8. Advies Begeleidingscommissie ZMS Jaarstukken 2024 + Begroting 2026

Advies Begeleidingscommissie Gemeenschappelijke Regeling (GR) Zeeuwse Muziekschool Datum: 11 juli 2025

Inhoudsopgave Jaarstukken 2024 ............................................................................................................. 3 Begroting 2026 ................................................................................................................. 7

2

Jaarstukken 2024 Onderwerp Totaaladvies Begeleidingscommissie vorig jaar

Resultaat GR Speerpunten gerealiseerd: ja of nee?

Advies Begeleidingscommissie Akkoord, met zienswijze: - Resultaat € 14.146 toevoegen aan een nieuwe bestemmingsreserve KCE, overig resultaat € 23.151 toevoegen aan de algemene reserve; - Het is de BCIE in het algemeen onduidelijk hoe er met de rechtmatigheidsverantwoording is omgegaan. Er zijn geen juiste afspraken gemaakt tussen DB en AB. - Er zijn significante tekortkomingen ten aanzien van het navolgen van de BBVvoorschriften geconstateerd. € 20.732 (positief)

Ja Nee

Analyse resultaat duidelijk: ja of nee?

Ja

Zie tabel 1 Uitleg rekeningresultaat

Nee

Rechtmatigheidsverantwoording dagelijks bestuur: staan er fouten, onduidelijkheden, overschrijdingen, ongeautoriseerde reservemutaties en overige afwijkingen in?

Nee

Ja? Dan uitleggen. Inhoud controleverklaring accountant: - goedkeurend - met beperking - oordeelonthouding - afkeurend Met beperking, oordeelonthouding of afkeurend? Dan uitleggen.

Ja, dan uitleggen Rechtmatigheidsverantwoording is op dit moment nog onvolledig, maar wordt in overleg met de accountant verder uitgewerkt, en zal in de definitieve jaarstukken op orde zijn.

Goedkeurend Met beperking Oordeelonthouding Afkeurend Uitleg: Er is nog geen accountantscontrole uitgevoerd, deze staat pas gepland voor juli 2025. Derhalve is er nog geen (indicatie voor een) controleverklaring beschikbaar. Omdat het in dit format niet mogelijk is geen oordeel aan te klikken, is er voor de inhoud controleverklaring op dit moment gekozen voor ‘oordeelonthouding’. De begeleidingscommissie constateert dat er sterke verbeteringen doorgevoerd zijn ten aanzien van naleven BBV voorschriften, maar 3

Onderwerp

Advies Begeleidingscommissie merkt ook op dat er nog voldoende ruimte voor verbetering is. Het blijft een aandachtspunt voor volgende jaren om deze verbeterende lijn door te trekken.

Wat is de hoogte van de algemene reserve?

€ - 61.722 (voor resultaatbestemming 2024) / €40.970 (na resultaatbestemming 2024) De begeleidingscommissie merkt op dat er een negatieve stand van de algemene reserve is. In basis dient dit op grond van o.a. het provinciaal gemeenschappelijk toezichtkader voor GR’en aangezuiverd te worden door de deelnemers. Provincie Zeeland heeft echter besloten om Muziekschool Zeeland de mogelijkheid te bieden om de stand van de negatieve algemene reserve zelfstandig op te lossen, uiterlijk op 31-12-2025.

Voldoet aan VZG-richtlijn reservevorming (5% van alle baten van de GR): ja of nee? Ja? Geen zienswijze nodig. Nee? Zienswijze vragen. Zie tabel 2 Onderbouwing VZG-richtlijn reservevorming

Bestemming resultaat: toevoeging aan algemene reserve?

Ja. Geen zienswijze nodig. Nee. Zienswijze vragen. Er is sprake van een negatieve algemene reserve. Dit is niet in lijn met de VZG-richtlijn voor reservevorming, maar Provincie Zeeland heeft aangegeven dat Muziekschool Zeeland de tijd krijgt om de negatieve stand van de algemene reserve uiterlijk per jaareinde 2025 zelf aan te zuiveren.

