Auditplan gemeente Hulst - 2022
Tekst van het document
Gemeente Hulst
Audit Plan 2022 15 december 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Aan de gemeenteraad van de gemeente Hulst Postbus 49 4560 AA Hulst Datum
15 december 2022 Onderwerp
Auditplan 2022 Ons kenmerk
Geachte leden van de raad,
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam
Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Hulst voor het boekjaar eindigend op 31 december 2022. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2022 verrichten.
De planning-encontrolcyclus
Dit is het eerste auditplan van de nieuwe gemeenteraad. Wij brengen graag onder uw aandacht dat wij samen met de Vereniging voor Raadsleden een boekwerk hebben uitgebracht voor nieuwe raadsleden: Goede raad voor een sterke gemeenteraad | Deloitte Nederland. Dit raadsledenboek bevat een meer uitgebreide en algemene beschrijving van de onderwerpen uit dit document.
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren, en onze offerte voor de accountantscontrole van de boekjaren 2021-2022. Het auditplan hebben wij besproken op 1 december 2022 met de commissie middelen. De input uit deze bespreking is verwerkt in de voorliggende definitieve versie.
Doelstelling van de accountantscontrole
Het auditplan is een dynamisch document dat wij zonodig in overleg met u tussentijds bijwerken als actuele ontwikkelingen bij/voor de gemeente Hulst hiertoe aanleiding geven. Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. commissie middelen, uw college als de ambtelijke organisatie.
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Communicatie neemt zoals u van ons gewend bent sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2022. Dat stelt ons immers in staat continu op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo vullen wij onze certificerende rol én natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente optimaal in.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Wij zijn indien gewenst uiteraard graag bereid aan u een nadere toelichting te geven. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. Rein-Aart van Vugt RA
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Auditbudget 2022
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Blz. 2
2
Uw controleteam
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
De accountantscontrole van het boekjaar 2022 voeren wij uit onder leiding van drs. Rein-Aart van Vugt RA. Zoals u van ons gewend bent, zetten wij een voor en met uw gemeente bekend, ervaren en gedreven controleteam in (waar nodig aangevuld met specialisten, zoals IT-auditors). De sleutelposities in het controleteam zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren, zodat behoud van kennis en consistentie in onze aanpak en werkwijze zijn geborgd.
Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Drs. Rein-Aart van Vugt RA
Bob Schmelzer MSc RA
Rik Katsman MSc
Audit Partner
Audit Senior Manager
Audit Junior Manager
+31 6 1100 2352
+31 6 8333 9391
+31 6 5005 5492
rvanvugt@deloitte.nl
bschmelzer@deloitte.nl
rkatsman@deloitte.nl
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Drs. Danny Graus RE RA
Auditbudget 2022
Director IT audit +31 6 5311 9327 dgraus@deloitte.nl
© 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 3
3
De planning-en-controlcyclus
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam
Kadernota, begroting en jaarrekening horen bij elkaar De gemeenteraad legt in de kadernota de beleidsdoelstellingen vast, wat vervolgens uitwerking krijgt in de begroting. De begroting bevat de financiële kaders waarmee het college aan de slag gaat. Hiermee geeft u invulling aan uw kaderstellende rol. Het is van belang vast te stellen of de realisatie van de afgesproken doelstellingen plaatsvindt binnen de in de begroting opgenomen financiële afspraken. Het college legt hierover verantwoording af aan de hand van tussentijdse rapportages en na afloop van het jaar in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). Deze (tussentijdse) verantwoordingsstukken zijn van belang voor uw controlerende taak. De jaarstukken volgen daarin de begroting.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Begrotingswijzigingen gedurende het jaar
Voorjaarsnota
Begroting
Jaarstukken
Najaarsnota
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Auditbudget 2022
© 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 4
4
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam
Relevante aspecten bij onze accountantscontrole zijn onder andere: • De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant.
De planning-encontrolcyclus
• Accountant controleert jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: – Auditplan; – Verslag van bevindingen ten behoeve van de gemeenteraad; – Controleverklaring. • Controleverklaring spreekt zich uit over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid.
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
• Nieuw met ingang van het boekjaar 2022 is dat wij – mede ingegeven door de maatschappelijke aandacht voor en impact van fraude – in de controleverklaring in een aparte sectie ‘Controleaanpak frauderisico’s’ aangeven op welke wijze wij bij de controle hebben ingespeeld op frauderisico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. In deze beschrijving kan het gaan om: de frauderisico’s die aandacht vereisten bij de controle, een verwijzing naar eventuele toelichtingen in de jaarstukken, een kort overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden; een indicatie van de uitkomst van onze werkzaamheden, belangrijke waarnemingen met betrekking tot fraude aangelegenheid of een combinatie van deze elementen.
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
• Uitgangspunten accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado).
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
• Controle is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezicht regime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende Controle en overige standaarden (COS). • Verbinding tussen gemeenteraad, commissie middelen en accountant:
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
– De commissie middelen is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer. – Overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Auditbudget 2022
Blz. 5
5
Doelstelling van de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam
Doelstelling De primaire doelstelling van de accountantscontrole is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken over de getrouwheid van de jaarrekening over het boekjaar eindigend op 31 december 2022 en de naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen. Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige (tussentijdse) financiële rapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad. De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en –processen, en andere gebieden en ontwikkelingen die voor hen relevant zijn. Overige rapportagedoelstellingen
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende: • Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten en significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
• Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter aan het college en de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor mogelijke en/of noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsprocessen, en indien van toepassing geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die wij tijdens de controle hebben geïdentificeerd.
