Document · PDF

Accountantsverslag 2023 Sabewa Zeeland

Gemeenteraad 4 juli 2024, gemeente HulstBij agendapunt: Zienswijze resultaatverdeling 2023, begrotingswijziging 2024 en ontwerpbegroting 2025 Sabewa5.564 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Afbeelding wordt voor iedere gemeenschappelijke regelinggemaakt en dient hier aangepast te worden.

Accountantsverslag 2023 Sabewa Zeeland, 19 april 2024

Deloitte Accountants B.V. Park Veldzigt 25 4336 DR Middelburg Postbus 7056 4330 GB Middelburg Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

Aan het algemeen bestuur van Sabewa Zeeland Postbus 1155 4538 AE TERNEUZEN Onderwerp Accountantsverslag 2023 Datum 19 april 2024

Geacht bestuur, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Sabewa Zeeland. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Sabewa Zeeland. De jaarrekening 2023 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Sabewa Zeeland. Bij deze jaarrekening hebben wij een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld te verstrekt.

Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging gedateerd d.d. 29 januari 2024. Ons kenmerk 240422953A/WK Behandeld door B. Schmelzer MSc RA 088 288 3199 bschmelzer@deloitte.nl

Wij hebben dit accountantsverslag besproken met de directeur en de financieel adviseur d.d. 26 maart 2024. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. R.M.J. van Vugt RA

drs. R.M.J. van Vugt RA 088 088 1108 rvanvugt@deloitte.nl

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoudsopgave

Bestuurlijke samenvatting

• Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen

Bevindingen jaarrekening

• De financiële positie van uw gemeente

• Belangrijkste bevindingen uit onze controle

Interne beheersing

• Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing

Bijlagen

• Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen

• Bijlage A2 - Gecorrigeerde controleverschillen

• Bijlage A3 - Onzekerheden in de controle

• Bijlage B - Onafhankelijkheidsbevestiging

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Bestuurlijke samenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen jaarrekeningcontrole

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Getrouwheid

Rechtmatigheid

Welke verbeteringen zien wij?

Welke aandachtspunten zien wij?

•

Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur.

•

De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 84.000 respectievelijk € 252.000.

•

Naast onze opdrachtbevestiging zijn het Bado en controleprotocol dat door uw bestuur is vastgesteld d.d. 8-12-2023 bepalend (geweest) voor onze controle.

•

Wij hebben tijdens onze controle van de WNT geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd die de materialiteitsgrens conform het controleprotocol WNT te boven gaan.

•

Het dagelijks bestuur heeft in haar rechtmatigheidsverantwoording alle fouten opgenomen groter dan de verantwoordingsgrens.

•

In de paragraaf bedrijfsvoering zijn de bevindingen groter dan de rapporteringstolerantie toegelicht door het dagelijks bestuur.

•

De gehanteerde verantwoordings- en rapportagegrens bedraagt € 84.000 respectievelijk € 20.000.

•

Wij hebben de conclusies van het dagelijks bestuur in ons getrouwheidsoordeel betrokken waaruit geen materiële tekortkomingen zijn gebleken.

Wij zien dat uw gemeenschappelijke regeling de volgende verbeteringen heeft gerealiseerd: •

Uw organisatie heeft in het opstel-en controledossier een aantal belangrijke verbeteringen gerealiseerd, zoals het zelfstandig uitvoeren van een afgrenzingscontrole en het kritisch beoordelen van de presentatie van balansposities.

•

Uw organisatie heeft zichtbaar geïnvesteerd in de organisatie om tot een burgergerichte, kwalitatief hoogwaardige en efficiënte uitvoeringsorganisaties te komen. Dit in lijn met het Visiedocument 2023-2027. In 2023 heeft uw organisatie onder andere geïnvesteerd in het wegwerken van achterstanden, datakwaliteit verbeteren en het digitaliseren van het bezwaarproces. Daarnaast heeft een herinrichting van de organisatie plaatsgevonden. Ieder kernproces beschikt nu over een teamleider.

•

Voor de belangrijkste financiële processen is een risico analyse uitgevoerd en zijn procesbeschrijvingen opgesteld met hierin de ‘key controls’ beschreven.