Ja. Geen zienswijze nodig. Nee. Zienswijze vragen.

Ja? Geen zienswijze nodig. Nee? Zienswijze vragen.

Jaarstukken aangeboden voor zienswijze of ter kennisname?

Met de opmerking dat er, indien er een resultaat ontstaat op programma 4 KCE, alsnog een toevoeging / onttrekking op de bestemmingsreserve plaatsvindt.

Voor zienswijze Ter kennisname

Totaaladvies Begeleidingscommissie: wel of niet akkoord?

Akkoord Niet akkoord. Dan uitleggen.

Niet akkoord? Dan uitleggen.

4

Tabel 1 Uitleg rekeningresultaat

Omschrijving

Bedrag (t.o.v. Toelichting B na wijziging)

Programma 1: Academie

€

Programma 2: Sociaal Domein

€

Programma 3: MZEducatie

€

Programma 4: KCEOosterschelderegio €

Programma 5: Organisatie

€

Programma 6: Vaste kosten

€

Gerealiseerd resultaat

€

Meer netto lesgeld ontvangen, meer overige baten, 26.235,00 meer inhuur door ziekte en projecten, minder uitvoeringskosten ondersteunende middelen Uitbereiding activiteiten bij zorginstellingen, extra 5.343,00 muziekcoach Hulst, minder docenturen gemaakt op projecten. Toename van muziekonderwijs op scholen, minder 37.158,00 organisatorische personeelskosten Toename van projecten leidt tot evenredige toename van baten en lasten. Reguliere overhead in lijn met begroting, maar veel -42.450,00 extra kosten gemaakt t.a.v. professionalisering van de organisatie en het muziekdepot. Stijgende energiekosten, welke beperkt zijn gebleven door energiebesparende maatregelen -5.533,00 zoals LED verlichting, akoestische voorzieningen en isolatie. 20.753,00

5

Tabel 2 Onderbouwing VZG-richtlijn reservevorming VZG-richtlijn reservevorming VZG-richtlijn in percentage van de baten

5%

Totale baten jaarrekening

€

4.128.508,00

Maximale reservevorming op basis van VZG-richtlijn

€

206.425,40

Algemene reserve in jaarrekening

€

-40.970,00

Algemene reserve in jaarrekening in percentage

-1%

Bestemmingsreserves

€

Reserve dekking afschrijving

€

Totaal bestemmingsreserves

€

Bestemmingsreserves in jaarrekening in percentage

14.146,00 100%

€

Totaal algemene en bestemmingsreserves

14.146,00

-26.824,00

Totaal reserves in jaarrekening in percentage

-1%

Overige opmerkingen Begeleidingscommissie: Provincie Zeeland is akkoord gegaan met het uiterlijk aanleveren van de jaarstukken 2024 op 15 oktober 2025. Belangrijk aandachtspunt voor het AB blijft, dat zij enkel in kan stemmen met de jaarstukken 2024 op het moment dat er een controleverklaring en accountantsverslag van de controlerend accountant bij de stukken is bijgevoegd. Zienswijzen t.a.v. Jaarstukken 2024 De begeleidingscommissie adviseert de deelnemers in te stemmen, en hierbij de volgende zienswijzen in te dienen: 1. Instemmen met de voorliggende resultaatbestemming, met een toevoeging van het positieve resultaat van € 20.752 aan de algemene reserve, mits er na accountantscontrole geen resultaat ontstaat op programma 4 KCE Oosterschelderegio (i.v.m. bestemmingsreserve KCE); 2. In te blijven zetten op verdere verbetering van de P&C-documenten in opvolgende jaren op het gebied van BBV en overige wetgeving, en op toelichtingen en onderbouwingen in zijn algemeen; 3. Uiterlijk per jaareinde 2025 de negatieve stand van het eigen vermogen aan te zuiveren, en hiertoe een plan voor te leggen aan het AB; Ad.

