20240125Auditplan gemeente Hulst - concept 2023
Tekst van het document
Audit plan 2023 Gemeente Hulst, 25-01-2024
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Aan de gemeenteraad van de gemeente Hulst Postbus 49 4560 AA Hulst Datum
25 januari 2024 Onderwerp
Auditplan 2023 Ons kenmerk
Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Hulst voor het boekjaar geëindigd op 31 december 2023. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2023 verrichten.
De planning-encontrolcyclus
Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren, en onze offerte voor de accountantscontrole van de boekjaren 2021-2023. Het auditplan bespreken wij op 25 januari 2024 met de commissie middelen. De input uit deze bespreking zal worden verwerkt in de voorliggende definitieve versie.
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Het auditplan is een dynamisch document dat wij zonodig in overleg met u tussentijds bijwerken als actuele ontwikkelingen bij/voor de gemeente Hulst hiertoe aanleiding geven. Wij houden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. commissie middelen, uw college als de ambtelijke organisatie.
Doelstelling van de accountantscontrole
Communicatie neemt zoals u van ons gewend bent sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2023. Dat stelt ons immers in staat continu op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo vullen wij onze certificerende rol én natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente optimaal in.
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Wij zijn indien gewenst uiteraard graag bereid aan u een nadere toelichting te geven. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: drs. Rein-Aart van Vugt RA
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2023
Auditbudget 2023
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing.
© 2023 Deloitte The Netherlands
Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Blz. 2
2
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Uw controleteam
De accountantscontrole van het boekjaar 2023 voeren wij uit onder leiding van drs. Rein-Aart van Vugt RA. Zoals u van ons gewend bent, zetten wij een voor en met uw gemeente bekend, ervaren en gedreven controleteam in (waar nodig aangevuld met specialisten, zoals IT-auditors). De sleutelposities in het controleteam zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren, zodat behoud van kennis en consistentie in onze aanpak en werkwijze zijn geborgd.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Drs. Rein-Aart van Vugt RA
Bob Schmelzer MSc RA
Audit Partner
Audit Senior Manager
+31 6 1100 2352
+31 6 8333 9391
rvanvugt@deloitte.nl
bschmelzer@deloitte.nl
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2023
Drs. Danny Graus RE RA
Auditbudget 2023
Director IT audit
+31 6 5311 9327 dgraus@deloitte.nl
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 3
3
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
De planning-en-controlcyclus
Uw controleteam
Kadernota, begroting en jaarrekening horen bij elkaar De gemeenteraad legt in de voorjaarsnota de beleidsdoelstellingen vast, wat vervolgens uitwerking krijgt in de begroting. De begroting bevat de financiële kaders waarmee het college aan de slag gaat. Hiermee geeft u invulling aan uw kaderstellende rol. Het is van belang vast te stellen of de realisatie van de afgesproken doelstellingen plaatsvindt binnen de in de begroting opgenomen financiële afspraken. Het college legt hierover verantwoording af aan de hand van tussentijdse rapportages en na afloop van het jaar in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). Deze (tussentijdse) verantwoordingsstukken zijn van belang voor uw controlerende taak. De jaarstukken volgen daarin de begroting.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Begrotingswijzigingen gedurende het jaar
Voorjaarsnota
Begroting
Jaarstukken
Najaarsnota
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2023
Auditbudget 2023
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 4
4
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Relevante aspecten bij onze accountantscontrole zijn onder andere: • De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant.
De planning-encontrolcyclus
• Accountant controleert jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: – Auditplan;
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
– Verslag van bevindingen ten behoeve van de gemeenteraad; – Controleverklaring. • De controleverklaring spreekt zich uit over het getrouwe beeld van uw jaarrekening. Nieuw met ingang van boekjaar 2023 is dat rapportering over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties (voorwaarden-, begrotings- en M&O-criterium) onderdeel is van de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording wordt dit boekjaar voor het eerst opgesteld door het college en vormt een onderdeel van uw jaarstukken. • Uitgangspunten accountantscontrole zijn het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) en Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). • Controle is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezicht regime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende Controle en overige standaarden (COS). • Verbinding tussen gemeenteraad, commissie middelen en accountant:
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
– De commissie middelen is ‘linking pin’ tussen gemeenteraad als opdrachtgever en accountant als opdrachtnemer.
– Overleggen in ieder geval over inrichting van de controle, uitkomsten interim- en jaarrekeningcontrole alsook actuele ontwikkelingen.