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Aansluiting met uw ontwikkelingen
Auditbudget 2022
Onze controleaanpak voor uw gemeente is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente die zich vertalen in onze risicoanalyse en in specifieke aandachtsgebieden bij onze werkzaamheden en in onze rapportages.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 6
6
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Wij brengen bij de start van de controle een auditplan uit met de belangrijkste onderwerpen voor de accountantscontrole. Hierbij onderkennen wij voor de controle van boekjaar 2022 de volgende aandachtsgebieden bij onze controle voor uw gemeente: •
Grondexploitaties: - interne beheersing rondom (waardering van) grondexploitaties, uitgangspunten, kostenbewaking en periodiciteit. - toetsing, interne controle. - ontwikkelingen in grondexploitaties: grondverkopen, parameters. - nieuwe exploitaties (Groote Kreek II, Hof te Zandeplein)
•
Sociaal domein: interne beheersing: recht op zorg, verantwoording, prestatielevering, rechtmatigheid (met inbegrip rondom uw Belgische zorgleveranciers).
•
Inkoop en aanbesteding en naleving externe regelgeving: prestatiebeoordeling, inkoopanalyse, rechtmatigheid.
•
Uitgaande subsidies: kaderstelling, controleprotocol, naleving subsidievoorwaarden, rechtmatigheid.
•
Risicomanagement en beheersing frauderisico’s. Actualiseren frauderisicoanalyse.
•
Interne beheersing individuele processen: - systeemgerichte versus gegevensgerichte controle. - invulling interne controle, mede ondersteunend voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording over 2023 (interne controleplan).
•
Automatisering met inbegrip van Cybersecurity.
•
Interne beheersing | opvolging (overige) aanbevelingen interne beheersing 2021 en accountantsverslag 2021.
•
Voorziening spaarverlof.
•
Financieel Vaste Activa: - Belang GBE Aqua.
•
Stand van zaken precario
•
Single Information Single Audit (SiSa)
Aanbiedingsbrief auditplan 2022 Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Auditbudget 2022
CONCEPT © 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 7
7
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Bij de risicoanalyse en als uitvloeisel hiervan het bepalen van de benodigde aard, omvang en diepgang van onze controlewerkzaamheden hanteren wij een materialiteit (‘foutmarge’). De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 bepalen wij in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) op basis van 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Voor de jaarrekeningcontrole 2022 gaan wij vooralsnog uit van de begroting 2022 en komen wij tot de volgende (afgeronde) bedragen:
Fouten
1% van het totaal van de lasten ad € 76.432.000 =
€ 760.000
Onzekerheden
3% van het totaal van de lasten ad € 76.432.000 =
€ 2.280.000
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Rapporteringstolerantie
Onzekerheden
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Goedkeuringstoleranties
Fouten
Uw controleteam
€ 760.000 € 2.280.000
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Auditbudget 2022
© 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 8
8
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Voor de jaarrekeningcontrole 2022 hanteren wij een vooraf met uw gemeente afgestemde planning, die naadloos aansluit op de agenda van de commissie middelen/gemeenteraad en de planning-en-controlcyclus van de gemeente Hulst. Wij zullen nog een voorstel doen voor concrete data.
OKTOBER-NOVEMBER 2022 Evaluatie 2021 Auditplan 2022
Uw controleteam
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
JUNI 2023 Accountantsverslag en controleverklaring 2022
Doelstelling van de accountantscontrole
Besprekingen bevindingen en aanbevelingen Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
NOVEMBER-DECEMBER 2022 Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
interim-controle 2022
MEI 2023 Jaarrekeningcontrole DECEMBER 2022
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Auditbudget 2022
Bespreken bevindingen interne controle 2022
© 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 9
9
Auditbudget 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Het basis auditbudget voor 2022 is overeenkomstig onze offerte voor de accountantsdiensten 2021-2022 en de naar aanleiding hiervan met uw gemeente afgesloten tweejarige overeenkomst. Ten opzichte van deze offerte is sprake van een toename van het aantal door uw gemeente te verantwoorden en door ons te controleren SiSaregelingen ten opzichte van de jaarrekening 2021. Voor de bovengenoemde verwachte extra werkzaamheden hebben wij onderstaand een schatting gemaakt. Gedurende de jaarrekeningcontrole 2022 bespreken wij periodiek met de organisatie en commissie middelen of de gemaakte schatting nog steeds actueel zijn of bijstelling behoeven.
Auditfee 2022 in €
Basis auditbudget 2021 conform offerte accountantscontrole 2021-2022
71.064
Extra SiSa-regelingen ingaande 2021 t.o.v. 2020 (van 10 naar 18 regelingen)
8.800
Extra SiSa-regelingen ingaande 2022 (nog niet bekend)
PM
Indexering 6%
4.792
Auditfee 2022
84.656
De auditfee 2022 is excl. BTW en 5% cliëntgerelateerde kosten. Mochten zich andere belangrijke ontwikkelingen of wijzigingen voordoen in de wet- en regelgeving (waaronder het BBV), de reikwijdte van de accountantscontrole, het bestaan of de effectieve werking van de in opzet aanwezige interne beheersingsmaatregelen en/of afwijkingen in de financiële overzichten die in de huidige en voorgaande periode zijn vastgesteld, die naar verwachting impact (kunnen) hebben op de auditfee 2022, dan treden wij hierover tijdig in overleg met u.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Wij doen op basis van voorgaande ontwikkeling het volgende voorstel voor de auditfee van 2022: Opbouw auditfee
Uw controleteam
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2022
Auditbudget 2022
Blz. 10 10
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2022 Deloitte The Netherlands