ACCPlan van aanpak d.d. 23-03-2023

Plan van aanpak

Harmonisatie en optimalisatie accommodatiebeleid Gemeente Hulst

Colofon Projectnummer: Ons kenmerk: Opdrachtgever: Contactpersoon:

Plan van aanpak harmonisatie en optimalisatie accommodatiebeleid 22NW51001 230324 22NW51001 Plan van aanpak Gemeente Hulst Anne-Marie van Goethem en Jan van Drongelen

Status: Datum: Auteur: Gecontroleerd: Vrijgegeven:

Definitief 24-03-2023 Marieke Verhaaf Anne Bakker Erik Eilander

Titel:

Pagina 1 van 9 230324 22NW51001 Plan van aanpak

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ........................................................................................................................................... 3

2.

Doel ................................................................................................................................................. 3

3.

Uitgangspunten ............................................................................................................................... 4

4.

Accommodaties en gebruikers ........................................................................................................ 4

5.

Stap 1: verkennen............................................................................................................................ 5

6.

Stap 2: verdiepen............................................................................................................................. 7

7.

Stap 3: ontwerpen ........................................................................................................................... 8

8.

Activiteiten plan van aanpak ........................................................................................................... 8

9.

Planning ........................................................................................................................................... 9

Pagina 2 van 9 230324 22NW51001 Plan van aanpak

1. Inleiding In 2020 is er een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) voor de sportvelden in de gemeente Hulst opgesteld. In 2021 werd er een exploitatieonderzoek naar alle maatschappelijke accommodaties in de gemeente Hulst afgerond. In beide rapportages zijn verschillende aanbevelingen gedaan. Deze aanbevelingen moeten nog worden omgezet in acties. Hoe deze acties worden uitgevoerd en welke specifieke keuzes er gemaakt kunnen worden staat omschreven in dit ‘Plan van aanpak harmonisatie en optimalisatie accommodatiebeleid’. Het plan van aanpak bestaat uit drie stappen: 1) Verkennen: waar liggen kansen en mogelijkheden? Welke verenigingen/accommodaties zijn bereid mee te denken over samenwerking./fusie, etc? Hoe ziet een participatieproces er uit? 2) Verdiepen: wat zijn de financiële gevolgen van mogelijke wensen en keuzes? 3) Ontwerpen: welke scenario's zijn haalbaar, wat leveren ze op en welke voor- en nadelen hebben ze?

2. Doel Het doel van de eerder uitgevoerde onderzoeken was inzicht krijgen in de kosten voor buiten- en binnensportaccommodaties en welzijnsaccommodaties in de hele gemeente. De vraag was of de kosten voor de exploitatie van de accommodaties en de jaarlijkse vergoedingen die daar in de meeste gevallen voor worden verstrekt, in verhouding staan tot het gebruik van de accommodaties. De onderzoeken laten zien dat dit niet altijd het geval is. Het doel van het voorliggende plan van aanpak is harmonisatie en optimalisatie van het accommodatiebeleid. Het gaat daarbij niet om een bezuinigingsslag maar wel om het zo efficiënt mogelijk inzetten van beschikbare middelen. Daarnaast is het streven om gelijksoortige accommodaties op dezelfde wijze te behandelen (uniformering). Dat wil niet zeggen dat overal alles hetzelfde moet zijn maar dat de basis waarop de instandhouding van een accommodatie is gebaseerd, een gelijke grondslag heeft. Daarbij is het belangrijk rekening te houden met de zogenaamde ‘couleur locale’. Met de inzichten die verzameld zijn in de beide rapportages, eventueel kunnen keuzes gemaakt worden ten aanzien van investeringen, aanpassingen, uitbreidingen of het afstoten van accommodaties. Met het maken van onderbouwde keuzes kan er een toekomstbestendig accommodatiebeleid worden gevormd.

