A28Bijlage4notitie rechtmatigheidsverantwoording Bado

28 Notitie Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlage 1: Begrippenlijst    





 







Afwijkingen: Fouten en onduidelijkheden. Bado: Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Zier hiervoor de volgende link: https://wetten.overheid.nl/BWBR0015524/2017-12-09 BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Zier hiervoor de volgende link: https://wetten.overheid.nl/BWBR0014606/2019-07-01 Commissie BADO: De commissie BADO brengt richtinggevende notities uit met een nadruk op de hoe-vraag en de interpretatie van bestaande wet- en regelgeving, voor wat betreft knelpunten en gezamenlijke oplossingen die raken aan de bedrijfsvoering en de accountantscontrole van decentrale overheden. Zie hiervoor de volgende link: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/financien-gemeenten-enprovincies/bedrijfsvoering-en-audits-gemeenten-en-provincies Commissie BBV: In het BBV is opgenomen dat er een commissie is met als taak om zorg te dragen voor een eenduidige uitvoering en toepassing van het BBV. Zier hiervoor de volgende link: https://www.commissiebbv.nl/cms/view/57979281/commissieleden Controleverklaring: In de controleverklaring geeft de accountant zijn/haar oordeel weer over de getrouwheid van de jaarrekening. Bij gemeenten geldt nu nog als bijzonderheid dat de accountant in zijn verklaring ook een oordeel geeft over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties die in deze jaarrekening zijn vermeld.

Dat wordt anders na de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en wordt het oordeel beperkt tot de getrouwheid. Zier hiervoor: https://www.nba.nl/globalassets/themas/thema-publiekesector/controleverklaringen verklaard/nba_brochure_controleverklaringen_decentrale_overheden_juni_2016.pdf Fouten: Rechtmatigheidsfouten treden op bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet is nageleefd. Getrouwheid: Een oordeel van de accountant over of de informatie juist en toereikend/volledig is. Voorts geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrek. En ten slotte of het bij de volksvertegenwoordigers en de burger (gebruikers van de verantwoording) geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten. In Control Statement: Hierin gaat het College van B&W in op het functioneren van de interne bedrijfsvoering en betrouwbaarheid van (risicomanagement)processen alsmede ICTsystemen. Dit heeft een bredere strekking dan de rechtmatigheidsverantwoording. Materialiteit: Informatie is materieel of heeft een materieel belang, als deze informatie invloed kan hebben op de besluitvorming van de gebruiker van die informatie. Gebruikers zijn bijvoorbeeld raadsleden of burgers. Er zijn twee zaken waarvoor de accountant de materialiteit gebruikt.

Het is allereerst de basis voor de diepgang van door de accountant uit te voeren werkzaamheden. Vervolgens is het bepalend voor het oordeel van de accountant over de jaarrekening. Voor de controle van een gemeente zijn de normen uit het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) leidend, voor de uiteindelijke conclusie of iets materieel is en wat hiervan de gevolgen zijn voor de strekking van de controleverklaring. Normenkader: Het normenkader voor een rechtmatigheidsverantwoording betreft de inventarisatie van de relevante regelgeving, waaronder die van de betreffende gemeente

29 Notitie Rechtmatigheidsverantwoording

 







(zoals verordeningen). De inventarisatie beperkt zich tot regelgeving die relevant is voor financiële beheershandelingen. Het normenkader moet actueel worden gehouden en wordt aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Daarom wordt het elk jaar opnieuw vastgesteld. Zie hiervoor: https://www.commissiebbv.nl/cms/view/57979239/rechtmatigheid Onduidelijkheden: Indien het College van B&W in het kader van de verslaggeving niet kan aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet. Onzekerheden: De onzekerheden zijn te splitsen in onzekerheden in de verantwoording en in de controle. De onzekerheden in de verantwoording betreffen veelal schattingen, interpretaties en toekomstgevolgen. Bij de rechtmatigheidsverantwoording van het College van B&W kan het ook gaan om zaken die het College van B&W eenvoudig niet weet of kan vaststellen. Onzekerheden in de controle komen vaak voort uit ontoereikend uitgevoerde maatregelen van interne beheersing waardoor er onvoldoende controle-informatie beschikbaar is. Rechtmatigheidsverantwoording: de rechtmatigheidsverantwoording wordt een nieuw onderdeel in de jaarrekening, waarin het College van B&W vanaf het verslagjaar 2021 aangeeft of er rechtmatigheidsfouten en –onzekerheden waren. Verantwoordingsgrens: de grens waarboven het College van B&W afwijkingen moet melden aan de gemeenteraad.

