A18Verantwoordingsrapportage-BRO---2020-Hulst

Verantwoordingsrapportage

Basisregistratie Ondergrond

Bronhouder Hulst

Datum dagelijks bestuur vaststelling:

Mei 2021

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 1 van 15

Inhoudsopgave 1. Basisregistratie Ondergrond 1.1 De bodem in kaart gebracht 1.2 BRO domeinen 1.3 Onderdeel van het stelsel van basisregistraties 1.4 Leeswijzer

2. Bestuurlijke verantwoording 2.1 Overzichtsdiagram 2.2 Verbetermaatregelen

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen 3.2 Actualiteit 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 2 van 15

1. Basisregistratie Ondergrond 1.1 De bodem in kaart gebracht Het gebruik van bodem- en ondergrondgegevens bij de overheid en particuliere organisaties is de laatste decennia sterk toegenomen, zowel kwalitatief als kwantitatief. Deze gegevens spelen een cruciale rol op uitvoerend niveau, maar zijn ook van belang bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. Daarbij valt onder meer te denken aan het inpassen van de gevolgen van klimaatverandering zoals de stijging van de zeewaterspiegel en bodemdaling. Andere voorbeelden zijn het gebruik van informatie in de ruimtelijke ordening, bij ondergronds bouwen, koudewarmteopslag of de opslag van CO2. Met de Basisregistratie Ondergrond (BRO) beoogt de overheid de informatievoorziening sterk te verbeteren door publieke gegevens over de ondergrond op gestandaardiseerde wijze voor zowel de overheid als andere partijen ter beschikking te stellen.

1.2 BRO domeinen De BRO bevat gegevens over geologische en bodemkundige opbouw van de Nederlandse ondergrond. In de komende jaren wordt de BRO stapsgewijs voltooid. Per stap bevat de BRO steeds meer gegevens over de diepe en ondiepe ondergrond. Deze worden geordend op basis van zogeheten ‘registratieobjecten’. In totaal gaat het om ca. 26 registratieobjecten. De inhoud is voor een deel vastgesteld en voor een deel nog bespreekbaar. Voorbeelden van registratieobjecten zijn de grondwatermonitoringsput of het geotechnisch sondeeronderzoek. Deze registratieobjecten zijn verdeeld over zes domeinen: • Grondwatermonitoring • Grondwatergebruik • Mijnbouwwet • Bodem- en grondonderzoek • Bodemkwaliteit • Modellen Bronhouders: • ministeries EZ (diepe) en IenW (ondiepe) ondergrond; • Alterra (Bodem Informatie Systeem), voorts RWS, provincies, waterschappen, gemeenten; • maar ook Prorail, DSM, en andere overheidsorganen die ondergrondgegevens beheren.

1.3 Onderdeel van het stelsel van basisregistraties De BRO maakt onderdeel uit van het stelsel van basisregistraties. Met dit stelsel verbetert de overheid haar dienstverlening door belangrijke gegevens over onder andere personen, bedrijven, gebouwen en de ondergrond binnen de overheid te delen. De gegevens over de ondergrond worden voortaan op één plek beheerd en beschikbaar gesteld, waarna ze veelvuldig gebruikt kunnen worden. Met de BRO ontstaat er eenduidigheid in opslag en uitwisseling van ondergrondgegevens.

1.4 Leeswijzer De rapportage start met de bestuurlijke verantwoording, waarin op hoofdlijnen de staat van de BRO bij deze bronhouder is beschreven met aandacht voor de tekortkomingen en door te voeren verbetermaatregelen. Vervolgens wordt op hoofdlijnen een overzicht gegeven van de score op de voor de BRO belangrijke kwaliteitscriteria borging proces, actualiteit, volledigheid en juistheid. Vervolgens worden per kwaliteitscriterium de door te voeren verbetermaatregelen beschreven. In het laatste hoofdstuk is tot slot de zelfevaluatie opgenomen. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven.