Het is belangrijk om te benadrukken dat de accommodaties op hoofdlijnen zijn onderzocht. Deze onderzoeksmethode zorgt ervoor dat accommodaties goed met elkaar kunnen worden vergeleken en de resultaten en aanbevelingen kunnen worden gebruikt om richting te geven aan het toekomstige beleid van de gemeente. Voor het maken van concrete beslissingen over het voortbestaan, samenwerken, samenvoegen of opheffen van bepaalde

Pagina 3 van 9 230324 22NW51001 Plan van aanpak

accommodaties is het echter altijd van belang om nader onderzoek uit te voeren naar de plaatselijke situatie en vooral de gebruikers daar bij te betrekken (participatie).

3. Uitgangspunten Er zijn in een eerder stadium een aantal beleidsuitgangspunten geformuleerd die van belang zijn bij het verder uitwerken van de harmonisatie en optimalisatie van het accommodatiebeleid.: -

Leefbaarheid in de kernen is belangrijk; Streven naar (meer) samenwerking tussen accommodaties; Streven naar (meer) multifunctioneel gebruik van accommodaties; Daar waar de bezettingsgraad niet optimaal is, een andere bestemming voor het betreffende deel van de accommodatie zoeken; Een eventuele jaarlijkse vergoeding waar mogelijk inzetten als sturingsinstrument.

4. Accommodaties en gebruikers Onderstaande tabel toont een overzicht van de accommodaties die in het plan van aanpak zijn opgenomen. De accommodaties zijn verdeeld in drie categorieën: buitensport, binnensport en welzijn. Categorie BUITENSPORT

Accommodatie HVV ‘24 VV Hontenisse VV Graauw SDO ‘63 VV Hulsterloo VV Clinge VV Steen VV Vogelwaarde TC Hulster Ambacht TC Smash Game '78 TC Hontenisse TC Vogelvlucht TV Lamswaarde LTV De Splinter MHC Rapide HV Novitas RKHAV

Pagina 4 van 9 230324 22NW51001 Plan van aanpak

Plaats Hulst Kloosterzande Graauw Lamswaarde Nieuw Namen Clinge Sint Jansteen Vogelwaarde Hulst Sint Jansteen Clinge Kloosterzande Vogelwaarde Lamswaarde Graauw Hulst Hulst Hulst

BINNENSPORT Hontenissehal Den Dullaert Emmahal Zwembad Reynaertland Zwembad de Honte WELZIJN Gemeenschapscentrum Malpertuus Dorpscentrum Vogelwaarde Dorpscentrum De Schuur Gemeenschapshuis Graauw Gemeenschapscentrum De Kauter Dorpshuis de Luifel Gemeenschapscentrum 't Heike Gemeenschapshuis De Warande Dorpshuis De Binnendéur Ontmoetingscentrum De Lieve Dorpshuis Terhole Dorpscentrum Ter Nesse Scouting 't Jagertje The Young Ones Den Bombardon Hava Naguila

Kloosterzande Hulst Kloosterzande Hulst Kloosterzande Clinge Vogelwaarde Hengstdijk Graauw Nieuw Namen Lamswaarde Heikant Sint Jansteen Kloosterzande Hulst Terhole Ossenisse Hulst Hulst Sint Jansteen Vogelwaarde

In dit plan van aanpak gebruiken we de term ‘partijen’. In de praktijk is de gemeente, een vereniging of een stichting eigenaar van een accommodatie. Voor veel accommodaties geldt bovendien dat er ook nog andere organisaties zijn die gebruik maken van de betreffende accommodaties. In het participatieproces kan het van belang zijn alle gebruikers van een accommodatie te betrekken. Maar ook de gemeente is onderdeel van het participatieproces, niet alleen als opdrachtgever van de harmonisatie en optimalisatie maar ook als eigenaar van diverse accommodaties. Om die reden wordt gesproken over ‘partijen’.

