A18Verantwoordingsrapportage-BGT---2020-Hulst

Verantwoordingsrapportage Datum: 2020

Beheer en Bestuur Basisregistratie Grootschalige Topografie

Bronhouder Hulst Datum dagelijks bestuur vaststelling:

< Verplicht in te vullen veld > >

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 1 van 19

Begrippenlijst BGT PDCA-Cyclus SQL BAG BOR WOZ

Basisregistratie Grootschalige Topografie Plan Do Check Act-Cyclus Structured Query Language Basisregistratie Adressen & Gebouwen Beheer Openbare Ruimte Waardering Onroerende Zaken

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 2 van 19

Inhoudsopgave 1. Het belang van de Basis Grootschalige Topografie 1.1 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) 1.2 Onderdeel van het stelsel van basisregistraties 1.3 Hulst als verantwoordelijk bronhouder BGT

2. Bestuurlijke verantwoording 2.1 Overzichtsdiagram 2.2 Verbetermaatregelen

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen 3.2 Actualiteit 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 3 van 19

1 Het belang van de Basisregistratie Grootschalige Topografie 1.1 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is een gedetailleerde (in vaktaal: grootschalige) digitale kaart van heel Nederland. Daarin worden alle objecten als gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en groen op een eenduidige manier vastgelegd. Het doel van de BGT is: de hele overheid gebruik laten maken van dezelfde basisgegevens over de grootschalige topografie van Nederland. Als alle overheidspartijen in Nederland werken met dezelfde gegevens, dan zorgt dat voor: • • • •

een betere dienstverlening aan burgers en bedrijven, want de gegevens zijn altijd actueel en betrouwbaar; administratieve lastenverlichting, want het kost bedrijven en burgers minder tijd en minder moeite om gegevens aan te leveren; een betere samenwerking binnen de overheid, want eenduidige afspraken over gegevens maken eenvoudige uitwisseling mogelijk; kostenbesparing, want minder fouten, minder inwinnen en minder communicatieproblemen zorgen voor minder kosten.

1.2 Onderdeel van het stelsel van basisregistraties De BGT is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Basisregistraties maken eenmalig inwinnen en meervoudig gebruik mogelijk. Door de gegevens in de BGT eenduidig op te slaan, zijn ze herbruikbaar voor alle overheidsorganisaties die deze gegevens nodig hebben. Opnieuw inwinnen of intekenen van dezelfde gegevens is dus niet meer nodig.

1.3 Hulst als verantwoordelijk bronhouder BGT De taken op grond van de Wet BGT worden door de bronhouders in medebewind uitgevoerd. Met deze rapportage legt het dagelijks bestuur over deze uitvoering horizontaal verantwoording af aan het algemeen bestuur. Deze rapportage wordt hiernaast ook gebruikt om verticaal verantwoording af te leggen aan het ministerie van Infrastructuur en Milieu, als formeel toezichthouder.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 4 van 19

2 Bestuurlijke verantwoording Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf In december 2020 heeft de Gemeente Hulst als onderdeel van de jaarlijkse zelfevaluatie de vragenlijst ENSIA-BGT 2020 ingevuld. De resultaten hiervan zijn in deze rapportage opgenomen, alsook verbeterpunten naar aanleiding hiervan. De kwaliteitscriteria borging proces, actualiteit, volledigheid en juistheid zijn hierbij beoordeeld. Per onderdeel staat hieronder een korte toelichting van de resultaten en bijbehorende verbeterpunten. •

Borging proces: De deelscore voor Borging proces bedraagt 100%. Het proces wordt jaarlijks geavaleerd.

•

Actualiteit: De deelscore voor actualiteit bedraagt 50%. Er is een achterstand op het gebied van in te meten panden die gereed gemeld zijn. Ook de afhandeling van terugmeldingen verdient extra aandacht om te voorkomen dat terugmeldingen buiten de termijn in behandeling worden genomen. Om de deelscore voor actualiteit te verbeteren, zijn de volgende verbetermaatregelen genomen: - Een betere verdeling van de werkzaamheden en actieve afstemming met de collega’s van de BAG; - Bijkomend account voor terugmeldingen.