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2023
Auditbudget 2023
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 5
5
Doelstelling van de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Doelstelling De primaire doelstelling van de accountantscontrole is een onafhankelijke controleverklaring te verstrekken over de getrouwheid van de jaarrekening over het boekjaar geëindigd op 31 december 2023. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen. Het college is primair verantwoordelijk voor het (bij)houden van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige (tussentijdse) financiële rapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad. De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en –processen, en andere gebieden en ontwikkelingen die voor hen relevant zijn.
Overige rapportagedoelstellingen
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende:
• Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten en significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
• Het tijdig verstrekken van een constructieve rapportage aan het college en de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op voor mogelijke en/of noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsprocessen, en indien van toepassing geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die wij tijdens de controle hebben geïdentificeerd.
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2023
Aansluiting met uw ontwikkelingen
Auditbudget 2023
Onze controleaanpak voor uw gemeente is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente die zich vertalen in onze risicoanalyse en in specifieke aandachtsgebieden bij onze werkzaamheden en in onze rapportages.
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 6
6
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Uw controleteam
Wij brengen bij de start van de controle een auditplan uit met de belangrijkste onderwerpen voor de accountantscontrole. Hierbij onderkennen wij voor de controle van boekjaar 2023 de volgende aandachtsgebieden bij onze controle voor uw gemeente: Rechtmatigheidsverantwoording Boekjaar 2022 Jaarrekening zonder rechtmatigheidsverantwoording
De planning-encontrolcyclus
Boekjaar 2023 Jaarrekening met een rechtmatigheidsverantwoording verantwoordinggrens tussen 0 – 3% en paragraaf bedrijfsvoering
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Accountantscontrole
Accountantscontrole Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Getrouwe beeld
Financiële rechtmatigheid
Getrouwe beeld Incl. ‘getrouwe’ beeld van de rechtmatigheidsverantwoording
•
Gemeente legt nu zelf verantwoording af.
•
Accountant controleert de getrouwheid van deze verantwoording.
•
De gemeente moet nu zélf aantonen dat zij rechtmatig handelt.
•
Rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening → onderdeel van de accountantscontrole.
•
Paragraaf bedrijfsvoering (jaarverslag) gaat uitgebreider in op de belangrijkste bevindingen en verbetermaatregelen → mag niet strijdig zijn rechtmatigheidsverantwoording.
© 2023 Deloitte The Netherlands
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2023
Auditbudget 2023
Blz. 7
7
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Uw controleteam
Wij brengen bij de start van de controle een auditplan uit met de belangrijkste onderwerpen voor de accountantscontrole. Hierbij onderkennen wij voor de controle van boekjaar 2023 de volgende aandachtsgebieden bij onze controle voor uw gemeente: Rechtmatigheidsverantwoording Onderwerp
Stand van zaken
Vaststelling verantwoordingsgrens
Vastgesteld op 3% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves
Vaststelling rapportagegrens
Vastgesteld op € 50.000
Normenkader
Vastgesteld door de raad op 21 december 2023
Processen 1e en 2e lijn
Zie aandachtspunten in de verslag van bevindingen van de accountant.
Interne controleplan (IC)
Reeds aanwezig en in 2023 geactualiseerd.
Uitvoering IC
Geen aparte afdeling – belegd binnen de administratie
Rapportage interne controle + conclusie Onrechtmatigheden
© 2023 Deloitte The Netherlands
Aandachtspunten
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Actualiseer jaarlijks de procesbeschrijvingen. Zorg dat beheershandelingen vast liggen.
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Gemeente moet zelf komen tot een slotconclusie. Beperkt aantal onrechtmatigheden (audit 2022)
De planning-encontrolcyclus
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2023
Auditbudget 2023
Blz. 8
8
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Uw controleteam
Wij brengen bij de start van de controle een auditplan uit met de belangrijkste onderwerpen voor de accountantscontrole. Hierbij onderkennen wij voor de controle van boekjaar 2023 de volgende aandachtsgebieden bij onze controle voor uw gemeente: •
Grondexploitaties: - interne beheersing rondom (waardering van) grondexploitaties, uitgangspunten, kostenbewaking en periodiciteit. - toetsing, interne controle. - ontwikkelingen in grondexploitaties: grondverkopen, parameters.
•
Sociaal domein: interne beheersing: recht op zorg, verantwoording, prestatielevering, rechtmatigheid (met inbegrip rondom uw Belgische zorgleveranciers).
•
Inkoop en aanbesteding en naleving externe regelgeving: prestatiebeoordeling, inkoopanalyse, rechtmatigheid.
•
Uitgaande subsidies: kaderstelling, controleprotocol, naleving subsidievoorwaarden, rechtmatigheid.
•
Risicomanagement en beheersing frauderisico’s. Actualiseren frauderisicoanalyse.