5. Stap 1: verkennen Door het door Newae uitgevoerde ‘Exploitatieonderzoek binnensport en welzijn’ en het opgestelde ‘MJOP buitensportaccommodaties’ zijn de verschillende soorten accommodaties in beeld, hoe deze gebruikt en benut worden en wat ze kosten. De onderzoeken zijn van beschrijvende aard en met name het exploitatieonderzoek trekt voorzichtige conclusies en aanbevelingen ten aanzien van kansen en mogelijkheden.

Pagina 5 van 9 230324 22NW51001 Plan van aanpak

In het exploitatieonderzoek wordt benoemd dat multifunctioneel gebruik van accommodaties mogelijk kosten kunnen besparen. Er wordt ook benoemd dat accommodaties die dezelfde functie in een kern vervullen mogelijk kunnen worden samengevoegd. Voor de buitensportaccommodaties wordt gesteld dat er door overcapaciteit kosten worden gemaakt die niet perse nodig zijn. Een fusie tussen verenigingen kan dan een oplossing zijn. Als een fusie geen optie is kunnen onderdelen worden afgestoten. Denk aan overcapaciteit van sportvelden. Er worden dan geen onderhoudskosten meer gemaakt. Het niet meer onderhouden van delen van een accommodatie scheelt geld maar kan ook negatieve gevolgen hebben (verloedering). Daarom kan ook worden onderzocht of gedeelten van accommodaties andere functies kunnen krijgen. In sommige gevallen kan het een goed onderbouwde keuze zijn om een accommodatie te behouden vanwege het sociale aspect. Sommige kernen zijn zo klein dat het voorzieningenniveau al laag is. Het afstoten van een accommodatie om financiële redenen kan dan minder belangrijk zijn dan de leefbaarheid in een kern.

Omdat er sinds het opleveren van het onderzoek enige tijd verstreken is, is het zinvol om het onderzoek goed door te nemen en te bespreken met relevante betrokkenen binnen de gemeentelijke organisatie om een geactualiseerd beeld te vormen van de huidige situatie ten aanzien van het accommodatiebeleid. Er wordt daarbij nadrukkelijk gekeken naar de actuele demografische ontwikkelingen in de gemeente en de trends op het gebied van sport en bewegen. Het MJOP is in januari 2023 geactualiseerd als het gaat om het prijspeil. Voordat een participatietraject kan worden gestart, is het vaststellen van het kader waarbinnen het harmonisatie- en optimalisatieproces moet plaatsvinden aan de orde. Dat kader moet binnen de gemeentelijke organisatie worden vormgegeven. Het kader is enerzijds een hulpmiddel voor het in het oog houden van de grote lijnen: waarom een harmonisatie en optimalisatieproces, wat is het doel en wat zijn de uitgangspunten? Anderzijds kan er met een kader richting gegeven worden aan de op een later moment uit te werken scenario’s. Het kader bestaat uit de eerder geformuleerde uitgangspunten en nieuwe uitgangspunten. Denk daarbij aan uitspraken over het beschikbare budget of de behoefte versus capaciteit van accommodaties.

Aandachtspunt is uniformering: elke kern is verschillend maar het uitgangspunt is wel om gelijksoortige organisaties, onafhankelijk van de kern, op gelijke wijze te behandelen. Daarnaast is het niet onbelangrijk om te bepalen welke partijen die onderdeel uitmaken van het proces. In deze stap wordt daarom ook gekeken welke partijen er allemaal betrokken moeten worden, in welke mate en op welk moment (dat geldt ook voor gemeenteraad).