•

Volledigheid en juistheid: De deelscore voor volledigheid en juistheid bedraagt beiden 100%. Om de volledigheid en juistheid van de registratie te kunnen waarborgen, is er een doorlopende opdracht gegeven aan een extern bureau (VGI-support) om jaarlijks een luchtfotovergelijking uit te voeren waarbij gecontroleerd wordt of alle panden en overkapping geregistreerd zijn in de BGT en of de geometrie van deze panden en overkappingen correct is. Tevens worden constateringen in het kwaliteitsdashboard van het Kadaster actief opgepakt om de juistheid en volledigheid van de BGT te kunnen garanderen.

2.1 Overzichtsdiagram In onderstaande diagrammen valt te zien hoe door de bronhouder over het algemeen wordt gescoord met betrekking tot de verschillende taken rond de BGT op sturings- of governance niveau. In de rapportage komen de verschillende onderwerpen nog nadrukkelijk aan de orde. Waar relevant worden initiatieven en/of maatregelen aangekondigd. Onderdeel

Waarde Hulst

Maximale score

Percentages

Deelscore Borging proces 70

70

100 %

Deelscore Actualiteit

10

20

50 %

Deelscore Volledigheid

30

30

100 %

Deelscore Juistheid

30

30

100 %

Puntentotaal BGT lijst

135

150

90 %

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 5 van 19

Bovenstaande diagrammen dienen de deelscore en de totaalscore in percentages van de bronhouder te reflecteren. Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 6 van 19

2.2

Verbetermaatregelen

Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BGT heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BGT te verbeteren?

Verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

Door het convenant dat is opgesteld om samen te werken op het gebied van Geo, is de borging van het proces gegarandeerd. De BGT processen zijn in kaart gebracht en deze zijn nog steeds actueel. Elk jaar evalueren we de processen en actualiseren waar nodig. Er zijn dan ook geen specifieke verbetermaatregelen nodig op het gebied van borging van het proces.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit

Er is een achterstand op het gebied van in te meten panden die gereed gemeld zijn. De bedoeling is om deze achterstand z.s.m. weg te werken. Dit willen we realiseren door de werkzaamheden beter te verdelen en actief overleg te voeren met BAG-beheer. Wat betreft het tijdig afhandelen van terugmeldingen, is er een bijkomend account aangevraagd zodat er een extra controle uitgevoerd kan worden op het tijdig afhandelen van terugmeldingen.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Volledigheid

Jaarlijks vindt er een luchtfotovergelijking plaats waarbij ontbrekende objecten gesignaleerd worden zodat deze opgenomen kunnen worden in de BGT. Afstemming met medewerkers van de BAG zodat signaleringen betreffende de volledigheid verwerkt worden in de BGT. Actief oppakken van het kwaliteitsdashboard.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid Jaarlijks vindt er een luchtfotovergelijking plaats waarbij afwijkende pandgeometrie gesignaleerd wordt zodat deze gecorrigeerd kunnen worden in de BGT. Afstemming met medewerkers van de BAG zodat signaleringen betreffende de juistheid verwerkt worden in de BGT. Actief oppakken van het kwaliteitsdashboard.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 7 van 19

3 Zelfevaluatie 3.1

Borging processen

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 8 van 19

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de BGT is geborgd in de organisatie.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 9 van 19

Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BGT structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BGTgerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BGT gebruikte bewijsmiddelen. Is de uitvoering van de Wet BGT structureel geborgd in de organisatie?

Antwoord

1. Is de voor het beheer van de BGT toegewezen Ja: De formatiecapaciteit is voldoende voor het formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BGT. waarborgen van de kwaliteit? Toelichting op gegeven antwoord:

Voor Zeeland is er een convenant opgesteld om samen te werken op het gebied van Geo. In het convenant is opgenomen dat er ook onderling personeel uitgewisseld kan worden bij onderbezetting. Intern hebben we twee BGTbeheerders die elkaar onderling kunnen vervangen.

2. Is de vervanging voor het beheer van de BGT zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie is gewaarborgd?

Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden BGT-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen.