De gemeenteraad stelt deze verantwoordingsgrens vast met een maximum van 3% van de totale lasten. Verbijzonderde interne controle: er is sprake van een verbijzondering van de interne controle, indien binnen de gemeente extra gelet wordt op de rechtmatigheid, bovenop en ook voortbouwend op de interne controles die reeds uitgevoerd worden in de (eerste) lijn. Zie hiervoor de volgende link: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/financiengemeenten-en-provincies/documenten/rapporten/2019/02/14/de-verbijzonderde-internecontrole-bij-decentrale-overheden

30 Notitie Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlage 2 Modeltekst

31 Notitie Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlage 3 Implementatie rechtmatigheidsverantwoording De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording lijkt nog ver weg, maar een passende verantwoording kan alleen plaatsvinden als gemeenten zich hier goed op voorbereiden. Hieronder is een plan van aanpak opgenomen, een good practice, gebaseerd op de gemeente Almere. Voor de implementatie wordt voorgesteld om zo snel mogelijk te starten. Daarbij zou de gemeente de volgende globale planning voor de komende jaren kunnen hanteren:

2020 - Fase 1 Bewustwordingsfase en ambitie bepalen (keuze variant 1, 2,3 )

2020 - Fase 2 Gericht op scope en normenkader

2021 - Fase 3 Proefjaar

2022 afgeven rechtmatigheidsverantwoording door van College van B&W

2023 e.v. Uitwerken ambitielijn variant 2/3

Figuur B.2: Fasering 2020 Fase 1: Bewustwordingsfase en ambitie bepalen Deze fase staat in het teken van het vergroten van de kennis binnen de gemeente. Zorg voor een (beknopt) plan van aanpak voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Stem dit af met alle betrokken actoren (ambtelijke organisatie, directie, management, College van B&W en raad). Daarnaast zal er gewerkt moeten worden aan de bewustwording binnen de gemeente. Wat betekent deze wetswijziging? En wat betekent dit concreet voor de gemeente? Welke ambitie streeft de gemeente na? Wil de gemeente volstaan aan de wettelijke uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverantwoording of zijn de ambities groter en wil de gemeente doorgroeien naar een In Control Statement? Dit zijn belangrijke vragen voordat er overgaan kan worden tot een verdere implementatie. Daarnaast gaat het niet alleen om de inhoudelijke aspecten van een rechtmatigheidsverantwoording maar ook verantwoordelijkheden en rollen binnen de gemeente. Wat betekent dit voor de rol van het

32 Notitie Rechtmatigheidsverantwoording

van B&W en raad en de daarbij behorende politieke omgeving? Welke rol heeft de Verbijzonderde Interne controlefunctie (of interne auditfunctie) en hoe richten zij interne controles in en bespreken zij bevindingen met de directie, management en College van B&W? Hoe ziet het afstemmingsoverleg met de raad eruit? Ook de afstemming met uw accountant in alle fasen van het proces is van belang. Kortom: besteed aandacht aan een bredere bewustwording van deze komende wetswijziging binnen de gemeente en op de gewenste ambitie van de bedrijfsvoering en kwaliteit van de processen. 2020 Fase 2 Gericht op scope en normenkader Het jaar 2020 kan daarnaast al in het teken staan van de bepaling van de scope en diepgang van de werkzaamheden om een betrouwbare rechtmatigheidsverantwoording af te geven. Tevens zal in dit jaar het normenkader met de raad al afgestemd kunnen worden. De huidige (interne) controlewerkzaamheden die uitgevoerd worden door de VIC-functie kunnen hierbij als uitgangspunt gehanteerd worden. Op basis hiervan zal, in overleg met verantwoordelijke afdelingsmanagers, gekeken worden welke processen binnen de gemeente minimaal dienen te worden gecontroleerd. Denk hierbij aan processen als inkoop, subsidieverstrekkingen, verstrekken van bijstandsuitkeringen en betalingen van lonen en salarissen.