•
Interne beheersing individuele processen: - systeemgerichte versus gegevensgerichte controle. - invulling interne controle (interne controleplan).
•
Automatisering met inbegrip van Cybersecurity.
•
Interne beheersing | opvolging (overige) aanbevelingen interne beheersing 2022 en accountantsverslag 2022.
•
Stand van zaken precario
•
Single Information Single Audit (SiSa)
•
Aandachtspunten commissie middelen| …
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2023
Auditbudget 2023
Aandachtspunten commissie middelen De commissie middelen kan – als vertegenwoordiging van de gemeenteraad – ter ondersteuning van de controlerende rol specifiek aandacht vragen voor bepaalde posten van de programma’s, gemeentelijke producten, specifieke projecten en/of organisatieonderdelen. © 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 9
9
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Uw controleteam
Bij de risicoanalyse en als uitvloeisel hiervan het bepalen van de benodigde aard, omvang en diepgang van onze controlewerkzaamheden hanteren wij een materialiteit (‘foutmarge’). De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023 bepalen wij in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) op basis van 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Voor de jaarrekeningcontrole 2023 gaan wij vooralsnog uit van de begroting 2023 en komen wij tot de volgende (afgeronde) bedragen:
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Goedkeuringstoleranties Fouten
1% van het totaal van de lasten ad € 82.043.000 =
€ 820.000
Onzekerheden
3% van het totaal van de lasten ad € 82.043.000 =
€ 2.460.000
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Rapporteringstolerantie Fouten
Onzekerheden
€ 820.000 € 2.460.000
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2023
Auditbudget 2023
© 2023 Deloitte The Netherlands
Blz. 10 10
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2023
Uw controleteam
Voor de jaarrekeningcontrole 2023 hanteren wij een vooraf met uw gemeente afgestemde planning, die naadloos aansluit op de agenda van de commissie middelen/gemeenteraad en de planning-en-controlcyclus van de gemeente Hulst. Wij zullen nog een voorstel doen voor concrete data. De planning-encontrolcyclus
NOVEMBER-DECEMBER 2023 Interim-controle 2023
JUNI 2024 Accountantsverslag en controleverklaring 2023 Besprekingen bevindingen en aanbevelingen
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
JANUARI 2024 Auditplan 2023
Bespreken bevindingen interne controle 2023
© 2023 Deloitte The Netherlands
MEI 2024 Jaarrekeningcontrole 2023
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2023
Auditbudget 2023
Blz. 11 11
Aanbiedingsbrief auditplan 2023
Auditbudget 2023
Uw controleteam
Het basis auditbudget voor 2023 is overeenkomstig onze offerte voor de accountantsdiensten 2021-2023 en de naar aanleiding hiervan met uw gemeente afgesloten tweejarige overeenkomst (+ 1 optiejaar). Ten opzichte van deze offerte is sprake van een toename van het aantal door uw gemeente te verantwoorden en door ons te controleren SiSa-regelingen. Voor de bovengenoemde verwachte extra werkzaamheden hebben wij onderstaand een schatting gemaakt. Gedurende de jaarrekeningcontrole 2023 bespreken wij periodiek met de organisatie en commissie middelen of de gemaakte schatting nog steeds actueel zijn of bijstelling behoeven.
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Wij doen op basis van voorgaande ontwikkeling het volgende voorstel voor de auditfee van 2023: Opbouw auditfee
Auditfee 2023 in €
Basis auditbudget 2022 conform audit plan 2022
84.656
Extra SiSa-regelingen ingaande 2022 t.o.v. 2021 (van 18 naar 24 regelingen)
6.600
Extra SiSa-regelingen ingaande 2023 (nog niet bekend)
PM
Indexering 6,5% (CPI – 6920A1 financiële audits door accountants)
5.932
Auditfee 2023
97.188
De auditfee 2023 is excl. BTW en 5% cliëntgerelateerde kosten. Mochten zich andere belangrijke ontwikkelingen of wijzigingen voordoen in de wet- en regelgeving (waaronder het BBV), de reikwijdte van de accountantscontrole, het bestaan of de effectieve werking van de in opzet aanwezige interne beheersingsmaatregelen en/of afwijkingen in de financiële overzichten die in de huidige en voorgaande periode zijn vastgesteld, die naar verwachting impact (kunnen) hebben op de auditfee 2023, dan treden wij hierover tijdig in overleg met u.
© 2023 Deloitte The Netherlands
De planning-encontrolcyclus
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2023
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2023
Tijdspad jaarrekeningcontrole 2023
Auditbudget 2023
Blz. 12 12
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2023 Deloitte The Netherlands