Toelichting op gegeven antwoord:

Voor Zeeland is er een convenant opgesteld om samen te werken op het gebied van Geo. In het convenant is opgenomen dat er ook onderling personeel uitgewisseld kan worden bij onderbezetting. Intern hebben we twee BGTbeheerders die elkaar onderling kunnen vervangen.

3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT vastgelegd?

Ja: De processen zijn vastgelegd

Toelichting op gegeven antwoord:

De processen zijn beschreven en worden jaarlijks geëvalueerd of deze nog kloppen met de werkelijkheid.

4. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT nageleefd?

Ja: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT worden nageleefd

Toelichting op gegeven antwoord:

De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT worden goed nageleefd. Tevens vindt er actief afstemming plaats tussen BGT en BAG-beheerders om het proces zo optimaal mogelijk te laten verlopen.

5. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT minimaal eenmaal jaarlijks geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

De processen worden jaarlijks geëvalueerd of deze nog kloppen met de werkelijkheid. Verder wordt er periodiek een overleg gehouden met de BGT-beheerders en BAG-beheerders. Hierin worden openstaande punten en knelpunten besproken. Actiepunten worden daarna uitgezet en gemonitord.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 10 van 19

6. Wordt de geometrie van BGT objecten ingewonnen en verwerkt met de geldende geometrische nauwkeurigheidseisen?

Ja: Alle geometrie wordt ingewonnen en verwerkt met de geldende geometrische nauwkeurigheidseisen

Toelichting op gegeven antwoord:

Alle geometrie voor BGT-objecten is ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd. Het objectenhandboek wordt hierbij als leidraad gebruikt. Daarnaast wordt de meetapparatuur elke jaar gecontroleerd en gekalibreerd. Hiervan is een kalibratierapport.

7. Zijn de bevoegdheden en taken van het, in de Ja wet aangewezen, bestuursorgaan overgedragen aan de personen die door de bronhouder met de uitvoering zijn belast? Toelichting op gegeven antwoord:

Ligt vast in het mandaatregister van de gemeente Hulst.

3.2 Actualiteit

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 11 van 19

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement actualiteit in de organisatie is omgegaan.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 12 van 19

Wordt de actualiteit van de BGT in de procesvoering geborgd?

Antwoord

1. Wordt elke relevante wijziging in de Ja/Nee: Er zijn nog onvoldoende maatregelen (fysieke) werkelijkheid tijdig gevolgd door een getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging bijbehorende mutatie in de BGT? van een BGT-object in het terrein altijd tijdig wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BGT Toelichting op gegeven antwoord:

Een wijziging van een BGT-object in het terrein wordt niet altijd tijdig gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BGT. Bij de wijzigingen die vanuit de BAG worden doorgegeven is er een achterstand. We zijn met deze achterstand actief aan de slag gegaan. In het verleden werden deze mutaties door 2 medewerkers van de BGT opgepakt. Door de achterstand hebben we ingezien dat dit niet heel goed werkt. Daarom heeft nu 1 BGT-medewerker de verantwoordelijkheid gekregen. Hij is actief aan de slag gegaan met het wegwerken van de achterstand. De nieuwe werkwijze is effectief waardoor we ervan uitgaan dat de achterstand spoedig weggewerkt is. Bij afwezigheid van deze BGT-medewerker, vindt er afstemming plaats met een BGT-collega.

2. Worden alle terugmeldingen tijdig afgedaan?

Niet alle terugmeldingen worden tijdig afgedaan

Toelichting op gegeven antwoord:

Niet alle terugmeldingen zijn tijdig afgehandeld. 93,14% van de terugmeldingen is tijdig afgehandeld. Naar aanleiding hiervan hebben we intern afspraken gemaakt over het actief oppakken van terugmeldingen. Een terugmelding wordt binnen 2 dagen beoordeeld en eventueel in onderzoek gezet. Daarna wordt de terugmelding z.s.m. opgepakt zodat een terugmelding niet enkele maanden blijft liggen met het risico dat deze buiten de termijn wordt afgehandeld.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 13 van 19

3.3

Volledigheid

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 14 van 19

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement volledigheid in de organisatie is omgegaan.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 15 van 19

