeveiliging en Privacy zijn aparte beleidsplannen en jaarplannen beschikbaar.
Spoor4: IT-sourcing en Cloud Nr
Jaar
Naam
Omschrijving
4.1
2024
Opschonen netwerkschijven
4.2
2024
Opschonen mailboxen
4.3
2024
Uitfaseren netwerkschijven
4.4
2024
Nieuwe structuur voor samenwerken in MS-Teams
4.5
2024
Verdergaande verSaaSing van het applicatielandschap
4.6
2024
Organiseren beheer Microsoft365 suite
4.7
2024
Uitfaseren gemigreerde applicaties
De informatie op de netwerkschijven is ongestructureerd en voldoet niet aan wet- en regelgeving. Die informatie gaan we opschonen en de archiefwaardige informatie wordt duurzaam bewaard en toegankelijk gemaakt. De informatie in de mailboxen is ongestructureerd en voldoet niet aan wet- en regelgeving. Die informatie gaan we opschonen en de archiefwaardige informatie wordt duurzaam bewaard en toegankelijk gemaakt. De toegang tot de netwerkschijven wordt na project 4.1 alleen nog read-only beschikbaar gesteld. Als vervanging van de netwerkschijven gaan we een nieuwe (samenwerk)structuur introduceren in MS-Teams Alle applicaties die nog on-premise draaien in de eigen ICTomgeving worden, indien mogelijk, omgezet naar een SaaSdienst (Key2Eigendommen, Key2BAG, Key2Financiën, Suite4SociaalDomein2) Door het verdergaande gebruik van Microsoft365 moet ook het functioneel beheer van deze omgeving worden opgepakt. Applicaties die van on-premise verSaaSt zijn en waar de oude versie nog actief is kunnen uitgefaseerd worden (Key2Betalen, Key2Vergunningen, Key2Begraven, Key2Parkeren en Key2Eigendommen)
Totaal
2 Afhankelijk van de ontwikkelingen bij de leverancier 3 Komt overeen met aanvullende formatie (0,4 Fte)
Kosten incidenteel € 25.000
Kosten structureel €0
€ 25.000
€0
€0
-€ 5.000
€0
€0
€ 60.000
€ 40.000
€0
€ 25.0003
€0
-€ 10.000
€ 100.000
€ 50.000
Spoor5: Moderne werkplek Nr
Jaar
Naam
Omschrijving
5.1
2023
Uitrol AutoCad werkplekken
5.2
2024
Aanschaf nieuwe digitale werkplekinrichting (laptop, docking, schermen, etc.)
5.3
2024
Pilot Moderne werkplek
5.4
2024
Uitrol Moderne werkplek
5.5
2024
Adoptie en scholing medewerkers
Vanwege de hoge performance-eisen van de tekenapplicatie AutoCad wordt, voorruitlopend op de uitrol van de moderne werkplek, voor de AutoCad-gebruikers een laptop als werkplek aangeboden. De huidige laptops zijn end-of-life en moeten worden vervangen met laptops die geschikt zijn voor de Moderne werkplek (€ 2.250 per werkplek). Dat zal via een europees aanbestedingstraject plaats vinden. Op basis van een representatieve selectie van applicaties wordt een pilot uitgevoerd van de Moderne werkplek van Microsoft de nieuwe laptops. Op basis van de resultaten van de projecten 4.1 t/m 4.4 en project 5.2 wordt organisatiebreed de Moderne werkplek uitgerold op nieuwe laptops. De medewerkers worden opgeleid om te werken met de Moderne werkplek en de spelregels die hieromheen gelden
Totaal
Kosten incidenteel €0
Kosten structureel €0
€0
€ 130.000
€ 20.000
€0
€0
€0
€ 15.000
€0
€ 35.000
€ 130.000
Overig Nr
Jaar
Naam
O.1 O.2 0.3
2024 2024 2024
0.4
2024
0.5
2024
Ondersteuning verbouwing gemeentewinkel Ondersteuning verbouwing gemeentewerken Mobiele werkplekken medewerkers garage bij gemeentewerken (3 stuks) Implementatie Wet modernisering elektronische bestuurlijk verkeer (Wmebv) Implementatie Wet open overheid (Woo)
0.6 2024 Totaal
Implementatie Besluit Digitale Toegankelijkheid (BDTO)
Omschrijving
Op basis van de impactanalyse is een plan van aanpak opgesteld voor de implementatie van de Woo.
Kosten incidenteel €0 €0 € 2.500
Kosten structureel €0 €0 €0
€0
€0
€0
€0
€0 € 2.500
€0 €0