Pagina 6 van 9 230324 22NW51001 Plan van aanpak

6. Stap 2: verdiepen Er zijn veel partijen betrokken bij de diverse accommodaties in de gemeente. Er zijn verschillende manieren om deze partijen te betrekken in het proces. Omdat het een fors aantal betreft lijkt het praktisch om een geclusterde participatieaanpak toe te passen. Het voorstel is om een brede eerste informatieve bijeenkomst te organiseren om het proces toe te lichten. Tijdens deze bijeenkomst kan worden uitgelegd wat er staat te gebeuren, waarom dat gebeurt en hoe dat wordt aangepakt. Ook kan het kader worden toegelicht. De inhoud van de uitnodiging voor deze bijeenkomst is van groot belang om het proces en de planning (de gefaseerde aanpak waarbij niet alle partijen tegelijk aan bod komen) goed te duiden. Daarna is het tijd voor participatiebijeenkomsten per ‘soort organisatie’ (voetbalverenigingen gezamenlijk, tennisverenigingen gezamenlijk, etc.). Naast het verstrekken van informatie (de basis is het exploitatieonderzoek) is het tijdens deze bijeenkomsten de bedoeling om te inventariseren hoe partijen aankijken tegen het opgestelde kader en mogelijke scenario’s. Is er weerstand, wat vinden partijen belangrijk, wat zijn hun mogelijkheden en wensen, hoe kijken zij naar de toekomst van hun accommodatie, etc. Er worden nadrukkelijk geen conclusies getrokken.

Wel is het belangrijk om de reeds verzamelde informatie te toetsen en daar waar er verschillen zijn, dat te documenteren voor het vervolg van het proces. Na deze ronde bijeenkomsten, moet de opgehaalde informatie worden geanalyseerd en naast de informatie uit het exploitatieonderzoek worden gelegd. Op die manier ontstaat inzicht in het vervolg van de participatieaanpak. Waar dit aan de orde is, kunnen extra gesprekken te voeren. De fasering van het proces moet in deze stap verder worden bepaald. De keuze die hier wordt gemaakt, moet duidelijk worden uitgelegd naar de betrokken partijen. De analyse van de informatie uit het exploitatieonderzoek en de informatie die is opgehaald in de bijeenkomsten, wordt in scenario’s weergegeven. In deze scenario’s worden verschillende aspecten die van invloed kunnen zijn op te maken keuzes, verwerkt. Het betreft het scenario’s per kern, met uitgangspunten per soort vereniging. Ter illustratie: voetbalverenigingen moeten bij voorkeur op dezelfde wijze behandeld worden, ongeacht de kern. Maar het kan voorkomen dat een voetbalvereniging in een bepaalde kern de functie van bijvoorbeeld een dorpshuis gedeeltelijk op zich neemt. Dan is de voetbalvereniging onderdeel van het scenario voor de betreffende kern. Daar waar mogelijk worden de financiële consequenties van de scenario’s zodanig weergegeven dat ‘aan de knoppen gedraaid’ kan worden.

Dat wil zeggen dat er inzichtelijk wordt gemaakt wat er gebeurt bij het wijzigingen van bijvoorbeeld subsidies of onderhoudsbijdrage. In dit stadium is het belangrijk dat diverse vakdisciplines binnen de gemeentelijke organisatie betrokken zijn bij het selecteren van haalbare scenario’s. In deze fase moet de fasering van het verdere proces worden uitgewerkt: in welke volgorde worden partijen verder betrokken? Voor welke kern(en) wordt het accommodatiebeleid eerst uitgewerkt? Mogelijk zijn er scenario’s waarbij de

Pagina 7 van 9 230324 22NW51001 Plan van aanpak

consequenties verstrekkende gevolgen hebben voor organisaties. Dat betekent dat er veel meer en op een andere manier contact moet zijn met betreffende organisaties. Bovendien zijn niet alle scenario’s ineens te realiseren, nog los van eventuele weerstand van betrokkenen. Ter ondersteuning van het participatieproces is het mogelijk om een eenvoudige projectwebsite te lanceren waarop alle relevante informatie over het proces kan worden gedeeld en waar partijen op laagdrempelige wijze input kunnen geven. Dit kan helpen het draagvlak voor veranderingen te vergroten.