Daarnaast onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten: •

De aanbestedingsfouten zijn toegenomen in 2023. Dit vraagt om een scherpere interne controle hierop en meer aandacht voor contractmanagement zodat nieuwe aanbestedingsfouten voorkomen kunnen worden.

•

Wij merken op dat de afhankelijkheid van externe krachten, zoals de informatieadviseur en juridisch adviseur, aanwezig is wat de organisatie kwetsbaar maakt.

•

Een grote ontwikkelopgave is er op het gebied van digitalisering en innovatie (slimmer werken). Ook vraagt de opbouw van de financiële administratie aandacht. De afhankelijkheid van een individuele medewerker maakt deze afdeling kwetsbaar. Wij merken op dat de situatie voor de financiële administratie ongewijzigd is en deze afdeling kwetsbaar blijft. Deze ontwikkelopgave is noodzakelijk om te blijven voldoen aan wet- en regelgeving, de kwaliteit van de dienstverlening op peil te houden en de continuïteit van de organisatie te waarborgen.

•

Cybersecurity is voor een organisatie als Sabewa Zeeland van cruciaal belang, de processen binnen Sabewa Zeeland zijn voor het overgrote deel afhankelijk van de continuïteit en integriteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking waarbij met veel gevoelige (persoons-)gegevens wordt gewerkt. Hiermee willen wij nogmaals de aandacht vestigen op het belang van verdere ontwikkeling van de digitale omgeving van Sabewa Zeeland en innovatieve toepassingen binnen deze omgeving.

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Frauderisicoanalyse

Via interne controles besteedt uw gemeenschappelijke regeling passende aandacht aan de onderwerpen fraude en integriteit. Uw organisatie beschikt over een interne frauderisicoanalyse uit 2021. Het dagelijks bestuur is op 12 november 2021 door uw toenmalige directeur geïnformeerd over de bevindingen van de frauderisicoanalyse. Wij benadrukken het belang van het periodiek (minimaal jaarlijks) rapporteren over de bevindingen aan het dagelijks bestuur.

Wij adviseren om de huidige frauderisicoanalyse onderdeel te maken van een algemeen overkoepelend risicobeleid. In dit overkoepelend risicobeleid kan een koppeling worden gemaakt tussen de (fraude)risico’s, de beheersmaatregelen en de interne controle. Hiermee wordt dit een vast onderdeel van de interne beheersingsomgeving en kunnen de conclusies periodiek worden gedeeld met het dagelijks en algemeen bestuur. Tijdens onze controle over 2023 zijn door ons geen fraudegevallen geconstateerd.

Financiële positie

•

Uw jaarrekening toont wat betreft de baten en lasten een verschil tussen de begroting en realisatie, en kent een relatief nadelig rekeningresultaat 2023 ad € 263.000 (2022: voordelig € 128.000). Dit negatieve resultaat wordt met name veroorzaakt door de grote stijging van het aantal ingediende WOZ-bezwaarschriften met als gevolg hogere proceskosten en hogere kosten voor inhuur personeel.

Interne beheersing

•

Op basis van de interim-controle 2023 hebben wij tekortkomingen geïdentificeerd in de interne beheersingsmaatregelen voor de financiële verslaggeving. Onze belangrijkste bevindingen zijn met u (directie) gedeeld, en zijn besproken d.d. 18 december 2023.

Overig

•

Zie de bijlagen A bij dit accountantsverslag waaruit blijkt welke (niet)-gecorrigeerde bevindingen en onzekerheden wij hebben geconstateerd in onze controle.

•

In bijlage B is onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging te vinden.

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw GR De vermogenspositie van uw gemeenschappelijke regeling De algemene reserve van Sabewa Zeeland is ultimo 2023 nihil (exclusief resultaat 2023). Gezien in het verleden behaalde rekeningresultaten worden verrekend met de deelnemers, beschikt Sabewa Zeeland niet over reserves om mogelijke risico’s op te vangen.

Exploitatieresultaat (x € 1.000) Totale baten

8.080

Totale lasten

-/- 8.431

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt op hoofdlijnen ingegaan op de financiële risico’s. Hierbij merken wij op dat deze risico’s zijn niet gekwantificeerd. Wij adviseren het management ervoor zorg te dragen in komende risico-inventarisaties dit nader uit te laten werken.

Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten

- 351

Af: stortingen in reserves

-/- 0

Wij geven in overweging om te bezien of het (volledig) verrekenen van rekeningresultaten met de deelnemers wenselijk is, dan wel hierover in overleg te treden met de deelnemers. Immers, doordat overschotten worden terugbetaald aan de deelnemers heeft Sabewa Zeeland geen mogelijkheid een buffer op te bouwen voor eventuele tegenvallers. Wanneer er geen (gematigde) winstreservering mogelijk is, kan Sabewa Zeeland zelfstandig geen tekorten opvangen.

Bij: onttrekkingen aan reserves

128

Saldo mutaties reserves

128

Gerealiseerd resultaat

- 263

Saldo baten en lasten Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar is weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeenschappelijke regeling het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemming. Deze tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de onttrekkingen aan en stortingen in reserves gedurende het boekjaar. Deze mutaties in reserves vinden plaats op basis van door het algemeen bestuur genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de eerdere politieke besluitvorming. Wat het voorgaande concreet betekent voor uw gemeenschappelijke regeling hebben wij in het overzicht hiernaast weergegeven.

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw GR Het overzicht van baten en lasten over het boekjaar 2023 laat een nadelig gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten van € 351.000 zien, ten opzichte van een begroot nadelig saldo van € 128.000 (begroting na wijziging).

400

De jaarrekening 2023 sluit – na verwerking van de mutaties in reserves – met een nadelig gerealiseerd resultaat van circa € 263.000.

200

Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten (x € 1.000)

In de programmaverantwoording geeft het dagelijks bestuur per programma op hoofdlijnen een verklaring voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het dagelijks bestuur de rechtmatigheid van de begrotingsafwijkingen nader toegelicht.

(200) (400) 2020

2021

2022

2023

Mutaties in reserves (x € 1.000) 400 300 200 100

(100) 2020

2021

2022

2023

Gerealiseerd resultaat (x € 1.000) 400

200 (200) (400) 2020

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

2021

2022

Interne beheersing

2023

Bijlagen

Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf het boekjaar 2023 is het dagelijks bestuur verplicht in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen waarin zij zich verantwoordt over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties (inclusief begrotingsrechtmatigheid). Een uitgebreidere toelichting op de onrechtmatigheden en de vervolgacties om deze op te lossen/te voorkomen is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag. Verantwoordings- en rapportagegrens Via het controleprotocol heeft het algemeen bestuur de verantwoordingsen rapportagegrens vastgesteld. De verantwoordingsgrens heeft het dagelijks bestuur gehanteerd bij het opmaken van de rechtmatigheidsverantwoording en de uiteindelijke conclusie daaromtrent. Fouten en onduidelijkheden die de verantwoordingsgrens niet overschrijden, zorgen voor een positieve uiting van het dagelijks bestuur waaruit blijkt dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rapporteringsgrens bepaalt de diepgang van de toelichting van het dagelijks bestuur in de paragraaf bedrijfsvoering. Uit de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van blijken onrechtmatigheden welke de verantwoordingsgrens te boven gaan. Normenkader Het dagelijks bestuur heeft het van toepassing zijnde normenkader in kaart gebracht.

Dit normenkader is door het algemeen bestuur vastgesteld in haar vergadering d.d. 15 december 2023. Wij hebben vastgesteld dat dit normenkader leidend is geweest voor het dagelijks bestuur om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichtingen in de paragraaf bedrijfsvoering. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat het dagelijks bestuur de financiële verordening en controleverordening heeft geactualiseerd. Deze zijn door het algemeen bestuur vastgesteld in haar vergadering d.d. 15 december 2023. In de financiële verordening zijn eveneens specifieke richtlijnen opgenomen over de wijze en diepgang van rapporteren over rechtmatigheid en de wijze waarop het dagelijks bestuur om dient te gaan met begrotingsafwijkingen. Deze komen hierna nader aan bod.

Begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, laste en balansmutaties, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt hiervoor is het niveau waarop het algemeen bestuur de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door het algemeen bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting. Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur hebben afspraken gemaakt in welke situatie lastenoverschrijdingen onrechtmatig maar acceptabel zijn (lastenoverschrijdingen zijn en blijven onrechtmatig, maar zijn onder voorwaarden acceptabel wat betekent dat het dagelijks bestuur deze niet hoeft toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering). Dit is door de gemeenschappelijke regeling Sabewa Zeeland ook gedaan in de financiële verordening. Hieruit blijkt het volgende: Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a.

Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

Wij hebben vastgesteld dat het dagelijks bestuur specifieke werkzaamheden heeft uitgevoerd ten aanzien van het begrotingscriterium, zijnde controle op programmaoverschrijdingen waaronder een nulproef en controle op kredietoverschrijdingen.

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Hieruit blijkt een totale overschrijding van lasten programma’s van € 676.000 en € 413.000 overschrijding van baten (voornamelijk rentebaten van € 358.000) en lasten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan het algemeen bestuur zijn gemeld. Hiervan past € 390.000 binnen het vooraf vastgestelde beleid en resteert een saldo van € 699.000 aan begrotingsonrechtmatigheden die toegelicht zijn in de jaarrekening.

Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld aan de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen c.q. voorwaarden zijn afkomstig uit de relevante wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader, en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Gemeenschappelijke regelingen stellen via de financiële verordening en/of onderliggende nota’s kaders vast die van invloed zijn op verslaggeving. Het gaat hier om de invulling van de ruimte die het BBV geeft voor eigen kaders. Denk hierbij aan grenzen voor het activeren van investeringen, afschrijvingstermijnen, omgang met reserves en voorzieningen en dergelijke. Deze vallen onder het getrouwe beeld en vallen per definitie onder de reikwijdte van de reguliere accountantscontrole. Ook voorwaarden die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q. het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Het niet naleven van deze voorwaarden heeft direct invloed op het getrouwe beeld van deze posten in de jaarrekening.

Díe onderwerpen die niet onder het getrouwheidsoordeel van de accountant vallen, hebben we onderstaand nader toegelicht inclusief de wijze waarop het dagelijks bestuur deze in haar werkzaamheden heeft betrokken.

Interne beheersing

Bijlagen

Rechtmatigheidsverantwoording Aanbestedingen

Misbruik en oneigenlijk gebruik

Uw gemeenschappelijke regeling voert in het kader van de controle op de naleving van de aanbestedingsregels jaarlijks een uitgebreide ‘spendanalyse’ uit.

Voor misbruik en oneigenlijk gebruik zijn geen fouten geconstateerd boven de rapportagegrens.

Wij constateren over 2023 een toename in de omvang van de onrechtmatigheden door het niet naleven van de aanbestedingsregels. Uit de controle blijkt een fout van € 476.451, terwijl over 2022 nog sprake was van een fout van € 0.

Uw gemeenschappelijke regeling heeft de interne controle aangescherpt om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen. Daarnaast zal er meer ingezet worden op contractmanagement waarbij aandacht onder andere het verlengen van contracten. Het verlengen van contracten, terwijl die contracten geen opties tot verlenging (meer) hebben. Dergelijke verlengingen zijn onrechtmatig, omdat de contracten op deze wijze aan de marktwerking zijn onttrokken doordat andere marktpartijen geen kans krijgen hierop in te schrijven c.q. een aanbieding te doen. Ondanks de getroffen maatregelen kan uw gemeenschappelijke regeling in de praktijk, door de complexiteit van de materie en regelgeving, en de hoeveelheid bij dit proces betrokken personen, toch relatief gemakkelijk een verkeerde aanbestedingsprocedure kiezen. Hierdoor blijft de repressieve controle door de financieel adviseur van belang. Daarbij moet hij in ieder geval expliciet nagaan of een opdracht via de juiste procedure ‘in de markt’ is gezet.

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Fraude, integriteit, en naleving wet- en regelgeving De beoordeling door het dagelijks bestuur van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving Bij onze controle vragen wij u jaarlijks inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking kan bevatten door fraude of het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van de inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, en de communicatie daarover met het personeel en met het algemeen bestuur. Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. In onze interim rapportage hebben wij uitgebreid gerapporteerd over fraude en integriteit, en de stappen die uw gemeenschappelijke regeling hierin heeft gezet. Uw organisatie besteedt aantoonbaar aandacht aan het onderwerp fraude. Uw organisatie beschikt over een interne frauderisicoanalyse uit 2021. Het dagelijks bestuur is op 12 november 2021 door uw toenmalige directeur geïnformeerd over de bevindingen van de frauderisicoanalyse. Wij benadrukken het belang van het periodiek (minimaal jaarlijks) rapporteren over de bevindingen aan het dagelijks bestuur.

Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het dagelijks bestuur, inclusief het invoeren en onderhouden van interne beheersingsmaatregelen voor de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten, doordat sprake kan zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen of verkeerd voorstellen van zaken, of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt. Wij hebben de accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en professionele oordeelsvorming toegepast, in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.

Naast deze frauderisicoanalyse heeft uw gemeenschappelijke regeling diverse beleidsdocumenten zoals een gedragscode, klokkenluidersregeling en een vertrouwenspersoon aangesteld. De vertrouwenspersoon rapporteert periodiek op hoofdlijnen aan het dagelijks bestuur.

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Interne beheersing

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing vanuit de controle van het boekjaar 2023

Bevindingen interne beheersing 2023, toegespitst op de interne (financiële) beheersing

Interne controle:

Versterken (financiële) administratie:

Bevinding 2022

Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2023 een interim-controle uitgevoerd. Deze interim-controle was primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing, voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens.

Sabewa Zeeland heeft op 7 juni 2022 het intern controleplan vastgesteld. Daarin worden de visie, aanpak en uitvoering van de interne controlefunctie binnen Sabewa Zeeland uitgewerkt. Tevens wordt gesignaleerd dat het interne controlefunctie op dit moment nog niet de gewenste inrichting heeft. In het intern controleplan is een tijdspad opgenomen met daarin de stappen om tot de gewenste inrichting te komen. De doelstelling is om vanaf 1 januari 2024 te kunnen werken met de gewenste inrichting.

Voor verschillende processen zien wij mogelijkheden om de interne beheersing verder te verbeteren. Een grote ontwikkelopgave is er op het gebied van digitalisering en innovatie.

Voor de bevindingen van de interim-controle verwijzen wij naar onze rapportage 2023 gedateerd d.d. 18 december 2023. In deze rapportage hebben wij de belangrijkste aandachtspunten hierna opgenomen.

De verdere implementatie van het intern controleplan kan naar onze mening een volgende stap zijn in het ontwikkelen van de interne controle, waarbij middels een risicogerichte controleaanpak de doelstellingen van de interne controlefunctie kunnen worden behaald. Een belangrijk onderdeel van een risicogerichte controleaanpak is het beschrijven van de (deel)processen inclusief controlemomenten. De (deel)processen zijn door uw organisatie in beeld gebracht. De organisatie was voornemens deze te gaan beschrijven, dit is nog niet geheel gerealiseerd. Wij adviseren Sabewa Zeeland om voor de belangrijkste financiële processen een risico analyse uit te voeren en procesbeschrijvingen op te stellen met hierin de ‘key controls’ beschreven. Daarnaast dient periodieke monitoring van de werking van de interne beheersing te worden beoordeeld. Opvolging 2023 In 2023 heeft Sabewa besloten het beschrijven van de procesbeschrijvingen inclusief controlemomenten uit te besteden. In deze procesbeschrijvingen zullen de ‘key controls’ opgenomen worden. Naar verwachting zijn begin 2024 alle processen beschreven.

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Ook vraagt de opbouw van de financiële administratie aandacht. De afhankelijkheid van een individuele medewerker maakt deze afdeling kwetsbaar. Gevolg hiervan is dat Sabewa Zeeland niet in staat is alle bevindingen uit voorgaande jaren op te volgen. Daarnaast constateren wij dat er sprake was van een aantal afwijkingen in de afgrenzing van kosten. Daarbij werden kosten toegerekend aan een onjuist boekjaar. Wij merken op dat al onze geconstateerde bevindingen met betrekking tot onjuiste afgrenzing zijn gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening 2022. Opvolging 2023 Deze ontwikkelopgave is vertaald in het visiedocument Sabewa Zeeland 2023-2027. Dit visiedocument bestaat uit 2 fases, de eerste fase betreft de basis op orde en de tweede fase betreft next level waarin kwaliteitszorg en procesbeheersing verder wordt doorgevoerd. In 2023 heeft een herinrichting van de organisatie plaatsgevonden naar aanleiding van dit Visiedocument 2023-2027. Ieder kernproces beschikt nu over een teamleider. Daarnaast is een belangrijke stap gezet in het digitaliseren van het behandelen van bezwaarschriften. Wij constateren dat er op verschillende onderdelen sprake is van verdere groei in de interne beheersing maar dat er nog wel stappen zijn te zetten. De situatie van de opbouw van de financiële administratie is onveranderd.