Met de proceseigenaren zal de diepgang van de controle op deze processen besproken worden. Wat zijn de risico’s? En welke belangrijke beheersmaatregelen worden onderkend? Zijn er nog andere elementen waarop een interne controle wordt verwacht, zoals doelmatigheid of doeltreffendheid binnen een bepaalde financiële stroom? Zijn er nieuwe wetten die relevant zijn, zoals de omgevingswet? Op basis hiervan zal vastgesteld worden of het huidige normenkader gehanteerd kan worden als basis voor het afleggen van de rechtmatigheidsverantwoording richting de gemeenteraad. De uitkomst van deze fase resulteert in een duidelijke visie alsmede een toereikend normenkader voor het boekjaar 2021. Wanneer dit voor het vaststellen van de begroting 2021 gereed is, kan dit worden gehanteerd voor het eerste jaar dat er verantwoording afgelegd dient te worden. 2021 Fase 3 Proefjaar als optie Dit jaar kan gebruikt worden als proefjaar. Door een eerste rechtmatigheidsverantwoording op te stellen over het boekjaar 2020, met bijbehorend onderbouwend verantwoordingsdossier. Dit dossier kan binnen de gemeente besproken worden waarbij vooral stilgestaan kan worden bij de vraag “Gaan we deze verantwoording tekenen?”.

Door de hantering van een proefjaar kan de implementatie tussentijds geëvalueerd worden, zodat eventuele verbeterpunten in het volgende jaar, waarin het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording verplicht is, meegenomen kunnen worden. 2022 afgeven rechtmatigheidsverantwoording door College van B&W In het voorjaar van 2022 zal het College van B&W, als onderdeel van de jaarrekening, voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording verstrekken over het boekjaar 2021.

33 Notitie Rechtmatigheidsverantwoording

Bijlage 4 Doorgroei naar de ICS Inleiding Een veelgehoord misverstand is dat alle gemeenten vanaf 2021 een In Control Statement (of ICS) moeten opnemen in de jaarstukken. Dit is niet correct. Wat gemeenten vanaf 2021 in de jaarrekening moeten opnemen is een rechtmatigheidsverantwoording. Het staat de gemeente echter vrij om de verantwoording uit te breiden. De rechtmatigheidsverantwoording zoals de wet voorschrijft betreft alleen de financiële rechtmatigheid binnen de decentrale overheid. Dit is qua inhoud hetzelfde als waarover de accountant in de huidige situatie een oordeel geeft. Hieronder wordt beschreven op welke wijze de decentrale overheid de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording kan vormgeven en het proces doorlopen.

Varianten Voor de invulling van de rechtmatigheidsverantwoording binnen gemeenten zijn diverse varianten mogelijk. In deze notitie worden drie varianten onderscheiden, te weten:

1. Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en hantering van wettelijke normen

2. Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid + aantal relevante processen/thema's benoemen die aandacht krijgen

3. Verantwoording gericht op bredere bedrijfsvoering, zogenaamde In Control Statement

(wettelijke norm)

Volwassenheidsniveau rechtmatigheidsverantwoording

Figuur B.1: Drie varianten: van rechtmatigheidsverantwoording tot ICS Hieronder zullen wij per variant een nadere toelichting opnemen.

