2023-11-10 Bijlage 3. Samenwerkingsafspraken - def

Samenwerkingsafspraken rekenkamers Hulst, Sluis en Terneuzen De raden van de gemeenten Hulst, Sluis en Terneuzen, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft; komen ten aanzien van de samenwerking op het gebied van de rekenkamers Hulst, Sluis en Terneuzen het volgende overeen: Artikel 1 Instelling rekenkamer 1. De raden van Sluis, Hulst en Terneuzen stellen elk een rekenkamer in. 2. Voor de uitvoering van haar werkzaamheden werken de in lid 1 van dit artikel genoemde rekenkamers in een personele unie samen. 3. De instelling van de rekenkamer gebeurt bij gelijkluidende verordening gemeentelijke rekenkamer die per gemeente wordt vastgesteld. Intrekking of wijziging van deze verordening gebeurt bij gelijkluidend besluit van de raden, tenzij voorafgaand aan de wijziging andere afspraken zijn gemaakt tussen de raden. Artikel 2 Samenwerking begeleidingscommissies 1. De raden van Sluis, Hulst en Terneuzen stellen elk een begeleidingscommissie in voor de rekenkamer. 2. De taken van de begeleidingscommissie staan verwoord in artikel 4 van verordening gemeentelijke rekenkamer die per gemeente wordt vastgesteld. 3. De begeleidingscommissies van de gemeenten Hulst, Sluis en Terneuzen werken samen in een overkoepelende begeleidingscommissie ter uitvoering van hun taken. 4.

De begeleidingscommissies van de gemeenten Hulst, Sluis en Terneuzen vormen gezamenlijk de selectiecommissie voor de werving van nieuwe rekenkamerleden. 5. Uit lid 3 volgt, dat de begeleidingscommissies van de gemeenten Hulst, Sluis en Terneuzen in principe gezamenlijk het overleg voeren met de rekenkamers van Hulst, Sluis en Terneuzen. 6. De overkoepelende begeleidingscommissie benoemt een voorzitter en diens plaatsvervanger vanuit haar midden. 7. De griffie(r)s zorgen voor de ambtelijke ondersteuning van de overkoepelende begeleidingscommissie. Zij maken hierover samen uitvoeringsafspraken. Hierbij wordt de inzet vanuit de griffies gelijkwaardig verdeeld. Artikel 3 Benoeming leden rekenkamer De raden (her)benoemen dezelfde voorzitter en leden in de rekenkamers van Hulst, Sluis en Terneuzen. Artikel 4 Budget rekenkamers 1. De raden van de gemeenten Hulst, Sluis en Terneuzen stellen jaarlijks een budget beschikbaar aan de eigen rekenkamer van minimaal € 0,80 per inwoner en maximaal € 1,30 per inwoner van de gemeente naar het aantal inwoners per 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor het budget geldt. 2. De raden kunnen het budget per inwoner jaarlijks aanpassen met inachtneming van het bepaalde in lid 1. De begeleidingscommissies van de gemeenten Hulst, Sluis en

Terneuzen informeren elkaar en de eigen rekenkamer ten minste drie maanden voorafgaand over het voornemen om het gemeentelijke budget aan te passen. 3. Van het onder lid 1 genoemde budget, kan de raad van elk van de gemeenten een eventuele onderuitputting van het eigen budget meenemen naar het eerstvolgende begrotingsjaar, tot een maximumbedrag van 50% van het jaarbudget. 4. Indien op verzoek van een raad een extra onderzoek wordt verricht door de rekenkamer, verricht de rekenkamer dit onderzoek alleen als dit niet ten koste gaat van de reguliere inzet voor de andere gemeenten. Artikel 5 Verdeelsleutel tussen de gemeenten 1. Elke gemeente betaalt de kosten van de eigen rekenkamer. 2. Voor de vaste maandelijkse vergoeding van de rekenkamerleden en de daarbij horende reiskostenvergoeding hanteren de gemeenten de volgende verdeelsleutel: Terneuzen 50%, Sluis 25%, Hulst 25%. 3. Indien de rekenkamers in meerdere gemeenten hetzelfde onderzoek doen, betaalt elke gemeente de eigen kosten voor de uitvoering van het onderzoek. In principe bedraagt dit bij een onderzoek voor 2 gemeenten 50% per gemeente en bij een onderzoek voor 3 gemeenten 33,3% per gemeente, tenzij de inzet over de gemeenten naar oordeel van de rekenkamers aantoonbaar onevenredig is. 4.