1 Indien de controlerend accountant constateert dat er toch een resultaat had moeten ontstaan op het programma 4 KCE Oosterschelderegio, dan zou dit resultaat toegevoegd (bij positief resultaat) dan wel onttrokken (bij negatief resultaat) moeten worden aan de in 2024 gevormde bestemmingsreserve KCE Oosterschelderegio. Voor alle andere programma’s geldt dat de resultaten in principe toegevoegd dan wel onttrokken dienen te worden aan de algemene reserve.

6

Begroting 2026 Onderwerp Totaaladvies Begeleidingscommissie vorig jaar

Advies Begeleidingscommissie Niet akkoord De begeleidingscommissie stelt primair als zienswijze voor de raden voor te leggen niet in te stemmen met de voorliggende ontwerpbegroting 2025. Dit omdat sprake is van een afwijking van de VZGindexatierichtlijn. Van deze richtlijn kan in de ontwerpbegroting alleen negatief worden afgeweken indien de GR in de begeleidingsbrief bij de begroting duidelijk en transparant uitlegt waarom deze hoger moet worden. Het VZG-rapport impliceert dat het bestuur van de GR voorstelt dat de extra kosten voor rekening van de deelnemers komen, omdat er geen (voldoende) bezuiniging elders binnen de begroting mogelijk is. Een dergelijke, degelijk onderbouwde toelichting ontbreekt echter. Ook de na verzoek van de begeleidingscommissie toegezonden nadere informatie leidt niet tot een ander oordeel van de commissie. Omdat de begeleidingscommissie het wenselijk acht dat de GR kan werken met een begroting voor 2025 stelt de commissie voor de deelnemersbijdragen ten opzichte van de vastgestelde begroting 2024 te verhogen met de maximale VZGindexatierichtlijn van 3,9%. Daarbij wijst de begeleidingscommissie erop dat de GR via een begrotingswijziging 2024 alsnog een deugdelijk gemotiveerd verzoek tot een hogere deelnemersbijdrage ter zienswijze aan de raden voor kan leggen.

Deze kan structurele doorwerking hebben, wel verzoekt de begeleidingscommissie het DB kritisch te zijn en waar mogelijk extra lasten incidenteel bij te ramen. Verder stelt de begeleidingscommissie de volgende, aanvullende zienswijzen voor: 1. Via het AB te bevorderen dat de juiste wijze van besluitvorming binnen de GR wordt nagevolgd rond het (tijdig) aanbieden van de ontwerpbegroting door het DB aan de raden. 7

Onderwerp

Advies Begeleidingscommissie 2. De begeleidingscommissie tijdig te betrekken bij de besluitvorming van de P&C-documenten en daarbij de juiste bestuurlijke stukken te overleggen. 3. In de begroting (maar ook in de jaarrekening) op een juiste wijze de vereiste wet- en regelgeving toe te passen. Ad. 1 Op grond van het bepaalde in de Wet op de gemeenschappelijke regelingen dient het DB de ontwerpbegroting toe te zenden aan de raden van de deelnemende gemeenten. De begeleidingscommissie constateert dat niet de juiste procedure hierbij is gevolgd, te weten dat het DB niet expliciet heeft ingestemd met de definitieve aan de raden toegezonden stukken. Ad. 2 Tijdens de voorbereiding van dit advies is de begeleidingscommissie geconfronteerd met diverse, wisselende versies van de stukken. Dit maakte het voor commissie lastig om de stukken te doorgronden en er adequaat advies over uit te brengen. Ad. 3 De begeleidingscommissie constateert dat het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en onderliggende notities van de commissie BBV op diverse onderdelen niet is opgevolgd en toegepast. De stukken voldoen daarmee niet aan de vereiste weten regelgeving.

Wat zijn belangrijke beleidsafspraken, ontwikkelingen en/of speerpunten in deze begroting?