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 3 van 15

2. Bestuurlijke verantwoording Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf De gemeente Hulst scoort voor dit onderdeel nog onder de landelijke norm, maar ten opzicht van het vorige jaar zijn op alle deelscores verbeteringen geboekt. In 2020 heeft organisatorische borging van het proces en van de procesverantwoordelijke plaatsgevonden. De bevoegdheden en taken van verantwoordelijk personen voor de uitvoering binnen de organisatie zijn hiermee overgedragen. Naar verwachting is hiermee een goede basis gelegd voor een verdere verbetering van de uitvoering van deze basisregistratie. Een onderdeel waar nog aandacht aan moet worden gegeven is het begeleiden van de daadwerkelijke invoer van gegevens uit eigen projecten. Verbetering van de interne bekendheid met het systeem en opbouwen van meer ervaring met invoeren van gegevens zullen leiden tot een verbetering van onderstaande onderdelen. Verder is de vervanging van de BRO-functionaris nog een belangrijk verbeterpunt in de borging van het totale proces. In onderstaande diagrammen valt te zien hoe door de gemeente over het algemeen wordt gescoord met betrekking tot de verschillende aspecten rond de BRO. In de rapportage komen de verschillende onderwerpen nog nadrukkelijk aan de orde. Waar relevant worden de verbetermaatregelen vermeld. Onderdeel

Waarde bronhouder Hulst

Maximale score

Score percentage

Deelscore Borging proces

40

70

57 %

Deelscore Actualiteit

15

20

75 %

Deelscore Volledigheid

20

20

100 %

Deelscore Juistheid

10

10

100 %

Puntentotaal BRO lijst

85

120

71 %

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 4 van 15

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 5 van 15

Bovenstaande diagrammen dienen de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te reflecteren.

2.2 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BRO heeft ons dagelijks bestuur besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er het komende Verbetermaatregelen jaar worden doorgevoerd om de kwaliteit van de BRO-administratie te verbeteren? Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

Vervanging van BRO-functionaris bij uitval dient nog te worden geregeld. De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BRO moeten opgenomen worden in de pc cyclus

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit

-Er dient meer aandacht te worden besteed of de daadwerkelijke invoer plaats vindt conform opdracht.

Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid

-

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid -

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 6 van 15

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 7 van 15

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de BRO is geborgd in de organisatie. Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BRO structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BROgerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren. Is de uitvoering van de Wet BRO structureel geborgd in de organisatie?

Antwoord

1.1 Is er voor de uitvoering van de BROprocessen structureel formatie beschikbaar?

Ja, voor de uitvoering van de BRO-processen is structureel formatie beschikbaar

Toelichting op het gegeven antwoord:

Er is formatie beschikbaar maar het is wenselijk om deze formatie uit te breiden in verband met tijdsdruk van de huidige formatie.

1.2 Is de vervanging voor de uitvoering van de Bij afwezigheid van een functionaris worden BRO-processen zodanig geregeld dat de kwaliteit BRO-gerelateerde activiteiten niet of niet tijdig van de registratie is gewaarborgd? overgenomen. Toelichting op het gegeven antwoord:

Afspraken hierover dienen nog te worden gemaakt.

1.3 Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BRO beschreven?

De organisatie is bezig met het in kaart brengen van de processen en het beschrijven hiervan.

Toelichting op het gegeven antwoord:

De prossen zijn in beeld, intern zijn de gebruikers op de hoogte.

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 8 van 15

1.4 Wordt de kwaliteit van de gegevens in de brondocumenten gecontroleerd op basis van vereisten?

Ja

Toelichting op het gegeven antwoord:

De invoer van gegevens wordt bij opdrachtnemer neergelegd. Eindcontrole ligt bij de gemeente.

1.5 Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BRO opgenomen in de pc-cyclus van de organisatie, zodat periodieke evaluatie plaats gaat vinden?

Nee, de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BRO zijn niet opgenomen in de pc-cyclus van de organisatie en er vindt geen periodieke evaluatie plaats.

Toelichting op het gegeven antwoord:

Dit is nog een actiepunt.

1.6 Vindt het inwinnen van de objecten van de BRO plaats conform de hiervoor geformuleerde kwaliteitseisen? (Art. 9 en 10 Wet BRO)

De organisatie doorloopt een proces om de inwinning kwaliteitseisen te implementeren

Toelichting op het gegeven antwoord:

Proces nog in uitvoering

1.7 Zijn de bevoegdheden en taken van het, in de wet aangewezen, bestuursorgaan overgedragen aan de personen die door de bronhouder met de uitvoering zijn belast?