Voor overige kosten die niet herleidbaar zijn tot een enkele gemeente geldt, dat deze volgens de in lid 2 genoemde verdeelsleutel worden toegerekend aan elk van de gemeenten. Het gaat dan bijvoorbeeld om scholingskosten voor rekenkamerleden. 5. Uit het jaarverslag en de jaarrekening dat de rekenkamer opstelt blijkt, dat in overeenstemming met het bepaalde dit artikel is gehandeld. 6. Indien op verzoek van een raad een extra onderzoek wordt verricht door de rekenkamer, zijn de daaraan verbonden meerkosten voor rekening van de raad van die gemeente. Artikel 6 Facilitering van de rekenkamer 1. De griffies van de gemeenten dragen zorgt voor de betaling van de vergoedingen aan de leden van de rekenkamer en verricht op verzoek van (de voorzitter van) de rekenkamer andere betalingen uit ten behoeve van de rekenkamer. De griffies van de gemeenten maken hierover waar van toepassing gezamenlijk uitvoeringsafspraken. 2. Alle gemeenten stellen op verzoek van de rekenkamer een vergaderruimte beschikbaar. Artikel 7 Evaluatie 1. De rekenkamers en deze samenwerkingsafspraken worden in elk geval om de twee jaar, of op verzoek van een van de raden of een van de begeleidingscommissies geëvalueerd door de (overkoepelende) begeleidingscommissie. 2. De evaluatie wordt ter kennisname gebracht van de gemeenteraden van Hulst, Sluis en Terneuzen.

Waar van toepassing formuleert de (overkoepelende) begeleidingscommissie een voorstel om de verordening gemeentelijk rekenkamer van elke gemeente, dan wel deze samenwerkingsafspraken te wijzigen. Artikel 8 Opzegging 1. Het opzeggen van de samenwerkingsafspraken door een gemeenteraad vindt plaats ten minste drie maanden voorafgaand aan het eerstvolgende kalenderjaar, door toezending van het raadsbesluit. 2. In geval van het eerste lid voldoen gemeenten samen aan de in artikel 5 verplichtingen richting elk rekenkamerlid, tot het einde van diens benoeming, tenzij hierover andere afspraken worden gemaakt tussen de raden van de gemeenten. 3. De raden maken op voorstel van de begeleidingscommissies nadere afspraken over de verrekening van frictiekosten.

Artikel 9 Onvoorziene gevallen Voor gevallen waarin deze samenwerkingsafspraken niet of niet naar billijkheid voorzien, treden de begeleidingscommissies met elkaar in overleg en brengen waar nodig advies uit aan de gemeenteraden. Artikel 10 Inwerkingtreding Deze samenwerkingsafspraken treden in werking op 1 januari 2024. Besloten in de openbare vergadering van de raad van gemeente Hulst op 21 december 2023, griffier,

voorzitter,

drs. D.J.M. van Bunder

I. Jense – van Haarst

Besloten in de openbare vergadering van de raad van gemeente Sluis op 14 december 2023, griffier,

voorzitter,

mr. P. T. G Claeijs

mr. M.M.D. Vermue

Besloten in de openbare vergadering van de raad van gemeente Terneuzen op 14 december 2023 griffier,

voorzitter,

ing. N.M.J. Jansen-Geerinckx

H.J.A. van Merrienboer