In de begroting zijn per programma doelstellingen en indicatoren opgenomen die aansluiten bij de missie en visie. In 2026 gaat men door op de ingezette weg; er worden geen nieuwe beleidskeuzes gemaakt. Het laatste door het AB vastgestelde beleidsplan beslaat de periode 2018-2022. Er wordt voortgebouwd op de basis die in dit beleidsplan is gelegd. In deze begroting ligt vooral meer nadruk op het sociaal domein en specifieke projecten (in het beleidsplan was het nog alleen een wens om verbinding te leggen met het sociaal domein). Ging men er in eerdere jaren nog vanuit dat er programma’s 8

Onderwerp

Advies Begeleidingscommissie zijn - sociaal domein en MZ Educatie - die zonder gemeentelijke bijdragen kunnen draaien, inmiddels is duidelijk dat dit niet mogelijk is. •

•

Missie en Visie: Muziekschool Zeeland wil kinderen, jongeren en volwassenen in contact brengen met de mogelijkheden van muziekonderwijs. Dit wordt gerealiseerd door een breed aanbod voor het basisonderwijs, deskundigheidsbevordering, ondersteuning van amateurkunst, en projectmatig aanbod. Samenwerking: De muziekschool streeft naar intensievere samenwerking met culturele en maatschappelijke instellingen.

2. Programma's en Doelstellingen • Academie: Laagdrempelig en speels muziekonderwijs aanbieden, met een focus op kinderen en jongeren. Activiteiten omvatten onder andere de Talent Academy en samenspel. Doel voor 2026 is 3500 deelnemers en behoud van 35 instrumenten. • Sociaal Domein: Bevorderen van participatie in kunst en cultuur, vooral voor ouderen en amateurkunstenaars. Projecten omvatten ouderenparticipatie, projecten in verpleegtehuizen, en deskundigheidsbevordering van zorgpersoneel. Indicator is een bereik van 350 deelnemers bij de sociale projecten op 30 zorglocaties. • MZ Educatie: Stimuleren van muziekeducatie in het primair en voortgezet onderwijs. Activiteiten omvatten kennismakingsprojecten, instrumentaal onderwijs, methodische muzieklessen, en leerorkesten. Een indicator is het bereiken van 70 scholen. • KCE Oosterschelderegio: Cultuureducatie toegankelijk maken voor basisscholen in de Oosterschelderegio. Doelstellingen omvatten het verder bouwen aan een 9

Onderwerp

Advies Begeleidingscommissie brede basis voor cultuureducatie en het uitrollen van culturele vormingscommissies. Een indicator is het bereiken van 80 scholen

Bijdrage deelnemers lopende jaar (na wijziging)

€ 2.168.785

Bijdrage deelnemers voor het jaar waarvoor de begroting voorligt

€ 2.121.072

Financieel en beleidsmatig onderbouwde meerjarenraming: ja of nee?

Ja Nee Waarbij de opmerking gemaakt moet worden dat de beleidsmatige onderbouwing slechts voldoet aan de minimumvereisten, en begroting 2026 wordt gezien als een 0-punt richting verdere (noodzakelijke) verbeteringen op inhoud en onderbouwing in de toekomst. Met het oog op het uittreden van de twee deelnemers Tholen en Reimerswaal vanaf 2027 is het van belang om te bezinnen op de koers die de ZMS zal varen. De meerjarenplanning laat een 0-begroting zien, omdat de uittreedgelden het structurele tekort dat door uittreding ontstaat dekken. Dit zijn echter incidentele middelen. Wanneer er de komende periode geen beleidskeuzes gemaakt worden en men doorgaat op dezelfde voet, zal de GR opnieuw financieel in de problemen komen na 2029 (het laatste jaar van uittredingsgelden, er van uitgaande dat deze 3 jaar lang betaald zullen worden zoals omschreven in de begroting).

Voldoet aan VZG-richtlijn indexering: ja of nee? Zie tabel 1 VZG-richtlijn

Is de maximale VZG-richtlijn indexering nodig om een sluitende begroting aan te bieden: ja of nee? Nee? Waarom niet?

Ja Nee Sprake van bezuinigingsrichtlijn voor 2026. Ja Nee. Waarom niet? Niet van toepassing, sprake van bezuinigingsrichtlijn.

10

Onderwerp Gemeenschappelijke regelingen waarbij sprake is van een opvallende afwijking van de verhouding tussen lonen en materialen kunnen om een aanpassing van de toegepaste verhouding tussen lonen en materialen vragen. Voorwaarde is dat dit ook nodig is. Het gaat hier om de Zeeuwse Muziekschool, RUD en GGD.