Ja

Toelichting op het gegeven antwoord:

Collegebesluit en Raad is geïnformeerd.

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 9 van 15

3.2 Actualiteit

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 10 van 15

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement actualiteit in de organisatie is omgegaan. In het blok actualiteit wordt bezien of de bronhouder in staat is de ontvangen brondocumenten tijdig aan te leveren en teruggestuurde brondocumenten binnen de hiervoor gestelde termijn weer opnieuw aanlevert. Wordt de actualiteit van de BRO in de procesvoering geborgd?

Antwoord

2.1 Is het proces zo ingericht dat alle door de Ja bronhouder ontvangen brondocumenten tijdig (art. 9 lid 3 Wet BRO) worden doorgeleverd aan de minister? Toelichting op het gegeven antwoord:

Opdrachtnemers worden bij opdracht verzocht de noodzakelijke invoer te verzorgen.

2.2 Is het proces zo ingericht dat de bronhouder Ja/nee, de organisatie is doende de teruggestuurde brondocumenten (art. 12 lid 1 procesinrichting aan te passen zodat tijdige Wet BRO) tijdig weer gecorrigeerd aan de gecorrigeerde levering mogelijk wordt. minister doet toekomen (art. 12 lid 2 Wet BRO) Toelichting op het gegeven antwoord:

Controle wordt achteraf uitgevoerd en daar waar nodig gecorrigeerd.

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 11 van 15

3.3 Volledigheid

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 12 van 15

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement volledigheid in de organisatie is omgegaan. In dit blok wordt bezien of alle relevante brondocumenten deze bronhouder ter kennis komen en of deze dan ook alle worden geleverd aan de minister (praktisch de LV BRO). Worden alle relevante brondocumenten (art. 9 Antwoord lid 1 Wet BRO) doorgeleverd aan de minister? 3.1 Zijn de processen binnen de organisatie Ja zodanig ingericht dat alle brondocumenten als bedoeld in art. 9 lid 1 Wet BRO ter kennis komen van de bronhouder? Toelichting op het gegeven antwoord:

Het systeem is operationeel.

3.2 Zijn de processen binnen de organisatie zodanig ingericht dat alle brondocumenten als bedoeld in art. 9 lid 1 Wet BRO worden doorgeleverd aan de minister?

Ja

Toelichting op het gegeven antwoord:

Het systeem is operationeel

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 13 van 15

3.4 Juistheid

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 14 van 15

In dit blok wordt bezien of alle attribuutgegevens van de brondocumenten wel juist zijn overgenomen. Wordt op reguliere wijze kwaliteitsbeheer Antwoord uitgevoerd naar de juistheid van gegevens in de brondocumenten? 4.1 Wordt op reguliere wijze kwaliteitsbeheer Ja uitgevoerd (of is dit expliciet belegd bij een derde partij), naar de juistheid van gegevens in de brondocumenten op basis van de vereisten als beschreven in de catalogi? Toelichting op het gegeven antwoord:

Reguliere controle door interne projectleiders van eigen projecten.

In onderstaand blok wordt de stand van zaken ten aanzien van verbetermaatregelen weergegeven. In de zelfevaluatie ENSIA BRO 2019 heeft u Antwoord één of meer verbetermaatregelen aangekondigd. 1. In hoeverre zijn de aangekondigde verbetermaatregelen inmiddels gerealiseerd?

De verbetermaatregelen zijn ongeveer voor de helft gerealiseerd

Toelichting op het gegeven antwoord:

In 2019 heeft de bestuurlijke vaststelling van het proces plaatsgevonden. Als belangrijk verbeterpunt resteert nog de borging van een vervanging van de BRO-functionaris.

2. Hebt u voor het aansluiten op de BRO het door de minister voorgestelde stappenplan gevolgd? (implementatieteam)

De organisatie is reeds aangesloten en heeft hierbij geen gebruik gemaakt van het stappenplan

Rapportage BRO 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 15 van 15