Interne beheersing

Bijlagen

Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing vanuit de controle van het boekjaar 2023

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving Overeenkomstig artikel 2:393, lid 4 van het Burgerlijk Wetboek zijn wij verplicht om onze bevindingen te rapporteren met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle heeft geen aangelegenheden geïdentificeerd die op dit gebied aan Sabewa Zeeland gerapporteerd moeten worden. Cybersecurity Cyber is een onlosmakelijk onderdeel geworden van onze samenleving. Dagelijks werken we met digitale oplossingen, zowel privé als zakelijk. Door het gebruik van het internet, bedrijfsnetwerken en -applicaties hebben alle organisaties, ongeacht hun omvang, te maken met aan cyber gerelateerde risico’s, zoals cybercrime. Als cyberrisico’s zich voordoen, kunnen deze een (significante) impact hebben op de financiële systemen, op de interne beheersing, en daarmee ook op de jaarrekeningcontrole.

Aangezien iedere organisatie waardevolle informatie heeft te verliezen of ernstige schade kan lijden als de IT-infrastructuur (tijdelijk) niet meer beschikbaar is, benadrukken wij het belang van een cyberrisicoanalyse als vast onderdeel van het interne controlesysteem, dat erop is gericht bedrijfsrisico’s te onderkennen, het belang en de waarschijnlijkheid daarvan in te schatten en de interne beheersing daarop toe te spitsen. Ook de processen binnen Sabewa Zeeland zijn voor het overgrote deel afhankelijk van de continuïteit en integriteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking waarbij met veel gevoelige (persoons-)gegevens wordt gewerkt. Hiermee willen wij nogmaals de aandacht vestigen op het belang van verdere ontwikkeling van de digitale omgeving van Sabewa Zeeland en innovatieve toepassingen binnen deze omgeving. Deze ontwikkelopgave is noodzakelijk om te blijven voldoen aan wet- en regelgeving, de kwaliteit van de dienstverlening op peil te houden en de continuïteit van de organisatie te waarborgen.

Aangezien cyberrisico’s voor iedere organisatie ernstige gevolgen kunnen hebben, attenderen wij Sabewa Zeeland op het belang van een cyberrisicoanalyse als vast onderdeel van het interne-controlesysteem dat relevante financiële, operationele en rapportagerisico’s onderkent, het belang en de waarschijnlijkheid daarvan adequaat inschat, en de interne beheersing daarop toespitst. Als onderdeel van onze controle hebben wij het management verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van cyberrisico’s, bijvoorbeeld als dit heeft geleid tot ongeautoriseerde wijzigingen in de ITsystemen of in de gegevens die met deze systemen worden beheerd, tot het openbaar worden van persoonsgegevens, andere vertrouwelijke gegevens of Intellectual Property, of tot het verstoren van de bedrijfsvoering. Tijdens deze gesprekken heeft het management aangegeven zich bewust te zijn van cyberrisico’s, en zijn er voorbeelden gegeven van de manier waarop zij deze beheerst.

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van de niet-gecorrigeerde controleverschillen groter dan de rapporteringstolerantie van € 20.000. Aard van de fouten

Getrouwheid

Effect niet-gecorrigeerde controleverschillen voorgaande periode (rentebaten):

€ 22.112

Effect niet-gecorrigeerde controleverschillen huidige periode: •

Nvt

€0

Totaal getrouwheidsfouten

•

€ 22.112

Wij hebben van het dagelijks bestuur een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het dagelijks bestuur het bovenstaande heeft bevestigd. Dit houdt in dat eventuele niet-geconstateerde en daardoor niet-gecorrigeerde afwijkingen, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn. Het dagelijks bestuur heeft tevens bevestigd geen kennis te hebben van andere niet-gecorrigeerde afwijkingen.

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

A2 - Gecorrigeerde controleverschillen In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van de gecorrigeerde controleverschillen groter dan de rapporteringstolerantie van € 20.000. Aard van de controleverschillen

Getrouwheid

Rentebaten 2023, welke in 2024 zijn ontvangen.