Advies Begeleidingscommissie

Ja Nee

Vroegen zij om aanpassing van de toegepaste verhouding: ja of nee? Voldoet aan VZG-richtlijn bezuiniging: ja, nee of niet van toepassing?

Ja Nee Niet van toepassing

Voldoet aan VZG-richtlijn reservevorming (5% van alle baten van de GR): ja of nee?

Ja Nee Waarbij de opmerking gemaakt moet worden dat dit enkel het geval is indien er in boekjaar 2025 inderdaad een positief resultaat behaald wordt van ten minste € 40.940, dat de stand van de negatieve algemene reserve aanzuivert.

In geval van afwijking van de VZGrichtlijnen, legt de gemeenschappelijke regeling dit uit: ja of nee? Is die uitleg voldoende: ja of nee?

Ja Nee Niet van toepassing in 2026.

Risicoanalyse aanwezig: ja of nee? Welke risico’s vragen volgens de Begeleidingscommissie de meeste aandacht? Benoem eventueel de grootste risico’s in omschrijving en bedrag.

Ja Nee Ja, er is een risicoanalyse, maar deze is naar mening van de begeleidingscommissie te summier. Zo zijn de risico’s niet gekwantificeerd, en ratio’s ontbreken.

Totaaladvies Begeleidingscommissie: wel of niet akkoord?

Akkoord Niet akkoord. Dan uitleggen.

Niet akkoord? Dan uitleggen.

De begeleidingscommissie adviseert in te stemmen met de begroting 2026, en de daarbij voorgestelde deelnemersbijdragen van € 2.121.072.

11

Onderwerp

Advies Begeleidingscommissie Hoewel er voldaan wordt aan de VZGbezuinigingsrichtlijn voor 2026 op de deelnemersbijdragen, en de cijfers te volgen zijn, wordt er binnen de begeleidingscommissie genuanceerd gedacht over de beleidsmatige onderbouwing en het realiteitsgehalte van de begroting. Ook constateert de begeleidingscommissie dat de stukken, hoewel kwalitatief aanzienlijk verbeterd, nog altijd ruimte voor verbetering laten op het gebied van wet- en regelgeving. Concreet leidt dit tot de volgende zienswijzen: 1. In de begroting (maar ook in de jaarrekening) verdere verbeteringen door te voeren in het op een juiste wijze de geldende wet- en regelgeving toe te passen, en in de toekomst verdere uitwerking te geven aan detail in onderbouwingen; 2. Bestuurlijke aandacht vragen voor toekomstige beleidskeuzes, passend bij de door uittreding wijzigende organisatie. Ad. 1: De begeleidingscommissie constateert, net als voorgaand jaar, dat het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en onderliggende notities van de commissie BBV op diverse onderdelen nog altijd niet is opgevolgd en toegepast, hoewel wel verbeterd. De meest essentiële zaken zijn (al dan niet in basis) aanwezig, maar het wordt in de komende jaren zaak om e.e.a. verder in lijn met de structuur van het BBV te trekken. Toelichtingen in de begroting 2026 zijn in basis aanwezig, maar nog wel erg summier.

Zo is er sprake van een bezuinigingsrichtlijn van -2,2% in 2026. Er is een begroting gepresenteerd waarin voldaan wordt aan deze bezuinigingsrichtlijn, maar de gevolgen van deze bezuiniging op het al dan niet voldoen aan het doel van de Gemeenschappelijke Regeling zijn minimaal toegelicht. Zo wordt er in het programma Academie aangegeven dat er groeiende belangstelling 12