34 Notitie Rechtmatigheidsverantwoording

Variant 1: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid en hantering wettelijke normen In deze variant wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgesteld door het College die alleen iets zegt over het naleven van wet- en regelgeving, die betrekking heeft op financiële beheershandelingen. Dit is gelijk aan de reikwijdte in de huidige situatie, waar thans de accountant een oordeel over geeft. Dit past bij de toekomstige wettelijke norm. Variant 2: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid + aantal relevante processen/thema’s benoemen die aandacht krijgen De gemeenteraad kan ook vragen andere elementen toe te voegen aan de rechtmatigheidsverantwoording. In het gesprek tussen raad en College van B&W zal vooraf stil gestaan moeten worden, waarover het College van B&W zich wil verantwoorden richting de gemeenteraad. De gemeenteraad kan ook zelf het initiatief nemen en vragen om verantwoording over specifieke rechtmatigheidsonderwerpen, die van belang zijn binnen de gemeente. Denk hierbij aan de naleving Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), fiscale regelgeving of Sociaal Domein (zoals de levering van zorg). Voordeel hiervan is de raad aanvullend geïnformeerd kan worden over belangrijke aandachtspunten binnen de bedrijfsvoering van de gemeente, die een plek krijgen in de bedrijfsvoeringsparagraaf.

Uiteraard zal dit wel tot extra controle-inspanningen (middelen en formatie) leiden binnen de gemeente. Daarnaast is belangrijk dat de ‘extra elementen’ die de gemeenteraad toevoegt aan de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarstukken, op een andere plek door het College van B&W zullen worden verantwoord, namelijk in de bedrijfsvoeringsparagraaf. Variant 3: Verantwoording gericht op de bredere bedrijfsvoering, zogenaamde In Control Statement In de gedachte van een verdere optimalisatie van de bedrijfsvoering en interne beheersing kan het een logisch stap zijn om over het gehele functioneren van de organisatie een “In Control Statement” af te geven. Dit gaat verder dan de rechtmatigheidsverantwoording en zegt ook iets over het functioneren van de interne bedrijfsvoering en betrouwbaarheid van (risicomanagement)processen en ICT-systemen. Elke gemeente kan zelf besluiten om een In Control Statement in te voeren.

35 Notitie Rechtmatigheidsverantwoording

Onderstaand gaan wij in op praktische voorbeelden uit andere sectoren: Wat houdt een In control statement in? In enkele sectoren wordt op dit moment al verantwoord middels een in control statement. Zo bevat bijvoorbeeld de herziene Corporate Governance Code 2016 – gericht op beursgenoteerde vennootschappen in Nederland – principes en best practice bepalingen over een in control statement. De essentie van deze code is (waar via een in control statement door het bestuur bevestigend op wordt verantwoord): • Het bestuursverslag is waarheidsgetrouw; • In het bestuursverslag moet worden opgenomen hoe de uitvoering van risicobeoordeling geschiedt en welke voornaamste risico’s de organisatie ziet in relatie tot haar risicobereidheid. Dit gaat om het brede pallet aan risico’s, zowel strategische, operationele, compliance en verslaggevingsrisico’s. Dit is dus wezenlijk anders dan bij een rechtmatigheidsverantwoording die eigen uitsluitend toeziet op de naleving van (wettelijke) voorschriften. In het laatste geval gaat het dus uitsluitend over compliance. • Ten slotte wordt in een in control statement expliciet verklaard dat interne risicobeheersings- en controlesystemen een redelijke mate van zekerheid geven, dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat.

Dit betekent dus dat het bestuur voor financiële verslaggevingsrisico’s onderbouwd moet verklaren, dat het risicobeheersingssysteem voldoende waarborgen biedt met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving. Voor de overige (niet-financiële) verslaggevingsrisico’s wordt alleen gevraagd te verklaren, dat de gegeven beschrijving van het systeem voldoende inzicht geeft. een rechtmatigheidsverantwoording: die ziet niet toe op alle financiële verslaggevingsrisico’s, maar uitsluitend op de rechtmatigheidsaspecten van verantwoorde baten, lasten en balansmutaties.

36 Notitie Rechtmatigheidsverantwoording



37 Notitie Rechtmatigheidsverantwoording