Met onderstaande vragen is getoetst of alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie worden opgenomen. Dit moet blijken uit het verwerken van BGT-relevante vergunningen c.a. in de registratie, uit een tijdige en correcte afhandeling van terugmeldingen en uit een jaarlijkse controle van de registratie op volledigheid. Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

Antwoord

1. Worden alle in de fysieke werkelijkheid voorkomende BGT-objecten in de BGT vastgelegd?

Ja: Alle in de fysieke werkelijkheid voorkomende BGT-objecten worden in de BGT vastgelegd

Toelichting op gegeven antwoord:

Alle objecten welke in het objectenhandboek voorkomen, worden opgenomen in de BGT. Jaarlijks vindt er ook een luchtfotovergelijking plaats waarbij panden die niet in de BGT opgenomen zijn, alsnog gesignaleerd worden. N.a.v. deze signalisatie worden ze volgens de richtlijnen van de BGT in de administratie opgenomen.

2. Worden alle terugmeldingen behandeld conform de voorschriften? (Hoofdstuk 6 Wet BGT)

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Via het MMS van het kadaster worden terugmeldingen geregistreerd. Hiervan krijgen de BGT-beheerders en kwaliteitcontroleur gezamenlijk een e-mail van op het adres BGT@gemeentehulst.nl. Binnen max. 5 werkdagen wordt de terugmelding in behandeling genomen en de status veranderd naar in onderzoek. Het streven is om deze terugmelding z.s.m. binnen de gestelde termijn af te handelen.

3. Wordt regelmatig gecontroleerd of de BGT volledig is?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Jaarlijks wordt er een luchtfotovergelijking gedaan en een BAG-BGT vergelijk. Dit zorgt voor een actueel en volledig bestand. Hiermee borgen we de kwaliteit, volledigheid en actualiteit.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 16 van 19

3.4

Juistheid

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 17 van 19

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 18 van 19

Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens?

Antwoord

1. Worden de attributen van de objecten in de BGT juist opgevoerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

In het objectenhandboek staat opgenomen welke attributen er gekoppeld moeten zijn aan de objecten.

2. Wordt regelmatig gecontroleerd of de gegevens van de attributen van de objecten in de BGT overeenkomen met de feitelijke werkelijkheid?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Hiervoor gebruiken we het dashboard van het Kadaster. Deze wordt steeds uitgebreider. Zelf draaien we scripts op de database om de juistheid van de attributen van de objecten te controleren. Daarnaast controleert onze software (dgDialog) of er attributen gekoppeld zijn aan de objecten.

3. Heeft u de processen in beeld die mutaties veroorzaken en maakt u minimaal eens per twee jaar gebruik van een luchtfoto of andere methodieken om gemiste mutaties toch te signaleren en te verwerken?

Ja: De processen die mutaties veroorzaken zijn in beeld en er wordt minimaal eens per twee jaar gebruik gemaakt van een luchtfoto of andere methodieken om gemiste mutaties alsnog te signaleren en te verwerken

Toelichting op gegeven antwoord:

De BGT processen zijn in kaart gebracht en deze zijn nog steeds actueel. Daarnaast vindt er een jaarlijkse mutatiesignalering plaats vanuit de luchtfoto's zodat we geen mutaties missen.

In onderstaand blok wordt de stand van zaken ten aanzien van verbetermaatregelen weergegeven. In de zelfevaluatie ENSIA BGT 2019 heeft u Antwoord één of meer verbetermaatregelen aangekondigd. 1. In hoeverre zijn de aangekondigde verbetermaatregelen inmiddels gerealiseerd?

De verbetermaatregelen zijn grotendeels gerealiseerd

Toelichting op het gegeven antwoord:

De BGT processen zijn in kaart gebracht en deze zijn nog steeds actueel. De luchtfotovergelijk en signalering zijn uitgevoerd en de resultaten hiervan t.b.v. (de kwaliteit, actualiteit en volledigheid) zijn verwerkt in de BGT. Het actualiseren van het objectenhandboek stond voor dit jaar op de planning maar hebben we door de coronamaatregelen moeten verplaatsen naar een later moment.

Rapportage BGT 2020 - bronhouder Hulst - Pagina 19 van 19