Onderwerp

Advies Begeleidingscommissie is voor muzieklessen, maar dat er tegen capaciteitsproblemen aangelopen wordt door de bezuiniging op gemeentelijke bijdragen. Echter, staan er niet enkel gemeentelijke bijdragen als baten binnen dit programma, maar bestaat dit voor een groot deel ook uit lesgelden die cursisten zelf betalen. Er wordt vermeld dat er mogelijk wachtlijsten ontstaan, maar onvoldoende toegelicht waarom. Immers; er zijn meer knoppen om aan te draaien dan enkel de gemeentelijke bijdragen, dus in hoeverre zou de lagere gemeentelijke bijdrage werkelijk de dienstverlening moeten beïnvloeden, en in hoeverre ontstaan de wachtlijsten door beleidskeuzes die gemaakt worden om de lesgelden slechts met een x percentage te verhogen in plaats van het werkelijk benodigde percentage om aan alle behoefte te voorzien? Het zou naar mening van de begeleidingscommissie beter zijn geweest als de muziekschool concreet zou presenteren wat de daling van gemeentelijke bijdragen als gevolg heeft; wat kan worden opgevangen door andere baten, wat kan opgevangen worden door daling van de lasten (en hoe komen deze dalingen tot stand), en wat kan niet worden opgevangen? Wat zijn hier dan concreet de gevolgen van voor de dienstverlening van Muziekschool Zeeland? Hoe groot wordt bijvoorbeeld de verwachte omvang van de wachtlijsten indien de bezuiniging doorgezet wordt? Deze keuzes zijn nu naar mening

van de begeleidingscommissie onvoldoende toegelicht. Hoewel er in de begroting 2026 per programma doelstellingen geformuleerd zijn, is de begeleidingscommissie van mening dat deze doelstellingen nog wel te algemeen van aard zijn. De beleidsindicatoren die toegevoegd zijn, zijn een verbetering, hoewel nog niet alle beleidsindicatoren meetbaar geformuleerd zijn. Ook ontbreekt de 0-situatie in de voorliggende begroting. Een evaluatie van de al dan niet behaalde doelstellingen bij jaarstukken 2026 zal gedeeltelijk mogelijk zijn, maar de vergelijkbaarheid met eerdere

13

Onderwerp

Advies Begeleidingscommissie jaren is nog niet mogelijk met deze uitganssituatie. Ook heeft de begeleidingscommissie geconstateerd dat er geen actueel beleidsplan aanwezig is, wat beleidsmatige toetsing, anders dan toetsen of voldaan wordt aan het algemene doel van de GR, complex maakt. Ad. 2: Hoe gaat Muziekschool Zeeland de organisatie aanpassen op de aanstaande uittredingen van Reimerswaal en Tholen, en het verwachte structurele tekort na vervallen van de uittreedsommen? In de begroting 2026 en meerjarenraming 2027 tot en met 2029 wordt reeds een eerste aanzet gegeven van de gevolgen, op basis van de gegevens die nu bekend zijn. Het is aan directie Muziekschool Zeeland, het DB en AB om actief te sturen op het vormen van een toekomstbestendige organisatie, en hier tijdig met elkaar over in gesprek te treden om voor alle partijen de verschillende opties / scenario’s en bijbehorende consequenties inzichtelijk te krijgen.

Tabel 1 Berekening van de deelnemersbijdrage met de toegepaste VZG-richtlijn

Totaal bijdragen deelnemers waarover VZG-richtlijn wordt toegepast VZG-richtlijn begrotingsjaar Mutatie bijdrage deelnemers op basis van VZG-richtlijn (C x 1 + D) = Bijdrage deelnemers begrotingsjaar t

14

€

2.168.785,00 -2,20%

€ €

-47.713,27 2.121.071,73

Tabel 2 Bijdragen deelnemers

Tabel 3 Onderbouwing VZG-richtlijn reservevorming VZG-richtlijn reservevorming VZG-richtlijn in percentage van de baten

5%

Totale baten begroting

€

3.873.006,00

Maximale reservevorming op basis van VZG-richtlijn

€

193.650,30

Algemene reserve in begroting

€

Algemene reserve in begroting in percentage

0%

Bestemmingsreserves (na inzet in 2026)

€

2.867,00

Reserve dekking afschrijving

€

-

Totaal bestemmingsreserves

€

2.867,00

Bestemmingsreserves in begroting in percentage

100% €

Totaal algemene en bestemmingsreserves Totaal reserves in begroting in percentage

2.867,00 0%

15