€ 94.346

Totaal

€ 94.436

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

A3 - Onzekerheden in de controle In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van de onzekerheden groter dan de rapporteringstolerantie van € 20.000. Aard van de onzekerheden •

Getrouwheid

Nvt

€0

Totaal onzekerheden in de controle getrouwheid

•

€0

Wij hebben van het dagelijks bestuur een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het dagelijks bestuur het bovenstaande heeft bevestigd. Het dagelijks bestuur heeft tevens bevestigd geen kennis te hebben van andere onzekerheden.

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

B - Onafhankelijkheidsbevestiging •

Bevestiging onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de “Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)” en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed.

•

Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeenschappelijke regeling Sabewa Zeeland in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onze onafhankelijke positie te waarborgen Deloitte beschikt over een stelsel van maatregelen om haar onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Dit stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen. Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en, indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreigingen voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling, inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde ‘onafhankelijkheids-evaluatie’), wordt in het dossier opgenomen.

•

Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Deloitte wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt.

•

Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheids-voorschriften.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie:

De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen wordt periodiek door de externe toezichthouder getoetst.

•

Interne roulatie

•

Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt. Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle gevolmachtigden en werknemers bij Deloitte.

•

Procedures voor de organisatie van periodieke trainingen inzake de toepassing van de onafhankelijkheids-voorschriften.

•

Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.

Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties met de gemeenschappelijke regeling Sabewa Zeeland Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Deloitte, haar gevolmachtigden en haar medewerkers en de gemeenschappelijke regelingdie van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken die aan u gerapporteerd dienen te worden. Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid

De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Deloitte, een bestuurder of interne toezichthouder van Deloitte of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de gemeenschappelijke regeling of een bij de gemeenschappelijke regeling betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels. Wij hebben geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid met een (geschatte) waarde van meer dan € 100 ontvangen of verstrekt, en zijn daarom van mening dat er geen sprake is van een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht.

Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om deze bedreiging weg te nemen. Onze beoordeling heeft geen aanleiding gegeven om het komend boekjaar teamleden bij de gemeenschappelijke regeling Sabewa Zeeland te rouleren.

Accountantsverslag 2023 240422953A/WK

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Interne beheersing

Bijlagen

Onder Deloitte wordt verstaan één of meer van Deloitte Touche Tohmatsu Limited (“DTTL’’ of ‘’Deloitte Global’’), haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten (tezamen, de “Deloitteorganisatie”). DTTL en haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten zijn juridisch gescheiden en onafhankelijke entiteiten, die elkaar niet kunnen verplichten of binden ten aanzien van derden. DTTL en iedere DTTL member firm en aan hen verbonden entiteiten zijn aansprakelijk voor hun eigen handelen en nalaten, en niet voor het handelen of nalaten van een andere entiteit. DTTL verleent geen diensten aan cliënten. Raadpleeg www.deloitte.com/about voor meer informatie. Deloitte levert toonaangevende audit- en assurance-, belastingadvies- en juridische diensten, en diensten op het gebied van consulting, financial advisory, en risk advisory aan bijna 90% van de Fortune Global 500® en duizenden particuliere bedrijven. Onze professionals leveren meetbare en blijvende resultaten die het vertrouwen van het publiek in kapitaalmarkten helpen versterken, klanten in staat stellen te transformeren en bloeien, en de weg wijzen naar een sterkere economie, een meer rechtvaardige samenleving en een duurzame wereld. Voortbouwend op haar meer dan 175-jarige geschiedenis, omvat het bereik van Deloitte meer dan 150 landen en gebieden.

Ontdek hoe de meer dan 415.000 mensen van Deloitte wereldwijd een impact maken die ertoe doet op www.deloitte.com. Deze communicatie bevat louter algemene informatie en noch DTTL, noch haar wereldwijde netwerk van member firms of aan hen verbonden entiteiten verleent door middel van deze communicatie professioneel advies of diensten. Voordat u een beslissing neemt of actie onderneemt die van invloed kan zijn op uw financiën of uw bedrijf, dient u een gekwalificeerde professionele adviseur te raadplegen. Geen enkele entiteit in de Deloitte-organisatie is verantwoordelijk voor enig verlies dat wordt geleden door een persoon die op deze communicatie vertrouwt. © 2024. Neem voor informatie contact op met Deloitte Nederland.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14243985/1