7. Stap 3: ontwerpen De uitgewerkte scenario’s worden besproken met relevante partijen. Tijdens de gesprekken worden de scenario’s uitgelegd en wordt inzichtelijk gemaakt wat de gevolgen ervan voor partijen zijn. Voorkeuren, kritiek, wensen en andere opmerkingen worden verzameld. De verzamelde opmerkingen worden binnen de gemeentelijke organisatie besproken en overwogen. Met alle input worden de scenario’s bijgesteld, aangevuld of gewijzigd. Afhankelijk van de uitkomsten van de gesprekken vinden nieuwe ronden gesprekken plaats. Als er veel weerstand is zal er meer tijd besteed worden aan overleg met de betreffende partijen. Ondanks dat alle scenario’s uitvoerig besproken worden met betrokkenen, is het onmogelijk om alle individuele belangen en wensen te verwerken. Maatwerk moet echter altijd mogelijk zijn terwijl er anderzijds ook moet worden gezocht naar een gelijke grondslag voor soortgelijke accommodaties. Het kader dat in stap 1 is vastgesteld moet hier houvast bieden. Het is vooraf lastig te bepalen hoeveel tijd er nodig is om deze stap te doorlopen. De verwachting is wel dat deze stap de meeste tijd zal kosten. Stap 3 moet uiteindelijk geharmoniseerd en geoptimaliseerd accommodatiebeleid opleveren met een uitgewerkt voorkeursscenario waarvoor draagvlak bestaat.

Dit scenario zal met alle voor- en nadelen, financiële consequenties en kanttekeningen worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Na vaststelling kan de implementatiefase starten waarbij een overgangstermijn logisch is. De implementatie is geen onderdeel van dit plan van aanpak.

8. Activiteiten plan van aanpak In onderstaande tabel zijn de activiteiten binnen het plan van aanpak samengevat weergegeven. Rode draad is participatie. Op elk moment in het proces kan het nodig zijn de wijze van participatie aan te passen of te intensiveren. Een ander onderdeel van het proces is dat er regelmatig wordt teruggekoppeld naar de betrokken partijen. Ook als er even weinig voortgang is. Voortdurende communicatie komt een proces tot harmonisatie en optimalisatie ten goede. De raad en commissie

Pagina 8 van 9 230324 22NW51001 Plan van aanpak

worden periodiek op de hoogte gebracht van de voortgang van het project en kunnen de eerder genoemde projectwebsite raadplegen. Uiteraard zijn raads- en commissieleden altijd welkom bij de verschillende bijeenkomsten. Stap 1: verkennen Actualisatie beschikbare informatie Vaststellen uitgangspunten Kader formuleren Bepalen betrokken partijen Stap 2: verdiepen Informatiebijeenkomst voor alle partijen organiseren Participatiebijeenkomsten per ‘soort’ accommodatie organiseren Analyse en verwerken gegevens participatiebijeenkomsten Mogelijk: aanvullende gesprekken met partijen Uitwerken scenario’s Interne gemeentelijke afstemming scenario’s Fasering verdere proces vaststellen Projectwebsite lanceren Stap 3: ontwerpen Participatiebijeenkomsten over nadere uitwerking scenario’s Mogelijk: individuele gesprekken partijen Bijstellen scenario’s Keuzemoment voorkeursscenario Uitwerken voorkeursscenario Vaststellen voorkeursscenario

9. Planning Omdat het een omvangrijk proces betreft is het moeilijk om in deze fase een gedetailleerde planning af te geven. Op hoofdlijnen is het streven de volgende planning aan te houden: -

Voor zomer 2023: start uitwerking stap 1 September/oktober 2023: afronding stap 1 Oktober 2023: start stap 2 Eerste kwartaal 2024: afronding stap 2 Eerste en tweede kwartaal 2024: start stap 3 Eind 2024: afronding stap 3 Begin 2025: implementatie geharmoniseerd en geoptimaliseerd accommodatiebeleid

Pagina 9 van 9 230324 22NW51001 Plan van aanpak